スタッフ管理をはじめる
Squareには店舗やデバイス、業務内容にかかわらず、スタッフを管理しやすくするツールが含まれています。スタッフ管理を使えば、スタッフのスケジュールやSquare POSレジとSquare データへのアクセスを管理でき、人件費を最適化できます。
含まれるもの
スタッフ管理には、チーム全体でSquare POSレジやSquare データを利用できる、スタッフのアクセス権限への無料アクセスが含まれます。スタッフ Plusにアップグレードしていただくと、1店舗あたり月額3,000円で無制限の役割作成、スタッフごとの売上や複数賃金の管理、売上に対する人件費のレポートなどが利用できます。
使い方
スタッフ管理によって、アクセス権限とパスコードを使用した業務用ツールへのアクセスをスタッフに許可し、オーナーには事業運営に必要な管理とレポートを提供します。
以下は、スタッフ管理をよく知るための用語です。
役割
役割とは、カスタマイズしてスタッフに割り当てられる職務別の権限です。Square データとSquare POSレジアプリへの従業員のアクセス権限を決定するのに使用します。
たとえば、レジ担当者の役割を作成してSquare POSレジで支払いを受ける権限のみを与え、それとは別にマネージャーの役割を別に作成して、払い戻し、商品の編集、設定、商品の無料提供、Square データの必要な機能へのアクセスを許可することができます。また、会計係向けに売上や入金レポートといったSquare データの限られた機能にのみアクセスできる別の役割を作成することもできます。
スタッフ管理では、すべてのスタッフが使用するスタッフのアクセス権限1セットが無料で使用できます。また、1店舗月額3,000円をお支払いいただくと、制限なく役割を作成してスタッフに割り当てることができるようになります。
アクセス権限
役割はアクセス権限から成り立っています。権限には払い戻し、取引履歴へのアクセス、設定の編集などがあります。スタッフのアクセス権限の一覧をご確認ください。
スタッフのプロフィール
スタッフのプロフィールを作成すると、連絡先情報を保存して、職場の仕事に特有の役割や賃金を割り当てることができます。注意：無効化されたプロフィールは削除されるのではなく、非表示でアカウントに保存されるため、いつでももう一度有効にすることができます。
職名
役職は役割とは異なり、スタッフに1つ以上の職務と個別の賃金を割り当てるのに使用できます。たとえば、あるスタッフがシフトの最初に担当者として出勤を記録した後でサーバーに切り替え、その記録に基づいて賃金の支払いを受けることも可能です。役職はスタッフのアクセス権限を決めるものではなく、人件費、勤務時間、業務ごとの支払い賃金を記録するためにのみ使用されます。
スタッフのパスコード
スタッフのパスコードは、POSレジの特定の機能やアクションを保護しながら、スタッフに支払いを受け付ける権限を与えられる、最も速く簡単な方法です。すべてのスタッフがSquare POSレジアプリ全体で同じアクセス権限を共有します。一方、制限された機能とアクションのロックを解除するにはアカウントオーナーのパスコードを使用します。
スタッフのパスコードはスタッフごとの売上を追跡する必要がないか、特定のスタッフに残りのスタッフとは異なるアクセス権限を与えるビジネスに適しています。
個人パスコード
個人パスコードは個々のスタッフのパフォーマンスと勤務時間を記録するのに使用します。スタッフのアクセス権限以外の役割が割り当てられているスタッフの場合、個人コードを使ってスタッフごとの売上を追跡できます。スタッフは個人パスコードを使ってSquare POSレジアプリにサインインして出勤を記録、シフトを開始できるほか、個別の売上を記録したり、割り当てられた役割に特有のアクセス権限を利用したりできます。
スタッフのアクセス権限が付与されてないスタッフのタイムカード管理を目的として、個人パスコードを使うことも可能です。
役割を作成してアクセス権限を割り当てる
スタッフのアクセス権限を使用して、Square POSレジアプリやSquare データからスタッフがアクセスできる内容を明確にし、制限できます。どのスタッフがSquare データへのアクセス、商品ライブラリの編集、スタッフの管理、払い戻しなどができるかを決定することによって、アカウントのセキュリティを一段と強化できます。
アカウントに固有の情報についてSquare サポートに問合せする権限をスタッフに与えるには、承認済み担当者に指定します。この機能は無償で利用でき、スタッフがSquare サポートの支援を必要としても、会計担当などのようなアカウントへの過度なアクセス権を与えたくない場合に最適なオプションです。
