請求書を電子化するネットショップが増えていますが、どのような注意点やメリットがあるのでしょうか。請求書を発行する側・受け取る側のメリットとデメリットを紹介します。
目次
- 請求書を電子化する注意点は？メールで送るメリットを解説
- 請求書の電子化とは？
・ 電子化した請求書が法律で認められる要件
・ 請求書業務代行サービスを利用して請求書の電子化が可能
・ 請求書に押印は不要 - 電子化した請求書をメールで送付する際の注意点
・ メールの件名に請求書だとわかるように記載する
・ セキュリティーの確保
・ 誤送信の対処 - 電子化した請求書を送る側のメリット・デメリット
- 電子化した請求書を受け取る側のメリット・デメリット
- 電子化した請求書の作成・送信ができるソフトウェアを使おう
請求書を電子化する注意点は？メールで送るメリットを解説
さまざまな場面で書類や帳簿のペーパーレス化が進む中、請求書の電子化を検討するネットショップが増えています。しかし、導入した場合のメリットやデメリットが不明瞭、取引先の反応が心配といった理由から、導入を迷っているケースも多いようです。
請求書の電子化には、どのような注意点やメリットがあるのでしょうか。発行する側・受け取る側それぞれの、請求書を電子化するメリット・デメリットを紹介します。
請求書の電子化とは？
請求書の電子化とは、紙の請求書をスキャンして電子データ化することではなく、請求書をパソコンなどでPDFといった電子データとして作成することです。請求先へ送る際には、メールに添付します。また、専用のページから発行し、取引先にダウンロードしてもらうことも可能です。
電子化した請求書が法律で認められる要件
請求書は「帳簿書類」の一種で、税法により5年から10年間の保管が義務づけられています。しかし、e-文書法と電子帳簿保存法によって、一定要件を満たした場合は、電子データによる保存が認められています。したがって、請求書の電子化に、法律上の問題は何もありません。
なお、満たすべき要件については随時見直しが行われており、2022年1月に施行される改正電子帳簿保存法では、電子取引における請求書などの電子データ保存要件が緩和されます。変更点について詳しくは国税庁のウェブサイトをご確認ください。
請求書業務代行サービスを利用して請求書の電子化が可能
手軽に請求書を電子化するには、フォーマットに必要事項を入力するだけで簡単に請求書が作れる、請求書業務代行サービスを利用する方法があります。
請求書業務代行サービスには、取引先リストとの連携機能や請求・入金状況を把握する機能を備えたサービスもあるため、請求から入金まで簡単に管理できます。
請求書に押印は不要
紙の請求書には社印などを押すのが一般的ですが、電子データの場合はどのように押すのでしょうか。
実は請求書への押印は必要ではなく、慣習として行われています。したがって、社印がなくても問題ありません。もし、取引先から要求がある場合は、電子印鑑を利用するか、紙に印刷した請求書に押印してスキャナで電子データ化する方法があります。
電子化した請求書をメールで送付する際の注意点
電子化した請求書をメールで送付する場合は、紙の請求書を郵送するのに比べて手軽に行えるだけに、ミスも発生しやすくなります。そこで、電子化した請求書を送信する際には、下記のような点に注意が必要です。
メールの件名に請求書だとわかるように記載する
毎日大量にやりとりされるメールに埋もれないためにも、件名には「【ご請求書】5月分請求書ご送付のご案内」といったように、ひと目で請求書とわかるようにしましょう。
セキュリティーの確保
請求書を添付したメールを誤送信した場合や、ファイルが流出した場合に備えて、請求書のファイルにはパスワードを設定することが、これまでセキュリティー対策として安全とされていました。しかし、内閣府および内閣官房がこの方法は不適切であるとして、2020年11月26日以降使用を見合わせたことに伴い、現在は、セキュリティー対策として利用しない企業も多くなっています。確実な代替え手段は模索されていますが、メールの転送サービスなども登場していますので、これからの動向に注意を向けておきましょう。
参考：平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日（内閣府）
誤送信の対処
郵送と違い、請求書を添付した電子メールはクリック一つで送信できてしまうので、誤送信対策は必須です。誤送信防止ツールの導入や、複数名でチェックした上で発送する仕組みを作るといった対策を講じましょう。
電子化した請求書を送る側のメリット・デメリット
