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スタッフ管理をはじめる

概要

Square スタッフ管理には、店舗、端末、職務にまたがってチームを簡単に管理するためのツールがあります。ビジネスニーズを満たすための無料プランと有料プランのスタッフ Plusをご用意しています。

無料プランでは、スタッフはPOSレジで出勤/退勤ができます。また、タイムカードを使用して時間を記録したり、POSレジやオンラインSquare データの重要な領域を保護したり制限したりできます。追加費用はかかりません。無料プランを開始するには、初期スタッフを追加するだけです。

スタッフ Plusにアップグレードすると、無制限の権限セット、スタッフごとのアクティビティログ、スタッフごとの販売レポート、販売に対する人件費のレポート、複数の賃金設定などの高度な機能にアクセスできます。本プランを開始するにはこちらから、30日間の無料トライアルに登録してください。

この機能でできること

スタッフ管理 スタッフ Plus
価格 全店舗無料 店舗当たり¥3,000/月
機能
タイムレコーダー ✔️ ✔️
タイムカードレポート ✔️ ✔️
シフトスケジュール作成 ✔️ ✔️
早めの休憩終了を防止 - ✔️
定刻より早め/予定外の出勤を防止 - ✔️
Square POSレジ連携 ✔️ ✔️
給与管理データのエクスポート ✔️ ✔️
休憩時間の記録 ✔️ ✔️
休憩違反レポート - ✔️
複数賃金率 - ✔️
アクセス権限
一組のアクセス権限設定 ✔️ -
無制限のアクセス権限設定 - ✔️
アナリティクスとレポート
スタッフ別の取引履歴ログ - ✔️
残業レポート ✔️ ✔️
スタッフ別の売上レポート - ✔️
総売上高 vs 人件費レポート - ✔️
個人売上高 vs 人件費レポート - ✔️
スケジュール済み時間 vs 実働時間レポート - ✔️

事業主用パスコードの設定

まだ行っていない場合は、スタッフを追加して権限を割り当てる前に、事業主用パスコードを作成する必要があります。事業主用パスコードを使用してSquareアプリで出退勤ができますが、最も重要なのは、スタッフが行ったパスコード関連のアクションを上書きできることです。たとえば、スタッフが権限を持たないアクションを実行しようとした場合、Squareアプリはそのアクションを実行するために、事業主用パスコードを要求してきます。事業主用パスコードを作成するには次の手順を行います。

  1. Square データスタッフリストから、[講座の所有者名]をクリックします。

  2. アクセス権限の下で、[編集]をクリックします。

  3. 認証情報セクションで、カスタム、下4桁のパスコードを作成するか、[生成]をクリックして、ランダムにパスコードを作成します。

  4. [保存] をクリックします。

最初のスタッフを追加します。

スタッフをSquareに追加して、スタッフ管理を始めましょう。これにより、スタッフの時間を記録し、Squareアカウントに権限を設定できるようになります。スタッフを追加するほど、スタッフ管理が強力になります。最初のスタッフを追加するには次の手順を行います。

  1. Square データの [スタッフ] タブから [スタッフの作成] をクリックします。

  2. スタッフの名前と個人情報を入力し、[保存] します。

新しいスタッフの個人情報を保存すると、そのスタッフのプロフィールが作成されます。このプロファイルを使用すると、スタッフの個人情報の編集ができ、所有している事業での仕事に応じて職種や賃金を割り当てることができます。スタッフに職種と賃金を追加すると、人件費を記録できます。Square シフトを使用している場合は、所有している事業での複数の仕事内容に費やした時間を表示できます。注意:職種を追加する必要がありますが、賃金情報はオプションです。

職種および賃金を割り当てるには次の手順を行います。

  1. 新しく作成したスタッフのプロフィールから、[設定を完了] をクリックします。

  2. [職種] 画面で、[残業適用除外] のオンオフを切り替え、主な職種と給与形態(時間給と給与など)を入力します。

  3. 選択した給与形態に基づいて、時給または年収、そして一週間の勤務時間を入力します。

  4. [保存] をクリックします。

注意:スタッフに副次的な賃金を必要とする追加の職責があり、スタッフ Plusを定期購入している場合は、[別の賃金を追加] を選択して、別の職種と給与形態を追加します。スタッフに2つ以上の賃金が設定されている場合、そのうちの1つをスタッフが出退勤の入力時にSquareアプリから選択すると、選んだ役職に対応する賃金が記録され人件費のレポートに反映されます。たとえば、勤務時間の一部は担当者として働き、それからマネージャーに切り替えることができます。

