フリーランスや個人事業主の場合、自宅で仕事をするなど、プライベートとビジネスとの区切りがつきにくくなることがあります。そのようなときに活用したいのが「家事按分」です。プライベートと兼用しているものでも、仕事で使っている部分を経費として計上できることから、上手に活用すると節税につながります。
スモールビジネスで知っておきたい家事按分について、経費に計上できるもの・できないものの考え方や、按分比率、確定申告時のポイントや効率的な計算方法などをご紹介します。
目次
- 家事按分とは
- 家事按分できるもの
- 家事按分できないもの
- 家事按分の比率を計算してみよう
- 家事按分の計算は青色申告と白色申告で異なる？
- 家事按分の記帳方法
- 家事按分のトラブルを防ぐポイント
- 家事按分の計算は会計ソフトで効率的に
家事按分とは
フリーランスや個人事業主など、個人で仕事をこなしていると、自宅にあるものを仕事上でも兼用するなど、支出は一つだけれど生活上と業務上の両方にかかっている費用が出てきます。これを「家事関連費」といいます。代表的なものでは、家賃や電気代、通信費用などがあります。
家事関連費のうち経費として計上できるのは仕事に関係する部分だけです。このため、一つの支出の中で「家事上の経費」と「事業遂行上必要な経費」との割合を按分（あんぶん）し、必要経費に算入することになります。これが「家事按分」です。
家事按分できるもの
家事按分できる支払いには次のようなものが考えられ、かなり広範囲にわたります。
地代家賃 ： 家賃・更新料、家屋の減価償却費、住宅ローンの利息、火災保険料など
租税公課 ： 固定資産税、自動車税、車庫証明手数料など
賃借料 ： 土地建物以外のレンタル料
水道光熱費 ： 電気代、水道代、暖房用の灯油代など
通信費 ： インターネット回線使用料、携帯電話代など
消耗品費 ： 価格が10万円未満の物品や使用期間が1年未満の物品
工具器具備品： 価格が10万円以上で減価償却する物品
修繕費 ： 施設備品の点検・メンテナンス、修理、内装・外装、解体など
車両費 ： 車検費用、修理代、ガソリン・オイル交換代、駐車場代、保険料、車検費用など
新聞図書費 ： 新聞雑誌、情報サイト利用料など
家事按分できないもの
家事按分の対象の費目であっても、直接の事業遂行に必要がないとみなされるものは必要経費に算入できません。
たとえば次のようなものは必要経費とならないので注意しましょう。
- 持ち家の住宅ローンの元本
- 業務上の必要性に基づくと客観的に認められない諸会費、旅費
- 生計を一にする配偶者や親族に支払う地代家賃、レンタル費用
- 家族のみが従業員の場合の慰安旅行（一般の家族旅行と変わらず事業に関連性がない）
- 従業員が家族の場合の慶弔費（業務遂行上必要であることが明らかにできない）
- 大学院の授業料、外国の大学への寄付金（自己研鑽のため・心情によるもの）
参考：家事費、家事関連費 公表裁決事例等の紹介（国税不服審判所）
家事按分の比率を計算してみよう
家事按分の計算は、支払いが発生するたびに家事と業務とを分けて積み上げるのが理想です。ただし、いちいち個別に計算するのは負担が増え、毎回按分の比率が異なるのも説明がつきづらくなるため、費目ごとに仕事上で使っている割合を決め、全体の支出額にかけあわせて得られた額を必要経費として計上するのが一般的です。
按分の比率に指定はありません。各自の業務の実態に沿った割合を決めてかまわないのですが、税務署に聞かれたとき、事業遂行上必要だと納得してもらえる妥当な割合にしておく必要があります。
次のような計算方法を目安にして割合を出してみましょう。使用時間や数量、距離などは数カ月計測して平均を出したものを比率にします。仕事の忙しさにムラがあって使用量が毎月大幅に変わるような場合は月ごとの計算でかまいません。
-
業務として使用している面積の割合：地代家賃・賃借料のうちスペースに関係するもの
（例）机、棚、プリンターなどの設備を置く仕事スペースが自宅の総面積に占める割合 -
