クラウド請求書でできること

▶︎この記事では、クラウド請求書について説明しています。

請求書の発行や入金確認など、請求業務に多くの時間を費やしていませんか? 請求まわりの業務を効率化できるクラウド請求書を使えば、業務にかかる時間と手間、さらにはストレスを減らし、収益につながる業務に使う時間を増やせます。

目次



クラウド請求書とは?

クラウド請求書とは、オンライン上で取引先情報や請求金額などを入力するだけで請求書を作成・送信できるサービスです。インターネットにつながる環境であれば、いつでもどこにいても使えるため、外出先でも隙間時間でも請求書を作成して送信できます。作成したデータはクラウド上で保存されるため紛失する心配も必要ありません。

パソコンだけでなく、アプリでも使えるクラウド請求書なら、普段使っているスマートフォンからも請求書の作成・発送が行なえます。従来の請求書作成ソフトと比べると簡単な操作かつ、無料で何通でも作成・発送できるため、請求業務の効率化をはかりたい小規模事業者や、クラウド請求書を試しに使ってみたいフリーランスなら、ぜひ取り入れたいツールです。

オンラインで送信・管理が簡単にできる請求書

見積、請求、支払いを一つに

クラウド請求書を使って解決できるこんな経営の悩み

サービスによって異なりますが、たとえばSquareが提供するSquare 請求書を使うことで請求業務にまつわる下記のような悩みが解決できます。

悩み1 請求書の発送作業に時間がかかる!
クラウド請求書を使えば、クリック一つで請求書をメール送信でき、プリントアウト、封入、投函といった作業にかかる時間を省けます。時間やコストの削減について詳しくは、「クラウド請求書でコストを削減!」を参照してください。

悩み2 毎回、請求漏れがないか心配……
繰り返し請求が発生するお客様への請求をうっかり漏らしてしまわないためには、定期送信機能が有効です。定期送信の開始日と終了日(※)、送信される頻度(月1回など)などをあらかじめに設定しておけば、指定した日に請求書が自動的に送付されます。

※終了日は、設定しないことも可能です。

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悩み3 支払い状況のチェックをするのが手間!
支払い期限が近づいている請求書と、支払い期限が過ぎている請求書を随時確認。それから「早急にお支払いいただくようお願いいたします」というメッセージを作成し、お客様に送信……。何かと時間や手間がかかるこの作業とは、リマインダー機能を活用して、きれいさっぱりお別れしましょう。リマインダーを送る日(支払期限の2日前、など)やメッセージの内容は、請求書を作成する際に設定しておきましょう。

支払い期限の前日などにリマインダーを送信しておけば、取引先の支払い忘れを防げます。

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▲8月26日に支払い期限日を設定したときのリマインダー

悩み4 転記ミスや間違いが多い……
見積書から請求書への変換がワンクリックでできるため、転記の際のミスを防げます。

悩み5 経理作業が面倒!
会計ソフトfreeeと連携させておけば、自動的に売上データが取り込まれ、経理作業にかける時間と手間が軽減されます。

Squareの連携サービスはこちらからご確認ください。

悩み6 長期プロジェクト用の請求書を作成したい!
リフォーム事業など長期間に渡るプロジェクトでは「作業工程に合わせてを請求したい」ということもあるでしょう。Squareの進捗請求機能を活用すれば、プロジェクトの工程ごとの請求を一つの請求書で管理できます。請求のスケジュールや請求額を自由に決められるのも便利な点です。

各工程ごとの請求額やそれぞれの支払期限日は、一つの請求書にまとめて入力してお客様に送信できるので、請求漏れの心配もありません。

進捗請求機能は有料プラン(Square 請求書 Plus)のみで使える機能となります。無料プランと有料プランの違いはSquare 請求書の料金プランのページからご確認ください。

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▲進捗請求機能を利用した場合に、お客様がメールで受け取る請求書の例

続けて読もう!「クラウド請求書でコストを削減!

(1) クラウド請求書でできることって?
(2) 紙とメールを徹底比較! Square 請求書でコスト削減
(3) Square 請求書、業種別のオススメ機能
(4) Square 請求書はこんなふうに使われています!


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執筆は2019年8月13日時点の情報を参照しています。2021年9月10日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。