La orden de compra es un documento legal que envía el comprador a su proveedor. Deja constancia del compromiso que asume ese comprador de pagar los productos o servicios específicos que ofrece el vendedor. Además, establece las condiciones de pago.
La orden de compra informa al vendedor sobre las necesidades del comprador. Además, establece las expectativas del comprador y del vendedor en relación con la transacción. Ya sea que realices una inversión de capital o simplemente compres nuevos artículos para sumar al inventario, la transacción comienza con una orden de compra.
Las órdenes de compra pueden ser útiles, ya que simplifican el proceso de compra. En general, el proceso de compra de productos con una orden de compra es el siguiente:
- El comprador identifica la necesidad de adquirir un producto o servicio.
- Se emite una orden de compra al vendedor, ya sea con formato electrónico o mediante alguna publicación para la cual se utilizan plantillas de órdenes de compra.
- El proveedor recibe la orden de compra y confirma que puede cumplir con ella.
- Si puede cumplir con la orden, el proveedor comienza a asignar las existencias o el personal correspondiente.
- Si no es posible cumplir con la orden, se notifica al comprador y se cancela esa orden.
- Se envían los productos o se prestan los servicios. Se asigna un número de orden de compra para que ambas partes puedan identificar la orden específica.
- Luego, el vendedor envía la factura correspondiente a la orden de compra, que debe coincidir con el número de orden de compra.
- El comprador paga la factura de conformidad con las condiciones que se establecen en la orden de compra.
Ejemplo de orden de compra
Ya conoces la definición de orden de compra, pero ¿cómo sería un ejemplo de ella?
Si bien se trata de un documento legal, la orden de compra no tiene ningún formato específico. Ya sea que uses nuestras plantillas o crees tu propio formulario desde cero, la orden de compra debe incluir la siguiente información:
- Número de orden de compra exclusivo para la transacción
- Direcciones de facturación y envío para el comprador
- Domicilio, número de teléfono y dirección de correo electrónico del proveedor
- Fechas de pedido y entrega
- Nombres del personal o de los departamentos que solicitaron y aprobaron la orden
- Lista detallada de los productos que se comprarán (incluidos los códigos de artículo/números de SKU y los precios)
- Condiciones de pago
- Descuentos correspondientes
- Valor total de la orden (incluido el IVA, cuando corresponda)
Ventajas y desventajas de usar una orden de compra
Las órdenes de compra pueden simplificar el procesamiento de los pedidos y mejorar así la visibilidad y la precisión al momento de administrar las finanzas de la empresa. Debido a que los fondos deben estar disponibles antes de que se emita una orden de compra, su uso promueve la mejor elaboración de presupuestos para administrar el flujo de caja operativo.
Al establecer con claridad las expectativas del comprador, las órdenes de compra ayudan a evitar que aparezcan sorpresas desagradables. Además, contribuyen a que la entrega de los productos sea rápida y sencilla.
Sin embargo, es posible que requieran un nivel de administración que podría disminuir la eficacia de las empresas más pequeñas. El uso de una tarjeta de crédito comercial podría ayudar a estas empresas más pequeñas a lograr los mismos objetivos con más eficiencia.
Cómo administrar las órdenes de compra con Square para Tiendas
Crear y administrar las órdenes de compra con el sistema PDV Square para Tiendas es simple. Una vez que completes la configuración, podrás usarlas para realizar un seguimiento de los proveedores, abastecerte de existencias de productos y recibir inventario.
Para crear una nueva orden de compra en Square para Tiendas, haz lo siguiente:
- Desde el Panel de Datos Square en línea, dirígete a la pestaña Artículos > Control de inventario > Órdenes de compra > Crear orden de compra.
- Ingresa la información de la orden de compra > haz clic en Crear o Guardar como borrador. Es posible agregar un máximo de 500 artículos individuales a cada orden de compra.
- Comprueba la dirección de correo electrónico del proveedor y agrega una nota si lo deseas.
- Si deseas obtener una copia de la orden de compra, selecciona Enviarme una copia, Guardar como PDF o Guardar como CSV.
Preguntas frecuentes sobre las órdenes de compra
¿Por qué las empresas usan órdenes de compra?
Las empresas pueden obtener ventajas a partir de las órdenes de compra, dado que establecen expectativas claras de la transacción y protegen tanto al comprador como al vendedor al ser legalmente vinculantes.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?
El comprador envía una orden de compra para solicitar productos y establecer las condiciones de la transacción antes de que comience a procesarse. Por el contrario, es el vendedor quien suele crear una factura para confirmar el envío de los productos o la prestación de los servicios.
¿Qué es una orden de compra general?
La orden de compra general consiste en un acuerdo que celebran el comprador y el vendedor para cumplir con varias entregas durante un período establecido por un precio determinado. Suelen utilizarlas las empresas que tienen relaciones duraderas con otras empresas. Además, a menudo, incluyen descuentos.
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