スタッフ管理をはじめる

概要

Square スタッフ管理には、店舗、端末、職務にまたがってチームを簡単に管理するためのツールがあります。ビジネスニーズを満たすための無料プランと有料プランのスタッフ Plusをご用意しています。

無料プランでは、スタッフはPOSレジで出勤/退勤ができます。また、タイムカードを使用して時間を記録したり、POSレジやオンラインSquare データの重要な領域を保護したり制限したりできます。追加費用はかかりません。無料プランを開始するには、最初のスタッフを追加するだけです。

スタッフ Plusにアップグレードすることで、無制限の権限セット、スタッフごとのアクティビティログ、スタッフごとの販売レポート、販売に対する人件費のレポート、複数の賃金設定などの高度な機能にアクセスできます。こちらから30日間の無料トライアルを開始してください。

この機能でできること

事業主用パスコードの設定

まだ行っていない場合は、スタッフを追加して権限を割り当てる前に、事業主用パスコードを作成する必要があります。事業主用パスコードを使用してSquareアプリで出退勤ができますが、最も重要なのは、スタッフが行ったパスコード関連のアクションを上書きできることです。たとえば、スタッフが権限を持たないアクションを実行しようとした場合、Squareアプリはそのアクションを実行するために、事業主用パスコードを要求してきます。事業主用パスコードを作成するには次の手順を行います。

1. オンラインSquare データの [スタッフ] リストから、アカウント所有者の名前をクリックします。
2. [アクセス権限] で [編集] をクリックします。
3. [認証情報] セクションで、4桁のカスタムパスコードを作成するか、[生成する] をクリックしてランダムに作成します。
4. [保存] をクリックします。

最初のスタッフを追加します。

スタッフをSquareに追加して、スタッフ管理を始めましょう。これにより、スタッフの時間を記録し、Squareアカウントに権限を設定できるようになります。スタッフを追加するほど、スタッフ管理が強力になります。最初のスタッフを追加するには次の手順を行います。

1. オンライン Square データの [スタッフ] リストで [スタッフ情報を作成する] をクリックします。
2. スタッフの名前と個人情報を入力し、[保存] します。

新しいスタッフの個人情報を保存すると、そのスタッフのプロフィールが作成されます。このプロファイルを使用すると、スタッフの個人情報の編集ができ、所有している事業での仕事に応じて職種や賃金を割り当てることができます。スタッフに職種と賃金を追加すると、人件費を記録できます。Square タイムカードを使用している場合は、所有している事業での複数の仕事内容に費やした時間を表示できます。注：職種を追加する必要がありますが、賃金情報はオプションです。

職種および賃金を割り当てるには次の手順を行います。

1. 新しく作成したスタッフのプロフィールから、[設定を完了] をクリックします。
2. [職種] 画面で、[残業適用除外] のオンオフを切り替え、主な職種と給与形態（時間給と給与など）を入力します。
3. 選択した給与形態に基づいて、時給または年収、そして一週間の勤務時間を入力します。
4. [保存] をクリックします。

注意：スタッフに副次的な賃金を必要とする追加の職責があり、スタッフ Plusを定期購入している場合は、[別の賃金を追加] を選択して、別の職種と給与形態を追加します。スタッフに2つ以上の賃金が設定されている場合、そのうちの1つをスタッフが出退勤の入力時にSquareアプリから選択すると、選んだ役職に対応する賃金が記録され人件費のレポートに反映されます。たとえば、勤務時間の一部は担当者として働き、それからマネージャーに切り替えることができます。

アクセス権限を設定する

スタッフを追加したら、スタッフに権限を割り当てることができます。権限は、スタッフがPOSレジおよびオンラインSquare データで表示・実行できる内容を制御することにより、ビジネスとその機密情報を保護します。また、オンラインのSquare データとSquare POSレジ、アポイントメント、請求書アプリへのスタッフのアクセス権限を決定することもできます。

アクセス権限を使用すると、カスタムのアクセス権限またはスタッフのアクセス権限をスタッフに割り当てることができます。カスタムのアクセス権限は完全にカスタマイズ可能で、個々のスタッフに固有です。たとえば、マネージャー、会計士、レジ係にさまざまな権限セットを与えることができます。スタッフのアクセス権限は、スタッフ全員に割り当てられ、自由に使用できる単一の権限セットです。注：カスタムのアクセス権限は、スタッフ Plusの有料会員の場合ご利用いただけます。

