【Squareガイド】払い戻しミスを​防ぐには

「うっかり​間違って、​払い戻しては​いけない​カード決済を​払い戻してしまったのですが、​払い戻しの​取り消しは​できませんか?」

Squareサポートでは、​たまに​このような​ご相談を​いただきます。

残念ながら、​Square上で​一旦完了した​払い戻しを​キャンセルしたり、​取り消したりする​ことは​できません。​間違って​払い戻しを​してしまった​場合には、​カード名義人に​連絡を​とり、​改めて​カード決済を​おこなっていただく​必要が​あります。

このような​操作ミスは、​できるだけ​防ぎたい​ものです。​実は、​Square POSレジアプリを​利用している​場合には、​設定を​変更するだけで、​誤って​払い戻しを​してしまう​リスクを​減らす​ことができます。

この​記事では​トラブル防止に​役立つ設定の​変更方法を​はじめ、​万が​一誤って​払い戻しを​してしまった​ときに​役立つ機能、​そして​そもそも​Squareでは​どのように​払い戻しを​行うのかを​説明します。

■Squareガイドでは、​Squareが​提供している​豊富な​機能の​使い方を​紹介しています。​シリーズ一覧は​こちら

目次


誤って​払い戻しを​しないための​対策

Square POSレジの​管理者は、​従業員が​アプリの​どの​箇所に​アクセスできるかを​細かく​決める​ことができます​(※)。​具体的には​特定の​箇所には​暗証番号が​ないと​アクセスできないよう​設定が​できます。

※この​機能を​利用するには、​アクセスを​制限したい​従業員を​Square データ上に​登録しておく​必要が​あります。​スタッフの​登録方法は​こちらの​「初めて​スタッフを​追加する」に​記載されています。

このように​ワンステップ挟む​ことで、​従業員などが​誤って​払い戻しを​してしまう​リスクが​軽減できるかもしれません。​設定するには、​パソコンなどから​Squareの​アカウントに​ログインして​おこないます。

まずは​管理画面内に​ある​「スタッフ」の​ページに​アクセスしましょう。

特定の​箇所で​暗証番号入力を​必須に​する​方法

1) Squareに​登録済みの​Eメールアドレスと​パスワードを​使用して、​Square データ(管理画面)に​ログインを​します。

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2) 画面左側の​メニュー上の​「スタッフ」を​クリックします。

続いて、​Square POSレジアプリでの​払い​戻し時に、​暗証番号の​入力を​必須に​する​設定を​おこないます。

1) [スタッフ]>[スタッフ]>[アクセス権限]の​順に​クリックします。
2) [アクセス権限を​編集]を​クリックします。
3) [取引]の​アクセス権限を​有効化しましょう。
4) [払い戻しの​処理]の​チェックを​外し、​左上に​ある​[続行]を​クリックしましょう。

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5) 今後、​払い戻しを​する​際には​事業主用の​パスコードの​入力が​必要に​なります。

※事業主用の​パスコードは、​すべての​箇所に​アクセスできる​パスコードです。​基本的には​事業主のみが​把握しておく​ことを​おすすめします。​[Square データ]> [設定]> [アカウントと​設定]> [個人情報]から​確認できます。​上記のように​事業主用の​パスコードの​入力を​必須に​する​ことで、​誰もが​払い戻しを​できないよう設定する​ことができます。

パスコードの​入力を​必須に​するには、​パスコードを​有効化しておく​必要が​あります。​以下の​ステップも​踏みましょう。

(1) 端末から​Square POSレジアプリを​開きます。
(2) [設定]>[セキュリティ] を​タップします。​
(3) パスコードの​有効化を​ONに​します。

設定は​以上で​完了です。​この​設定を​しておくと、​Square POSレジアプリ上で​「払い戻し」​ボタンを​押した​際に、​暗証番号を​入力する​画面が​表示され、​事業主用の​パスコードを​入力しなければいけなくなるので、​たとえば​アルバイトスタッフが​うっかり​間違って​払い戻しを​してしまう​リスクも​軽減できます。

ほかにも​「商品の​編集」​「設定の​変更」​「売上履歴への​アクセス」などの​操作を​おこなう際に、​暗証番号の​入力を​必須と​する​ことも​可能です。​万が​一、​暗証番号を​忘れてしまった​場合には、​前述の​手順で​パスコードが​表示される​ページまで​進むと、​設定済みの​パスコードを​確認する​ことができます。

