Primeros pasos con Turnos Square
Con Turnos Square, puedes hacer un seguimiento de las horas de tu equipo, administrar calendarios, hacer un seguimiento de las propinas y preparar la nómina. Los miembros de tu equipo pueden marcar entrada y salida en el punto de venta o en la aplicación Mi Equipo Square, y ver o imprimir los resúmenes de su día laboral directamente desde el punto de venta. También puedes crear, administrar y publicar calendarios en función de la disponibilidad de tu equipo. Turnos Square incluye más funciones avanzadas, como informe de costos de mano de obra, pozos de propinas y seguimiento de comisiones, así como bloqueo de marcación de entrada temprana y no programada y más.
Con los informes de Turnos Square, ahorrarás tiempo al calcular las horas de los miembros del equipo, calcular las propinas y preparar la nómina con los informes de registro de horas automáticos, que se exportan fácilmente a Nómina Square o a tu computadora como un archivo CSV. Una vez que hayas configurado los turnos de los miembros del equipo, podrás ver los informes de turnos directamente desde tu Panel de Datos Square en línea y los miembros de tu equipo pueden mantener un control sobre sus horas trabajadas en la app Mi Equipo Square. Con Turnos Plus, también tienes la capacidad de ver una comparación de las horas programadas con las horas trabajadas realmente. Tanto en Jornada laboral como en Costo de mano de obra, puedes ver los próximos turnos programados, y las alertas para la marcación de entrada temprana y tarde, y ausencia.
Turnos Square es gratis para todos los usuarios con hasta cinco miembros del equipo e incluye acceso a las funciones básicas de administración de mano de obra. Si tu equipo tiene seis miembros o más, puedes suscribirte a Turnos Plus desde $4 por miembro del equipo para acceder a funciones avanzadas. Puedes registrarte y comenzar en la pestaña Turnos de tu Panel de Datos Square en línea.
Obtén más información sobre Precios y funciones de Turnos Square.
Funciones de Turnos Square
Administración de turnos y programación
| Función | Turnos gratis | Turnos Plus |
|---|---|---|
| Creación y publicación de calendarios | Hasta 10 días | Ilimitado |
| Notas de turnos | ✔ | ✔ |
| Duplicación de calendarios de turnos | ✔ | ✔ |
| El gerente configura la disponibilidad del equipo en el Panel de Datos | ✔ | ✔ |
| Configuración de disponibilidad de los miembros del equipo en la app Mi Equipo | ✖ | ✔ |
| Administración de licencias | ✖ | ✔ |
| Programación de turnos disponibles | ✖ | ✔ |
| Cambio de turno | ✖ | ✔ |
Seguimiento de horas y asistencia
| Función | Turnos gratis | Turnos Plus |
|---|---|---|
| Marcación de entrada y salida desde el punto de venta o la app Mi Equipo | ✔ | ✔ |
| Marcar entrada/salida automáticamente desde el punto de venta o la app Mi Equipo | ✖ | ✔ |
| Informes de horas y registros de horas | ✔ | ✔ |
| Seguimiento de horas extra y descansos | ✔ | ✔ |
| Edición de los registros de horas | ✔ | ✔ |
| Notas de registro de horas | ✖ | ✔ |
| Ediciones de registro de horas sugeridas por el equipo | ✖ | ✔ |
Informes de costo de mano de obra
| Función | Turnos gratis | Turnos Plus |
|---|---|---|
| Informes básicos del costo de mano de obra y las horas extra | ✔ | ✔ |
| Informes de mano de obra vs. ventas | ✖ | ✔ |
| Alertas de turnos no programados, entrada y salida tempranas e infracciones de descanso | ✖ | ✔ |
| Informe de horas programadas vs. reales | ✖ | ✔ |
| Bloqueo de marcación de entrada temprana o no programada | ✖ | ✔ |
| Recordatorios de turnos, descansos y marcación de entrada para miembros del equipo | ✖ | ✔ |
| Bloqueo de finalización anticipada del descanso | ✖ | ✔ |
| Conversión de excesos de descansos pagos en descansos no pagos | ✖ | ✔ |
Permisos
| Función | Turnos Gratis | Turnos Plus |
|---|---|---|
| Conjunto de permisos personalizados para el equipo | ✔ | ✔ |
| Segundo conjunto de permisos personalizados | ✖ | ✔ |
Salarios y compensación
| Función | Turnos gratis | Turnos Plus |
|---|---|---|
| Compatibilidad para miembros del equipo asalariados y por hora | ✔ | ✔ |
| Varios puestos/salarios por miembro del equipo | ✔ | ✔ |
| Exportación de informes de registro de horas | ✔ | ✔ |
| Sincronización con los socios integrados de Square | ✔ | ✔ |
| Sincronización con Nómina Square | ✔ | ✔ |
| Seguimiento de propinas | ✔ | ✔ |
| Pozo de propinas | ✖ | ✔ |
| Seguimiento de propinas en efectivo | ✖ | ✔ |
| Seguimiento de comisiones | ✖ | ✔ |
Nota: Los suscriptores a Citas Square Premium, Square para Tiendas Premium y Square para Restaurantes Premium tendrán acceso a todas las funciones de Turnos Plus sin costo adicional. No es necesario que realices ninguna acción en tu cuenta de Square para acceder a estas funciones si tienes una suscripción a, por lo menos, uno de estos servicios. Las versiones gratuitas de estos servicios de suscripción no proporcionarán acceso a las funciones de Turnos Plus.
