Plantillas de formulario de autorización de la tarjeta de crédito [PDF y Word]

Siempre que se acepta un pago sin la tarjeta de crédito en mano, existe cierto grado de riesgo. Para protegerte de ese riesgo (que incluye las devoluciones de pagos), puedes pedir a tu cliente que firme un documento que te autorice a realizar cargos en su tarjeta de forma continua. Ese documento se llama formulario de autorización de la tarjeta de crédito.

¿Qué es un formulario de autorización de la tarjeta de crédito?

Un formulario de autorización de la tarjeta de crédito es un documento firmado por el titular de la tarjeta que otorga permiso al comercio para cargar pagos recurrentes en su tarjeta de crédito durante un periodo, tal y como está escrito en ese documento. El formulario se utiliza a menudo para autorizar a las empresas a cobrar a los titulares de tarjeta de forma recurrente, ya sea mensualmente, trimestralmente o de forma más esporádica.

¿Ayudan los formularios de autorización de la tarjeta de crédito a evitar el abuso de las devoluciones de pagos?

Las devoluciones de pagos protegen a los consumidores de transacciones no autorizadas. Ocurren cuando un cliente objeta un cargo de tu negocio y pide al emisor de la tarjeta que lo revierta.

Pero las devoluciones de pagos pueden causar grandes problemas a las empresas, en gran parte porque los fondos en disputa se retienen a la empresa hasta que el emisor de la tarjeta decida qué hacer. Las devoluciones de pago también requieren mucho tiempo de las empresas e implican mucho papeleo.

El formulario de autorización de la tarjeta de crédito es una forma de protegerte de las devoluciones de pagos. Si tienes un documento firmado del titular de la tarjeta que te otorga permiso para realizar un cargo en su tarjeta por los servicios prestados, tus posibilidades de ganar el caso con el emisor de la tarjeta son mucho más altas y menos complicadas.

Obtén más información sobre otras formas de proteger tu negocio de las devoluciones de pagos.

Si soy un vendedor de Square, ¿cuándo debería usar un formulario de autorización?

Los formularios de autorización de la tarjeta de crédito son muy útiles para las transacciones recurrentes, tanto si se trata de transacciones recurrentes introducidas manualmente sin tarjeta en mano como de transacciones recurrentes con tarjeta guardada. El formulario sirve para dos cosas: mitigar el riesgo de que los clientes digan que se les ha cobrado cuando no deberían haberlo hecho y permitir ahorrar mucho tiempo a todos.

Imagina que tienes un restaurante que se encarga del almuerzo de una oficina local cada dos semanas. Si tienes un formulario de autorización guardado, sabrás que cada vez que esa oficina llame para pedir una entrega, puedes cargarla a su tarjeta. No tendrás que perder tiempo para determinar qué forma de pago quieren utilizar ni pedir a los clientes que firmen por el cargo cada vez.

Pero la facturación periódica no es la única situación en que el formulario de autorización resulta práctico. También puedes usar un formulario de autorización de la tarjeta de crédito para tomar un depósito para la futura compra de bienes, servicios o imprevistos.

Esto es muy útil si tienes algún tipo de negocio que alquila equipos caros. También puedes usarlo para retener una tarjeta hasta que se devuelva el equipo.

¿Qué se incluye en un formulario de autorización de la tarjeta de crédito?

Un formulario de autorización de la tarjeta de crédito no tiene por qué ser un documento complejo. Por lo general, contiene lo siguiente:

• La información de la tarjeta de crédito del titular
• El tipo de tarjeta
• El nombre que aparece en la tarjeta
• El número de la tarjeta
• La fecha de vencimiento
• La información comercial del negocio
• La dirección de facturación del titular de la tarjeta
• La declaración que autoriza al comercio a realizar cargos en la tarjeta guardada del cliente
• El nombre y la firma del titular de la tarjeta
• La fecha

Descarga nuestras plantillas para comenzar

Square ofrece dos formularios de autorización de la tarjeta de crédito genéricos gratuitos para descargar. No es necesario que proceses pagos con Square para usar estas plantillas.

Puedes usarlos tal cual o editarlos para incluir el nombre y el logotipo de tu negocio o un texto específico relacionado con el uso de la tarjeta. Puedes hablar con tu abogado sobre el tipo de redacción que tu negocio debe incluir en el formulario.

• Descargar el formulario en Word
• Descargar el formulario en PDF

Además de la plantilla de autorización de la tarjeta, hemos creado un conjunto de plantillas de contrato gratuitas que puedes utilizar para diversos aspectos de tu negocio.

Preguntas frecuentes:

¿Estoy obligado legalmente a usar formularios de autorización de la tarjeta de crédito?

Los formularios de autorización de la tarjeta de crédito son una buena práctica para los comercios. Aunque no es legalmente obligatorio, deberías preguntarle a tu abogado cuándo te sugeriría utilizar uno.

¿Por qué el formulario de autorización de la tarjeta de crédito no incluye un espacio para el código de seguridad (CVV)?

Registrar el código de seguridad (CVV) de un cliente es una violación de las normas PCI, por lo que no hay un espacio para ello. Si deseas introducir manualmente un pago, tendrás que solicitar el código de seguridad (CVV) directamente al vendedor cada vez que introduzcas la tarjeta. Si aprovechas la función Tarjeta guardada de Square, no tendrás que introducir manualmente el código de seguridad (CVV).

¿Qué es una tarjeta guardada?

Permite a los propietarios de negocios (con permiso de sus clientes) almacenar de forma segura la información de pago con Square. Esto hace que sea más fácil cobrar a los clientes recurrentes en línea o en persona a través de tu Punto de venta, Facturas Square o nuestra API de comercio electrónico. Si facturas regularmente a los clientes de forma remota (introduciendo la información de la tarjeta), puedes utilizar la tarjeta guardada para cobrar a los clientes en el futuro sin ninguna acción adicional.

¿Cómo debo guardar los formularios firmados y por cuánto tiempo?

Las normas de cumplimiento de la PCI exigen que todas las empresas que procesan información de tarjetas de crédito restrinjan el acceso físico a los datos de los titulares de las tarjetas. Asegúrate de mantener a salvo los datos de los titulares de las tarjetas almacenando los formularios completados en una sala o un archivador seguros, y restringe el acceso solo a los empleados que lo necesiten para cumplir con sus obligaciones laborales. También puedes almacenar los formularios completados en un portal de clientes cifrado y privado utilizando una aplicación de transferencia de archivos segura. Sin embargo, compartir un PDF por correo electrónico podría crear una vulnerabilidad. Si envías una copia a tu cliente, protege el PDF con una contraseña y envíalo mediante un correo electrónico seguro y cifrado. Dado que los plazos de devolución de pagos pueden variar, te sugerimos que guardes todos los formularios de autorización firmados por hasta dos o tres meses después de dejar de cargar la tarjeta guardada. Como alternativa, si usas Square, puedes almacenar esta información de la tarjeta a través de la función Tarjeta guardada (ver arriba).

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