スタッフ管理をはじめる
Squareには店舗やデバイス、業務内容にかかわらず、スタッフを管理しやすくするツールが含まれています。スタッフ管理を使えば、スタッフのスケジュールやSquare POSレジとSquare データへのアクセスを管理でき、人件費を最適化できます。
スタッフ管理を活用してできること
スタッフ管理には、チーム全体でSquare POSレジやSquare データをご利用いただける、スタッフのアクセス権限への無料アクセスが含まれます。さらにスタッフ Plusにアップグレードしていただくと、各店舗ごとに月額¥3,000で、アクセス権限の無制限作成をはじめ、スタッフごとの売上や複数賃金の管理や、売上に対する人件費のレポートの確認などが可能になります。
スタッフ管理の仕組み
スタッフ管理によって、アクセス権限とパスコードを使用することで、スタッフに、Square POS レジやSquareデータへのアクセスを許可または制限し、事業主には事業運営に必要な管理とレポートを提供します。
以下は、スタッフ管理の仕組みをよく知るための用語です。
アクセス権限設定
職場の役割ごとにアクセス権限設定を作成してスタッフに割り当てることができます。これによってSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスできるスタッフを制御できます。
例えば、レジ担当者を対象としたアクセス権限設定を作成し、Square POSレジアプリで支払いの受け付けのみを許可することができます。またマネージャーを対象としたアクセス権限設定を作成して、払い戻しの処理や、商品や各種設定の編集、商品の無料提供、Square データ上の必要なデータへのアクセスを許可することができます。さらに、会計担当者を対象としたアクセス権限設定を作成して、売上と振込のレポートなど、Square データの特定機能へのアクセスのみを許可することも可能です。アクセス権限設定は各スタッフの職務内容に応じて作成可能で、同じ仕事を担当するスタッフが入ってきた場合はその設定を再利用できます。
スタッフ管理では、スタッフ全員を対象とした「スタッフのアクセス権限設定」を1回分無料でご設定いただけます。また各店舗月額¥3,000で、各店舗に登録したスタッフを対象に、アクセス権限設定を無制限で作成いただけます。
スタッフのプロフィール
スタッフのプロフィールを作成すると、連絡先などを保存して、役割や賃金を割り当てることができます。注意：無効化されたプロフィールは削除されるのではなく、非表示でアカウントに保存されるため、いつでも 再度有効にすることができます。
職種
職種では、スタッフに単一あるいは複数の役職、また各役職の賃金を割り当てることができます。例えば、あるスタッフが出勤時には「受付担当」としてシフトを開始し、その後「配膳担当」に役職を切り替えて勤務した場合でも役職ごとに勤務時間や賃金が記録されます。職種とスタッフのアクセス権限は関係なく、人件費や仕事の内容、各役職で支払われた賃金などを記録する目的でのみ使用されます。ただし、スタッフのアクセス権限を有効にするには、まずスタッフに職種を割り当てることが必要になります。
スタッフのパスコード
スタッフのパスコードは、Square POSレジの特定の機能を保護しながら、スタッフに支払いを受け付ける権限を与えられます。スタッフのパスコードを使用するすべてのスタッフが、Square POSレジ全体で同じアクセス権限を共有します。一方、制限された機能等のロックを解除するには、事業主のパスコードが必要となります。
スタッフごとの売上を追跡する必要がないか、特定のスタッフにだけ異なるアクセス権限を与える必要がない場合、スタッフのパスコードの利用がおすすめです。
個人パスコード
個人パスコードは個々のスタッフのパフォーマンスと勤務時間を記録するのに使用します。スタッフのアクセス権限以外の役割が割り当てられているスタッフの場合、個人コードを使ってスタッフごとの売上を追跡できます。
スタッフは個人パスコードを使ってSquare POSレジアプリにサインインして出勤を記録しシフトを開始できるほか、個別の売上を記録したり、割り当てられた役割に特有のアクセス権限を利用したりできます。退勤時には、スタッフは、出退勤の時間、休憩時間、有給の勤務時間を印刷することもできます。
スタッフのアクセス権限が付与されてないスタッフのタイムカード管理を目的として、個人パスコードを使うことも可能です。
役割を作成してアクセス権限を割り当てる
