スタッフ管理をはじめる
Square スタッフ管理には、店舗、端末、職務に関してチームをかんたんに管理するためのツールがあります。各種ビジネスのニーズにお応えするため、無料プランと有料のスタッフ プラスをご用意しています。
無料版のスタッフ管理を利用すると、共有のPOSレジを共有している全スタッフ向けにアクセス権限セットを1つ設定できます。それにより、アカウントの機密情報にアクセスされることなく、あなたに代わりスタッフが支払いを受け付けられます。フリープランをはじめるには、初期スタッフを追加してください。
スタッフ プラスでは、無制限にカスタムアクセス権限設定を作成し、取引履歴ログを確認し、スタッフの売上を把握できます。こちらから30日間の無料トライアルをはじめましょう。
この機能でできること
Square スタッフ管理 | スタッフプラス | ||||
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料金 | 全店舗で無料 | 店舗あたり¥3,000/月 | |||
機能 | |||||
Square POSレジ連携 | ✔️ | ✔️ | |||
アクセス権限 | |||||
一組のアクセス権限設定 | ✔️ | ✔️ | |||
無制限のアクセス権限設定 | ✖ | ✔️ | |||
アナリティクスとレポート | |||||
スタッフ別の取引履歴ログ | ✖ | ✔️ | スタッフ別の売上レポート | ✖ | ✔️ |
事業主用パスコードを設定する
まだ行っていない場合は、スタッフを追加してアクセス権限を割り当てる前に、事業主用パスコードを作成する必要があります。事業主用パスコードを使用してSquare アプリで出退勤を記録できますが、最も重要なのは、スタッフが行ったパスコード関連のアクションを上書きできることです。たとえば、スタッフがアクセス権限を持たない操作を実行しようとした場合、Square アプリはその操作を実行するための事業主用パスコードを要求してきます。
事業主用パスコードを作成するには、以下の手順を行います。
オンラインSquare データから [スタッフ] > [スタッフ] の順にアクセスして、[スタッフ] リストからアカウント登録者名をクリックします。
[アクセス権限] で、[編集] をクリックします。
[認証情報] セクションで、任意の4桁のパスコードを作成するか、[生成] をクリックして、ランダムにパスコードを作成します。
[保存] をクリック
初めてスタッフを追加する
スタッフをSquareに追加して、スタッフ管理を始めましょう。これにより、スタッフの時間を記録し、Squareアカウントに権限を設定できるようになります。スタッフを追加するほど、スタッフ管理が強力になります。最初のスタッフを追加するには次の手順を行います。
- Square データにログインし、[スタッフ] > [スタッフ] > [スタッフ] の順にクリックします。
- [+ スタッフ] をクリックします。また、Square POSレジアプリの [スタッフ] をタップして、スタッフを作成することも可能です。
- スタッフの [プロフィール] を入力します。スタッフの名前、メールアドレス、電話番号を入力します。スタッフの作成を完了するには、固有のメールアドレスまたは電話番号が必要です。スタッフIDは任意項目ですが、入力することをおすすめします。
- [次へ] をクリックします。
ご注意:招待は送信後30日間有効です。1つのSquareアカウント内において、複数のスタッフプロフィールで同じメールアドレスや電話番号を共用することはできません。雇用主が異なる場合でも、プロフィールごとに固有の連絡先情報を登録してください。
[職種] 画面では、職務と賃金を割り当てて人件費を管理できます。また、Square シフトをご利用の場合は、事業において業務に費やした時間を確認できます。
[職種] 画面では、主な職務と給与形態(時給または月給)を入力します。ご注意:職種がすでに存在する場合は、[主な職種] をクリックすると、既存の職種のドロップダウンメニューから選択できます。
- 選択した給与形態に基づいて、時給または年収、および1週間の勤務時間を入力します。
- 複数の職種を担当しているスタッフの場合は、[さらに職種を追加] をクリックします。
- [次へ] をクリックします。
[アクセス権限] 画面では、アクセス権限設定をスタッフに割り当てることができます。アクセス権限を使用することで、Square アプリでのログインと支払い受付、出退勤記録、Square データへのアクセスをスタッフに許可できます。
