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Comenzar a utilizar el registro de horas de Square

Si usas Administración de equipos, Square para Restaurantes, Square para Tiendas, Citas Square o Servicios de Nómina de Square, puedes realizar un seguimiento de las horas que trabajan los miembros del equipo con Turnos Square. Los miembros de tu equipo pueden marcar la entrada y la salida en el punto de venta o usar la Aplicación Mi Equipo Square, así como ver o imprimir los resúmenes de su día laboral directamente desde el punto de venta. Además, puedes crear, administrar y publicar calendarios según tu disponibilidad y la de tu equipo. Obtén más información sobre Programación de turnos con Administración de equipos.

Con los informes de Turnos Square, ahorrarás tiempo calculando las horas de los miembros del equipo y haciendo la nómina gracias al cálculo automático del tiempo extra y el doble tiempo que se exporta fácilmente a Nómina Square o tu computadora como un archivo .CSV. Una vez que hayas configurado el registro de horas de los miembros de tu equipo, puedes ver el informes de turnos directamente desde tu Panel de Datos Square en línea y los miembros del equipo pueden realizar un seguimiento del tiempo trabajado en la app Mi Equipo Square. Al usar Equipos Plus, tendrás la capacidad de ver cómo se comparan tus horas programadas con las horas reales que trabajan los miembros de tu equipo. Tanto en Día laboral como en Mano de obra, puedes ver: próximos turnos programados, así como alertas de llegadas tempranas, tardías y ausencias de entradas.

Actualizaciones de navegación

Desde el lanzamiento inicial, Administración de equipos expandió significativamente su funcionalidad más allá del seguimiento del tiempo para incluir funciones como Programación de turnos y Pozo de propinas. Como parte de las actualizaciones recientes de Administración de equipos y Equipos Plus, cambiamos el nombre de la sección Registro de horas del Panel de Datos Square en línea a Turnos.

Aún tendrás acceso al registro de horas. El único cambio en tus flujos de trabajo actuales será ir a la sección Turnos de tu Panel de Datos Square en línea en lugar de ir a Registro de horas cuando necesites tomar medidas relacionadas con esos registros, programación de turnos y pozos de propinas. Esta actualización proporciona mayor claridad sobre la oferta de administración laboral de la Administración de equipos y permitirá funciones adicionales en el futuro. Consulta las secciones a continuación para obtener más información sobre qué esperar de la nueva sección Turnos.

Configura tu período laboral

Configurar un período laboral permite que el Registro de horas Square informe y calcule las horas extra según las operaciones de tu negocio. Si los miembros de tu equipo suelen marcar la entrada después de la medianoche, configura el horario del día laboral al menos una hora después del final del turno de cierre. Por ejemplo, si administras un bar que cierra a las 2 a. m. y los miembros de tu equipo finalizan a las 3 a. m., configura el inicio del día laboral a las 4 a. m. por si hay horas extra y para garantizar que los turnos se puedan visualizar el mismo día laboral.

  1. Dirígete a Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Calendario.

  2. Configura el inicio de la semana laboral y el día laboral.

  3. Haga clic en Guardar.

Revisar y configurar el tiempo extra y los descansos

Los ajustes de horas extras se asocian automáticamente con el estado de su ubicación. Puede confirmar su ubicación en Cuenta y configuración en su Panel de Datos Square en línea.

Si los miembros de tu equipo realizan varios trabajos por diferentes salarios, las horas extra se calcularán con el promedio ponderado del total de ganancias normales dividido por el total de horas trabajadas.

Configura reglas de horas extra

  1. Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes.
  2. En Tiempo extra, configura un límite diario, semanal y de doble tiempo. Asegúrate de consultar las reglas de horas extra de tu estado.
  3. Haz clic en Guardar.