請求書の電子化は、発行する側にも受け取る側にもメリットやデメリットがあります。まずは、電子化した請求書を発行する側の主なメリットとデメリットを紹介しましょう。
＜電子化した請求書を送る側のメリット＞
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紙・インク・郵送コストの削減
請求書の電子化によって、印刷に使用する紙代やプリンターのインク代が必要なくなることがメリットです。郵送料もかからないため、経費を削減できます。 -
請求書を発行する作業時間が短くなる
印刷作業や封入作業が必要なくなることも、請求書を電子化するメリットです。請求書発行業務にかかる作業時間が短くなります。 -
請求書の再発行・修正対応が早くて効率的
請求書を電子化すれば、請求書に修正が必要になった場合でも、電子データを修正して送り直すだけで済むというメリットもあります。結果として、迅速に対応でき、効率的です。 -
承認がスムーズ
請求書を電子化するメリットとして、承認プロセスもパソコン上でできるので、承認待ちで発送作業が滞るようなことがなくなる点も挙げられます。テレワーク中に、請求書発行のために出社する必要もありません。
＜電子化した請求書を送る側のデメリット＞
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導入・運用コストがかかる
請求書の電子化を行うためには、法律の定める要件を満たす必要があります。そのためには、請求書発行システムの導入などが必要になり、導入・運用コストが発生するデメリットがあります。 -
紙を希望する取引先がいる
取引先で電子データを保管する体制が整っていない場合、引き続き紙の請求書の送付を求められることもあるでしょう。また、独自のフォーマットによる請求書発行を求める企業もあるので、紙と電子データの両方で請求書を発行体制が必要になります。
電子化した請求書を受け取る側のメリット・デメリット
請求書を電子データにした場合、発行する側だけでなく、受け取る側にも影響があります。電子化した請求書を受け取る側のメリットやデメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。
＜電子化した請求書を受け取る側のメリット＞
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請求書の受け取りが早い
請求書を電子データにした場合、電子メールなどで発行日当日に受け取ることができるので、タイムラグがなくなるメリットがあります。 -
ペーパーレス化や検索が楽になる
請求書を電子データにするメリットとして、書類のペーパーレス化が進むことが挙げられます。また、電子データであれば検索機能を活用できるので、過去の請求書を探しやすくなります。
＜電子化した請求書を受け取る側のデメリット＞
- 電子データの保存が認められる要件を満たす必要がある
請求書を電子データで受け取った場合、印刷して紙で保管できないため、「電子データの電子記録による保存が認められる要件」を満たす環境を整えなければいけないデメリットがあります。
これまでは、体制を整えていない企業は、紙に印刷して保管できました。しかし、改正電子帳簿保存法では、電子データを印刷して保管することはできなくなります。
ただし、売上高1,000万円以下の事業主に対しては検索機能に関する要件が不要になるなど、以前よりは「電子データの電子記録による保存が認められる要件」が緩和されます。
電子化した請求書の作成・送信ができるソフトウェアを使おう
業務効率化や経費の削減、リモートワーク下での承認業務が簡単になるなど、請求書の電子化のメリットを最大限に受けるには、使いやすいソフトウェアを導入することが欠かせません。
そこで、おすすめするのが、Squareが提供するクラウド請求書発行ソフトウェアSquare 請求書です。Square請求書は、請求書の発行だけでなく、見積もりの作成・送信が回数の制限なく利用可能です。また、POSレジから請求書を作成・送付することもでき、リアルタイムに支払い状況を確認することも可能です。これから請求書の電子化に取り組むなら、ぜひ「Square 請求書」をご検討ください。
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執筆は2021年12月27日時点の情報を参照しています。
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