※本記事の内容は一般的な情報提供のみを目的にして作成されています。法務、税務、会計等に関する専門的な助言が必要な場合には、必ず適切な専門家にご相談ください。
個人事業主にとって、毎年行う確定申告の中でも、特に重要なのが経費の計上です。
経費の適切な計上は、事業の正確な収支を把握し、支払うべき税金を正確に計算するために不可欠です。しかし、「何が経費になり、何が経費にならないのか」「いくらまで経費として計上できるのか」といった疑問は尽きず、戸惑う人も多いでしょう。特に、事業とプライベートの支出が混在しやすい個人事業主にとって、経費になるかどうかの正しい判別は初めのうちは難しいものです。
この記事では、個人事業主が確定申告で経費計上を行う際に知っておきたい、経費計上のメリット、経費にできるものとできないもの、青色申告・白色申告における帳簿の書き方などを紹介します。
📝この記事のポイント
- 個人事業主にとって経費とは、売り上げを得るために直接または間接的にかかった費用
- 経費計上する最大のメリットは、結果的に所得が減ることによる、所得税・住民税の負担軽減
- 必要性と合理性が証明できれば、原則として金額の上限はない
- 事業とプライベートが混在する費用は、合理的な基準で按分して、事業使用分のみを計上する
- Squareの決済データはクラウド会計ソフトと連携可能で、日々の売上データを自動で集計することで、確定申告の記帳作業を大幅に効率化できる
目次
- 個人事業主における確定申告の経費とは？
- 確定申告で個人事業主が経費計上するメリット
- 個人事業主が確定申告で経費にできるもの一覧
・経費にできるもの一覧
・経費にできないもの一覧 - 個人事業主は経費をどこまで計上できる？上限はあるか？
・必要不可欠な経費ならどこまでも計上可能
・経費の上限はないが要注意 - 確定申告での経費の書き方（個人事業主対応）
・青色申告
・白色申告 - Squareなら確定申告に便利なクラウド会計ソフトとの連携が可能
- まとめ
- よくある質問
・個人事業主は確定申告で経費を計上するメリットはなんですか？
・確定申告で個人事業主は経費をどこまで計上できますか？
・確定申告で経費に計上できるものにはどのようなものがありますか？
個人事業主における確定申告の経費とは？
個人事業主として事業を行っている場合、その年にどのくらいの収入を得たかを「確定申告」という手続きによって申告し、所得税などの税金をいくら納めるかを確定する義務があります。
「経費」とは、事業の収入を得るために使った費用のことで、正確には所得税法上の用語で「必要経費」といいます。簡単にいえば、事業に関連し、売り上げを生み出すために使ったお金です。たとえば、仕入代金、広告費、通信費、交通費など、事業の遂行に必要な支出が該当します。
支出が経費として認められるかどうかの判断基準は事業関連性があるかどうか、つまり、その支出が事業を行ううえで必要なものだったと客観的に証明できるかにかかっています。
確定申告で個人事業主が経費計上するメリット
経費を適切に計上するのは単なる義務ではなく、個人事業主にとって次のような大きなメリットがあります。
①所得税・住民税の軽減
所得税や住民税は、「所得」（売り上げから経費を差し引いた金額）に対して課税されます。所得は次のような計算式で算出できます。
所得 ＝ 売り上げ（収入） − 経費（必要経費）
経費を漏れなく正確に計上すると、結果として課税所得を正確に算出でき、結果として税負担を適正化できます。
②社会保険料・国民健康保険料の軽減
国民健康保険料や介護保険料などは、多くの自治体で確定申告後の所得を基に算定されます。そして、所得が適正化されることで、結果的に保険料負担が軽減される場合があります。
※国民年金保険料そのものは所得に連動しないため、「社会保険料控除」の形で税負担軽減に反映されます。
③事業の実態把握と経営分析
経費計上の際に、勘定科目別に正確に記録すれば、事業の支出構造を可視化できます。