業務として使用している時間の割合：地代家賃・賃借料のうち面積が分けにくいもの、水道光熱費、通信費、工具器具備品、新聞図書費など
（例）1週間のうち仕事で使っている時間の割合 -
業務として使用している数量の割合：消耗品、光熱費・通信費で回線数など用途別に分けられるもの、接待交際費の割り勘など
（例）自宅のコンセントの差込口全数に対する仕事で使用する口数 -
業務として移動した距離の割合：車両費、車両運搬具、ガソリン代など
（例）運行記録のうち仕事で使用した距離数が全体の走行距離に占める割合
家事按分の計算は青色申告、白色申告で異なる？
家事按分により、事業部分と家事部分を切り分けて収支を確定させるわけですが、では、実際に確定申告を行う際に、青色申告と白色申告では按分方法に違いがあるのでしょうか。
青色申告の場合
所得税法施行令第96条第1号では、家事の経費については「主たる部分」が「業務の遂行上必要」であれば家事按分が認められるとしています。また、第2号では、青色申告書を提出する場合に居住者に係る家事上の経費のうち、業務の遂行上直接必要であったことが明らかにされる部分は経費に計上できるとしています。
「青色申告の場合は何でも事業に必要だと示せば経費にできる」といわれることがありますが、誤解です。支出が事業用であると明確な根拠が必要となる点は青色申告も同じであることには注意しましょう。
参考：
・所得税法施行令（e-Gov）
・家事関連費（第1号関係）（国税庁）
白色申告の場合
白色申告では、青色申告に比べて記帳などが簡略化されている部分も多く、客観的・合理的に証明することが難しくなって、結果的に経費への計上が厳しくなる可能性があります。
家事按分の比率の目安としては、国税庁の法令解釈通達45-2（業務の遂行上必要な部分）で、「業務の遂行上必要な部分が50％を超えるかどうか」を基本としつつ、必要である部分を明らかに区分できれば50％以下であっても経費に算入してもよいとの考え方が示されています。ただし、50％を超える・超えないにかかわらず、明確に根拠を示さなければなりません。これは白色申告の場合でも、青色申告の場合でも同様に扱われます。
家事按分の記帳方法
では、家事按分は、実際にどのように計算していけばよいのでしょうか。ここからは、家事按分の記帳方法をみていきましょう。
家事按分の勘定科目
家事按分できる範囲は多岐にわたるため、経費とする科目は支出の内容によって異なります。たとえば、自宅で仕事をしており（賃貸面積40㎡のうち仕事場10㎡）、毎月の家賃が10万円の場合、按分した経費を「地代家賃」に計上します。
家賃を按分する場合、仕事場とする専有面積の割合で算出する方法と、在宅時間で算出する方法があります。
専有面積からの按分：仕事場10㎡ ÷ 賃貸面積40㎡ ＝ 25％
在宅時間からの按分：業務時間6時間 ÷ 在宅時間24時間 ＝ 25％
上記の場合、専有面積からの按分であれば25,000円を「地代家賃」、残りの75,000円を「事業主貸」として計上します。
できるだけ合理的に判断できる基準で客観的に明示することが求められるため、間取り図などから床面積を割り出し、何割を占めるのかを計算する専有面積からの按分のほうが証明しやいでしょう。時間からの按分であれば、実際の作業時間を管理して月あたりの業務時間を算出して示す必要があります。
方法(1) 毎月家事按分を行う
引き続き家賃の例（面積での按分）で、複合仕訳の方法をみてみましょう。家賃を普通預金から毎月引き落としている場合、複合仕訳では次のように記載します。事業主貸として計上される金額は、経費になりません。
借方：地代家賃25,000円、事業主貸75,000円
貸方：普通預金100,000円
適用：自宅兼事務所の家賃
方法(2) 1年分まとめて家事按分を行う
家賃のように固定化されたものであれば、毎月の支出はいったん地代家賃として全額を計上し、期末にまとめて家事按分する方法も有効です。
＜毎月の仕訳＞
借方：地代家賃 100,000円
貸方：普通預金 100,000円
適用：自宅兼事務所の家賃
＜１年分をまとめて按分し、事業主貸に振り替えて計上＞
