Actualizaciones y recursos importantes sobre COVID-19 para empleadores de Nómina Square

Para obtener más información sobre el PPP y cómo recopilar informes de nómina y declaraciones de impuestos relevantes para el proceso de solicitud fuera de Square, consulte Nómina Square: Programa de Protección de Cheque de pago (PPP).

Si desea solicitar fondos del PPP mediante Square Capital, consulte la página de recursos del Programa de Protección de Cheque de pago. Si solicita y se le aprueba el PPP mediante Square Capital, nuestro socio bancario, Celtic Bank, emitirá su préstamo y Square Capital lo administrará.

Para obtener más información, consulte las preguntas frecuentes del Programa de Protección de Cheque de pago.

In order to opt-in to Square Payroll claiming and reporting the ERC on your behalf, you must email or call the Square Payroll Support team by 4/21/21 for Q1 2021 filings. The deadlines for the remainder of the year are as follows: 6/30/21 for Q2 2021, 9/30/21 for Q3 2021, 12/31/21 for Q4 2021.

When contacting the Square Payroll Support team, please include the following information in your request to claim the ERC for Q1 2021:

• Step 1: Confirm your business eligibility. Square Payroll does not have the ability to calculate your business eligibility based on your reduction in gross receipts.

• Step 2: Calculate your ERC amount. You can use the formula above or consult with a tax professional or accountant for guidance. Note: Square Payroll handles filing for ERC from Q1 2021 and onwards. Claiming the ERC for quarters in 2019, requires an amendment.

• Step 3: Confirm if you received advance credits through filing Form 7200 outside of Square Payroll. Filing Form 7200 is optional. If you do not report any amounts from Form 7200 to Square Payroll, we will assume you did not file this form. Advance credits from Form 7200 must be reported based on the date you receive the advance credit from the IRS, not the date in which you filed the request. Learn more about Form 7200 in our Support Center.

Encontrará una descripción general de la ley FFCRA y cómo Nómina Square puede respaldar a los empleadores al procesar pagos por ausencia de emergencia en nuestro Centro de Atención al Cliente. Los siguientes sitios web también proporcionan respuestas a preguntas frecuentes:

• Departamento de Trabajo: Ley de Familias primero en respuesta al coronavirus: preguntas y respuestas

• IRS: Créditos fiscales relacionados con la COVID-19 por licencia familiar paga y enfermedad paga: descripción general

• Centro de Recursos para Negocios de Square: Qué deben saber los empleadores sobre la ley de Familias primero en respuesta al coronavirus

Puede abonar a los empleados pagos por ausencia de emergencia haciendo clic en Pagar a empleados > Agregar pago por ausencia de emergencia en la sección Nómina de su Panel de Datos Square o la aplicación Nómina Square. Se le solicitará que seleccione el empleado y el tipo de licencia, junto con la cantidad de horas y días y la tasa de pago efectivo. Nómina Square aplicará automáticamente una parte de los créditos fiscales cuando se procese la nómina.

Encontrará instrucciones detalladas sobre cómo procesar pagos de FFCRA y más detalles sobre créditos fiscales y plazos en nuestro Centro de Atención al Cliente.

Suspenderemos las comisiones de suscripción de abril y mayo para Nómina Square, de modo que no recibirá facturas de suscripción el 1.° de abril ni el 1.° de mayo.

1. No es necesario que hagas nada; nosotros nos ocuparemos del proceso.

También puedes pausar tu cuenta de Nómina Square desde Nómina > Ajustes de nómina en el Panel de Datos Square. Cuando tu cuenta de Nómina Square esté pausada, no se te facturarán los meses en que no proceses la nómina. Te recomendamos que pauses tu cuenta de Nómina Square y que no canceles tu suscripción si planeas usar Nómina Square en el futuro.

Si no planeas usar Nómina Square en el futuro y deseas cerrar tu cuenta de Nómina Square por completo, ve a Nómina > Ajustes > Cerrar cuenta de nómina en el Panel de Datos Square. Te enviaremos un correo electrónico de confirmación en el que indicaremos las últimas declaraciones que realizaremos para tu negocio. Es importante destacar que el cierre de la cuenta de Nómina Square es irreversible. Una vez cerrada la cuenta, ya no podrás volver a pagar a empleados ni contratistas con ella.

