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スタッフ管理をはじめる

Square スタッフ管理には、店舗、端末、職務にまたがってチームを簡単に管理するためのツールがあります。ビジネスニーズを満たすための無料プランと有料プランのスタッフ Plusをご用意しています。

無料プランでは、スタッフはPOSレジで出勤/退勤ができます。また、シフトを使用して時間を記録したり、POSレジやオンラインSquare データの重要な領域を保護したり制限したりできます。追加費用はかかりません。無料プランを開始するには、初期スタッフを追加するだけです。

スタッフ Plusにアップグレードすると、無制限の権限セット、スタッフごとのアクティビティログ、スタッフごとの販売レポート、販売に対する人件費のレポート、複数の賃金設定などの高度な機能にアクセスできます。本プランを開始するにはこちらから、30日間の無料トライアルに登録してください。

この機能でできること

スタッフ管理 スタッフ Plus
価格 全店舗無料 店舗あたり¥3,000/月
機能
タイムレコーダー ✔️ ✔️
タイムカードレポート ✔️ ✔️
シフトスケジュール作成 ✔️ ✔️
早めの休憩終了を防止 - ✔️
定刻より早め/予定外の出勤を防止 - ✔️
Square POSレジ連携 ✔️ ✔️
給与管理データのエクスポート ✔️ ✔️
休憩時間の記録 ✔️ ✔️
休憩違反レポート - ✔️
複数賃金率 - ✔️
アクセス権限
一組のアクセス権限設定 ✔️ -
無制限のアクセス権限設定 - ✔️
アナリティクスとレポート
スタッフ別の取引履歴ログ - ✔️
残業レポート ✔️ ✔️
スタッフ別の売上レポート - ✔️
総売上高 vs 人件費レポート - ✔️
個人売上高 vs 人件費レポート - ✔️
スケジュール済み時間 vs 実働時間レポート - ✔️

事業主用パスコードの設定

まだ行っていない場合は、スタッフを追加して権限を割り当てる前に、事業主用パスコードを作成する必要があります。事業主用パスコードを使用してSquareアプリで出退勤ができますが、最も重要なのは、スタッフが行ったパスコード関連のアクションを上書きできることです。たとえば、スタッフが権限を持たないアクションを実行しようとした場合、Squareアプリはそのアクションを実行するために、事業主用パスコードを要求してきます。

事業主用パスコードを作成するには、以下の手順を行います。

  1. Square データから [スタッフ] > [スタッフ] の順にアクセスして、[スタッフ] リストからアカウント登録者名をクリックします。

  2. アクセス権限で、[編集]をクリックします。

  3. 認証情報セクションで、カスタム、下4桁のパスコードを作成するか、[生成]をクリックして、ランダムにパスコードを作成します。

  4. [保存] をクリックします。

最初のスタッフを追加します。

スタッフをSquareに追加して、スタッフ管理を始めましょう。これにより、スタッフの時間を記録し、Squareアカウントに権限を設定できるようになります。スタッフを追加するほど、スタッフ管理が強力になります。最初のスタッフを追加するには次の手順を行います。

Square データでスタッフを作成する

  1. Square データの [スタッフ] タブから、[スタッフを作成] をクリックします。
  2. スタッフの名前、メールアドレス、電話番号を入力します。スタッフIDの入力は任意です。
  3. [保存] をクリックします。

注意:メールアドレスを追加すると、スタッフはSquare スタッフアプリのタイムカードにアクセスできるようになります。

新しいスタッフの個人情報を保存すると、そのスタッフのプロフィールが作成されます。このプロフィールを使用すると、スタッフの個人情報を編集でき、所有している事業の仕事に応じて職種や賃金を割り当てることができます。スタッフに職種と賃金を追加すると、人件費を記録できます。Square タイムカードを使用している場合は、所有している事業で、複数の仕事の実施時間が表示できます。

職種および賃金を割り当てる

  1. 新しく作成したスタッフのプロフィールから、設定を [完了] をクリックします。
  2. [職種] 画面で、[残業適用除外] のオンオフを切り替え、主な職種と給与形態(時間給と給与など)を入力します。
  3. 選択した給与形態に基づいて、時給または年収、そして一週間の勤務時間を入力します。
  4. [保存] をクリックします。

注意:役職の追加は必須ですが、賃金情報の入力は任意です。

スタッフに副次的な賃金を必要とする追加の職責があり、スタッフ Plusを定期購入している場合は、[別の賃金を追加] を選択して、別の職種と給与形態を追加します。スタッフに2つ以上の賃金が設定されている場合、そのうちの1つをスタッフが出退勤の入力時にSquareアプリから選択すると、選んだ役職に対応する賃金が記録され人件費のレポートに反映されます。たとえば、勤務時間の一部は担当者として働き、それからマネージャーに切り替えることができます。

Square POSレジアプリでスタッフを作成する

  1. Square POSレジアプリのナビゲーションパネルから、[スタッフ] をタップします。
  2. [+] アイコンをタップすると [スタッフを作成] 画面が表示されます。
  3. 最初にスタッフの名前、メールアドレス、電話番号を入力します。
  4. ここで [メインの役職] をタップして、そのスタッフに役職を割り当てます。または [職種を作成] をタップして、新しく作成した役職を割り当てます。
  5. 戻る矢印をタップして [スタッフを作成] 画面に戻り、スタッフの [時給] を入力します。注意:このフィールドは、スタッフのプロフィール情報に保存する必要はありません。
  6. [アクセス権限設定] をタップして、スタッフを既存のアクセス権限設定へと割り当てます。注意:スタッフは作成時に自動的に [スタッフのアクセス権限] に割り当てられます。アクセス権限設定の作成と編集は、現時点ではSquare データでのみ行うことが可能です。
  7. カスタムパスコードの作成およびスタッフへの割り当てを行う場合は、[個人パスコード] をタップして [完了] をタップします。注意: 新規スタッフには自動的に生成されたパスコードがと割り当てられますが、このセクションからカスタムパスコードを割り当てるオプションをいつでもご利用いただけます。
  8. [店舗] をタップしてスタッフに当てはまる店舗を選択して、[現時点および将来の店舗すべてに割り当てる] オプションをオン/オフに切り替えます。注意:スタッフ作成時の [店舗] セクションはデフォルトで、Square POSレジアカウントに関連付けられている現在の店舗に設定されます。
  9. [スタッフを作成] 画面に戻り、すべての情報が正しいことを確認して [保存] をタップします。

その他のスタッフについてもアプリ内で、上述の手順を繰り返してください。スタッフを作成すると彼らは、あなたが有効化した設定やアクセス権限を基に、すぐにSquare POSレジを使えるようになります。注意: 作成したスタッフのプロフィールで必須情報が欠けている場合は、[不足している情報] に関する通知があなた宛てに届きます。

アクセス権限を設定する

スタッフを追加し終わったら、権限をスタッフに割り当てることができます。権限を設定することで、POSレジやSquare データ上でスタッフがアクセスできる情報を制限できるため、ビジネスおよびその大切な情報を安全に保つことができます。また、Square データおよびSquare Square POSレジSquare 予約Square 請求書の各アプリへのスタッフのアクセス権限を決めることもできます。

アクセス権限を使用すると、カスタムのアクセス権限またはスタッフのアクセス権限をスタッフに割り当てることができます。カスタムのアクセス権限は完全にカスタマイズ可能で、個々のスタッフに固有の権限が与えられます。たとえば、マネージャー、会計士、レジ係にさまざまな権限を与えることができます。スタッフのアクセス権限は、割り当てられたスタッフ全員が、自由に使用できる単一の権限のセットです。注意:カスタムのアクセス権限は、有料スタッフ Plusの利用者場合ご利用いただけます。

アクセス権限セットは、特定の職務に基づいて個々のスタッフ用に作成でき、同じ機能を実行する将来のスタッフが再利用できることを覚えておくことが重要です。

カスタムアクセス権限を追加する

  1. 新しく作成したスタッフのプロフィールから、[アクセス権限を設定する] をクリックします。
  2. スタッフのアクセス権限画面で、[権限セット] ドロップダウンメニューを使用して、[新しい権限セットを作成] を選択します。
  3. アクセス権限設定名を入力します。
  4. [すべて] をオンにしてすべてのアクセス権限を有効にするか、アクセス権限グリッドを使用してアクセス権限設定をカスタマイズして [続行] をクリックします。
  5. アクセスポイントを選択して、スタッフがSquareアプリにアクセスできる店舗を指定します。
    • 共有のPOSレジ:スタッフが4桁のスタッフパスコードを使用してPOSレジにアクセスすることを許可します(例:POSレジで同じスタッフパスコードを使用するすべてのスタッフ)。
    • モバイルPOSレジ:スタッフに自分のメールアドレスとパスワードを使って個人の端末からSquare POSレジにログインすることを許可します(例:出先で決済を受け付けるスタッフなど)。
    • Square データ:スタッフに自分のメールアドレスとパスワードを使ってSquare データにログインすることを許可します。
  6. [保存] をクリックします。

注意:新しいアクセス権限設定の作成を行えるのは、現時点ではSquare データからのみです。アプリからは行えません。

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スタッフ宛ての招待メール

該当する場合、Squareからスタッフに対し、個人の端末でオンラインSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスするため、独自ログインの作成を招待するメールが送信されます。またスタッフは、Square スタッフアプリのタイムカードにもアクセスできます。スタッフに「招待されました」メールが届かなかった場合は、スパム/迷惑メールフォルダをご確認ください。

スタッフのアクセス権限とアクセスポイントを選択したら、次のステップは店舗を有効にし、認証情報(個人のパスコードなど)を提供することです。スタッフは、個人のパスコード認証情報を使用して、時間や売上の記録や出退勤ができます。

個人のパスコードを設定する

  1. スタッフが勤務する適切な店舗を選択するには、[店舗なし] をクリックします。 注意:複数の店舗を使用していて、それぞれにスタッフのアクセス権限を与えたい場合は、[現時点および将来の店舗すべてに割り当て] をオンにします。
  2. [保存] をクリックします。
  3. [認証情報] で、スタッフがログインして時間を記録するために使用する個人のパスコードを作成します。これは、[生成する] をクリックしてカスタマイズまたはランダムに作成できます。
  4. [保存] をクリックします。

注意:このパスコードは記録用に必ず保管し、スタッフに提供してください。パスコードはスタッフごとに異なります。店舗にひも付けられている端末であれば、Squareアプリにアクセスできるようになります。

アクセス権限を編集/削除する

  1. Square データにログインし、[スタッフ] > [アクセス権限] の順に進みます。
  2. 既存のアクセス権限設定を選択して編集します。
  3. [保存] をクリックします。変更した内容は、対象のアクセス権限設定が割り当てられているすべてのスタッフに適用されます。
  4. アクセス権限を削除するには、[消去] をクリックします。

注意:有効なスタッフに消去対象のアクセス権限設定が割り当てられている場合、先にそのスタッフのアクセス権限設定を解除してから消去する必要があります。

スタッフのアクセス権限とスタッフのパスコードの設定

スタッフ管理を使用すると、すべてのスタッフの単一のスタッフのアクセス権限セットに無料でアクセスすることもできます。スタッフのアクセス権限を使用すると、自分の端末でSquare POSレジおよびオンラインSquare データにアクセスするときに、すべてのスタッフに同じアクセス権限のセットを与えることができます。さらに、スタッフがPOSレジへのログインに使用するスタッフのパスコードを設定できます。設定したスタッフのアクセス権限はスタッフパスコードに適用されるため、共有POSレジでスタッフがアクセスできるアクションと情報を制御できます。

スタッフのパスコードは、スタッフごとの時間や売上を記録したり、特定のスタッフに残りのスタッフとは異なるアクセス権限を与えたりする必要のないビジネスに適しています。

Square データからスタッフのアクセス権限を有効にする

  1. Square データから [スタッフ] > [アクセス権限] の順にアクセスします。
  2. [スタッフのアクセス権限] をクリックしアクセス権限のレベルを確認して、[続行] をクリックします。
  3. 共有のPOSレジを使用しているスタッフを対象に、ランダムなパスコードを作成するか自動生成します。このパスコードを記録してスタッフと共有してください。
  4. スタッフ全員に付与したいアクセス権限を選択します。ここで選択しなかった内容にスタッフがアクセスしたい場合は、その内容にアクセス権限のある他のスタッフのパスコードが求められます。
  5. [保存] をクリックします。

注意:スタッフのアクセス権限は、スタッフを初めて追加する際に有効にすることも可能です。

Square データからスタッフのパスコードを編集する

  1. [スタッフ] > [アクセス権限] の順にアクセスします。
  2. [スタッフのアクセス権限] を選択します。
  3. ランダムなパスコードを作成するか自動生成します。このパスコードを記録してスタッフと共有してください。
  4. [保存] をクリックします。

Square POSレジアプリからスタッフのパスコードを編集する

  1. ナビゲーションメニューから、[設定] > [セキュリティ] > [パスコード] の順に選択します。
  2. 既存の [スタッフのパスコード] をタップします。
  3. 事業主用パスコードを入力します。
  4. 新しいスタッフのパスコードを入力して、[保存] をタップします。
  5. 新しいパスコードをスタッフ全員と共有します。

Square POSレジでのスタッフ管理の設定

アクセス権限セットとスタッフプロフィールを作成したら、Squareアプリでスタッフ管理を有効にする準備が整います。

Square POSレジでパスコードを有効にする

  1. ナビゲーションメニューから、[その他] をタップします。
  2. [設定] > [セキュリティ] > [パスコード] の順にタップします。
  3. [スタッフのパスコードを許可する] をオンに切り替えます。 注意:この権限をオンにするには、事業主用パスコードまたはフルアクセスパスコードが必要です。
  4. デフォルトでは、スタッフは支払いを受け付けるためのアクセス権しかありませんが、他のすべてのアクションには事業主用パスコードが必要です。払い戻しの発行やレポートの表示などの権限をスタッフに付与する場合は、[編集] をタップします。モバイルブラウザのオンラインSquare データの [アクセス権限] に移行します。
  5. 共有のPOSレジを使用してスタッフのスタッフパスコードを作成し、アクセスを許可する対象を選択します。
  6. [保存] をタップし、Square POSレジアプリに戻ります。

現時点で、スタッフパスコードを使用しているすべてのスタッフは、支払いを受け付け、スタッフのアクセス許可として選択されたPOSレジ領域と機能にアクセスできます。スタッフが制限された領域にアクセスしたり、制限されたアクションを実行したりする必要がある場合は、正しいアクセス権限を有効にして事業主パスコードを入力する必要があります。

個人パスコードを使用すると、特定のアクションにパスコードを使用するようスタッフに要求できます。さらに、スタッフは、店舗にペアリングされている端末でメールアドレスやパスワードなしでSquare アプリにログインができます。注意:スタッフに割り当てたアクセス権はそのスタッフの個人パスコードにひも付きます。

Square POSレジアプリのパスワード要件

ログインすると、スタッフは個人売上高レポートに表示される支払いを受け付けることができ、アクセス権限セットに固有のその他のアクションを実行することもできます。

  1. Squareアプリを開き、事業主の電子メールまたは端末コードでサインインします。端末コードを使用してサインインする場合は、設定を管理する権限のあるパスコードを必ず入力してください。
  2. ナビゲーションメニューから、[その他] をタップします。
  3. ナビゲーションメニューから、[設定] > [セキュリティ] > [パスコード] > [パスコードを有効化] の順にタップします。
  4. [パスコードが必要です] で、[売上ごと]、[ログアウト後]、[売上を取り消す場合] を選択し、支払いをキャンセルします。
  5. パスコードを入力してこれらの変更を保存します。
  6. 希望する Squareアプリのタイムアウト時間を選択します。
  7. 画面右下の [ログアウト] をタップして、スタッフがログインして支払いの受け付けを開始できるようにします。

