Cómo mejorar el inventario detrás del bar

Un vistazo semanal a la despensa para determinar los niveles de existencia puede parecer suficiente, pero la realidad del inventario de un bar es mucho más compleja.

El control de inventario es primordial, y es importante implementar las mejores prácticas que optimicen las operaciones de tu negocio, especialmente en un bar.

¿Qué es el inventario de un bar?

El inventario de tu bar incluye una lista completa de los licores y otros productos en existencia que usas para servir a tus clientes. Estarían incluidos todos los jugos, agua mineral u otros acompañamientos que se sirven en las bebidas detalladas en tu menú.

¿Por qué es importante el inventario de un bar?

El inventario es el alma del bar y un control mal hecho puede ser mortal. Si el inventario es demasiado escaso, tu bar pierde ventas y mancha su reputación. Por otro lado, demasiado inventario implica mayores costos para tu bar y crea la necesidad de un espacio adicional para el almacenamiento. El exceso de inventario también aumenta el riesgo de desperdicios.

¿Cómo puedes controlar el inventario en tu bar?

El control de inventario se puede hacer de forma manual, pero esto puede dificultar otras operaciones. Pasar noches en la parte de atrás contando existencias puede resultar tedioso y quitarte tiempo para otros procesos de planificación que ayudan al crecimiento de tu bar. Entonces ¿cómo puedes controlar el inventario de tu bar y administrarlo con éxito?

El software de control de inventario automatiza el proceso y libera tu valioso tiempo. Busca un software que se integre al punto de venta de tu bar, ya que eso hace que el flujo en tus operaciones diarias sea más cohesivo. Con un sistema unificado, el software puede hacer un seguimiento automático del inventario cuando el personal del bar cobra un trago, y puedes ver los niveles de existencias en tiempo real.

Beneficios de un sistema de control de inventario exitoso

Estas son cinco acciones que un sistema de control de inventario eficaz puede hacer cuando abres un bar por primera vez.

• Reduce la escasez de bebida
  La próxima vez que estén decidiendo dónde ir el viernes a la noche, los clientes recordarán que te quedaste sin su bebida favorita. Esto significa que quedarte sin existencias resulta en una pérdida para tu negocio. Con un sistema integral de control de inventario, puedes manejar mejor el inventario de tu bar al estimar los materiales necesarios, evitar estas carencias y mejorar el servicio al cliente.

• Optimiza el tamaño del pedido de alcohol y la frecuencia de la compra
  En lugar de hacer el pedido de un producto cuando se agota, puedes planificar estratégicamente un pedido de materiales al por mayor que minimice los costos de compra y envío.

• Evita los pedidos urgentes
  Cuando de repente te quedas sin materiales vitales para el bar, te ves obligado a tener que comprarlos por la noche o hacer pedidos urgentes de suministros. Esto puede ser muy costoso. Debido al tamaño y al peso de las cajas de alcohol, los pedidos urgentes de licores y vinos tienen un costo muy alto; esto puede afectar inesperadamente a una gran parte del presupuesto que tenías planificado tan cuidadosamente. Tener un mejor control y planificación de inventario reduce la necesidad de hacer pedidos urgentes y te ahorra costos inesperados.

• Reduce desperdicios en tu bar
  Los bares pierden muchas ventas por robos, bebidas derramadas y bebidas gratis. Con frecuencia el personal del bar y los meseros no se dan cuenta de lo mucho que desperdician. Con un sistema de control de inventario, puedes mostrar la información del inventario de tu bar y tomar medidas preventivas.

• Aumenta las ganancias
  La información del inventario del bar en tiempo real puede ayudarte a tomar decisiones sobre las ventas y futuras compras. Cuando haces un seguimiento de tu inventario con regularidad, puedes determinar la demanda de los clientes y ver las tendencias que te ayudan a estimar mejor qué pedidos hacer (y cuáles no). También te puede ayudar a determinar el precio de las bebidas según su popularidad.

Un sistema de control de inventario puede desmitificar tu negocio. Además, puede ayudarte a hacer un seguimiento de las existencias, revelar las tendencias de compra de tus clientes y estimar el crecimiento con mayor facilidad. Además de usar un sistema que funciona en tu bar, estas son siete formas adicionales para mejorar tu inventario.

Siete formas para mejorar tu proceso de control de inventario

• Abastécete de existencias antes de abrir tu bar o después del cierre, pero hazlo con un ritmo constante. Los propietarios de bares que no siguen un programa específico no obtienen una representación precisa del inventario y de cómo fluctúan los niveles de un día a otro o de una semana a la otra.

• Calcula el uso del inventario del bar cada mes al sumar el inventario de inicio a los materiales comprados a lo largo del mes. Luego, réstalo del inventario final. Esto te da una representación precisa de la cantidad de inventario que usas. Te puede ayudar a identificar las tendencias que te ayuden en el proceso de compra.

• Determina un mínimo de inventario para cada material y configura alertas que indiquen la falta de existencias en tu sistema de control de inventario. Esto te permite optimizar un patrón de compra y te ayuda a minimizar los costos. La rotación del alcohol depende de la demanda. Por eso, asegúrate de que el nivel de existencias mínimo esté adaptado a cada uno de tus materiales.

• Usa el método primero en entrar, primero en salir (FIFO, por sus siglas en inglés) en tu inventario, en el que los artículos más antiguos del inventario se vendan antes de recibir el inventario nuevo. Esto reduce las posibilidades de que los productos se venzan antes de usarse.

• Un bar que conoce sobre suministros reevalúa de manera continua las existencias de seguridad cada ciertos meses. Las existencias de seguridad son artículos adicionales de productos que corren el riesgo de agotarse. Estas existencias actúan como un amortiguador para mitigar el riesgo. Pero recuerda, demasiado surtido puede tener un costo importante para tu bar.

• Haz que tu personal participe de un proceso de auditoría de inventario manual. Haz que dos personas auditen el inventario por separado, luego compáralos. Puede ayudar a evitar errores administrativos.

• Si encuentras que un material específico no se usa, busca la manera de integrarlo en las bebidas populares. Esto te puede ayudar a usar los materiales que de otro modo podrían desperdiciarse. También reduce la cantidad de artículos en la lista del inventario de tu bar.