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紙とメールを徹底比較! Square 請求書でコスト削減

Square (スクエア), ブログ編集者

▶︎この記事では、紙の請求書と請求書サービスを使った場合のコストについて比較しています。

請求書サービスの導入は、コスト面でも大きな違いがあります。印刷・発送にかかるコストと作業時間、そして人件費という三つのポイントから、紙の請求書を印刷・発送した場合と、Square 請求書を使って請求書を作成・送信した場合を比較します。

紙の請求書の印刷・発送コストは?

まず、以下の条件で紙の請求書の印刷と発送にかかるコストを試算してみます。

作業内容 費用
表計算ソフトのサブスクリプション費用(1カ月) 900円
送り状と請求書の印刷 (A4白黒を2枚) 10円
用紙 (A4を2枚) 1.5円
封筒 (ホワイト、長3、窓つき、テープのりつき) 15円
切手 (定形郵便物25g以下) 82円
月間請求数 100件

上記の条件で計算すると、1カ月で11,750円、12カ月で141,000円が請求書の印刷と発送にかかることになります。

紙の請求書にかかる作業時間と人件費は?

請求作業にかかる時間と人件費についてもみてみましょう。請求書は以下のような流れで作成されます。

1, 請求金額の確定
2, 請求書作成
3, 印刷
4, 発送準備
5, 送り状とともに封入
6, 発送
7, 控えの保管

それぞれの段階で必要な作業と、その作業にかかる時間を概算してみます。

1から3までにかかる時間
請求金額が確定後、表計算ソフトを使って請求書を作成します。作成後、データを用紙にプリントアウトします。この時間を1通につき10分とします。

4にかかる時間
印刷か手書きで封筒に宛名を記載し、切手などを貼って発送の準備をします。この作業に、1通につき5分かかるとします。

5にかかる時間
プリントアウトした送り状と請求書を三つ折りにし、封入します。この作業に、1通につき5分かかるとします。

1から5までの合計時間は1通につき20分です。毎月100通の紙の請求書を発送するとしたら、1カ月で約33時間、12カ月で400時間を請求書データの作成とプリントアウト、封入、発送に費やしていることになります。

また、人的コストを1時間2,000円として計算すると、1カ月で66,000円、12カ月で792,000円が請求書まわりの作業にかかる人件費となります。

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紙の請求書まとめ

紙の請求書にかかるコスト、作業時間そして人件費についてまとめると以下のようになります。

  印刷・発送コスト 作業時間 人件費
1カ月 11,750円 33時間 66,000円
12カ月 141,000円 400時間 792,000円

請求書印刷と発送にかかるコストと人件費を合計すると、1カ月で77,750円、12カ月で933,000円となります。

Square 請求書ってどんなサービス?

クレジットカード決済を提供しているSquareの請求書サービス、Square 請求書は、パソコンのブラウザから、または普段使っているスマートフォンにインストールしたアプリから請求書の作成・送信ができるサービスです。インターネットが使える環境なら、出張先でも休憩時間でも請求書を作成し、取引先にメールで送れます。

使い方も簡単で、顧客のメールアドレスと請求額を入力し、送信を押すだけです。自社のロゴを入れたり背景の色を変えたりしてデザインのカスタマイズもできます。請求先情報などを登録しておけば、次からは呼び出すだけなので入力する手間が省け、転記ミスも防げます。

請求書の作成や送信は無料で、取引先がクレジットカード決済した際の決済手数料が引かれた売上金額が最短で翌営業日に入金されます。

Square 請求書を利用した場合に請求書の作成・送信にかかるコストと作業時間は以下の通りです。

印刷・発送コスト:メール送信なので0円
作業時間:数分

Square 請求書のここがスゴい!

簡単かつ低コストで請求書の作成・発送ができるだけではありません。Square 請求書なら忙しい経営者を助けるさまざまな機能が利用できます。

1,代金の回収を確実に
・リマインダーの送信
・継続課金
・定期送信
・一部入金

2,経理作業の手間を軽減
・クラウド会計ソフト「freee」との連携
・アプリ、ブラウザから支払い状況を常時確認できる

3,新しいビジネスチャンス
・英語の請求書を作成可能
・見積書から請求書へのワンクリック変換

取引先がクレジットカードで支払いをしたときにカード決済手数料が発生しますが、上記の機能がすべて無料で使えるところが、Square 請求書の大きな強みです。

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