もうひとつのオプションはスタッフのパスコードを設定する方法です。スタッフは共有のPOSレジで支払いを受け付け、払い戻しなどの制限された機能にアクセスするには、必要な権限のある個人パスコードが必要になります。すべてのスタッフをスタッフのパスコードのみで管理する場合は無償でご利用いただけるため、スタッフごとに売上を記録する必要はないものの、タイムカードの記録とPOSレジへの安全なアクセスが必要な場合に最適なオプションです。一時的な特定のアクションや設定の調整が必要な場合は、オーナーのパスコードを使用します。
新しいスタッフの役割を作成する
- Square データにログインし、[チーム] > [アクセス権限] の順に進みます。
- [役割を作成] をクリックし、役割名（例：レジ係、マネージャー、配達員）を入力します。
- 次の中から従業員にアクセスを許可する範囲を選択します。
- 共有のPOSレジへのアクセス権限：この従業員に、4桁のパスコードを使ってPOSレジにアクセスすることを許可します（例：複数の従業員がPOSレジを共有で使用している場合）。
- Square データへのアクセスを許可する：この従業員に、自分のメールアドレスとパスワードを使ってSquare データにログインすることを許可します。
- モバイル POSレジにアクセス：この従業員に、自分のメールアドレスとパスワードを使って、個人の端末からSquare POSレジにログインすることを許可します（例：出先で決済を受け付ける従業員など）
- スタッフに付与するすべてのアクセス権限のチェックボックスをオンにします。
- [保存] をクリックします。
役割が作成されると、スタッフのプロフィールから任意のスタッフに割り当てることができます。
スタッフの役割を編集または削除する
役割を編集するには：
- Square データにログインし、[チーム] > [アクセス権限] の順に進みます。
- 既存の役割を選択して編集します。
- [保存] をクリックします。変更内容は対象の役割が割り当てられているスタッフすべてに適用されます。
役割を削除するには、[削除] をクリックします。注意：有効なスタッフに削除対象の役割が割り当てられている場合、先にそのスタッフの役割を解除してから削除する必要があります。
スタッフのプロフィールを作成して管理する
役割の設定が完了すると、次にスタッフのプロフィール作成に進むことができます。スタッフとは、Square POSレジアプリやSquare データからアカウントにアクセスできる人のことです。
新しいスタッフのプロフィールを作成する
- Square データの [スタッフ] リストで、[スタッフを作成] をクリックします。
- スタッフの名前と個人情報を入力し、[保存] をクリックします。
- [報酬] 画面で、このスタッフが超過勤務手当の適用対象外かどうかを選択します。これはSquareでタイムカードの記録をオンにしている場合に限り必要です。職名を割り当てるか作成し、該当する賃金を入力します。
- Square POSレジアプリへのログインと支払いの受け付け、出勤/退勤の打刻、Square データへのアクセスをスタッフに許可するには、[アクセス許可を与える] をクリックして、ドロップダウンメニューから役割を選択するか新規に作成します。
- パスコードによるSquare POSレジアプリへのログインと出勤/退勤の打刻をスタッフに許可するには、4桁の任意のパスコードを入力するか [生成する] をクリックして、パスコードをランダムに作成します。
- 割り当てられた役割によってスタッフが個人の端末からSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスすることが許可されている場合は、ログインに使用するメールアドレスを入力します。これにより、そのメールアドレス宛てにアカウント用のパスワードの作成を促すメールが送信されます。
- Square POSレジアプリとSquare データの両方にアクセスが許可されているスタッフの場合は、個人パスコードとログインに使用するメールアドレスが必要です。
- 入力が完了したら [保存] をクリックします。
該当する場合、このスタッフには、自分の端末からSquare データおよびSquare POSレジアプリにアクセスするためにログイン情報を登録するよう、招待メールが送信されます。
スタッフの新しい個人パスコードを作成する