過去に​誤って​払い戻しを​してしまった​経験の​ある​方や、​レジ操作を​現場の​スタッフに​任せていると​いう​方は、​ぜひ​お試しください。

誤って​払い戻しを​してしまった​ときには

誤って​払い戻しを​してしまった​ときは、​お客さまに​謝罪文を​送るとともに、​売上額を​再度請求すると​いう​措置を​とる​ことになるでしょう。​この​とき、​お客さまに​店頭まで​来て​もらう​こともできるかもしれませんが、​メールを​はじめ、​オンライン上で​やりとりを​済ませる​ことができれば、​お客さまへの​負担を​軽減できるはずです。

誤って​払い戻してしまわないのが​ベストでは​ありますが、​このような​ときには​以下で​紹介する​Squareの​機能を​使うと​いいでしょう。

クラウド請求書を​送信して、​再度請求を​しよう

Squareの​アカウントが​あれば、​クレジットカード決済機能付きの​クラウド請求書を​発行する​ことができます。

アカウントに​ログインして、​請求書と​いう​メニューに​アクセスすると​新規の​請求書が​作成できます。​手順に​従い、​お客さまの​名前や​メールアドレス、​購入した​商品などを​入力し送信すると、​お客さまの​メールアドレス宛に​請求書が​送られます。

お客さまは​受け取った​メールから​クレジットカード決済を​する​ことができるので、​この​方法で​再度売上額を​回収する​ことができるでしょう。​突然請求の​メールが​送られてくると​お客さまは​驚いてしまうかもしれないので、​事前に​謝罪の​メッセージとともに​クラウド請求書を​送る​旨を​知らせておくと​いいかもしれません。

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▲​お客さまが​メールで​受け取る​請求書の​イメージ

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決済リンク機能で​再度請求を​しよう

Squareには​クラウド請求書機能の​ほかにも、​オンライン上で​決済を​受け付ける​方法と​して​決済リンク機能が​あります。​商品ごとの​購入ページを​作成し、​ページへの​リンクを​発行できる​機能です。

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▲決済リンクに​アクセスした​ときの​イメージ

決済リンク機能を​使うと​商品名と​価格を​入力するだけで​購入ページへの​リンクが​発行できるので、​前述の​クラウド請求書よりも​短い​時間で​作業を​完了できるかもしれません。

発行したリンクは、​お客さまの​メールアドレスなどに​送りましょう。

どちらを​利用する​場合にも​お客さまの​連絡先は​必須

どちらを​利用する​場合も、​何かしらの​方法で​お客さまに​情報を​届ける​必要が​あるので、​連絡先は​必須です。​Squareなら、​以下の​方法で​受け付けた​決済で​あれば、​取引情報から​お客さまの​連絡先を​確認する​ことができるでしょう。

払い戻しを​する​方法

最後に​Squareで​受け付けた​決済を​払い戻す方法を​おさらいして​おきましょう。

Square POSレジアプリで​払い戻しを​する​方法

1) 画面下の​ナビゲーションバーから、​[取引履歴]を​タップする
2) 払い戻しを​したい​決済を​選択する
3)[払い戻し]を​タップする
4) 払い戻ししたい​アイテムを​選び 、​[次へ​]を​タップする​(すべての​商品を​払い戻す、​特定の​商品の​購入額を​払い戻す、​あるいは​特定の​金額を​入力する​ことができます)​
5) 払い戻し先と、​払い戻しの​理由を​選択し、​[払い戻し]を​タップする

パソコンから​Squareの​アカウントに​ログインして​払い戻しを​する​こともできます。​詳しい​手順は​以下の​記事から​ご確認ください。

▶︎払い戻しの​処理

払い戻しは​取り消す​ことができないため、​手続きは​慎重に​行いましょう。​万が​一誤って​払い戻しを​してしまった​場合は、​できるだけ​お客さまの​負担を​軽減する​ためにも、​前述のように​オンライン上で​決済を​受け付けてみると​いいでしょう。


■Squareサポート
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執筆は​2016年3月1日​時点の​情報を​参照しています。​2024年7月31日に​記事の​一部情報を​更新しました。​当ウェブサイトから​リンクした​外部の​ウェブサイトの​内容に​ついては、​Squareは​責任を​負いません。