どの費用に多くお金をかけているか、無駄な支出はないか、費用対効果の高い支出はどれかといった経営判断に必要な情報を可視化できるので、今後の事業計画や資金計画を立てるうえで役立ちます。
個人事業主が確定申告で経費にできるもの一覧
事業を行う上で使った費用でも、経費にできるものとできないものがあります。経費は多岐にわたりますが、ここでは主な勘定科目ごとに、経費にできるものとできないものの具体例を解説します。
経費にできるもの一覧
経費として計上できる支出は、業種や事業の特性によってさまざまですが、ここでは多くの個人事業主に関係する代表的な費用と、その計上におけるポイントを一覧で紹介します。
| 📂 勘定科目 | 🧾 具体例 | ✍️ 経費計上のポイント・注意点 |
|---|---|---|
| 🖊️ 消耗品費 | 文房具、プリンターインク、コピー用紙、10万円未満のパソコンや機器、清掃用品など | 取得価額が10万円未満、または使用可能期間が1年未満の物品。事業用に使用していること。 |
| 🚆 旅費交通費 | 電車代、バス代、タクシー代、高速道路料金、出張時の宿泊費、日当など | プライベートな移動や旅行は不可。出張報告書や領収書で事業関連性を証明する必要あり。※自宅から事務所への通勤費は原則として経費不可。 |
| 📡 通信費 | 携帯電話代、固定電話代、インターネット回線使用料、切手代、宅配便代 | 自宅兼事務所など混在支出は、事業利用分を明確に区分できる場合のみ、その割合を計上。 |
| 🏢 地代家賃 | 事務所や店舗の賃借料、駐車場代 | 居住用家賃は原則不可。自宅兼事務所は事業使用部分を「按分」。 |
| 💡 水道光熱費 | 電気代、ガス代、水道代 | 自宅兼事務所は使用量や床面積に応じて合理的に「按分」。 |
| 📣 広告宣伝費 | チラシ作成費用、ウェブ広告掲載料、看板設置費用、試供品費用など | 不特定多数への宣伝が目的。特定個人への贈答は「接待交際費」になる場合あり。 |
| 🍽️ 接待交際費 | 取引先との飲食代、贈答品代、香典、お中元・お歳暮など | 事業関連の支出であること。個人事業主は上限なしだが常識的範囲で。 |
| 🧰 修繕費 | 事務所の壁紙張替え、設備の軽微な修理費用、パソコンの修理費用など | 維持・現状回復が目的。価値向上は資本的支出となり減価償却。 |
| 🛡️ 損害保険料 | 事務所や事業用車両の火災保険料、賠償責任保険料など | 事業用資産に対する保険。個人の生命保険料は経費不可（所得控除の対象）。 |
| 🧾 租税公課 | 印紙税、固定資産税（事業使用分）、自動車税（事業用車両）、個人事業税、商工会議所会費など | 所得税・住民税・罰金・過料は経費不可。個人事業税は経費算入可。 |
| 🧮 減価償却費 | 10万円以上のパソコン、車両、機械装置、建物などの購入費用 | 耐用年数に応じて費用配分。青色申告の少額特例（30万円未満）あり。 |
| 👪 専従者給与 | 生計を一にする15歳以上の親族に支払う給与 | 青色申告の届出が必要。専ら従事・相当額であること。白色は「事業専従者控除」。 |
これらの費用は、事業の売り上げを得るために直接的・間接的に必要であったと証明できれば、すべて経費として認められます。特に、家賃や通信費など、事業用とプライベートの利用が混在する費用については、合理的な按分が必要です。また、これらの支出を経費として計上するには、領収書・請求書などの証拠書類を保存し、事業との関連性を説明できるようにしておきましょう。
経費にできないもの一覧
経費として認められない支出も明確に定められており、多くは「事業との関連性がない」「個人的な支出である」「資産の増加や元本への支払いである」のいずれかに該当します。特に、税金や罰則金などは、性質上経費として認められないため、混同しないよう注意が必要です。
| 🚫 分類 | 🧾 具体例 | ⚠️ 経費にできない理由 |
|---|---|---|
| 🏠 個人的な支出 | プライベートの飲食費、家族の医療費、趣味の費用、個人的な洋服代など | 事業との関連性・必要性が認められない。家事消費として区分する必要がある。 |
