この記事は全8回にわたるSquare POSレジスタートガイドの第6回です。
無料で使えるSquare POSレジ(※)では、スタッフの情報を登録し、POSレジへのアクセス権限を設定できます。アクセス権限を設定すると、「払い戻し操作はオーナーのみで」など、スタッフがアクセスできるPOSレジの機能に制限をかけられます。
この記事ではその方法を紹介します。
※Square POSレジはiOS端末とAndroid端末のどちらでも利用できます。端末によって表示画面や操作手順、利用可能な機能が若干異なる場合があります。
■シリーズ一覧はこちらからご確認ください。
スタッフを登録しよう
まずはPOSレジにスタッフを登録していきましょう。
①[≡その他]>[スタッフ]を順にタップします。
②右上の[+]をタップします。
③「スタッフを編集する」の画面から名前や連絡先、役割や時給を入力します。
④アクセス権限は「スタッフのアクセス権限」のみ選択できます。
⑤承認済み担当者をオンにすると、オーナーに代わってSquare サポートへの連絡を任せることができます。詳しくは、こちらをご確認ください。
アクセス権限を設定しよう
Square POSレジアプリには二つのアクセス権限があります。事業主に付与される「事業主権限」(フルアクセス)と、スタッフに付与される「スタッフのアクセス権限」です。
スタッフのアクセス権限の内容は、いつでもSquare データから編集することができます。ここでは編集のしかたと、設定方法を紹介します。
※Square アクセスプラス(有料)を利用すると、二つ以上のカスタムアクセス権限を設定できます。
スタッフのアクセス権限はSquare POSレジのアプリ上ではなく、ブラウザからアクセスするSquare データから編集します。方法は以下の通りです。
①ブラウザからSquareのアカウントにログインします。
②[スタッフ] > [スタッフ] > [アクセス権限] の順に選択します。
③[スタッフのアクセス権限] を選択します。④アクセス権限を付与したいものにチェックマークをつけます。決済をキャンセルするための権限から、顧客を登録するための権限まで細かく設定できます。
⑤右上の[続行]ボタンをクリックします。
⑥「スタッフのパスコード」が表示されます。今後、スタッフはこのパスコードでPOSレジにログインをすると、設定した権限にのみアクセスできるようになります。スタッフのパスコードは全スタッフ共通のパスコードです。スタッフ一人ひとりに「個人パスコード」を付与することもできます。詳しくはこちらをご確認ください。⑦右上の[保存]ボタンをクリックします。
スタッフのアクセス権限設定で選択できるのは、「スタッフのアクセス権限」のみとなります。特別な設定をする必要はありません。
各スタッフの名前をクリックすると、アクセス権限設定の下に「個人パスコード」が記載されています。
個人パスコードでログイン([≡その他]>[ログイン])をすると、出退勤を記録できるようになります(※)。
※各スタッフが個人パスコードでログインをした場合も、「スタッフのアクセス権限」が適用されます。
複数のスタッフがいる場合は、いくつかのパターンが考えられます。
パターン1:各々のスタッフが1台ずつ端末を持っている
各スタッフが個人パスコードでログインし、個人パスコードで出勤/退勤の記録をします。パターン2:複数のスタッフで1台の端末を共有している
「スタッフのパスコード」でログインしたあと、各々のスタッフが右上の[出勤/退勤]から出勤を記録します。[その他]>[設定]>[セキュリティ]で[スタッフのパスコード]をオンにすると、スタッフのパスコードでログインできます。あるいは、特定のスタッフが個人パスコードでログインしたあと、各々のスタッフが右上の[出勤/退勤]から出勤を記録します。レジを操作するスタッフが決まっている、または各取引とスタッフを紐づけたい場合におすすめの方法です。
なお退勤時には、[出勤/退勤]>[シフト終了]をクリックします。
Square POSレジで店舗の効率をアップ
Square POSレジは商品登録から売上分析、在庫・従業員・顧客管理までできる無料のレジアプリ。かんたんな設定で、店舗のめんどうな作業を効率化しましょう。
SquareではSquare POSレジとは別に、出退勤の記録やシフトの確認、休暇の申請ができる「Square スタッフ」アプリも提供しています。無料プランからはじめられるので、ご興味のある方はSquare POSレジとあわせてぜひ試してみてください。詳しくはこちらからご確認ください。
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執筆は2025年1月31日時点の情報を参照しています。