Square POSレジアプリから直接、スタッフを作成することもできます。以下の手順を行います。

  1. Square POSレジアプリのナビゲーションパネルから、[スタッフ] をタップします。

  2. [+] アイコンをタップすると [スタッフを作成] 画面が表示されます。

  3. 最初にスタッフの名前、メールアドレス、電話番号を入力します。

  4. ここで [メインの役職] をタップして、そのスタッフに役職を割り当てます。または [職種を作成] をタップして、新しく作成した役職を割り当てます。

  5. 戻る矢印をタップして [スタッフを作成] 画面に戻り、スタッフの [時給] を入力します。注意: このフィールドは、スタッフのプロフィール情報に保存する必要はありません。

  6. [アクセス権限セット] をタップして、スタッフを既存のアクセス権限セットへと割り当てます。注意: スタッフは作成時に自動的に [スタッフのアクセス権限] に割り当てられます。アクセス権限セットの作成と編集は、現時点ではSquare データでのみ行うことが可能です。

  7. カスタムパスコードの作成およびスタッフへの割り当てを行う場合は、[個人パスコード] をタップして [完了] をタップします。注意: 新規スタッフには自動的に生成されたパスコードがと割り当てられますが、このセクションからカスタムパスコードを割り当てるオプションをいつでもご利用いただけます。

  8. [店舗] をタップしてスタッフに当てはまる店舗を選択して、[現時点および将来の店舗すべてに割り当てる] オプションをオン/オフに切り替えます。注意: スタッフ作成時の [店舗] セクションはデフォルトで、Square POSレジアカウントに関連付けられている現在の店舗に設定されます。

  9. [スタッフを作成] 画面に戻り、すべての情報が正しいことを確認して [保存] をタップします。

その他のスタッフについてもアプリ内で、上述の手順を繰り返してください。スタッフを作成すると彼らは、あなたが有効化した設定やアクセス権限を基に、すぐにSquare POSレジを使えるようになります。注意: 作成したスタッフのプロフィールで必須情報が欠けている場合は、[不足している情報] に関する通知があなた宛てに届きます。

アクセス権限を設定する

スタッフを追加すると、アクセス権限を割り当てることができます。スタッフがPOSレジやSquareデータで何を閲覧でき、どんな操作を可能にするかを制御することによって、アクセス権限は事業や機密情報を保護します。また、SquareデータやSquareのSquare POSレジアプリ、Square アポイントメントアプリ、およびSquare 請求書アプリにスタッフがアクセスできるようにするかどうかを決定することができます。

アクセス権限を使用すると、カスタムのアクセス権限またはスタッフのアクセス権限をスタッフに割り当てることができます。カスタムのアクセス権限は完全にカスタマイズ可能で、個々のスタッフに固有です。たとえば、マネージャー、会計士、レジ係にさまざまな権限セットを与えることができます。スタッフのアクセス権限は、スタッフ全員に割り当てられ、自由に使用できる単一の権限セットです。注意:カスタムのアクセス権限は、有料スタッフ Plusの利用者スタッフ Plusの有料会員の場合ご利用いただけます。

アクセス権限セットは、特定の職務に基づいて個々のスタッフ用に作成でき、同じ機能を実行する将来のスタッフが再利用できることに留意することが重要です。

カスタムのアクセス権限を追加するには次の手順を行います。

  1. 新しく作成したスタッフのプロフィールから、[アクセス権限を設定する] をクリックします。

  2. スタッフのアクセス権限画面で、[権限セット] ドロップダウンメニューを使用して、[新しい権限セットを作成] を選択します。

  3. アクセス権限設定名を入力します。

  4. [すべて] をオンにしてすべてのアクセス権限を有効にするか、アクセス権限グリッドを使用してアクセス権限設定をカスタマイズして [続行] をクリックします。

  5. アクセスポイントを選択して、スタッフがSquareアプリにアクセスできる店舗を指定します。

    • 共有のPOSレジ:スタッフが4桁のスタッフパスコードを使用してPOSレジにアクセスすることを許可します(例:POSレジで同じスタッフパスコードを使用するすべてのスタッフ)。

    • モバイルPOSレジ:スタッフに自分のメールアドレスとパスワードを使って個人の端末からSquare POSレジにログインすることを許可します(例:出先で決済を受け付けるスタッフなど)。

    • Square データ:スタッフに自分のメールアドレスとパスワードを使ってSquare データにログインすることを許可します。

  6. [保存] をクリックします。

該当する場合、スタッフにはSquareより個人の端末でオンラインSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスするための独自のログインを作成するよう招待するメールが送信されます。注意: 新しいアクセス権限セットの作成は、現時点ではSquare データでのみ行うことが可能であり、アプリ内では行えません。

スタッフのアクセス権限とアクセスポイントを選択したら、次のステップは店舗を有効にし、認証情報(個人のパスコードなど)を提供することです。スタッフは、個人のパスコード認証情報を使用して、時間や売上の記録や出退勤ができます。次の手順を行います。