Square POSレジやSquare データから、スタッフのアクセス権限を使用して、スタッフがアクセスできる範囲を制限できます。どのスタッフがSquare データへのアクセスできるか、また、商品ライブラリの編集、スタッフの管理、払い戻しなどができるかを決定することによって、アカウントのセキュリティを一段と強化できます。
スタッフを承認済み担当者に指定すると、アカウントに固有の情報についてSquare サポートに問い合わせする権限を与えることができます。この機能は無償で利用できます。アカウントへの過度なアクセス権を与えずに、事業主でないスタッフがSquare サポートの支援を求めることができる、最適なオプションです。
また、スタッフのパスコードを設定する方法もあります。スタッフは共有のPOSレジで支払いを受け付けることはできますが、払い戻しなどの制限された機能にアクセスするには、必要な権限のある個人パスコードが必要になります。すべてのスタッフをスタッフのパスコードのみで管理する場合は無償でご利用いただけます。スタッフごとに売上を記録する必要はなく、タイムカードの記録とPOSレジへの安全なアクセスが必要な場合に最適なオプションです。一時的な特定のアクションや設定の調整が必要な場合は、事業主のパスコードが必要となります。
新しい役割を作成する
- Square データにログインし、[スタッフ] > [アクセス権限] の順に進みます。
- [役割を作成] をクリックし、役割名（例：レジ係、マネージャー、配達員）を入力します。
- 次の中から従業員にアクセスを許可する範囲を選択します。
- 共有のPOSレジへのアクセス権限：この従業員に、4桁のパスコードを使ってPOSレジにアクセスすることを許可します（例：複数の従業員がPOSレジを共有で使用している場合）。
- Square データへのアクセスを許可する：この従業員に、自分のメールアドレスとパスワードを使ってSquare データにログインすることを許可します。
- モバイル POSレジにアクセス：この従業員に、自分のメールアドレスとパスワードを使って、個人の端末からSquare POSレジにログインすることを許可します（例：出先で決済を受け付ける従業員など）
- スタッフに付与するすべてのアクセス権限のチェックボックスをオンにします。
- [保存] をクリックします。
役割が作成されると、スタッフのプロフィールから任意のスタッフに割り当てることができます。
スタッフの役割を編集または削除する
役割を編集するには、下記の手順に沿って行ってください。
- Square データにログインし、[スタッフ] > [アクセス権限] の順に進みます。
- 既存の役割を選択して編集します。
- [保存] をクリックします。変更した内容は、対象の役割が割り当てられているすべてのスタッフに適用されます。
役割を削除するには、[削除] をクリックします。注意：有効なスタッフに削除対象の役割が割り当てられている場合、先にそのスタッフの役割を解除してから削除する必要があります。
スタッフのプロフィールを作成して管理する
役割の設定が完了すると、次にスタッフのプロフィール作成に進むことができます。スタッフとは、Square POSレジアプリやSquare データからアカウントにアクセスできる人のことです。
新しいスタッフのプロフィールを作成する
- Square データの [スタッフ] の一覧で [スタッフ情報を作成する] をクリックします。
- スタッフの名前と個人情報を入力し、[保存] します。
- 勤務時間や人件費を記録し、アクセス権限を割り当てたい場合は、[設定を完了] をクリックします。
- このスタッフが超過勤務手当の適用された対象外かどうかを選択します。Squareでタイムカードの記録をオンにしている場合に限り、この選択が必要になります。職種を割り当て/作成して、職種に対する賃金を入力し、[保存] をクリックします。
- Square POSレジアプリへのログインと支払いの受け付け、Square POSレジアプリでの出勤/退勤の打刻、Square データへのアクセスをスタッフに許可するには、[アクセス許可を与える] をクリックして、ドロップダウンメニューから役割を選択するか新規に作成します。
- 共有のPOSレジで、パスコードによるSquare POSレジアプリへのログインと出勤/退勤の打刻をスタッフに許可するには、4桁の任意のパスコードを入力するか [生成する] をクリックして、パスコードをランダムに作成します。
- 割り当てられた役割によってスタッフが個人の端末からSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスすることが許可されている場合は、ログインに使用するメールアドレスを入力します。これにより、そのメールアドレス宛てにアカウント用のパスワードの作成を促すメールが送信されます。