| 💰 資産形成のための支出 | 元本の返済（ただし、事業用の借入金の利息は経費として認められる）、積立保険料（満期時に戻るもの）、預金 | 資産の増加であり、費用ではない。 |
| 🧾 個人の税金 | 所得税、住民税、相続税、延滞税や加算税などの罰金（ただし、個人事業税は経費にできる） | 個人に課せられる税金であり、事業活動の対価ではないため。 |
| 🏗️ 資本の価値を高める支出 | 建物の耐久性を高める増改築、機能や性能を向上させる大規模修繕など | 資産の価値を高める支出は「費用」ではなく「資産」と見なされ、一括で経費計上できず減価償却が必要。 |
| 🩺 個人の保険料 | 国民年金保険料、生命保険料、医療保険料など | 個人の所得控除（社会保険料控除・生命保険料控除）の対象であり、経費ではない。 |
これらの経費にできない支出を誤って計上してしまうと、税務署から指摘を受け、修正申告や追徴課税の対象となるリスクがあります。経費計上を行う際は、事業の収入獲得に直接貢献したかという観点から、常に冷静に判断することが求められます。
個人事業主は経費をどこまで計上できる？上限はあるか？
個人事業主が経費計上を行う際、「いくらまでなら認められるのか？」という疑問を抱く人もいるでしょう。結論からいえば、経費には金額的な一律の上限はありません。
必要不可欠な経費ならどこまでも計上可能
経費として認められるかどうかの判断基準は、金額の大小ではなく、あくまで「事業の売り上げを得るために必要な支出であったか」という事業関連性と必要性の有無です。つまり、事業に必要な支出であれば、その金額が大きかったとしても、経費として計上できます。
経費の上限はないが要注意
金額的な上限がない一方で、税務署の視点からは合理性と証明可能性は厳しくチェックされます。事業規模に見合った額の支出かどうか、家事按分する際の割合、証拠となる書類や減価償却など、いくつか気をつけたいポイントを押さえておきましょう。
①事業規模や業種に見合った支出であるか
経費には上限はなく、金額の大きさよりも事業関連性と必要性が重要ですが、高額な経費を計上する際は、事業規模や業種に見合った支出であるかどうかはチェックされるでしょう。
たとえば、事業所得が200万円程度の個人事業主が、年間100万円を交際費として支出していたら、不自然に思われる可能性が高いでしょう。経費として認められるには、金額が妥当で、回数も常識の範囲内に収まる必要があります。その都度、誰と、どのような目的で、どれだけの金額を支出したかという詳細な記録（領収書、取引先のメモなど）を残しておきましょう。
②家事按分に計上する家事関連費の割合
事業とプライベートの両方で使用する費用（家賃、水道光熱費、通信費など）を「家事関連費」と呼びます。家事関連費は、全額を経費にすることはできず、「事業のために使用した部分」のみを合理的な基準で切り分けて経費として計上する必要があります。これを按分と呼びます。
たとえば家賃では、住居全体の床面積のうち事業向けに利用している面積分にかかる家賃を、通信費や水道光熱費は、全体の使用日数・時間のうち事業向けに使用している時間分などにかかる費用を計上します。この按分の割合が非合理的と判断された場合、税務調査で否認され、追徴課税の対象となる可能性があります。きちんと事業で使用している割合で計算して計上するようにしましょう。一度設定した按分方法は、毎年大きな変動がない限り、継続して同じ基準を使用することが求められます。
③証拠書類の保管
経費の計上は、必ず領収書、請求書、レシートなどの証拠書類に基づいて行わなければなりません。少額の交通費など、書類がない支出は「出金伝票」を作成して対応しますが、原則としてすべての経費について証拠書類を最低7年間保管する義務があります。
電子帳簿保存法の改正により、領収書などの電子データ保存も認められています。ただし、電子化する場合は改ざん防止要件を満たす必要があります。
確定申告での経費の書き方（個人事業主対応）