  1. [店舗無し]をクリックして、スタッフが勤務するのに適切な店舗を選択します。注意:複数の店舗を使用しており、それぞれの店舗に対してスタッフのアクセス許可を付与する場合、 [現時点および将来の全店舗に割り当て]に切り替えます。

  2. [保存] をクリックします。

  3. [認証情報] で、スタッフがログインして時間を記録するために使用する個人のパスコードを作成します。これは、[生成する] を選択してカスタマイズまたはランダムに作成できます。

  4. [保存] をクリックします。

注意:このパスコードは記録用に必ず保管し、スタッフに提供してください。パスコードはスタッフごとに異なります。店舗にひも付けられている端末であれば、Squareアプリにアクセスできるようになります。

アクセス権限セットを作成したら、いつでも編集または削除できます。これには次の手順を行います。

  1. Square データ > アクセス権限スタッフセクションにログインします。

  2. 既存のアクセス権限設定を選択して編集します。

  3. [保存] をクリックします。変更した内容は、対象のアクセス権限設定が割り当てられているすべてのスタッフに適用されます。

アクセス権限設定を削除するには、[削除] をクリックします。注意:有効なスタッフに削除対象のアクセス権限設定が割り当てられている場合、先にそのスタッフのアクセス権限設定を解除してから削除する必要があります。

スタッフのアクセス権限とスタッフのパスコードの設定

スタッフ管理を使用すると、すべてのスタッフの単一のスタッフのアクセス権限セットに無料でアクセスすることもできます。スタッフのアクセス権限を使用すると、自分の端末でSquare POSレジおよびオンラインSquare データにアクセスするときに、すべてのスタッフに同じアクセス権限のセットを与えることができます。さらに、スタッフがPOSレジへのログインに使用するスタッフパスコードを設定できます。設定したスタッフのアクセス権限はスタッフパスコードに適用されるため、共有POSレジでスタッフがアクセスできるアクションと情報を制御できます。

スタッフのパスコードは、スタッフごとの時間や売上を記録したり、特定のスタッフに残りのスタッフとは異なるアクセス権限を与えたりする必要のないビジネスに適しています。

オンラインSquare データでスタッフのアクセス権限を有効にする

  1. Square データで、[スタッフ] > [アクセス権限] の順にアクセスします。

  2. [スタッフのアクセス権限]を選択します。

  3. 共有のPOSレジを使用しているスタッフを対象に、ランダムなパスコードを作成するか自動生成します。このパスコードを記録してスタッフと共有してください。

  4. スタッフ全員に付与したいアクセス権限を選択します。ここで選択しなかった内容にスタッフがアクセスしたい場合は、その内容にアクセス権限のある他のスタッフのパスコードが求められます。

  5. [保存] をクリックします。

注意:スタッフのアクセス権限は、スタッフを初めて追加する際に有効にすることも可能です。

スタッフのパスコードを編集する

Square データでスタッフのパスコードを編集するには、次の手順を行います。

  1. Square データで、[スタッフ] > [アクセス権限] の順にアクセスします。

  2. [スタッフのアクセス権限]を選択します。

  3. ランダムなパスコードを作成するか自動生成します。このパスコードを記録してスタッフと共有してください。

  4. 保存します。

Square アプリからスタッフのパスコードを変更するには、次の手順を行います。

  1. ナビゲーションメニューから、[設定] > [セキュリティ] > [パスコード] の順にアクセスします。

  2. 既存のスタッフのパスコードをタップします。

  3. 事業主用パスコードを入力します。

  4. 新しいスタッフのパスコードを入力し、 [保存]をクリックします。

  5. 新しいパスコードをスタッフ全員と共有します。

Square POSレジでのスタッフ管理の設定

アクセス権限セットとスタッフプロフィールを作成したら、Squareアプリでスタッフ管理を有効にする準備が整います。

Square POSレジでパスコードを設定する

  1. ナビゲーションメニューから、[設定] > [セキュリティ] > [パスコード] の順にアクセスし、[パスコード] をオンにします。

  2. [スタッフのパスコードを許可する] をオンにします。 :この権限をオンにするには、事業主用パスコードまたはフルアクセスパスコードが必要です。

  3. デフォルトでは、スタッフは支払いを受け付けるためのアクセス権しかありませんが、他のすべてのアクションには事業主用パスコードが必要です。払い戻しの発行やレポートの表示などの権限をスタッフに付与する場合は、[編集] をタップします。モバイルブラウザのSquare データの [アクセス権限] に移動します。共有のPOSレジを使用してスタッフのスタッフパスコードを作成しアクセスを許可する対象を選択します。

  4. [保存]して > 販売アプリのSquareポイントに戻ります。

現時点で、スタッフパスコードを使用しているすべてのスタッフは、支払いを受け付け、スタッフのアクセス許可として選択されたPOSレジ領域と機能にアクセスできます。スタッフが制限された領域にアクセスしたり、制限されたアクションを実行したりする必要がある場合は、正しいアクセス権限を有効にして事業主パスコードを入力する必要があります。