- Square POSレジアプリとSquare データの両方にアクセスが許可されているスタッフの場合は、個人パスコードとログインに使用するメールアドレスが必要です。
- 入力が完了したら [保存] をクリックします。
該当する場合、そのスタッフには、自分の端末からSquare データおよびSquare POSレジアプリにアクセスするためにログイン情報を登録するよう、招待メールが送信されます。
スタッフの新しい個人パスコードを作成する
- Square データの [スタッフ] リストから、新しいパスコードが必要なスタッフを選択します。
- [アクセス権限] 画面で [編集] をクリックし、任意の4桁のパスコードを入力するか、[生成する] をクリックしてパスコードをランダムに作成します。パスコードは記録したうえで対象のスタッフに知らせてください。
- [保存] します。
注意：このパスコードは記録用に必ず保管し、スタッフに提供してください。パスコードはスタッフごとに異なります。店舗にひも付けられている端末であれば、端末コードを使ってSquare POSレジにアクセスできるようになります。
スタッフを無効にする
スタッフが恒久的または一時的に退職した場合、そのプロフィールを無効にできます。無効にしたスタッフのアカウント情報は記録として保存されるので、アカウントの参照と再有効化はいつでもできます。
- Square データの [スタッフ] の一覧で、スタッフを選択します。
- 3点アイコンのアクションドロップダウンメニュー > [スタッフを無効にする] > [確認] の順にクリックします。
注意：スタッフの情報は、無効にしても失われたり削除されたりすることはなく、いつでももう一度有効にすることができます。
スタッフをもう一度有効にする
- Square データの [スタッフ] リストで、左にある [ステータス] ドロップダウンメニューから [無効] をクリックします。
- スタッフの名前 ＞ [スタッフを最有効化する] の順にクリックします。
- Square POSレジアプリへのログインと支払いの受け付けをスタッフに許可するには、[アクセス権限] 画面で [編集] をクリックし、ドロップダウン メニューから役割を選択するか新規に作成します。
- パスコードによるSquare POSレジアプリへのログインをスタッフに許可するには、4桁の任意のパスコードを入力するか [生成する] をクリックしてパスコードをランダムに作成します。
- 割り当てられたアクセス権限によってスタッフが個人の端末からSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスすることを許可されている場合は、ログインに使用するメールアドレスを入力します。
注意：パスコードは記録用に必ず保管してください。このパスコードは、スタッフ管理が有効になっている場合に、スタッフがPOSレジにアクセスするのに必要になります。
報酬を追加する
スタッフに職種および賃金を設定することで人件費を管理できます。また、Square タイムカードを使用している場合は、担当する業務が複数あっても、業務ごとに勤務した時間を確認できます。
スタッフに2つ以上の職種が割り振られている場合、そのうちの1つをスタッフが出退勤の入力時にSquare POSレジアプリから選択できます。その職種に対応する賃金が記録され、人件費のレポートに反映されます。たとえば、勤務時間の一部はレジ担当として働き、それからキッチンに切り替えるといったこともできます。
注意：スタッフに割り当てられた職種は、あくまで勤怠管理を行うためのもので、特定の役割やアクセス権限ではありません。スタッフがPOSレジアプリで、適切な業務に出退勤を記録できるようにするためのものです。アクセス権限を設定してアカウントからのアクセスを制限するには、Square データの [アクセス権限] で役割を割り当てる必要があります。スタッフには職種およびその職に伴う賃金を複数設定することができますが、アクセス権限が伴う役割については、これまでどおり1つしか設定できません。
職名および賃金を追加する
- Square データの [スタッフ] リストで、スタッフを選択します。
- [報酬] で、職種および対象のスタッフの業務に対して支払う賃金を入力します。
- スタッフに複数の職種を担当させる場合は、[別の賃金を追加] をクリックし、職種と賃金を入力します。複数の職種が割り当てられているスタッフは、Square POSレジで出勤時間を記録する際に、適用する職種を選択するように指示されます。