Square スタッフ管理では、カスタムアクセス権限設定を1つ無料でご利用いただけます。2つ以上のカスタムアクセス権限設定は、スタッフ プラス、シフト プラス、スタッフ連絡、Square レストランPOSレジ、Square リテールPOSレジ、Square 予約の有料登録者さまにご利用いただけます。新しいアクセス権限設定の作成は、Square データからのみ行えます。アプリからは作成できません。
アクセス権限を設定するには、以下の手順を行います。
- [アクセス権限] 画面から、既存のアクセス権限設定を選択するか、[アクセス権限設定を新規作成] をクリックします。最初にアクセスレベルを選択すると、アクセス権限設定の作成を求められる場合があります。これを行うには、[標準]、[高度]、[完全] など、目的のアクセス権限のレベルに基づいて開始点を選択します。後でスタッフのプロフィールを編集する際に、アクセス権限を調整できます。
- 標準:POSレジで取引を行うための基本的なアクセス権限が含まれます。キャッシャー、バリスタ、サービス提供者、フロアなど、多くのスタッフに適しています。
- 高度:売上の取消、在庫の更新、シフトの管理など、より高度なアクセス権限が含まれます。シフトリーダー、マネージャー、フロントデスクなどの役割を担うスタッフに適しています。
- 完全:振込と銀行口座の管理を除くすべてにアクセス権限があります。共同オーナー、総支配人、その他の管理スタッフに適しています。
- [店舗] をクリックして、スタッフが勤務する適切な店舗を選択します。複数店舗をお持ちで、どの店舗のスタッフにもアクセス権限を付与する場合は、[現在および将来の店舗すべてに割り当て] をオンにします。
- スタッフがログインと勤怠管理に使用するための個人パスコードを作成します。パスコードは任意のものを作成するか、[生成する] をクリックしてランダムに生成されたものを使用します。
- [保存して確認] をクリックします。
パスコードは必ず保管しておき、スタッフに提供してください。パスコードはスタッフごとに異なります。パスコードを使用すると、店舗にひも付けられている端末であれば、どこからでもSquare アプリにアクセスできます。
- Square POSレジアプリのナビゲーションパネルから、[スタッフ] をタップします。
- [+] アイコンをタップします。すると [スタッフを作成する] 画面が表示されます。
- まず、スタッフの名前、メールアドレス、電話番号を入力します。
- 次に [主な職種] をタップして、そのスタッフに職務を割り当てます。または [職種を作成] をタップして、新しく作成した職務を割り当てます。
- 戻る矢印をタップして [スタッフを作成する] 画面に戻り、スタッフの [時給] を入力します。ご注意:[時給] フィールドに入力しなくても、スタッフのプロフィール情報を保存できます。
- [アクセス権限設定] をタップして、スタッフに既存のアクセス権限設定を割り当てます。ご注意:スタッフを作成すると、「スタッフのアクセス権限」が自動的に割り当てられます。新規のアクセス権限設定の作成・編集は、現時点ではSquare データのみで行えます。
- 任意のパスコードを作成してスタッフに割り当てる場合は、[個人パスコード] をタップします。完了したら、[完了] をタップします。ご注意:新規スタッフには自動的に生成されたパスコードが割り当てられますが、いつでもこのセクションから任意のパスコードの割り当てができます。
- [店舗] をタップして、スタッフに割り当てる適切な店舗を選択します。また、[現時点および将来の店舗すべてに割り当てる] オプションをオンまたはオフに切り替えます。ご注意:スタッフを作成する際、[店舗] セクションは、現時点でSquare POSレジアカウントに関連付けられている店舗にデフォルトで設定されます。
- [スタッフを作成する] 画面に戻ってすべての情報が正しいことを確認したら、[保存] をタップします。
その他のスタッフについてもアプリ内で、上述の手順を繰り返してください。スタッフを作成すると彼らは、あなたが有効化した設定やアクセス権限を基に、すぐにSquare POSレジを使えるようになります。注意:作成したスタッフのプロフィールに必須情報が欠けている場合は、[不足している情報] に関する通知があなた宛てに届きます。
アクセス権限を設定する
スタッフを追加し終わったら、権限をスタッフに割り当てることができます。権限を設定することでPOSレジやSquare データ上でスタッフがアクセスできる情報を制限できるため、ビジネスとその大切な情報を安全に保てます。また、Square データおよびSquare Square POSレジ、Square 予約、Square 請求書の各アプリへのスタッフのアクセス権限を決めることもできます。
