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紙とメールを徹底比較! Square 請求書でコスト削減

▶︎この記事では、紙の請求書とクラウド請求書を使った場合のコストについて比較しています。

クラウド請求書の導入は、コスト面でも大きな違いがあります。印刷・発送にかかるコストと作業時間、そして人件費という三つのポイントから、紙の請求書を印刷・発送した場合と、Square 請求書を使って請求書を作成・送信した場合を比較します。

目次



紙の請求書の印刷・発送コストは?

まず、以下の条件で紙の請求書の印刷と発送にかかるコストを試算してみます。

作業内容 費用
表計算ソフトのサブスクリプション費用(1カ月) 900円
送り状と請求書の印刷 (A4白黒を2枚) 10円
用紙 (A4を2枚) 1.5円
封筒 (ホワイト、長3、窓つき、テープのりつき) 15円
切手 (定形郵便物25g以下) 82円
月間請求数 100件

上記の条件で計算すると、1カ月で11,750円、12カ月で141,000円が請求書の印刷と発送にかかることになります。

紙の請求書にかかる作業時間と人件費は?

請求作業にかかる時間と人件費についてもみてみましょう。請求書は以下のような流れで作成されます。

  作業内容 作業にかかる時間/1通 
ステップ1. 請求金額の確定
ステップ2. 請求書作成
ステップ3. 印刷
請求金額が確定後、表計算ソフトを使って請求書を作成します。作成後、データを用紙にプリントアウトします。 10分
ステップ4. 発送準備 印刷か手書きで封筒に宛名を記載し、切手などを貼って発送の準備をします。 5分
ステップ5. 送り状とともに封入 プリントアウトした送り状と請求書を三つ折りにし、封入します。 5分
    合計時間:20分

その後、発送や控えの保管などの作業も発生しますが、ステップ1から5までの作業だけでも、1通につき20分ほどかかります

毎月100通の紙の請求書を発送した場合、請求書データの作成とプリントアウト、封入、発送に費やすこととなる時間と人的コストを見てみましょう。

  作業時間 印刷・発送コスト 人件費(1時間2,000円と計算した場合) 印刷・発送コスト+人件費
1カ月 33時間 11,750円 66,000円 77,750円
12カ月 396時間 141,000円 792,000円 933,000円

上記の表を見てわかるように、1カ月で約33時間、12カ月で396時間を請求書データの作成とプリントアウト、封入、発送に費やしていることになります。さらに請求書印刷と発送にかかるコストと人件費を合計すると、1カ月で77,750円、12カ月で933,000円にものぼります。決して安くはない費用を請求書のためだけに費やしていることに気づきます。

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Square 請求書ってどんなサービス?

クレジットカード決済を提供しているSquareの請求書サービス、Square 請求書は、パソコンのブラウザから、または普段使っているスマートフォンにインストールしたアプリから請求書の作成・送信ができるサービスです。インターネットが使える環境なら、出張先でも休憩時間でも請求書を作成し、取引先にメールで送れます。

使い方も簡単で、顧客のメールアドレスと請求額を入力し、送信を押すだけです。自社のロゴを入れたり背景の色を変えたりしてデザインのカスタマイズもできます。請求先情報などを登録しておけば、次からは呼び出すだけなので入力する手間が省け、転記ミスも防げます。

請求書の作成や送信は無料で、取引先がクレジットカード決済した際の決済手数料が引かれた売上金額が最短で翌営業日に入金されます。

Square 請求書を利用した場合に請求書の作成・送信にかかるコストと作業時間は以下の通りです。

印刷・発送コスト:メール送信なので0円
作業時間:数分

Square 請求書のここがスゴい!

紙で請求書を作成・送付するときの工程を振り返ってみると、

  1. 請求書をパソコンで作成
  2. 請求書をプリントアウト
  3. 封筒に宛名を書く(封筒がなければ、封筒を買いに行く作業も発生します)
  4. 郵便ポストに投函

というような流れになりますが、Square請求書であれば(1)の時点で、お客様のメールアドレスを入力し、請求書を送信してしまえば、請求書の作成・送信作業は終了します。手間や時間を節約できることが特徴の一つですが、そのほかにも経営者にとってうれしい特徴が三つあります。

1. 固定費はゼロ。何通でも無料で送信!

Squareで請求書を作成・送信するために必要なのは、無料アカウントのみ。アカウント作成後は、パソコンであればSquare データから、スマートフォンからであればSquare 請求書アプリから請求書を作成・送信しましょう。クラウド請求書サービスを利用した場合、一定の枚数を超えての作成・送信は有料プランへの切り替えが必要なこともありますが、Squareでは何通でも無料で送ることができます。

2. 各請求書の支払い状況は瞬時に確認!

請求書の数が増えれば増えるほど、支払期限や、期限を超過しているものなどの把握は難しくなるでしょう。Square 請求書ではパソコンからでもスマートフォンからでも、送信した全ての請求書を一覧することができます。

  • 送信済み
  • 未払い
  • 支払済
  • 送信予約済
  • 下書き

といった請求書のステータスも確認できるので、一瞬にしてお客様の支払い状況がわかります。

3.入金がまだの顧客は、自動送信されるリマインダーでキャッチ!

支払期限が近づいているのに、入金がない……。このような場合は、くれぐれも入金を忘れないようお客様に通知する、リマインダーメールが有効です。ところがリマインダーを送るとなれば、支払期限を迎えそうな請求書を随時探し出し、そのたびにメールを作成・送信する、という作業が発生します。多忙なときはなかなか手が回らないかもしれません。

Square 請求書では、請求書を作成する際に

  • いつリマインダーを送りたいのか
    • 支払期限日前・支払期限当日・支払期限日後、など。リマインダーは複数設定することも可能です。
  • どのようなメッセージを送りたいのか(任意)

をあらかじめに設定しておけば、あとは指定した日に指定したメッセージが自動でお客様に送られます。リマインダーメールには決済画面に飛べるリンクがついており、お客様はリンク先から支払いを済ませることができます。

続けて読もう!「Square 請求書サービス、業種別オススメ機能

(1) クラウド請求書でできることって?
(2) 紙とメールを徹底比較! Square 請求書でコスト削減
(3) Square 請求書、業種別のオススメ機能
(4) Square 請求書はこんなふうに使われています!


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執筆は2019年8月13日時点の情報を参照しています。2020年8月19日に記事の一部情報を更新しました。
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