「うっかり間違って、払い戻してはいけないカード決済を払い戻してしまったのですが、払い戻しの取り消しはできませんか？」
Squareサポートでは、たまにこのようなご相談をいただきます。
残念ながら、Square上で一旦完了した払い戻しについては、払い戻し自体をキャンセルしたり、取り消しをすることはできません。間違って払い戻しをしてしまった場合には、該当のカード会員のお客様に連絡をとっていただき、改めてカード決済をおこなっていただく必要があります。
このような操作ミスは、できるだけ防ぎたいものです。実は、iPadもしくはAndroid端末をご利用の場合には、設定を変更するだけで、誤って払い戻しをしてしまうリスクを減らすことが可能です。トラブルが発生する前に、以下を参考に設定をしてみてください。
払い戻しの際、暗証番号の入力を必須にする
Square POSレジの管理者は、従業員の操作権限を制限することができます。この機能を使って、誤って払い戻しをしてしまうリスクを防ぎます。Square POSレジアプリ上での操作に制限をかけるための暗証番号の設定は、Squareデータの従業員画面からおこないます。
1) Squareに登録済みのEメールアドレスとパスワードを使用して、Squareデータ(管理画面)にログインをします。
2) 画面左側のメニュー上の「従業員」をクリックします。
暗証番号を設定する
続いて、Square POSレジアプリでの払い戻し時に、暗証番号の入力が必須とする設定をおこないます。
1)「特定の情報へのアクセスに暗証番号の入力を要求する」にチェックをつけます。
2)「暗証番号の設定と確認」欄に任意の4桁の数字を入力します。(確認のため、同じ番号を左右それぞれの欄に入力します。)
3)「暗証番号が必要な操作」の項目内の「払戻し」にチェックをつけます。
4)「保存」ボタンをクリックします。
設定は以上で完了です。この設定をしておくと、Square POSレジアプリ上で「払い戻し」ボタンを押した際に、確認のため、暗証番号を入力する画面が表示されます。この設定をしておけば、例えばアルバイトのスタッフがうっかり間違って払い戻しをしてしまうリスクも軽減することが可能です。
ほかにも「商品の編集」「設定の変更」「売上履歴へのアクセス」などの操作をおこなう際に、暗証番号の入力を必須とすることも可能です。万が一、暗証番号を忘れてしまった場合には、前述の手順で再度新しい暗証番号を設定することで、暗証番号のリセットが可能です。
過去に誤って払い戻しをしてしまった経験のある方や、レジ操作を現場のスタッフに任せているという方は、ぜひお試しください！
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※執筆は2016年3月1日時点の情報を参照しています。