アクセス権限を使用すると、カスタムのアクセス権限またはスタッフのアクセス権限をスタッフに割り当てることができます。カスタムのアクセス権限は完全にカスタマイズ可能で、個々のスタッフに固有の権限が与えられます。たとえば、マネージャー、会計士、レジ係にさまざまな権限を与えることができます。スタッフのアクセス権限は、割り当てられたスタッフ全員が自由に使用できる単一の権限のセットです。ご注意:無制限のカスタムアクセス権限は、スタッフ プラス(有料)の利用者場合ご利用いただけます。
アクセス権限セットは特定の職務に基づいて各スタッフ用に作成できること、同じ機能を実行する将来のスタッフが再利用できることへの留意が重要です。
- Square データにログインし、[スタッフ] > [スタッフ] > [スタッフ] の順にクリックします。新しく作成したスタッフのプロフィールから、[アクセス権限を設定する] をクリックします。
- スタッフのアクセス権限の画面にある [アクセス権限設定] ドロップダウンメニューから、[新規アクセス権限設定を作成] を選択します。
- アクセス権限設定名を入力します。
- [すべて] をオンに切り替えてすべてのアクセス権限を有効にするか、アクセス権限グリッドを使用してアクセス権限設定をカスタマイズします。設定後、[続行] をクリックします。
- アクセスを選択して、このスタッフがSquare アプリにアクセスできる場所を指定します。
- 共有のPOSレジ:スタッフが、4桁の「スタッフのパスコード」を使用してPOSレジにアクセスすることを許可します。つまり、すべてのスタッフは同じ「スタッフのパスコード」を使用してPOSレジにアクセスします。
- モバイルPOSレジ:スタッフが個人の端末で、自分のメールアドレスとパスワードを使用してSquare アプリにログインすることを許可します。つまり、スタッフは出先で決済を受け付けられます。
- Square データ:スタッフが、自分のメールアドレスとパスワードを使用してSquare データにログインすることを許可します。
- [保存] をクリックします。
ご注意:アクセス権限設定の新規作成は、Square データのみで行えます。アプリからはご作成いただけません。
スタッフを作成すると、このスタッフに、個人の端末からオンラインのSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスするための独自のログイン情報を作成するよう、メールまたはSMSで招待が送信されます。勤怠管理にSquare シフトをご利用中の場合、スタッフはSquare スタッフアプリでタイムカードにもアクセスできます。スタッフに招待メールが届かない場合は、スパム/迷惑メールフォルダを確認するようアドバイスしてください。該当する場合、スタッフはSquare 給与管理情報を追加して個人パスコードを受け取り、Square データとSquare スタッフアプリにログインすることもできます。
ご注意:招待は送信後30日間有効です。1つのSquareアカウント内の同じメールアドレスや電話番号を複数のスタッフプロフィール間で共用することはできません。プロフィールごとに固有の連絡先情報をご登録ください。
- Square データにログインし、[スタッフ] > [スタッフ] > [スタッフ] の順にクリックします。新しく作成したスタッフのプロフィールから、[アクセス権限を設定する] をクリックします。
- スタッフのアクセス権限の画面にある [アクセス権限設定] ドロップダウンメニューから、[新規アクセス権限設定を作成] を選択します。
- アクセス権限設定名を入力します。
- [すべて] をオンに切り替えてすべてのアクセス権限を有効にするか、アクセス権限グリッドを使用してアクセス権限設定をカスタマイズします。設定後、[続行] をクリックします。
- アクセスを選択して、このスタッフがSquare アプリにアクセスできる場所を指定します。
- 共有のPOSレジ:スタッフが、4桁の「スタッフのパスコード」を使用してPOSレジにアクセスすることを許可します。つまり、すべてのスタッフは同じ「スタッフのパスコード」を使用してPOSレジにアクセスします。
- モバイルPOSレジ:スタッフが個人の端末で、自分のメールアドレスとパスワードを使用してSquare アプリにログインすることを許可します。つまり、スタッフは店外でも決済を受け付けられます。
- Square データ:スタッフが自分のメールアドレスとパスワードを使用してSquare データにログインすることを許可します。
- [保存] をクリックします。
ご注意:アクセス権限設定の新規作成は、Square データのみで行えます。アプリからはご作成いただけません。