確定申告で経費を正しく計上し、税負担の適正化を図るためには、日々の記帳と、申告書類への正確な記載が必要です。個人事業主の確定申告には「青色申告」と「白色申告」があり、それぞれ記帳方法が異なります。
青色申告
青色申告は、事前に税務署に申請し、承認を受ける必要があり、青色申告承認申請書は原則として開業から2か月以内、またはその年の3月15日までに提出する必要があります。個人事業主として開業届を提出していない場合には、「個人事業の開業・廃業等届出書」も提出する必要があるでしょう。青色申告をすると、最大65万円の特別控除など、大きな税制上の優遇措置を受けられるメリットがあります。
青色申告特別控除は、複式簿記で記帳して貸借対照表・損益計算書を提出すれば55万円、さらにe-Taxで申告または優良な電子帳簿を保存すれば65万円、簡易簿記等の場合は10万円の控除が受けられます。
複式簿記
記帳の方法は、複式簿記と単式簿記（簡易簿記）の2種類があります。青色申告のメリットを最大限に受けるためには、事業者は原則として複式簿記によって記帳する必要があります。収入と支出を日付順に記録する単式簿記（簡易簿記）を採用した場合、青色申告の控除額は10万円にとどまります。
複式簿記とは、すべての取引を「借方」と「貸方」に分けて記録する記帳方式です。この方式に基づき、事業者は日々の取引を記録した「仕訳帳」と、勘定科目ごとの残高をまとめた「総勘定元帳」を作成します。複式簿記で記帳することにより、事業者は事業年度末に「貸借対照表（B/S）」と「損益計算書（P/L）」の作成が可能となります。
青色申告決算書と確定申告書を作成
事業者は確定申告の際、まず「青色申告決算書」を作成し、提出します。青色申告決算書は全4ページ構成で、損益計算書・貸借対照表・経費内訳明細などを含みます。この決算書では、作成した損益計算書に基づき、経費の内訳（勘定科目ごとの金額）と収入収支を詳細に記載します。また、貸借対照表を作成することで、事業の資産、負債、資本の状況も合わせて示します。
そして、給与所得以外に事業所得などがある個人用の申告書である確定申告書Bに決算書で計算された事業所得の金額を転記し、各種所得控除を適用することで、事業者が最終的に納税すべき金額が計算されます。
白色申告
白色申告を選択する個人事業主は、青色申告のような事前の承認申請を行う必要がなく、記帳方法も比較的簡単であることが特徴です。
単式簿記（簡易簿記）
白色申告では、事業者は単式簿記（お小遣い帳のように、日付順に収入と支出を記録する方法）による、簡易な記帳方法が認められています。事業者はこの方法に基づき、日々の取引を、日付、勘定科目、金額などで記録した収支内訳帳を作成します。
青色申告に必要な複式簿記のような複雑な帳簿は不要ですが、事業者は収入や経費に関するすべての記録を保存する義務があります。
収支内訳書と確定申告書を作成
事業者は確定申告の際、「収支内訳書」を作成し、提出します。この収支内訳書は全2ページで、1ページ目に1年間の売り上げと経費の合計額を勘定科目ごとに記載し、2ページ目に経費明細を記載し、事業の所得を計算した結果をまとめます。
そして、青色申告と同じく、算出した事業所得の金額を「確定申告書B」に転記、その他の所得や各種所得控除を適用することで、最終的な納税額を算出していきます。
Squareなら確定申告に便利なクラウド会計ソフトとの連携が可能
個人事業主の皆様が経費計上を含む確定申告の作業を効率的に行うためには、日々の取引データを自動で整理・集計してくれるツールの活用が不可欠です。
決済サービスであるSquareを事業で利用している場合、クラウド会計ソフトとの連携により、経費と売り上げの管理を劇的に効率化できます。
記帳の効率化
Squareで受け付けた売上データは、提携している主要なクラウド会計ソフトへ自動で取り込まれます。この自動連携によって、手入力による手間が不要になり、転記ミスを防げます。
経費管理の一元化と複式簿記の簡略化