アクセス権限セットは、特定の職務に基づいて個々のスタッフ用に作成でき、同じ機能を実行する将来のスタッフが再利用できることに留意することが重要です。

カスタムのアクセス権限を追加するには次の手順を行います。

1. 新しく作成したスタッフのプロフィールから、[アクセス権限を設定する] をクリックします。
2. スタッフのアクセス権限画面で、[権限セット] ドロップダウンメニューを使用して、[新しい権限セットを作成] を選択します。
3. アクセス権限設定名を入力します。
4. [すべて] をオンにしてすべてのアクセス権限を有効にするか、アクセス権限グリッドを使用してアクセス権限設定をカスタマイズして [続行] をクリックします。
5. アクセスポイントを選択して、スタッフがSquareアプリにアクセスできる店舗を指定します。
   • 共有のPOSレジ：スタッフが4桁のスタッフパスコードを使用してPOSレジにアクセスすることを許可します（例：POSレジで同じスタッフパスコードを使用するすべてのスタッフ）。
   • モバイルPOSレジ：スタッフに自分のメールアドレスとパスワードを使って個人の端末からSquare POSレジにログインすることを許可します（例：出先で決済を受け付けるスタッフなど）。
   • Square データ：スタッフに自分のメールアドレスとパスワードを使ってSquare データにログインすることを許可します。
6. [保存] をクリックします。

該当する場合、スタッフにはSquareより個人の端末でオンラインSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスするための独自のログインを作成するよう招待するメールが送信されます。

スタッフのアクセス権限とアクセスポイントを選択したら、次のステップは店舗を有効にし、認証情報（個人のパスコードなど）を提供することです。スタッフは、個人のパスコード認証情報を使用して、時間や売上の記録や出退勤ができます。次の手順を行います。

1. スタッフが勤務する適切な店舗を選択するには、[店舗なし] をクリックします。 注意：複数の店舗を使用していて、それぞれにスタッフのアクセス権限を与えたい場合は、[現時点および将来の店舗すべてに割り当て] をオンにします。
2. [保存] をクリックします。
3. [認証情報] で、スタッフがログインして時間を記録するために使用する個人のパスコードを作成します。これは、[生成する] を選択してカスタマイズまたはランダムに作成できます。
4. [保存] をクリックします。

注：このパスコードは記録用に必ず保管し、スタッフに提供してください。パスコードはスタッフごとに異なります。店舗にひも付けられている端末であれば、Squareアプリにアクセスできるようになります。

アクセス権限セットを作成したら、いつでも編集または削除できます。これには次の手順を行います。

1. Square データにログインし、[スタッフ] ＞ [アクセス権限] の順に進みます。
2. 既存のアクセス権限設定を選択して編集します。
3. [保存] をクリックします。変更した内容は、対象のアクセス権限設定が割り当てられているすべてのスタッフに適用されます。

アクセス権限設定を削除するには、[削除] をクリックします。注意：有効なスタッフに削除対象のアクセス権限設定が割り当てられている場合、先にそのスタッフのアクセス権限設定を解除してから削除する必要があります。

スタッフのアクセス権限とスタッフのパスコードの設定

スタッフ管理を使用すると、すべてのスタッフの単一のスタッフのアクセス権限セットに無料でアクセスすることもできます。スタッフのアクセス権限を使用すると、自分の端末でSquare POSレジおよびオンラインSquare データにアクセスするときに、すべてのスタッフに同じアクセス権限のセットを与えることができます。さらに、スタッフがPOSレジへのログインに使用するスタッフパスコードを設定できます。設定したスタッフのアクセス権限はスタッフパスコードに適用されるため、共有POSレジでスタッフがアクセスできるアクションと情報を制御できます。

スタッフのパスコードは、スタッフごとの時間や売上を記録したり、特定のスタッフに残りのスタッフとは異なるアクセス権限を与えたりする必要のないビジネスに適しています。

オンラインSquare データでスタッフのアクセス権限を有効にする

1. Square データで チーム > アクセス権限]の順に表示します。
2. [スタッフのアクセス権限] を選択します。
3. 共有のPOSレジを使用しているスタッフを対象に、ランダムなパスコードを作成するか自動生成します。このパスコードを記録してスタッフと共有してください。
4. スタッフ全員に付与したいアクセス権限を選択します。ここで選択しなかった内容にスタッフがアクセスしたい場合は、その内容にアクセス権限のある他のスタッフのパスコードが求められます。
5. [保存] をクリックします。

注意：スタッフのアクセス権限は、スタッフを初めて追加する際に有効にすることも可能です。

スタッフのパスコードを編集する

Square データでスタッフのパスコードを編集するには、次の手順を行います。

1. Square データで [チーム] > [アクセス権限] の順に表示します。
2. [スタッフのアクセス権限] を選択します。
3. ランダムなパスコードを作成するか自動生成します。このパスコードを記録してスタッフと共有してください。
4. [保存] します。

Square アプリからスタッフのパスコードを変更するには、次の手順を行います。

1. ナビゲーションメニューから、[設定] > [セキュリティ] > [パスコード] の順に選択します。
2. 既存のスタッフのパスコードをタップします。
3. 事業主用パスコードを入力します。
4. 新しいスタッフのパスコードを入力し [保存] します。
5. 新しいパスコードをスタッフ全員と共有します。