Agrega miembros del equipo
Para comenzar con Turnos Square, suscríbete a la versión gratis o pagada desde la sección Turnos del Panel de Datos. A continuación, podrás agregar miembros del equipo, asignar salarios y decidir qué miembros son elegibles para recibir propinas. Ten en cuenta que Turnos Square Gratis tiene un límite de cinco miembros del equipo; si deseas agregar seis miembros del equipo o más a tu cuenta, deberás suscribirte a Turnos Square Plus.
Para agregar tu primer miembro del equipo, sigue estos pasos:
- En la pestaña Equipo del Panel de Datos, haz clic en Crear miembro del equipo.
- Ingresa el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono del miembro del equipo. La identificación de miembro del equipo es opcional.
- Haz clic en Guardar.
Nota: Si agregas un correo electrónico, invitarás a un miembro del equipo a acceder a su registro de horas en la aplicación Mi Equipo Square.
Una vez que guardes la información personal del nuevo miembro del equipo, el perfil se completará automáticamente. Este perfil te permite editar su información personal y asignarle puestos y salarios específicos. Agregar puestos y salarios a un miembro del equipo te permite registrar costos de mano de obra y ver el tiempo que se dedica a uno o varios puestos en el negocio.
- En el perfil del miembro del equipo creado recientemente, haz clic en Completar.
- En la pantalla Puesto, activa o desactiva la opción Exención de horas extras e ingresa un puesto y un tipo de pago (p. ej., salario o tarifa por hora). En esta sección, también puedes indicar si el puesto puede recibir propinas.
- Según el tipo de pago seleccionado, ingresa una tarifa por hora o un salario anual y horas semanales.
- Haz clic en Guardar.
Nota: Si bien agregar puestos es obligatorio, la información salarial es opcional.
Si el miembro del equipo tiene otras responsabilidades que requieran un salario secundario y usas Turnos Square, selecciona Agregar otro salario para agregar otro puesto y tipo de pago. El miembro del equipo podrá elegir uno de los puestos asignados al marcar entrada y salida en la aplicación Square, y el salario para ese puesto se registrará en el informe de costo de mano de obra. Por ejemplo, un miembro del equipo puede marcar entrada como anfitrión durante una parte de su turno y, luego, cambiar a gerente.
- Desde el panel de navegación en la aplicación Punto de venta Square, pulsa Equipo.
- Pulsa el ícono “+” para ver la pantalla Crear miembro del equipo.
- Ingresa el nombre, la dirección de correo electrónico y número de teléfono del miembro del equipo.
- Desde aquí, pulsa Puesto principal para asignar al miembro del equipo un puesto de trabajo o Crear un puesto para asignar un puesto de trabajo recién creado.
- Pulsa la flecha hacia atrás para regresar a la pantalla Crear miembro del equipo e ingresa la tarifa por hora del miembro del equipo. Nota: Este campo no es obligatorio para guardar la información de perfil del miembro del equipo.
- Pulsa Conjunto de permisos para asignar un miembro del equipo a un conjunto de permisos existente. Nota: Los miembros del equipo se asignarán automáticamente a permisos del equipo durante la creación. Por el momento, la creación y edición de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible en el Panel de Datos Square.
- Pulsa Código de acceso personal si deseas crear y asignar un código de acceso personalizado al miembro del equipo y, luego, pulsa Listo. Nota: Se asignará un código de acceso generado automáticamente a los nuevos miembros del equipo, pero siempre tendrás la opción de asignar un código de acceso personalizado desde esta sección.
- Pulsa Ubicación para seleccionar las ubicaciones adecuadas para el miembro del equipo y elige activar o desactivar la opción para Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras. Nota: La sección Ubicación se configurará de manera predeterminada en la ubicación actual asociada con tu cuenta de Punto de venta Square durante la creación de los miembros del equipo.
- Después de regresar a la pantalla Crear miembro del equipo y confirmar que toda la información sea correcta, pulsa Guardar.