- Square データの [スタッフ] リストから、新しいパスコードが必要なスタッフを選択します。
- [アクセス権限] 画面で [編集] をクリックし、任意の4桁のパスコードを入力するか、[生成する] をクリックしてパスコードをランダムに作成します。パスコードは記録したうえで対象のスタッフに知らせてください。
- [保存] します。
注意：このパスコードは記録として保管し、スタッフに提供してください。パスコードはスタッフごとに異なり、あなたの店舗にひも付けられている端末であれば、端末コードを使ってSquare POSレジアプリにアクセスできるようになります。
スタッフを無効にする
スタッフが恒久的または一時的に退職した場合、そのプロフィールを無効にできます。無効化したスタッフへの給与支払いは行われなくなり、アカウント情報は記録として保存されます。アカウントの参照と再有効化はいつでもできます。
- Square データの [スタッフ] リストでスタッフを選択します。
- 3点アイコンのアクションドロップダウンメニュー > [スタッフを無効にする] > [確認] の順にクリックします。
注意：スタッフの情報は、無効にしても失われたり削除されたりすることはなく、いつでももう一度有効にすることができます。
スタッフをもう一度有効にする
- Square データの [スタッフ] リストで、左にある [ステータス] ドロップダウンメニューから [無効] をクリックします。
- スタッフの名前 ＞ [スタッフをもう一度有効にする] の順にクリックします。
- Square POSレジアプリへのログインと支払いの受け付けをスタッフに許可するには、[アクセス権限] 画面で [編集] をクリックし、ドロップダウン メニューから役割を選択するか新規に作成します。
- パスコードによるSquare POSレジアプリへのログインをスタッフに許可するには、4桁の任意のパスコードを入力するか [生成する] をクリックしてパスコードをランダムに作成します。
- 割り当てられた役割によってスタッフが個人の端末からSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスすることを許可されている場合は、ログインに使用するメールアドレスを入力します。
注意：パスコードは記録用に必ず保管してください。このパスコードは、スタッフ管理が有効になっている場合に、スタッフがPOSレジにアクセスするのに使用します。
報酬を追加する
スタッフに職名および賃金を設定することで人件費を管理でき、Square タイムカードを使用している場合は、担当する業務が複数あっても勤務した時間を確認できます。
スタッフに2つ以上の職務が設定されている場合、そのうちの1つをスタッフが出退勤の入力時にSquare POSレジアプリから選択すると、選んだ役職に対応する賃金が記録され人件費のレポートに反映されます。たとえば、勤務時間の一部は担当者として働き、それからマネージャーに切り替えることができます。
注意：スタッフに割り当てられた役職は特定の役割やアクセス権限とは無関係であり、あくまで時間管理を行い、スタッフがSquare POSレジアプリで適切な業務に出勤を記録できるようにするためのものです。アクセス権限を設定してアカウントからのアクセスを制限するには、Square データの [アクセス権限] で役割を割り当てます。スタッフには役職およびその職に伴う賃金を複数設定することができますが、アクセス権限が伴う役割については、これまでどおり1つしか設定できません。
職名および賃金を追加する
- Square データの [スタッフ] リストで、スタッフを選択します。
- [報酬] 画面で、役職および対象のスタッフの業務に対して支払う賃金を入力します。
- スタッフに複数の業務を担当させる場合は、[別の賃金を追加] をクリックして役職と賃金を入力します。複数の役職が割り当てられているスタッフは、Square POSレジアプリに出勤時間を記録する際にこのシフトに適用される役職を選択するように指示されます。
- [保存] します。
Square POSレジアプリでスタッフ管理を有効にする
役割とスタッフのプロフィールを作成したら、次にSquare POSレジアプリでスタッフ管理を有効にできます。
パスコードを使用すると、あなたの店舗にひも付けられた端末であれば、スタッフがメールアドレスやパスワードなしでSquare POSレジアプリにログインできます。ログインすると、スタッフは個々の売上レポートに表示される支払いを受け付けることができるようになります。