Squareからスタッフに招待メッセージが送信され、個人の端末からSquare データやSquare スタッフアプリ、Square POSレジアプリにアクセスするため、自分用のログイン情報を設定するように促します。招待メッセージは、スタッフのメールアドレスか、電話番号を利用してSMSで送信されます。この際、メールアドレスと電話番号は、対象のスタッフのプロフィールのみに紐付けられていることが必須です。勤怠管理にSquare シフトをご利用の場合、スタッフは [Square スタッフアプリ] からもタイムカードにアクセスできます 1。スタッフに招待メールが届かなかった場合は、スパム/迷惑メールフォルダを確認したうえで、Squareからのメッセージを正常に受信するため再登録するようアドバイスしてください。
ご注意:スタッフのプロフィールを作成するには、電話番号またはメールアドレスのいずれかが必要です。また、招待メッセージを再送信すると、そのスタッフに紐付けされているすべての連絡先にメッセージが送信されます。雇用主が複数の場合、スタッフへの連絡方法は雇用主間で同じでなければなりません。また、招待メッセージは送信日から7日後に無効になります。
- Square データにログインして [スタッフ] > [スタッフ] の順にアクセスし、[アクセス権限] を選択します。
- 既存のアクセス権限設定を選択して編集します。
- [保存] をクリックします。変更した内容は、対象のアクセス権限設定が割り当てられているすべてのスタッフに適用されます。
- アクセス権限設定を削除するには、[削除] をクリックします。
ご注意:削除したいアクセス権限設定が割り当てられている有効なスタッフがいる場合は、アクセス権限設定を削除する前にそのスタッフの割り当てを解除する必要があります。
スタッフのアクセス権限とスタッフのパスコードを設定する
スタッフ管理を使用すると、スタッフ全員向けに、単一のスタッフのアクセス権限セットを利用することも無料でできます。スタッフのアクセス権限を使用すると、自分の端末でSquare POSレジおよびSquare データにアクセスするときに、すべてのスタッフに同じアクセス権限のセットを与えることができます。さらには、スタッフがPOSレジへのログインに使用するスタッフのパスコードを設定できます。設定したスタッフのアクセス権限はスタッフのパスコードに適用されるため、共有POSレジでスタッフがアクセスできるアクションと情報を制御できます。
スタッフのパスコードは、スタッフごとの時間や売上を記録したり、特定のスタッフに残りのスタッフとは異なるアクセス権限を与えたりする必要のないビジネスに適しています。
- Square データから [スタッフ] > [スタッフ] > [アクセス権限] の順にアクセスします。
- [スタッフのアクセス権限] をクリックしアクセス権限のレベルを確認して、[続行] をクリックします。
- 共有のPOSレジを使用しているスタッフを対象に、ランダムなパスコードを作成するか自動生成します。このパスコードを記録してスタッフと共有してください。
- スタッフ全員に付与したいアクセス権限を選択します。ここで選択しなかった内容にスタッフがアクセスしたい場合は、その内容にアクセス権限のある他のスタッフのパスコードが求められます。
- [保存] をクリックします。
注意:スタッフのアクセス権限は、スタッフを初めて追加する際に有効にすることも可能です。
- [スタッフ] > [スタッフ] > [アクセス権限] の順にアクセスします。
- [スタッフのアクセス権限] を選択します。
- ランダムなパスコードを作成するか自動生成します。このパスコードを記録してスタッフと共有してください。
- [保存] をクリックします。
Square POSレジでスタッフ管理を設定する
アクセス権限セットとスタッフのプロフィールを作成したら、Square アプリでスタッフ管理を利用するための準備は完了です。
- ナビゲーションメニューから、[その他] をタップします。
- [設定] > [セキュリティ] > [パスコード] の順にタップします。
- [スタッフのパスコードを許可する] をオンに切り替えます。 注意:この権限をオンにするには、事業主用パスコードまたはフルアクセスパスコードが必要です。
- デフォルトでは、スタッフは支払いを受け付けるためのアクセス権しかありませんが、他のすべてのアクションには事業主用パスコードが必要です。払い戻しの発行やレポートの表示などの権限をスタッフに付与する場合は、[編集] をタップします。モバイルブラウザのオンラインSquare データの [アクセス権限] に移行します。
- 共有のPOSレジを使用してスタッフのスタッフパスコードを作成し、アクセスを許可する対象を選択します。