クラウド会計ソフトに事業用の銀行口座やクレジットカードを連携させれば、事業用の支出のデータを自動で取得できます。これにより、Squareで得た売上データと、それに対応する経費のデータを一元的に管理できるようになります。
そして、取り込まれた経費データに対して勘定科目を設定するだけで、ソフトが自動的に仕訳を完了させます。特に青色申告で必要となる複式簿記の専門知識がなくても、ソフトが自動で適切な仕訳を作成してくれるため、記帳のハードルが大きく下がります。
まとめ
個人事業主にとって、経費の計上は、事業所得を正確に計算し、結果として税負担を適正化するための最も重要な作業の一つです。
改めて経費の基本を押さえると、経費とは売り上げを得るために「必要不可欠」な支出であると定義されます。経費計上を行う際の重要なポイントとして、事業関連性を明確にすること、事業とプライベートが混在する費用については合理的な按分を行うこと、それらすべての支出に対する領収書などの証拠書類の保管が必須となります。金額的な上限は設けられていませんが、計上する経費には事業規模に見合った合理性が常に求められます。
また、確定申告のプロセスでは、青色申告を選択する場合は複式簿記による正確な記帳が、白色申告の場合は簡易な記帳による正確な処理がそれぞれ求められます。
Squareとクラウド会計ソフトと連携させることで、複雑になりがちな経費管理と確定申告のプロセスを効率化できます。これらのツールを有効活用し、事業の健全な成長をサポートする経理処理を目指しましょう。
よくある質問
個人事業主は確定申告で経費を計上するメリットはなんですか？
最大のメリットは、所得税と住民税の税負担の軽減です。経費を正確に計上することで、売り上げから差し引かれる必要経費の総額が適正な値となり、結果として課税対象となる事業所得が減ります。所得税・住民税は累進課税方式のため、所得が減れば、その所得に対して課税される税金も少なくなるため、適正な税負担の軽減につながります。
さらに、所得が減ることで国民健康保険料などの社会保険料が軽減される場合もあります。
確定申告で個人事業主は経費をどこまで計上できますか？
経費計上に金額的な一律の制限はありません。重要なのは、その支出が「事業の売り上げを得るために必要不可欠である」と客観的に証明できる事業関連性と合理性です。
ただし、自宅兼事務所の家賃や光熱費など、事業とプライベートが混在する費用については、事業に使用している部分のみを、面積比、時間比などをもとにした合理的な基準で按分して、経費計上する必要があります。不合理な按分は税務調査で否認される可能性があるため注意が必要です。また、一度設定した按分基準は、毎年継続して使用することが原則で、年ごとに変動が大きいと合理性を疑われる場合があります。
確定申告で経費に計上できるものにはどのようなものがありますか
事業に関連するものであれば、非常に多岐にわたります。主なものとしては、文房具や備品などの消耗品費、地代家賃、旅費交通費、電話代やインターネット料金を含む通信費、広告宣伝費、接待交際費、水道光熱費などがあります。
これらに加え、高額な資産を購入した際の減価償却費や、事業用の損害保険料なども経費として計上できます。減価償却費は、10万円以上の固定資産を取得した際に、耐用年数に応じて費用化する方法です。また、損害保険料は事業に関連する資産を対象としたもの（例：事務所や事業用車両の保険料）のみ経費にできます。
重要なのは、すべての支出について領収書や請求書などの証拠書類を保管し、事業との関連性を明確に説明できるようにしておくことです。電子帳簿保存法の改正により、領収書などの電子データ保存も認められています。電子化する場合は改ざん防止要件を満たす必要がある点も覚えておきましょう。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2020年1月10日時点の情報を参照しています。2025年11月7日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。