Una vez que hayas agregado miembros del equipo, puedes asignar permisos personalizados que den distintos niveles de acceso a tu Panel de Datos Square en línea o al Punto de venta Square.
Además de un conjunto de permisos para el equipo, los suscriptores a Turnos Plus tienen acceso a un segundo conjunto de permisos personalizable. Estos permisos pueden asignarse a varios empleados y usarse para dar acceso a tu equipo para realizar determinadas tareas relacionadas con los turnos, como aprobar registros de horas o administrar calendarios.
Obtén más información sobre cómo crear y asignar permisos para el equipo y conjuntos de permisos personalizados.
Configura tu período laboral
Configurar un período laboral permite que el Registro de horas Square informe y calcule las horas extra según las operaciones de tu negocio. Si los miembros de tu equipo suelen marcar la entrada después de la medianoche, configura el horario del día laboral al menos una hora después del final del turno de cierre. Por ejemplo, si administras un bar que cierra a las 2 a. m. y los miembros de tu equipo finalizan a las 3 a. m., configura el inicio del día laboral a las 4 a. m. por si hay horas extra y para garantizar que los turnos se puedan visualizar el mismo día laboral.
Dirígete a Personal > Turnos en tu Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Calendario.
Configura el inicio de la semana laboral y del día laboral.
Haz clic en Guardar.
Revisa y configura el tiempo extra y los descansos
Los ajustes de horas extras se asocian automáticamente con el estado de tu ubicación. Puedes confirmar tu ubicación en Cuenta y ajustes en tu Panel de Datos Square en línea.
Si los miembros de tu equipo realizan varios trabajos por diferentes salarios, las horas extra se calcularán con el promedio ponderado del total de ganancias normales dividido por el total de horas trabajadas.
- Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes.
- En Tiempo extra, configura un límite diario, semanal y de doble tiempo. Asegúrate de consultar las reglas de horas extra de tu estado.
- Guarda los cambios.
- Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.
- Haz clic en Agregar un nuevo descanso para agregar el primer descanso.
- Agrega un nombre, la duración y selecciona la configuración de compensación (pagado o no pagado) para el descanso.
- Haz clic en Guardar para confirmar los ajustes del descanso.
- Agrega hasta tres descansos en total para cada una de tus ubicaciones.
Con el objetivo de ayudar a mantener el cumplimiento de la normativa laboral local que estipula descansos para los empleados, Turnos Plus te permite activar ajustes que eviten que los miembros del equipo finalicen sus descansos de manera anticipada. Para comenzar, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.
- Activa Bloquear terminar temprano el descanso.
- Si corresponde, ingresa un horario en Permitir dentro de los y activa Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones.
- Haz clic en Guardar.
También podrás restringir que los miembros del equipo marquen la entrada de su turno temprano o en días en los que no están programados para trabajar. Para comenzar:
- Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Marcar entrada/salida.
- Activa Bloquear los ingresos tempranos y no programados.
- Si corresponde, ingresa un horario en Permitir dentro de los y activa Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones.
- Haz clic en Guardar.
Nota: Si activaste los ajustes para marcar la entrada o terminar los descansos temprano, los miembros de tu equipo verán una notificación en la app Mi Equipo si intentan hacerlo.
Además de evitar ingresos tempranos o no programados, también puedes activar la opción convertir exceso de descansos pagados en descansos sin pagar. Si el ajuste está activado, los miembros de tu equipo pasarán automáticamente de un descanso pagado a un descanso sin pagar una vez que se pasen un minuto de su tiempo de descanso asignado. Para comenzar:
- Inicia sesión en Personal > Turnosen el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.
- Activa la opción Convertir tiempo adicional de un descanso pagado a un descanso sin pagar.
- Selecciona la opción Aplicar a Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones.
Cualquier descanso que se pase un minuto como mínimo se marcará en tus informes de Costo de mano de obra y Día laboral para ayudarte a no pasar por alto el cambio. De forma predeterminada, el ajuste está desactivado y solo lo pueden activar desde la sección Turnos los propietarios de cuenta, administradores o cualquier miembro del equipo con el permiso Administración de turnos activado.
Para ayudar a mantener la precisión de los registros de horas, Turnos Plus permite a los miembros del equipo solicitar cambios en sus registros de horas para los turnos pasados. Cuando se activa el ajuste correspondiente, los miembros del equipo pueden solicitar cambios directamente desde la app Mi Equipo Square, y las solicitudes se pueden administrar desde el Panel de Datos Square en línea. Para comenzar:
- Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea y selecciona Ajustes > Marcar entrada/salida.
- Activa Edición de los registros de horas.
- Haz clic en Guardar.
Nota: Los propietarios de cuenta y miembros del equipo con los permisos Responder solicitudes de registro de horas activados recibirán una notificación cuando los miembros del equipo soliciten ediciones a sus registros de horas. Estas solicitudes se pueden aprobar o rechazar directamente desde la notificación por correo electrónico, la app Mi Equipo Square o el Panel de Datos Square en línea. Las solicitudes de edición vencerán después de 30 días.
Activa el Seguimiento de horas
Una vez que configures todos los ajustes de permisos, perfiles de miembros del equipo y turnos, es hora de activar el seguimiento de descansos en la aplicación Square.
Inicia sesión en la aplicación Square y ve a Ajustes > Seguimiento de horas > activa Seguimiento de horas.
Si has se emparejó un dispositivo con una ubicación específica con códigos del dispositivo, deberás asegurarte de que los miembros de tu equipo tengan permiso para trabajar en esa ubicación. Para verificarlo, ve a Equipo en tu Panel de Datos Square en línea y selecciona el nombre del miembro del equipo para asegurarte de que estén seleccionadas las ubicaciones correctas en Permisos.
Activa el pozo de propinas
Con Turnos Plus, puedes usar el pozo de propias para dividir cada propina de tarjeta de crédito por igual entre todos los miembros del equipo registrados al momento de la transacción. El pozo de propinas asegura que las propinas se paguen a tiempo y en partes iguales a los miembros del equipo, y elimina los flujos de trabajo alternativos y complicados que usas actualmente para distribuir las propinas de forma manual, lo que te da más tiempo para ocuparte de otros aspectos de tu negocio.
Para comenzar, haz lo siguiente:
Dirígete a Personal > Equipo en tu Panel de Datos Square en línea.
Selecciona el miembro del equipo que desees editar para que se abra su perfil de miembro del equipo.
Haz clic en Editar en la sección “Trabajo y compensación”.
Activa o desactiva la opción Elegible para propina para cada puesto.
Después de confirmar que aplicaste la elegibilidad para el pozo de propinas para todos los miembros de tu equipo, puedes activarlo. Para hacerlo, haz lo siguiente:
Dirígete a Personal > Turnos en tu Panel de Datos Square en línea.
Selecciona Ajustes > Propinas.
-
Para seleccionar un método de distribución, selecciona Propina directa, Pozo de propinas por transacción o Pozo de propinas por horas trabajadas.
Propina directa: las propinas por transacción se atribuyen al miembro del equipo que haya cobrado la propina.
Pozo de propinas por transacción: las propinas por transacción se dividen en partes iguales entre todos los miembros del equipo elegibles que hayan marcado la entrada al momento de la transacción. Este es el método de distribución ideal si deseas recompensar al equipo por las propinas recibidas durante un turno específico.
Pozo de propinas por horas trabajadas: las propinas por transacción de las ventas se dividen entre todos los miembros del equipo elegibles en función de las horas trabajadas. Puedes especificar si deseas dividir las propinas por día laboral de 24 horas o por semana laboral de 7 días. La división de propinas por día funciona mejor si deseas recompensar a los miembros del equipo que tal vez no interactúen con clientes durante el turno completo; la división de propinas por semana compensa la variabilidad de las propinas durante un período más largo.
Selecciona si deseas aplicar el pozo de propinas a Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones y la fecha de entrada en vigencia. Nota: La fecha de entrada en vigencia puede ser hasta dos semanas en el pasado.
Haz clic en Guardar.
Puedes activar o desactivar la opción Distribuir las propinas no atribuidas en partes iguales, que solo es relevante si seleccionaste Pozo de propinas por transacción como método de distribución. Si este ajuste está activado, las propinas recibidas cuando nadie haya marcado entrada se distribuirán por igual entre todos los miembros del equipo elegibles que hayan marcado entrada ese día laboral.
Si corresponde, activa Declarar propinas en efectivo. Los miembros del equipo elegibles para recibir propinas deberán indicar las propinas en efectivo que recibieron en su turno antes de marcar la salida o cambiar funciones en el punto de venta o la aplicación Mi Equipo. Los informes de turno, como Día laboral, Costo de mano de obra y los informes CSV de Registros de horas, también incluirán las propinas en efectivo ingresadas por tu equipo y los datos de las propinas en efectivo serán configurables.
Una vez que sigas los pasos descritos, las propinas con tarjeta de crédito pueden dividirse en partes iguales entre todos los miembros del equipo elegibles que hayan marcado la entrada al momento de la transacción, o entre todos los miembros del equipo elegibles en función de las horas trabajadas durante el día laboral de 24 horas o la semana laboral de 7 días. Los cambios realizados durante el periodo de pago no se aplicarán a las transacciones de forma retroactiva. Nota: Asegúrate de consultar las leyes estatales y locales sobre pozos de propinas, avisos y requisitos de registro.