Configura el seguimiento de descansos

  1. Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.
  2. Haz clic en Agregar un nuevo descanso para agregar el primer descanso.
  3. Agrega un nombre, la duración y selecciona la configuración de compensación (pagado o no pagado) para el descanso.
  4. Haz clic en Guardar para confirmar los ajustes del descanso.
  5. Agrega hasta 3 descansos en total para cada una de tus ubicaciones.

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Bloquea terminar temprano el descanso

Con el objetivo de ayudar a mantener el cumplimiento de la normativa laboral local que estipula descansos para los empleados, el plan pagado de Administración de equipos, Equipos Plus, permite activar ajustes que evitan que los miembros del equipo finalicen sus descansos de manera anticipada. Para comenzar:

  1. Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.
  2. Activa Bloquear terminar temprano el descanso.
  3. Si corresponde, ingresa un horario en Permitir dentro de los y activa Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones.
  4. Haz clic en Guardar.

Prevención de ingresos tempranos y no programados

También podrás restringir que los miembros del equipo marquen la entrada de su turno temprano o en días en los que no están programados para trabajar. Para comenzar:

  1. Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Marcar entrada/salida.
  2. Activa Bloquear los ingresos tempranos y no programados.
  3. Si corresponde, ingresa un horario en Permitir dentro de los y activa Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones.
  4. Haz clic en Guardar.

Nota: Si activaste los ajustes para marcar la entrada o terminar los descansos temprano, los miembros de tu equipo verán una notificación en la app Mi Equipo si intentan hacerlo.

Convierte los excesos de descansos pagados en descansos sin pagar

Además de evitar ingresos tempranos o no programados, también puedes activar la opción convertir exceso de descansos pagados en descansos sin pagar. Si el ajuste está activado, los miembros de tu equipo pasarán automáticamente de un descanso pagado a un descanso sin pagar una vez que se pasen un minuto de su tiempo de descanso asignado. Para comenzar:

  1. Inicia sesión en Personal > Turnosen el Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Descansos.
  2. Activa la opción Convertir tiempo adicional de un descanso pagado a un descanso sin pagar.
  3. Selecciona la opción Aplicar a Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones.

Cualquier descanso que se pase un minuto como mínimo se marcará en tus informes de Costo de mano de obra y Día laboral para ayudarte a no pasar por alto el cambio. De forma predeterminada, el ajuste está desactivado y solo lo pueden activar desde la sección Turnos los propietarios de cuenta, administradores o cualquier miembro del equipo con el permiso Administración de turnos activado.

Cómo editar los registros de horas

Para ayudar a mantener la precisión de los registros de horas, Equipos Plus permite a los miembros del equipo solicitar cambios en sus registros de horas para los turnos pasados. Cuando se activa el ajuste correspondiente, los miembros del equipo pueden solicitar cambios directamente desde la app Mi Equipo Square, y las solicitudes se pueden administrar desde el Panel de Datos Square en línea. Para comenzar:

  1. Inicia sesión en Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea y selecciona Ajustes > Marcar entrada/salida.
  2. Activa la opción Edición de los registros de horas.
  3. Haz clic en Guardar.

Nota: Los propietarios de cuenta y miembros del equipo con los permisos Responder solicitudes de registro de horas activados recibirán una notificación cuando los miembros del equipo soliciten ediciones a sus registros de horas. Estas solicitudes se pueden aprobar o rechazar directamente desde la notificación por correo electrónico, la app Mi Equipo Square o el Panel de Datos Square en línea. Las solicitudes de edición vencerán después de 30 días.

Activa el Seguimiento de horas

Una vez que configures todos los ajustes de permisos, perfiles de miembros del equipo y turnos, es hora de activar el seguimiento de descansos en la aplicación Square.

Inicia sesión en la aplicación Square y ve a Ajustes > Seguimiento de horas > activa Seguimiento de horas.

Si se emparejó un dispositivo con una ubicación específica con códigos del dispositivo, deberás asegurarte de que los miembros de tu equipo tengan permiso para trabajar en esa ubicación. Para verificarlo, ve a Equipo en tu Panel de Datos Square en línea y selecciona el nombre del miembro del equipo para asegurarte de que estén seleccionadas las ubicaciones correctas en Permisos.