借方：事業主貸 900,000円
貸方：地代家賃 900,000円
適用：家賃の按分 事業主貸75％
上記の仕訳で、１年間の家賃合計額120万円のうち30万円が地代家賃として経費に、残り90万円が事業主貸として計上されます。毎月の家賃を事業主貸として記帳し、1年まとめて地代家賃への振替仕訳を行う方法でも同じ結果になります。
家事按分のトラブルを防ぐポイント
必要経費として認められるのは、きちんと記録があり、業務遂行上、直接の影響があるもの、つまり、それがないと仕事を回せないことが明らかにできる場合に限られます。また、按分の基準は、客観的に見て誰もが納得する程度の合理性があるかがポイントです。
なんとなく、周りがこうだからという理由ではなく、いつ税務調査になっても説明できるよう、根拠をはっきりさせておきましょう。
税務調査が入りやすいケース
税務調査とは、国税局や税務署の職員が事業者（納税者）に対して適切に記載されているかを帳簿などで確認するもので、国税通則法に基づく質問検査権を行使して行われます。
経費として計上した内容や按分率が適切なものであるかを判断するのは税務署です。納税者がいくら「気持ちとしては業務上だった」と訴えても、申告内容が不適切と指摘されたときは申告の修正が必要になります。不足分の納税や追徴課税などの罰則も伴う場合があるため、「だいたいこんなものだから」といった安易な按分は慎みたいところです。
家事按分で税務調査が入りやすいのは、申告内容に合理性がなく必要以上の額が計上されているような場合です。たとえば、次のような場合が考えられます。
- 家賃や光熱費、燃料代などの按分率が事業に使用されている割合と合致していない
- 家賃や光熱費、駐車場代など同一生計内の家族や親族への支払いを経費として計上している
- 交通費や飲食代など支払った内容が業務に必要とされる具体的な理由を明確に証明できない
つまり、業務と直接関係があり、遂行する上で必要だったと証明できる合理的な事実や具体的な理由を明らかにできないものは、家事按分とは認められないのです。指摘を受けるトラブルを回避するため、家事按分の範囲や按分率に不安がある場合は、あらかじめ税務署などで確認しておくことをおすすめします。
参考：税務手続きについて～近年の国税通則法等の改正も踏まえて～（国税庁）
日頃から注意しておきたいこと
日頃から次のような点に注意し、データを積み上げておくことをおすすめします。
- 金額や用途（仕事相手の人数や用件など）がはっきり証明できる領収書を保管する
- 按分の比率を算出した根拠となる資料（図面や平均を計算したときのデータなど）を残す
- 比率の端数の扱いを全体で統一し、計算方法がわかるようにしておく（小数点第何位としたか、処理は切り上げ・切り捨て・四捨五入のどれにしたかなど）
ちょっとしたことですが、必要経費がしっかりまとめられていないと、確定申告時に手間が増えます。確定申告をうまく乗り切れるよう、按分を活用していきましょう。
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家事按分は、費目ごとに比率を考え、いちいち計算していかなければならないため、自力で計算していくのを面倒に感じる人も多いかもしれません。
このようなときは、会計ソフトを活用することも考えてみましょう。低価格で利用でき、青色申告が簡単にできるソフトやアプリも登場しています。このような会計ソフトにはたいてい「家事按分機能」がついており、どのくらいの割合を業務に使っているか、費目ごとに比率を登録しておけば、日頃は支払ったときの金額を入力しておくだけで、自動で按分計算してくれるため、日々の業務の効率化に役立ちます。
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執筆は2020年1月8日時点の情報を参照しています。2023年12月18日に記事の一部を更新しています。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash