Actualizaciones de sistema

Estamos experimentando problemas que pueden afectar a tus servicios Square. Continuaremos actualizando nuestra página de estado con más información.

Inicio>Administración de equipos

Comenzar con Turnos Square

Con Turnos Square, puedes controlar las horas de tu equipo, administrar los calendarios, vigilar las propinas y prepararte para la nómina. Los miembros del equipo pueden marcar entrada y salida en el punto de venta, o usar la App Mi Equipo Square, así como ver o imprimir los resúmenes de su día laboral directamente desde el punto de venta. También puedes crear, administrar y publicar calendarios en función de la disponibilidad de tu equipo. Turnos Square incluye más funciones avanzadas, como informes de costo de mano de obra, control del pozo de propinas y comisiones, prevención de marcadas de entrada y salida tempranas y no programadas, y más.

Con los informes de Turnos Square, ahorrarás tiempo en el cálculo de las horas de los miembros del equipo, el cálculo de las propinas y la preparación de la nómina con informes de registros de horas automáticos que se pueden exportar fácilmente a Nómina Square o tu computadora como un archivo CSV. Una vez que hayas configurado los turnos de tu equipo, puedes verlos informes de turnos directamente desde tu Panel de Datos Square en línea, y los miembros del equipo pueden llevar un registro de las horas trabajadas en la aplicación Mi equipo Square. Cuando uses Turnos Square Plus, también podrás ver cómo se comparan las horas programadas con las horas reales trabajadas por los miembros del equipo. Tanto en Jornada laboral como en Costo laboral, podrás ver los próximos turnos programados, así como alertas para marcadas de salida tempranas, tardías y ausencias.

Turnos Square es gratis para todos los usuarios con hasta cinco miembros del equipo e incluye acceso a funciones básicas de administración laboral. Para equipos de seis o más, Turnos Square Plus está disponible a partir de $4 por miembro del equipo e incluye acceso a funciones avanzadas adicionales. Puedes registrarte para una prueba gratis de 30 días y comenzar desde la pestaña Turnos de tu Panel de Datos Square en línea o desde la pestaña Explorar de la aplicación Mi equipo Square en dispositivos iOS.

Obtén más información sobre Precios y funciones de Turnos Square.

Funciones de Turnos Square

Programación y administración de turnos

Función Turnos gratis Turnos Plus
Creación y publicación de calendarios Hasta 10 días de antelación Ilimitado
Notas de turnos
Duplicación de calendarios de turnos
Configuración de disponibilidad de los miembros del equipo en la app Mi Equipo
Administración de licencias
Programación de turnos disponibles
Cambio de turno

Registros de horas y asistencia

Función Turnos gratis Turnos Plus
Marcación de entrada y salida desde el punto de venta o la app Mi Equipo
Informes de horas y registros de horas
Seguimiento de horas extra y descansos
Notas de registro de horas
Ediciones de registro de horas sugeridas por el equipo

Informes de costo de mano de obra

Función Turnos gratis Turnos Plus
Informes básicos del costo de mano de obra y las horas extra
Informes de mano de obra vs. ventas
Informes de ventas por miembro de equipo
Alertas de turnos no programados, entrada y salida tempranas e infracciones de descanso
Informe de horas programadas vs. reales
Bloqueo de marcación de entrada temprana o no programada
Recordatorios de turnos, descansos y marcación de entrada para miembros del equipo
Bloqueo de finalización anticipada del descanso
Marcación de salida automática
Conversión de excesos de descansos pagos en descansos no pagos

Permisos

Función Turnos Gratis Turnos Plus
Conjuntos de permisos personalizados Un conjunto de permisos personalizados Dos conjuntos de permisos personalizados

Salarios y compensación

Función Turnos gratis Turnos Plus
Compatibilidad para miembros del equipo asalariados y por hora
Varios puestos/salarios por miembro del equipo
Exportación de informes de registro de horas
Sincronización con los socios integrados de Square
Sincronización con Nómina Square
Seguimiento de propinas
Pozo de propinas
Seguimiento de propinas en efectivo
Seguimiento de comisiones

Nota: Los suscriptores de Citas Square Premium, Square para Tiendas Premium y Square para Restaurantes Premium tienen acceso a las funciones de Turnos Square Plus sin costo adicional. No tienes que hacer nada en tu cuenta de Square para acceder a todas estas funciones si tienes una suscripción a por lo menos uno de estos servicios. Las versiones gratis de estos servicios de suscripción no te dan acceso a las funciones de Turnos Square Plus.

Agregar miembros del equipo

Comienza con Turnos Square al suscribirte a los niveles gratis o pagos en la sección Turnos Square de tu Panel de Datos. Luego, puedes agregar miembros del equipo, asignar salarios y determinar si son elegibles para recibir propinas. Ten en cuenta que Turnos Square Gratis tiene un límite de cinco miembros del equipo; si quieres agregar seis o más miembros del equipo a tu cuenta, deberás suscribirte a Turnos Square Plus.

Para agregar tu primer miembro del equipo, sigue estos pasos:

Crea un miembro del equipo desde el Panel de Datos Square

  1. Inicia sesión en el Panel de Datos Square en línea y haz clic en Personal > Equipo > Miembros del equipo.
  2. Haz clic en Miembro del equipo.
  3. Completa el perfil del miembro del equipo. Ingresa su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono. Los campos de la dirección de correo electrónico y el número de teléfono son opcionales. La identificación de miembro del equipo es opcional, pero te recomendamos completarla.
  4. Haz clic en Siguiente.

Nota: Al agregar un correo electrónico, se invitará al miembro del equipo para que se registre en Square, obtenga su código de acceso personal y acceda a su registro de horas en la aplicación Mi equipo Square. Si eres usuario de Nómina Square, los miembros del equipo también podrán ver sus talones de pago en la aplicación Mi equipo Square.

Asigna puestos y salarios

En la pantalla Puestos, puedes asignar puestos y salarios para hacer un seguimiento del costo de la mano de obra y visualizar el tiempo de los miembros del equipo destinado a realizar una o varias funciones en tu negocio.

  1. En la pantalla Puestos, proporciona un puesto principal y un tipo de pago (por hora o salario). Nota: Si el puesto ya existe, haz clic en Título principal del puesto para acceder a un menú desplegable de los puestos existentes.
  2. Según el tipo de pago seleccionado, ingresa una tarifa por hora o un salario anual y horas semanales.
  3. Si el empleado tiene varios puestos, haz clic en Agregar otro puesto.
  4. Haz clic en Siguiente.

Nota: Si bien es necesario agregar un puesto, la información de salario es opcional.

Si el miembro del equipo tiene otras responsabilidades que requieren un salario secundario y usas Turnos Square, selecciona Agregar otro salario para agregar otro puesto y tipo de pago. El miembro del equipo podrá elegir uno de los puestos asignados al marcar entrada y salida en la aplicación Square, y el salario para ese puesto se registrará en el informe de costo de mano de obra. Por ejemplo, un miembro del equipo puede marcar entrada como anfitrión durante una parte de su turno y, luego, cambiar a gerente.

Configura permisos

En la pantalla Acceso, puedes asignar permisos al miembro del equipo. Con los permisos, puedes permitir que los miembros del equipo inicien sesión en la aplicación Square para aceptar pagos y marcar entrada y salida con la aplicación Square, o bien, accedan al Panel de Datos Square en línea.

  1. En la pantalla Acceso, selecciona un conjunto de permisos existente o haz clic en Agregar conjunto de permisos. Nota: Los permisos personalizados están disponibles para los suscriptores pagos a Equipos Plus. La creación de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible desde el Panel de Datos Square en línea. Esta acción no puede realizarse en la aplicación.
  2. Haz clic en Ubicaciones para seleccionar la ubicación donde trabajará el miembro del equipo. Nota: Si tienes varias ubicaciones y deseas proporcionar permiso al miembro del equipo para cada una, activa Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras.
  3. La creación de un código de acceso personal permitirá al miembro del equipo iniciar sesión y registrar su horario. Para personalizar este código o crearlo de manera aleatoria, haz clic en Generar.
  4. Haz clic en Guardar y revisar.

Nota: Asegúrate de guardar este código de acceso para referencia personal y dárselo al miembro del equipo. Cada miembro tendrá un código de acceso exclusivo y, de esta manera, tendrá acceso a la aplicación Square desde cualquier dispositivo asociado con la ubicación de tu negocio.

Crea un miembro del equipo desde la aplicación Punto de venta Square

  1. Desde el panel de navegación en la aplicación Punto de venta Square, pulsa Equipo.
  2. Pulsa el ícono “+” para ver la pantalla Crear miembro del equipo.
  3. Ingresa el nombre, la dirección de correo electrónico y número de teléfono del miembro del equipo.
  4. Desde aquí, pulsa Título principal del puesto para asignar al miembro del equipo un puesto de trabajo o Crear un puesto para asignar un puesto de trabajo recién creado.
  5. Pulsa la flecha hacia atrás para regresar a la pantalla Crear miembro del equipo e ingresa el pago por hora del miembro del equipo. Nota: Este campo no es obligatorio para guardar la información de perfil del miembro del equipo.
  6. Pulsa Conjunto de permisos para asignar un miembro del equipo a un conjunto de permisos existente. Nota: Los miembros del equipo se asignarán automáticamente a permisos del equipo durante la creación. Por el momento, la creación y edición de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible en el Panel de Datos Square. Los suscriptores a Turnos Plus también recibirán acceso a un segundo conjunto de permisos personalizables, además del acceso a permisos para el equipo.
  7. Pulsa Código de acceso personal si deseas crear y asignar un código de acceso personalizado al miembro del equipo y, luego, pulsa Listo. Nota: Se asignará un código de acceso generado automáticamente a los nuevos miembros del equipo, pero siempre tendrás la opción de asignar un código de acceso personalizado desde esta sección.
  8. Pulsa Ubicación para seleccionar las ubicaciones adecuadas para el miembro del equipo y elige activar o desactivar la opción para Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras. Nota: La sección Ubicación se configurará de manera predeterminada en la ubicación actual asociada con tu cuenta de Punto de venta Square durante la creación de los miembros del equipo.
  9. Después de regresar a la pantalla Crear miembro del equipo y confirmar que toda la información sea correcta, pulsa Guardar.

Configura permisos

Una vez que hayas agregado miembros del equipo, puedes asignar permisos personalizados que den distintos niveles de acceso a tu Panel de Datos Square en línea o al Punto de venta Square.

Además de un conjunto de permisos para el equipo, los suscriptores a Turnos Plus tienen acceso a un segundo conjunto de permisos personalizable. Estos permisos pueden asignarse a varios empleados y usarse para dar acceso a tu equipo para realizar determinadas tareas relacionadas con los turnos, como aprobar registros de horas o administrar calendarios.

Obtén más información sobre cómo crear y asignar permisos para el equipo y conjuntos de permisos personalizados.

Configura tu período laboral

Al configurar un período laboral, Registros de horas Square podrá informar y calcular las horas extra en función de las operaciones del negocio. Si los miembros del equipo suelen marcar entrada después de medianoche, fija el inicio de la jornada laboral al menos una hora después del final del turno de cierre. Por ejemplo, si tienes un bar que cierra a las 2 a. m. y los miembros del equipo salen a las 3 a. m., haz que el inicio de la jornada laboral sea a las 4 a. m. en caso de que haya horas extra y para garantizar que sus turnos puedan verse en la misma jornada laboral.

  1. Visita Personal > Turnos en tu Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Calendario.

  2. Configura el inicio de la semana laboral y el día laboral.

  3. Haz clic en Guardar.

Revisar y configurar el tiempo extra y los descansos

Los ajustes de horas extra se asocian automáticamente a tu estado según tu ubicación. Puedes confirmar las ubicaciones en Cuenta y configuración en el Panel de Datos Square en línea.

Si los miembros de tu equipo realizan varios trabajos por diferentes salarios, el tiempo extra se calculará usando el promedio ponderado del total de ganancias normales dividido por el total de horas trabajadas.

Configura reglas de horas extra

  1. Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes.
  2. En Tiempo extra, configura un límite diario, semanal y de doble tiempo. Asegúrate de consultar las reglas de horas extra de tu estado.
  3. Guarda los cambios.

Configura el seguimiento de descansos

  1. Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.
  2. Haz clic en Agregar un nuevo descanso para agregar el primer descanso.
  3. Agrega un nombre, la duración y selecciona la configuración de compensación (pagado o no pagado) para el descanso.
  4. Haz clic en Guardar para confirmar los ajustes del descanso.
  5. Agrega hasta tres descansos en total para cada una de tus ubicaciones.

Bloquea la finalización temprana de los descansos

Con el objetivo de ayudar a mantener el cumplimiento de la normativa laboral local que estipula descansos para los empleados, Turnos Plus te permite activar ajustes que eviten que los miembros del equipo finalicen sus descansos de manera anticipada. Para comenzar, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.
  2. Activa Bloquear terminar temprano el descanso.
  3. Si corresponde, ingresa un horario en Permitir dentro de los y activa Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones.
  4. Haz clic en Guardar.

Prevención de ingresos tempranos y no programados

También podrás restringir que los miembros del equipo marquen la entrada de su turno temprano o en días en los que no están programados para trabajar. Para comenzar:

  1. Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Marcar entrada/salida.
  2. Activa Bloquear los ingresos tempranos y no programados.
  3. Si corresponde, ingresa un horario en Permitir dentro de los y activa Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones.
  4. Haz clic en Guardar.

Nota: Si activaste los ajustes para marcar la entrada o terminar los descansos temprano, los miembros de tu equipo verán una notificación en la app Mi Equipo si intentan hacerlo.

Convierte los excesos de descansos pagados en descansos sin pagar

Además de evitar ingresos tempranos o no programados, también puedes activar la opción convertir exceso de descansos pagados en descansos sin pagar. Si el ajuste está activado, los miembros de tu equipo pasarán automáticamente de un descanso pagado a un descanso sin pagar una vez que se pasen un minuto de su tiempo de descanso asignado. Para comenzar:

  1. Inicia sesión en Personal > Turnosen el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.
  2. Activa la opción Convertir tiempo adicional de un descanso pagado a un descanso sin pagar.
  3. Selecciona la opción Aplicar a Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones.

Cualquier descanso que se pase un minuto como mínimo se marcará en tus informes de Costo de mano de obra y Día laboral para ayudarte a no pasar por alto el cambio. De forma predeterminada, el ajuste está desactivado y solo lo pueden activar desde la sección Turnos los propietarios de cuenta, administradores o cualquier miembro del equipo con el permiso Administración de turnos activado.

Edición de registros de horas

Para ayudar a mantener la precisión de los registros de horas, Turnos Plus permite a los miembros del equipo solicitar cambios en sus registros de horas para los turnos pasados. Cuando se activa el ajuste correspondiente, los miembros del equipo pueden solicitar cambios directamente desde la app Mi Equipo Square, y las solicitudes se pueden administrar desde el Panel de Datos Square en línea. Para comenzar:

  1. Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea y selecciona Ajustes > Marcar entrada/salida.
  2. Activa Edición de los registros de horas.
  3. Haz clic en Guardar.

Nota: Los propietarios de cuenta y miembros del equipo con los permisos Responder solicitudes de registro de horas activados recibirán una notificación cuando los miembros del equipo soliciten ediciones a sus registros de horas. Estas solicitudes se pueden aprobar o rechazar directamente desde la notificación por correo electrónico, la app Mi Equipo Square o el Panel de Datos Square en línea. Las solicitudes de edición vencerán después de 30 días.

Activar los registros de horas

Una vez que configures todos los ajustes de permisos, perfiles de miembros del equipo y turnos, es hora de activar el control de los descansos en la aplicación Square.

Inicia sesión en la aplicación Square y ve a Ajustes > Registro de horas > activa la opción Registros de horas.

Si se emparejó un dispositivo con una ubicación específica con códigos de dispositivo, deberás asegurarte de que los miembros del equipo tengan permiso para trabajar en esa ubicación. Para verificarlo, ve a Equipo en el Panel de Datos Square en línea y selecciona el nombre del miembro del equipo para asegurarte de que se hayan seleccionado las ubicaciones correctas en Permisos. Los ajustes del Panel de Datos Square difieren si te suscribiste a administración remota de dispositivos.

Activar el pozo de propinas

Con Turnos Square Plus, puedes usar el pozo de propinas para dividir de manera equitativa cada propina con tarjeta de crédito entre todos los miembros del equipo que estén registrados en el momento de la transacción. El pozo de propinas garantiza pagos de propinas equitativos y oportunos para tu equipo y elimina cualquier flujo de trabajo alternativo y complicado que uses actualmente para distribuir propinas manualmente, lo que te dará más tiempo para otros aspectos de tu negocio.

Para comenzar, sigue estos pasos:

  1. Ve a Personal > Equipo en tu Panel de Datos Square en línea.

  2. Selecciona el miembro del equipo cuyo perfil de miembro del equipo quieres editar.

  3. Haz clic en Editar en la sección "Trabajo y compensación".

  4. Activa o desactiva la opción Elegible para propinas en cada función.

Después de confirmar que aplicaste la elegibilidad para el pozo de propinas para todos los miembros de tu equipo, puedes activarlo. Para hacerlo, sigue estos pasos:

  1. Ve a Personal > Turnos en tu Panel de Datos Square en línea.

  2. Selecciona Ajustes > Propinas.

  3. Para seleccionar un método de distribución, selecciona Propina directa, Pozo de propinas por transacción oPozo de propinas por horas trabajadas.

    1. Asignar propinas de forma directa: Las propinas por transacción se atribuyen al miembro del equipo que haya cobrado la propina.

    2. Pozo de propinas por transacción: Las propinas por transacción se dividen en partes iguales entre todos los miembros del equipo con derecho a propina que hayan marcado entrada al momento de la transacción. Este método de distribución es mejor si quieres recompensar a tu equipo en función de las propinas ganadas durante su turno específico.

    3. Pozo de propinas por horas trabajadas: Las propinas de las transacciones realizadas se dividen entre los miembros del equipo con derecho a propina en función de las horas que hayan trabajado. Puedes especificar si quieres dividir las propinas según un día laboral de 24 horas o a lo largo de una semana laboral de 7 días. La división de propinas por día laboral es la mejor opción si quieres recompensar a los miembros del equipo que no trabajan durante todo su turno interactuando con los clientes, mientras que la división de propinas a lo largo de una semana laboral tiene en cuenta mejor la variabilidad de propinas en un período más amplio.

  4. Elige si quieres aplicar el pozo de propinas Solo en esta ubicación o en Todas las ubicaciones, así como una fecha efectiva. Nota: La fecha efectiva puede ser de hasta dos semanas en el pasado.

  5. Haz clic en Guardar.

Tienes la opción de activar o desactivar Distribuir propinas no atribuidas de manera equitativa, lo cual solo es relevante si has seleccionado Pozo de propinas por transacción como el método de distribución de propinas. Si esta configuración está activada, las propinas recibidas cuando nadie marcó entrada se distribuirán de manera equitativa entre todos los miembros del equipo elegibles para propinas que estén registrados en ese día laboral.

Si corresponde, activa Declarar propinas en efectivo. Los miembros del equipo elegibles para propinas deberán indicar las propinas en efectivo que ganaron durante su turno antes de marcar salida o cambiar de función en el punto de venta o en la aplicación Mi equipo. Tus informes de turnos, como los del día laboral, el costo de la mano de obra y los CSV de registro de horas también incluirán las propinas en efectivo ingresadas por tu equipo, y los datos de las propinas en efectivo se podrán modificar.

Una vez que sigas los pasos anteriores, las propinas con tarjeta de crédito se dividirán de manera equitativa entre todos los miembros del equipo elegibles para propinas que hayan marcado entrada en el momento de la transacción o se dividirán entre todos los miembros del equipo elegibles para propinas en función de las horas trabajadas dentro de un día laboral de 24 horas o a lo largo de una semana laboral de siete días. Cualquier cambio realizado en medio de un período de pago no se aplicará retroactivamente. Nota: Asegúrate de consultar las leyes estatales y locales relacionadas con el pozo de propinas, los avisos y los requisitos de conservación de registros.

Más información sobre: Administración del equipo