Activa el Pozo de propinas

Con Equipos Plus, puedes usar el pozo de propias para dividir cada propina de tarjeta de crédito por igual entre todos los miembros del equipo registrados al momento de la transacción. El pozo de propinas asegura que las propinas se paguen a tiempo y en partes iguales a los miembros del equipo y elimina los flujos de trabajo alternativos y complicados que usas actualmente para distribuir las propinas de forma manual, lo que te da más tiempo para ocuparte de otros aspectos de tu negocio.

Para comenzar, sigue estos pasos:

  1. Dirígete a Personal > Equipo en el Panel de Datos Square en línea.

  2. Selecciona el miembro del equipo cuyo perfil de miembro del equipo desees editar.

  3. Haz clic en Editar en la sección “Trabajo y compensación”.

  4. Activa o desactiva la opción Elegible para propina para cada puesto.

Después de confirmar que aplicaste la elegibilidad para el pozo de propinas para todos los miembros de tu equipo, puedes activarlo. Para hacerlo, haz lo siguiente:

  1. Dirígete a Personal > Turnos en el Panel de Datos Square en línea.

  2. Selecciona Ajustes > Propinas.

  3. Para seleccionar un método de distribución, selecciona Propina directa, Pozo de propinas por transacción o Pozo de propinas por horas trabajadas.

    1. Propina directa: las propinas por transacción se atribuyen al miembro del equipo que haya cobrado la propina.

    2. Pozo de propinas por transacción: las propinas de transacciones se dividen en partes iguales entre todos los miembros del equipo elegibles que hayan marcado entrada al momento de la transacción. Este es el método de distribución ideal si deseas recompensar al equipo sobre la base de las propinas recibidas durante un turno específico.

    3. Pozo de propinas por horas trabajadas: las propinas por transacción de las ventas se dividen entre todos los miembros del equipo elegibles en función de las horas trabajadas. Puedes especificar si deseas dividir las propinas por día laboral de 24 horas o por semana laboral de 7 días. La división de propinas por día funciona mejor si deseas recompensar a los miembros del equipo que tal vez no interactúen con clientes durante el turno completo; la división de propinas por semana compensa la variabilidad de las propinas durante un período más largo.

  4. Selecciona si deseas aplicar el pozo de propinas a Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones y la fecha de vigencia. Nota: La fecha de vigencia puede ser hasta dos semanas en el pasado.

  5. Haz clic en Guardar.

Puedes activar o desactivar la opción Distribuir las propinas no atribuidas en partes iguales, que solo es relevante si seleccionaste Pozo de propinas por transacción como método de distribución. Si este ajuste está activado, las propinas recibidas cuando nadie haya marcado entrada se distribuirán por igual entre todos los miembros del equipo elegibles que hayan marcado entrada ese día laboral.

Si corresponde, activa Declarar propinas en efectivo. Los miembros del equipo elegibles para propinas deberán indicar las propinas en efectivo que recibieron en su turno antes de marcar la salida o cambiar funciones en el punto de venta o la App Mi Equipo. Los informes de turno, como Día laboral, Costo de mano de obra y los informes CSD de Registros de horas, también incluirán las propinas en efectivo ingresadas por el equipo y los datos de propinas en efectivo serán configurables.

Una vez que sigas los pasos descritos, las propinas con tarjeta de crédito pueden dividirse en partes iguales entre los miembros del equipo elegibles que hayan marcado la entrada al momento de la transacción o entre todos los miembros del equipo elegibles en función de las horas trabajadas durante el día laboral de 24 horas o la semana laboral de 7 días. Los cambios realizados durante el periodo de pago no se aplicarán a las transacciones de forma retroactiva. Nota: Asegúrate de consultar leyes estatales y locales sobre los pozos de propinas, novedades y requisitos de registro.

Más información sobre: Administración del equipo