- [保存] をタップし、Square POSレジアプリに戻ります。
現時点で、スタッフパスコードを使用しているすべてのスタッフは、支払いを受け付け、スタッフのアクセス許可として選択されたPOSレジ領域と機能にアクセスできます。スタッフが制限された領域にアクセスしたり、制限されたアクションを実行したりする必要がある場合は、正しいアクセス権限を有効にして事業主パスコードを入力する必要があります。
個人パスコードを使用すると、特定のアクションにパスコードを使用するようスタッフに要求できます。さらに、スタッフは、店舗にペアリングされている端末でメールアドレスやパスワードなしでSquare アプリにログインができます。注意:スタッフに割り当てたアクセス権はそのスタッフの個人パスコードにひも付きます。
ログインすると、スタッフは個人売上高レポートに表示される支払いを受け付けることができ、アクセス権限セットに固有のその他のアクションを実行することもできます。
- Squareアプリを開き、事業主の電子メールまたは端末コードでサインインします。端末コードを使用してサインインする場合は、設定を管理する権限のあるパスコードを必ず入力してください。
- ナビゲーションメニューから、[その他] をタップします。
- ナビゲーションメニューから、[設定] > [セキュリティ] > [パスコード] > [パスコードを有効化] の順にタップします。
- [パスコードが必要です] で、[売上ごと]、[ログアウト後]、[売上を取り消す場合] を選択し、支払いをキャンセルします。
- パスコードを入力してこれらの変更を保存します。
- 希望する Squareアプリのタイムアウト時間を選択します。
- 画面右下の [ログアウト] をタップして、スタッフがログインして支払いの受け付けを開始できるようにします。
POSレジアプリでパスコードを有効にした後はいつでも無効にすることができます。注意:パスコードを無効にすると、スタッフがスタッフパスコードまたは個人パスコードでPOSレジにログインできなくなります。
- ナビゲーションメニューから、[その他] をタップします。
- [設定] > [セキュリティ] > [パスコード] の順にタップします。
- [スタッフパスコードを許可する] をオフに切り替えます。
スタッフの無効化/再有効化
スタッフが永久的もしくは一時的に事業から撤退した場合は、そのスタッフのプロフィールを無効化することができます。
- Square データから、[スタッフ] > [チーム] > [スタッフ] リストの順に進み、スタッフを選択します。
- 3点リーダー(…)をクリックしてドロップダウンメニューを開き、[スタッフを無効にする] を選択し、選択した内容を確認します。
- [無効にする] をクリックします。
ご注意:スタッフの情報は、無効化されても失われたり削除されたりすることはなく、いつでも再度有効にできます。
- Square データから、[スタッフ] > [チーム] > [スタッフ] の順に選択し、[ステータス] フィルターをクリックして [非アクティブ] をクリックします。
- スタッフの名前をクリックします。
- 3点リーダー(…)の操作ドロップダウンメニューをクリックし、[スタッフをもう一度サインアップする] を選択します。
ご注意:これは、スタッフがスタッフ管理を有効にしてPOSレジにアクセスするために使用するパスコードであるため、加盟店さま側の記録として必ず保存するようにしてください。
レポート
[スタッフのアクセス権限] を有効にすると、スタッフがSquareで売上を処理するとき、4桁のパスコードを使用して売上を管理することができます。
スタッフの個別売上レポートを表示するには、以下の手順を行います。
Square データから [レポートタブ] にアクセスして、[スタッフ別売上] をクリック
表示する日付範囲と店舗を選択します。
[フィルター種別] をクリックしてから [スタッフ(決済担当)] にチェックマークを入れます。
[すべてのスタッフ] をクリックして、個別のスタッフを選択します。
詳細については、Squareの詳細レポート オプションをご覧ください。
取引履歴ログ
Square データの [取引履歴ログ] では、払い戻し、商品在庫の更新、無料提供/取消、ディスカウントなど、スタッフが担当した重要な処理を管理できます。
スタッフ管理を利用して、Square アプリとブラウザ決済で行われた各アクションに自由にアクセスし、その時刻と店舗を確認できます。スタッフ プラスにアップグレードするすることで、スタッフごとにアクションを表示し絞り込むことも可能です。この詳細なレポートにより、払い戻し、無料提供/取り消し、商品在庫の更新、および取引の無効化をどのスタッフが処理したか確認できます。