Square POSレジアプリでスタッフパスワードを無効にする

POSレジアプリでパスコードを有効にした後はいつでも無効にすることができます。注意:パスコードを無効にすると、スタッフがスタッフパスコードまたは個人パスコードでPOSレジにログインできなくなります。

  1. ナビゲーションメニューから、[その他] をタップします。
  2. [設定] > [セキュリティ] > [パスコード] の順にタップします。
  3. [スタッフパスコードを許可する] をオフに切り替えます。

スタッフの無効化/再有効化

スタッフを無効にする

スタッフが完全にまたは一時的に退職した場合、スタッフのプロフィールを無効にすることができます。

  1. オンラインSquare データの [スタッフ] リストから、スタッフを選択します。
  2. 3点アイコンのアクションドロップダウン > [スタッフを無効にする] の順にクリックして確定します。

注意:スタッフの情報は、無効化されても失われたり削除されたりすることはなく、いつでも再有効化できます。

スタッフをもう一度有効にする

  1. Square データの [スタッフ] リストで、左にある [ステータス] ドロップダウンメニューから [無効] をクリックします。
  2. スタッフの名前をクリックし、続いて [スタッフを再有効化する] をクリックします。
  3. Square POSレジアプリへのログインと支払いの受け付けをスタッフに許可するには、[アクセス権限] 画面で [編集] をクリックし、ドロップダウンメニューからアクセス権限設定を選択するか新規に作成します。
  4. パスコードによるSquare POSレジアプリへのログインをスタッフに許可するには、4桁の任意のパスコードを入力するか [生成する] をクリックしてパスコードをランダムに作成します。
  5. 割り当てられたアクセス権限によってスタッフが個人の端末からSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスすることを許可されている場合は、ログインに使用するメールアドレスを入力します。

注意:これは、スタッフがスタッフ管理を有効にしてPOSレジにアクセスするために使用するパスコードであるため、これを記録として保持しておくことが重要です。

レポート

[スタッフのアクセス権限] を有効にすると、スタッフがSquareで売上を処理するとき、4桁のパスコードを使用して売上を管理することができます。
 
スタッフの個別売上レポートを表示するには、以下の手順を行います。

  1. Square データから [レポートタブ] にアクセスして、[スタッフ別売上] をクリックします。

  2. 表示する日付範囲と店舗を選択します。

  3. [フィルター種別] をクリックしてから [スタッフ(決済担当)] にチェックマークを入れます。

  4. [すべてのスタッフ] をクリックして、個別のスタッフを選択します。

詳細については、Squareの詳細レポート オプションをご覧ください。

取引履歴ログ

Team Management - Activity Log - US - EN

Square データの [取引履歴ログ] では、払い戻し、商品在庫の更新、無料提供/取消、ディスカウントなど、スタッフが担当した重要な処理を管理できます。

スタッフ管理を利用して、Square アプリとブラウザ決済で行われた各アクションに自由にアクセスし、その時刻と店舗を確認できます。スタッフ Plusにアップグレードするすることで、スタッフごとにアクションを表示し絞り込むことも可能です。このより詳細なレポートにより、払い戻し、無料提供/取り消し、商品在庫の更新、および取引の無効化を、どのスタッフが処理したかを確認できます。

スタッフ管理のシフトスケジュールを作成する

日々の運営と人件費を明確に把握することは、事業管理において重要です。Square スタッフ管理およびスタッフ Plusの「シフトスケジュール作成」機能を利用すれば、あなたとスタッフ全員のスケジュールを1か所で作成、管理、公開することができます。スタッフ管理のシフトスケジュール作成には、お使いのPOSレジを自動的に統合するのに必要なツールが装備されているので、シンプルでスムーズに毎日のシフトを管理することが可能です。

詳細については、スタッフ管理のシフトスケジュールを作成するをご覧ください。

スタッフ Plusの歩合給率

Squareでは、それぞれのサービスや商品の売り上げに合わせて、各スタッフに独自の歩合給を割り当てることができます。 スタッフは売上属性に基づいて歩合給が割り当てられます。これはスタッフ別売上レポートにまとめられます。詳細については、歩合給の記録を設定するをご覧ください。

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