バーチャルオフィスとは?賢く使って事業に役立てよう

起業を予定しているビジネスオーナーにとっては、初期投資の費用は悩みの種といえます。特に都心の一等地に事務所を借りるとなると、一気に出費が増えます。こんな時に頼りになる手段の一つが「バーチャルオフィス」です。

今回はバーチャルオフィスについて紹介するとともに、そのメリットや注意点などをまとめました。

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バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、「仮想事務所」を意味する言葉です。仮想という名前の通り、バーチャルオフィスには実際に仕事をするスペースが備わっていません。バーチャルオフィスのメリットは、住所と専用の電話番号が手に入る点です(ただし電話番号は転送サービスとセットになっているなど、オプション扱いの場合があります)。たとえば、起業に合わせてホームページを公開したり名刺を作成したりする場合、住所や電話番号などの記載があるかどうかは重要なポイントになります。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスに似たサービスで「レンタルオフィス」があります。レンタルオフィスもその名のとおり、オフィスをレンタルすることです。もちろん住所や電話番号が手に入りますが、実際に空間を借りるため、バーチャルオフィスと比べると家賃などコストが増えます。

また、最近のバーチャルオフィスは、電話の転送サービス、ファックスの受信・送信サービス、郵便物の受け取りや転送サービス、会議室やシェアルームの利用など、オプションのサービスが充実しています。うまく活用すれば、事務所を実際に借りて仕事をしている状況と変わらないかもしれません。

クライアントとの打ち合わせが必要な時は、ミーティングルームなどを借りれば問題ありません。万が一取り引き先が訪ねて来たとしても、受付で専門のスタッフが対応してくれるオプションサービスを提供しているところもあります。また仕事の電話がかかってきた時は、電話の取り次ぎをしてくれる秘書代行サービスもあるようです。いずれ事業が拡大した時にはオフィスを借りて従業員を雇い、それまでの間はバーチャルオフィスで経費を節約する方法もあります。

さらに自宅で仕事をしている場合、プライベートの住所を明かさずに済むという点でも安心です。

家族と住んでいる場合や万が一トラブルが発生した場合など、自宅の住所をウェブサイトや名刺に載せるのは不安だという人も多いでしょう。バーチャルオフィスの住所が使えると、このようなストレスは軽減されます。

このようにバーチャルオフィスには、さまざまメリットがあります。

バーチャルオフィスの進化したサービス例

「住所を借りる」以上のサービスを提供しているバーチャルオフィスが増えています。たとえば「経理代行」「法人登記代行」「融資のサポート」などさまざまな起業家をサポートしてくれるサービスがあります。

経理代行や法人登記代行など専門性の高いサービスも

起業したときに多くの人が頭を悩ませるのが、経理業務ではないでしょうか。この厄介な業務を引き受けてくれるサービスが、経理代行・記帳代行です。また、個人事業主から法人成りするときや、最初から法人として起業をするときは、法人登記を代行してくれるサービスの出番です。

経理や登記といった手間のかかる作業の代理だけでなく、起業したばかりのビジネスにとっては欠かせない資金調達をサポートしてくれるバーチャルオフィスもあります。

行政書士や税理士、弁護士など専門家と提携したサービスだけでなく、海外に拠点を持つバーチャルオフィスでは、オプション契約で世界各国とのビジネスコミュニティーに参加できるサービスもあります。さらに起業家自身をバックアップしてくれるメンターサービスや、会社運営のサポートまでしてくれるサービスもあるなど、自身のビジネスに合うものを選んでみてはいかがでしょうか。

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バーチャルオフィスの注意点

架空の事務所を借りるだけでなく、さまざまなサービスを賢く使えば事業主のパートナーともいえるバーチャルオフィスですが、デメリットもあります。業種によっては、許認可がおりないケースがあるので事前に確認が必要です。たとえば、不動産業、人材派遣業、貸金業、古物商は独立した事務所・営業所があることが求められます。これらの業種で起業を考えている場合、バーチャルオフィスではなく、他の手段を探しましょう。

価格が安いだけでは選ばないようにする

ここからは、バーチャルオフィスの選び方などについて紹介します。

都市部にはさまざまなバーチャルオフィスがあり、料金は月々数千円で利用できるところもあれば、数万円かかる場所もあります。自身のビジネスにはどんなサービスが必要なのかを基準に選びましょう。

住所と電話番号だけ利用できれば十分なら値段で選んでも良いかもしれません。一方で、頻繁に商談で会議室を借りたいのなら、駅からの距離や会議室の綺麗さ、広さが重要になります。前述の税理士や公認会計士など専門家による経営サポートを受けたいのなら、各サービスの料金や提携している税理士事務所の規模などが判断材料になります。

また犯罪目的の利用を防止するために、入居審査を導入しているバーチャルオフィスが多いようです。審査には身分証明書や開業届、事業内容を説明できる書類が求められますので、事前に用意しておくとスムーズに入居できるでしょう。バーチャルオフィスは、スモールビジネスをさらに展開させたいと考えているビジネスオーナーや、1人で仕事が完結する個人事業主が利用しやすいサービスです。また出張が多いビジネスオーナーや、全国を飛び回っている講師や司会の仕事をしている人とも相性が良いでしょう。コスト削減ができて使い勝手もよいバーチャルオフィスを、一度検討してみてはいかがでしょうか。

執筆は2019年11月5日時点の情報を参照しています。
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