- [保存] します。
Square POSレジアプリでスタッフ管理を有効にする
アクセス権限設定とスタッフのプロフィールを登録すると、Square POSレジアプリでスタッフ管理を使用できる準備が完了します。
パスコードを使用すると、あなたの店舗にひも付けられた端末であれば、スタッフがメールアドレスやパスワードなしでSquare POSレジアプリにログインできます。ログインすると、スタッフは支払いを受け付けることができるようになります。
- Square POSレジアプリを開き、事業主用のメールアドレスまたは端末コードでログインします。端末コードでログインする場合、設定の管理権限のあるパスコードを必ず入力してください。
- メニューから、[設定] ＞ [パスコード] ＞ [パスコード] の順にタップします。
- パスコードを入力して、設定を保存してください。
- [パスコードが必要です] で、 [売上ごと] または [売上を取り消す場合] のいずれかを選択します。
- 希望するSquare POSレジアプリのタイムアウト時間を選択します。
- 画面右下の [ログアウト] をタップして、スタッフのログインと支払いの受け付け開始を許可します。
Square POSレジアプリでスタッフのパスコードを無効にする
一度POSレジアプリでスタッフ管理を有効にすると、その後はいつでも無効にすることができます。
- 3本線のアイコンをタップします。
- [設定] > [パスコード] の順にタップします。
- [パスコード] をオフにします。
スタッフのアクセス権限を共有する
スタッフのアクセス権限を活用することで、スタッフ全員が各自の端末からSquare POSレジアプリやSquare データの特定の内容にアクセスすることができます。またスタッフパスコードを設定することで、共有のPOSレジでスタッフが実施出来るアクションやアクセスできる情報などを制限することができます。
Square データでスタッフのアクセス権限を有効にする
- Square データの [スタッフ] > [アクセス権限] を表示します。
- [スタッフのアクセス権限] を選択します。
- 共有のPOSレジを使用しているスタッフを対象に、ランダムなパスコードを作成するか自動生成します。このパスコードを記録してスタッフと共有してください。
- スタッフ全員に付与したいアクセス権限を選択します。ここで選択しなかった内容にスタッフがアクセスしたい場合は、その内容にアクセス権限のある他のスタッフのパスコードが求められます。
- [保存] をクリックします。
Square POSレジでスタッフのアクセス権限を有効にする
- メニューから [設定] > [パスコード] の順に表示し、[パスコード] をオンにします。
- [スタッフのパスコードを許可する] をオンにします。
- 設定当初は、スタッフたちが対応できるのは、支払いの受け付けのみです。その他の処理を行うためには、事業主用パスコードが必要になります。払い戻しやレポートの閲覧などに必要なアクセス権限をスタッフに付与するには、[編集] をタップします。するとモバイル端末のブラウザでSquare データの [スタッフのアクセス権限] が表示されます。[]共有のPOSレジにアクセス]のスタッフのパスコードを生成し、スタッフに与えたい権限を任意で選択します。
- 設定を [保存] して、Square POSレジアプリに戻ります。
ここまでの設定が完了したら、どんなスタッフでも所定のスタッフパスコードを使って支払いを受けたり、アクセス権限を付与されたSquare POSレジの機能にアクセスできるようになります。アクセス権限が付与されていない内容にアクセスするためには、アクセス権限を付与された他のスタッフのパスコードの入力が必要になります。
スタッフのパスコードを編集する
Square データでスタッフのパスコードを編集するには、次の手順を行います。
- Square データの [スタッフ] > [アクセス権限] を表示します。
- [スタッフのアクセス権限] を選択します。
- ランダムなパスコードを作成するか自動生成します。このパスコードを記録してスタッフと共有してください。
- [保存]します。
Square アプリからスタッフのパスコードを変更するには、次の手順を行います。
- メニューから、[設定] > [パスコード] の順に表示します。
- 既存のスタッフのパスコードをタップします。
- 事業主アカウントでログインしていない場合、事業主用パスコードを入力します。
- 新しいパスコードを入力して、[保存] します。
- 新しく作成したパスコードをスタッフと共有してください。