Square POSレジでのスタッフ管理の設定

アクセス権限セットとスタッフプロフィールを作成したら、Squareアプリでスタッフ管理を有効にする準備が整います。

Square POSレジでパスコードを設定する

1. ナビゲーションメニューから、[設定] > [セキュリティ] > [パスコード] の順に選択して、[パスコード] をオンに切り替えます。
2. [スタッフのパスコードを許可する] をオンにします。 注：この権限をオンにするには、事業主用パスコードまたはフルアクセスパスコードが必要です。
3. デフォルトでは、スタッフは支払いを受け付けるためのアクセス権しかありませんが、他のすべてのアクションには事業主用パスコードが必要です。払い戻しの発行やレポートの表示などの権限をスタッフに付与する場合は、[編集] をタップします。モバイルブラウザのオンラインSquare データの [アクセス権限] に移動します。共有のPOSレジを使用してスタッフのスタッフパスコードを作成しアクセスを許可する対象を選択します。
4. [保存] を選択し、Square POSレジアプリに戻ります。

現時点で、スタッフパスコードを使用しているすべてのスタッフは、支払いを受け付け、スタッフのアクセス許可として選択されたPOSレジ領域と機能にアクセスできます。スタッフが制限された領域にアクセスしたり、制限されたアクションを実行したりする必要がある場合は、正しいアクセス権限を有効にして事業主パスコードを入力する必要があります。

個人パスコードを使用すると、特定のアクションにパスコードを使用するようスタッフに要求できます。さらに、スタッフは、店頭にペアリングされている端末でメールアドレスやパスワードなしでSquare アプリにログインができます。注：スタッフに割り当てたアクセス権はそのスタッフの個人パスコードにひも付きます。

ログインすると、スタッフは個人売上高レポートに表示される支払いを受け付ることができ、アクセス権限セットに固有のその他のアクションを実行することもできます。

1. Squareアプリを開き、事業主の電子メールまたは端末コードでサインインします。端末コードを使用してサインインする場合は、設定を管理する権限のあるパスコードを必ず入力してください。
2. ナビゲーションメニューから、[設定] > [セキュリティ] > [パスコード] > [パスコードを有効化] の順にタップします。
3. [パスコードが必要です] で、[売上ごと]、[ログアウト後]、[売上を取り消す場合] を選択し、支払いをキャンセルします。
4. パスコードを入力してこれらの変更を保存します。
5. 希望する Squareアプリのタイムアウト時間を選択します。
6. 画面右下の [ログアウト] をタップして、スタッフがログインして支払いの受け付けを開始できるようにします。

POSレジアプリでスタッフパスコードを無効にする

POSレジアプリでパスコードを有効にした後はいつでも無効にすることができます。注意：パスコードを無効にすると、スタッフがスタッフパスコードまたは個人パスコードでPOSレジにログインできなくなります。

1. ナビゲーションバーで3本線のアイコンをタップします:
2. [設定] > [セキュリティ] > [パスコード] の順にタップします。
3. [スタッフパスコードを許可する] をオフにします。

スタッフの無効化/再有効化

スタッフを無効にする

スタッフが完全にまたは一時的に退職した場合、スタッフのプロフィールを無効にすることができます。

1. オンラインSquare データの [スタッフ] リストから、スタッフを選択します。
2. 3点アイコンのアクションドロップダウン > [スタッフを無効にする] の順にクリックして確定します。

注意：スタッフの情報は、無効化されても失われたり削除されたりすることはなく、いつでも再有効化できます。

スタッフを再有効化する

1. Square データの [スタッフ] 一覧の左側にある [ステータス] ドロップダウンメニューから [無効] をクリックします。
2. スタッフの名前をクリックし、続いて [スタッフを再有効化する] をクリックします。
3. Square POSレジアプリへのログインと支払いの受け付けをスタッフに許可するには、[アクセス権限] 画面で [編集] をクリックし、ドロップダウンメニューからアクセス権限設定を選択するか新規に作成します。
4. パスコードによるSquare POSレジアプリへのログインをスタッフに許可するには、4桁の任意のパスコードを入力するか [生成する] をクリックしてパスコードをランダムに作成します。
5. 割り当てられたアクセス権限によってスタッフが個人の端末からSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスすることを許可されている場合は、ログインに使用するメールアドレスを入力します。

注意：これは、スタッフがスタッフ管理を有効にしてPOSレジにアクセスするために使用するパスコードであるため、これを記録として保持しておくことが重要です。

取引履歴ログ

Square データの取引履歴ログでは、スタッフが担当した払い戻し、無料提供／取り消し、ディスカウントなどの重要な処理を管理することができます。

スタッフ管理を使用すると、Square アプリと仮想ターミナルで行われた各アクションの時間と店舗を表示するために無料アクセスができます。スタッフ Plusにアップグレードすることで、スタッフごとにアクションを表示およびフィルタリングすることもできます。 このより詳細なレポートを使用すると、払い戻し、補償、割引、および取引の無効化を発行しているスタッフの確認ができます。