宿泊施設やレストラン、美容院にエステサロンなど、予約制を取っているビジネスのなかには、ドタキャンに悩んでいるという人も多いのではないでしょうか。今回はそんな課題を抱える加盟店さまからのご相談を紹介します！
■Squareガイドでは、Squareが提供している豊富な機能の使い方を紹介しています。シリーズ一覧はこちら
お悩み
・予約をしていた団体のお客さまが当日ドタキャン！せっかくお食事も準備していたのに……。当然、見込んでいた売り上げもないので困っています！（飲食店経営者）
・長期のご予約の場合、宿泊料金の一部前払いをお客さまにお願いしているけれど、海外のお客さまだと、海外送金は手数料が高いし、返金時に手間もかかる。どうしたものか？（ゲストハウス経営者）
・予約客のドタキャン対策をしたいが、前払いの仕組みは管理が大変そう。（美容院経営者）
このようなお悩みに役立つSquareの機能を紹介します。
宿泊施設や飲食店の事前決済には「Square 請求書」
Square 請求書は、クレジットカード決済機能のついたクラウド請求書です。長期滞在のお客さまが多い宿泊施設、忘年会や歓迎会などの団体客のご予約が多い飲食店などでは、事前にSquare 請求書をお客さまのメールに送付し、料金の全額もしくは一部を受け取ることができます。
ポイント1：必要なのはメールアドレスだけ、かかるコストも3.25%の決済手数料のみ
メールアドレスが分かれば、請求書をメールでお客さまに送り、事前決済が可能です。英語での送付も可能なので、海外のお客さまともやりとりが可能で、かかるコストは国内外とも3.25%の決済手数料のみです。お客さま自身でカード情報を入力する仕組みなので、お客さま側も請求金額を確認したうえで、決済ができます。
たとえば、かっぱ橋にある「ぬま田海苔」では、海外のお客さまからの注文にSquare 請求書を活用しています。
▶ ぬま田海苔の活用事例について詳しくは：ぬま田海苔 –インバウンド集客成功事例
また、東京スカイツリー展望デッキ内にある「Sky Restaurant 634（musashi）」では、無断キャンセルのリスクを避けるためにSquare 請求書を導入しました。予約したお客さまはSquare 請求書を介して代金を事前に支払います。
▶ Sky Restaurant 634（musashi）の活用事例について詳しくは：Sky Restaurant 634 –事前決済によるキャンセル・ノーショウ率低下事例
※請求書に表記される請求金額は、円建てになります。
ポイント2：キャンセル時は差額をワンクリックで返金可能
Squareでクレジットカード決済した取引は、決済してから1年以内であれば、Square データまたはSquare POSレジから返金（払い戻し）が可能です。払い戻し手数料はSquareで負担致します。また全額返金だけでなく一部返金も可能ですので、キャンセル料が発生するタイミングでは、キャンセル料分を差し引いた差額を返金できます。
※宿泊費の事前のクレジットカード決済は、カード保有者より異議申し立てがあった場合、チャージバックが成立する可能性が高くなります。こちらの注意事項を必ずご一読の上、ご利用ください。
ポイント3：ひと目で支払いステータスを管理
店頭決済と事前決済の管理、両方を行うとなると手間が心配です。Squareであれば、店頭決済もSquare 請求書による事前決済も、Square データから一括管理可能で、ひと目で支払いステータス（未払い、支払い済、払戻済）を確認できます。
美容院やエステサロンの事前決済には「Square 予約」
Square 予約は美容院やエステサロン、ネイルサロン、パーソナルトレーニングなどのビジネス向けの予約管理システムです。予約の受付や管理だけでなく、事前決済の機能もあります。
ポイント1：事前決済のコストは3.6%の決済手数料のみ
電話や口頭で予約を受け、ノートや表計算ソフトなどで管理している場合、予約の管理・受付だけでも負担が大きいでしょう。お客様へのリマインドも手作業だと、予約が多ければ多いほど、作業が増えます。Square 予約では24時間予約受付が可能な専用サイトを無料で作ることができます。お客さまへのリマインドの送付も自動で行われます。また、予約と同時に決済も受け付ければ、スタッフの負担はさらに減るでしょう。事前決済にかかる決済手数料は3.6%です。
ポイント2：無断キャンセルの防止も可能
Square 予約の有料プランでは、無断キャンセルの防止機能を利用することができます。予約時にお客さまにクレジットカード情報を入力してもらい、無断キャンセルやドタキャンが起きた際には、キャンセルポリシーに沿ってキャンセル料金を課金できる機能です。
▶無断キャンセルの防止機能について詳しくは：Square 予約でキャンセルポリシーをカスタム設定する
突然のキャンセルは本当に困ってしまうものですが、Squareの機能を活用して、キャンセルが発生しにくい体制を整えていきましょう。
■Squareサポート
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※執筆は2016年2月16日時点の情報を参照しています。2023年9月1日に記事の一部情報を更新しました。