- Square POSレジアプリを開き、オーナーのメールアドレスまたは端末コードでログインします。端末コードでログインする場合、設定の管理権限のあるパスコードを必ず入力してください。
- ナビゲーションメニューから、[設定] ＞ [パスコード] ＞ [パスコードの有効化] の順にタップします。
- [パスコードが必要です] で、支払いを取り消すには [売上ごと] または [売上を取り消す場合] のいずれかを選択します。
- パスコードを入力して、これらの変更を保存します。
- 希望するSquare POSレジアプリのタイムアウト時間を選択します。
- 画面右下の [ログアウト] をタップして、スタッフのログインと支払いの受け付け開始を許可します。
Square POSレジアプリでスタッフのパスコードを無効にする
POSレジアプリでスタッフ管理を有効にしても、いつでも無効にすることができます。
- ナビゲーション バーで3本線のアイコンをタップします。
- [設定] > [パスコード] の順にタップします。
- [スタッフパスコードを許可する] をオフにします。
スタッフのアクセス権限を共有する
スタッフのアクセス権限を活用することで、スタッフ全員が各自の端末からSquare POSレジアプリやSquare データの特定の内容にアクセスすることができます。またスタッフパスコードを設定することで、共有のPOSレジでスタッフが実施出来るアクションやアクセスできる情報などを制限することができます。
Square データでスタッフのアクセス権限を有効にする
- Square データで [チーム] > [アクセス権限] の順に表示します。
- [チームのアクセス権限] を選択します。
- 共有のPOSレジを使用しているスタッフを対象に、ランダムなパスコードを作成するか自動生成します。このパスコードを記録してスタッフと共有してください。
- スタッフ全員に付与したいアクセス権限を選択します。ここで選択しなかった内容にスタッフがアクセスしたい場合は、アクセス権限を付与された他のスタッフからパスコードを共有してもらい、パスコードの入力が必要になりますのでご注意ください。
- [保存] をクリックします。
ご利用のSquare POSレジアプリでスタッフのアクセス権限を有効にする
- ナビゲーションメニューで、[設定] > [パスコード] の順に表示し、[パスコード] をオンにします。
- [チームパスコードを許可する] をオンにします。
- 既定により、このスタッフチームで対応できるのは、支払いの受け取りのみです。その他の処理を行うためには、事業主用パスコードが必要になります。払い戻しの処理やレポートの閲覧などに必要なアクセス権限をスタッフに付与するには、[編集] をタップします。するとモバイル端末のブラウザでSquare データの [アクセス権限] が表示されます。引き続き、付与したいアクセス権限を選択して [保存] すると、Square POSレジアプリの画面が再度表示されます。
- 共有のPOSレジを使用しているスタッフを対象にスタッフパスコードを作成する
- スタッフ全員に付与したいアクセス権限を選択します。ここで選択しなかった内容にスタッフがアクセスしたい場合は、アクセス権限を付与された他のスタッフからパスコードを共有してもらい、パスコードの入力が必要になりますのでご注意ください。
- [保存]します。
ここまでの設定が完了したら、どんなスタッフでも所定のチームパスコードを使って支払いを受けたり、アクセス権限を付与されたPOSレジアプリの機能にアクセスしたりできるようになります。アクセス権限が付与されていない内容にアクセスするためには、権限が付与されている他のスタッフからパスコードを共有してもらい、パスコードの入力が必要になります。
スタッフパスコードを編集する
Square データでスタッフパスコードを編集するには、次の手順を行います。
- Square データで [チーム] > [アクセス権限] の順に表示します。
- [スタッフのアクセス権限] を選択します。
- ランダムなパスコードを作成するか自動生成します。このパスコードを記録してスタッフと共有してください。
- [保存]します。
Square アプリからスタッフパスコードを変更するには、次の手順を行います。
- ナビゲーションメニューで、[設定] > [パスコード] の順に表示します。
- 既存のスタッフパスコードをタップします。
- 事業主用パスコードを入力します。
- 新しいパスコードを入力して、[保存] します。
- 新しく作成したパスコードをスタッフと共有してください。