個人パスコードを使用すると、特定のアクションにパスコードを使用するようスタッフに要求できます。さらに、スタッフは、事業所/店舗にペアリングされている端末でメールアドレスやパスワードなしでSquare アプリにログインができます。注意:スタッフに割り当てたアクセス権はそのスタッフの個人パスコードにひも付きます。

ログインすると、スタッフは支払いを受け付けることができ、これは個人売上高レポートに表示されると同時に、設定されているアクセス権限の機能が利用できます。

  1. Squareアプリを開き、事業主の電子メールまたは端末コードでサインインします。端末コードを使用してサインインする場合は、設定を管理する権限のあるパスコードを必ず入力してください。

  2. ナビゲーションメニューから、[設定] > [セキュリティ] > [パスコード] の順にタップし、[パスコードを有効化] します。

  3. [パスコードの要求]の下で、販売後ログアウト後、または売り上げを取り消す場合のいずれかを選択し、支払いをキャンセルしします。

  4. パスコードを入力してこれらの変更を保存します。

  5. 希望する Squareアプリのタイムアウト時間を選択します。

  6. 画面右下の [ログアウト] をタップして、スタッフがログインして支払いの受け付けを開始できるようにします。

POSレジアプリでスタッフパスコードを無効にする

POSレジアプリでパスコードを有効にした後はいつでも無効にすることができます。注意:パスコードを無効にすると、スタッフがスタッフパスコードまたは個人パスコードでPOSレジにログインできなくなります。

  1. ナビゲーションバーで3本線のアイコンをタップします。Three Horizontal Lines

  2. [設定] > [セキュリティ] > [パスコード] の順にタップします。

  3. [スタッフパスコードを許可する] をオフにします。

スタッフの無効化/再有効化

スタッフを無効にする

スタッフが完全にまたは一時的に退職した場合、スタッフのプロフィールを無効にすることができます。

  1. Square データの [スタッフ] タブから スタッフを選択します。

  2. 3点アイコンのアクションドロップダウン > [スタッフを無効にする] の順にクリックして確定します。

注意:スタッフの情報は、無効化されても失われたり削除されたりすることはなく、いつでも再有効化できます。

スタッフを再有効化する

  1. Square データの [スタッフ] リストから、左側のドロップダウンメニューの [ステータス] > [無効]の順にクリックします。

  2. [スタッフの名前[ >[ スタッフの最有効化]の順にクリックします。

  3. 支払い受け付けを行うためにスタッフのSquare POSレジアプリへのアクセスを許可する場合は、[アクセス権限]の下の[編集]をクリックし、ドロップダウンメニューからアクセス権限設定を選択または作成します。

  4. パスコードによるSquare POSレジアプリへのログインをスタッフに許可するには、4桁の任意のパスコードを入力するか [生成する] をクリックしてパスコードをランダムに作成します。

  5. 割り当てられたアクセス権限によってスタッフが個人の端末からSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスすることを許可されている場合は、ログインに使用するメールアドレスを入力します。

注意:これは、スタッフがスタッフ管理を有効にしてPOSレジにアクセスするために使用するパスコードであるため、これを記録として保持しておくことが重要です。

取引履歴ログ

Square データの取引履歴ログを利用すると、払い戻し処理、無料提供 / 取消、および割引など、スタッフの機密情報に関わる行動を監視することができます。

スタッフ管理を使用すると、Square アプリとブラウザ決済で行われた各アクションの時間と店舗を表示するために無料アクセスができます。スタッフ Plusにアップグレードすることで、スタッフごとにアクションを表示およびフィルタリングすることもできます。
このより詳細なレポートを使用すると、払い戻し、補償、割引、および取引の無効化を発行しているスタッフの確認ができます。

スタッフ管理のシフトスケジュールを作成する

日々の運営と人件費を明確に把握することは、事業管理において重要です。Square スタッフ管理およびスタッフ Plusの「シフトスケジュール作成」機能を利用すれば、あなたとスタッフ全員のスケジュールを1箇所で作成、管理、公開することができます。スタッフ管理のシフトスケジュール作成には、既存のPOSレジを自動的に統合するのに必要なツールが装備されているので、シンプルでスムーズに毎日のシフトを管理できます。

詳細については、スタッフ管理のシフトスケジュールを作成するをご覧ください。

スタッフ Plusで歩合給を設定

Squareでは、経験豊富なスタッフには高いレートおよび経験の浅いスタッフには低いレートの歩合給を支給するなど、それぞれのスタッフに合わせた歩合給を割り当てることが可能です。詳細については、歩合給の記録を設定するをご覧ください。

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