Además de los formularios fiscales trimestrales y anuales que Nómina Square presenta en su nombre, puede crear y descargar informes de nómina personalizados. Para encontrarlos, vaya a Nómina > Historial e informes en el Panel de Datos Square. Al crear un informe, se le solicitará que seleccione el rango de fechas, los empleados (todos o un empleado específico) y el tipo de informe: totales de la empresa, totales del empleado, detalles del cheque de pago y talones de pago. Más información >

Nómina Square le permite establecer una política de permiso con goce de sueldo (PTO) y licencia por enfermedad paga para sus empleados. Esto puede usarse para calcular acumulaciones y realizar un seguimiento del saldo del PTO para las políticas de vacaciones y de licencia por enfermedad. Estas políticas pueden configurarse para los empleados desde el Perfil de equipo de nómina o desde Ajustes de nómina para todos los empleados sin una política actual de PTO o licencia por enfermedad, y para todos los futuros empleados. Más información >

Nómina Square ofrece cuatro calendarios de período de pago: mensual, semanal, bimensual (dos períodos de pago por mes) y bisemanal (cada dos semanas). Si prefiere pagar a sus empleados con más frecuencia debido a la incertidumbre sobre el flujo futuro de dinero, puede actualizar su cadencia de pago desde Ajustes de nómina. Si un calendario de pagos fijo no es adecuado para el funcionamiento actual de su negocio, también puede elegir procesar un pago fuera de ciclo. No se cobran comisiones adicionales por procesar la nómina con mayor frecuencia. Más información >

Si las circunstancias de sus empleados han cambiado, tiene la opción de procesar la nómina con un depósito directo o un cheque manual. El depósito directo demora cuatro días hábiles. Como alternativa, si necesita pagar a sus empleados de inmediato después de procesar la nómina, puede elegir emitir un cheque manual. Cuando ejecute la nómina, seleccione la opción de pago “Pagar a todos los empleados con cheque”. Puede hacer cheques o imprimir en papel de impresión de cheques tipo DLT-104. Nómina Square se ocupará de los pagos de impuestos en su nombre. Más información >

Si las tarifas de pago de los miembros de su equipo cambiaron, puede actualizar su tarifa de pago por hora o salario anual desde su Perfil de Equipo de Nómina. Los cambios en las tarifas de pago se aplicarán en la siguiente ejecución de nómina. Si un empleado tiene varios trabajos con diferentes tarifas de pago, también puede realizar las actualizaciones correspondientes en su perfil en Nómina Square.

Si no le paga a un empleado mediante Nómina Square, no está obligado a quitarlo, ya que no se le cobrará por nadie a quien no le pague en un mes determinado. Como alternativa, si necesita quitar a un miembro del equipo de Nómina Square de manera temporal o permanente, puede hacerlo desde su Perfil de Equipo de Nómina. Estas personas ya no aparecerán en la pantalla Haga la nómina. Si regresan a su negocio, puede simplemente reactivar su perfil de empleado o contratista. Más información >

Es posible que deba emitir un último cheque de pago a los empleados que despida. Para procesar esto, ejecute un pago fuera de ciclo. Deberá hacerlo como un pago regular, no como un pago de bono ni otro pago complementario. Asegúrese de incluir los reembolsos pendientes además de las licencias por enfermedad y sin goce de sueldo que el empleado haya acumulado. Más información >

Si anteriormente tuvo la nómina automática activada, es posible que desee desactivar esta función para el período en que no les paga a los empleados. Este paso es opcional, ya que la nómina no se procesará si no tiene empleados con registros de horas actuales o empleados asalariados. La función de nómina automática puede administrarse desde Nómina > Ajustes de nómina en el Panel de Datos Square.

Para ayudar a los empleados a disminuir el contacto entre sí o activar el trabajo remoto, puede hacer que marquen su entrada y salida desde la aplicación Equipo de Square en sus teléfonos. Asimismo, hay nuevas leyes federales respecto de las licencias por enfermedad, así que asegúrese de que su política de licencia por enfermedad actual cumpla con estas leyes y de comunicar estos cambios a sus empleados.

Si aún no lo ha hecho, le recomendamos que active una cuenta en línea para todos los empleados antes de quitarlos de la nómina. Esto les proporcionará acceso a sus talones de pago y formularios W-2, que puede que necesiten para solicitar un seguro de desempleo y otros servicios gubernamentales. Más información >

Debido al coronavirus (COVID-19), el gobierno federal ha proporcionado a los estados flexibilidad para proporcionar y actualizar sus beneficios. El Buscador de beneficios de desempleo, patrocinado por el Departamento de Trabajo de los EE. UU., cuenta con un directorio de oficinas de desempleo estatales e información sobre los beneficios, la elegibilidad y la presentación de un reclamo. Los beneficios de desempleo no se declaran mediante Nómina Square y las normas varían según el estado. Los empleados deberán presentar sus reclamos directamente mediante su agencia estatal y es posible que necesiten la siguiente información, que pueden encontrar en Nómina Square:

• Talones de pago: los empleados pueden descargar talones de pago desde Nómina > Historial en el Panel de Datos Square. Los empleados con acceso a una cuenta en línea también pueden ver y descargar los talones de pago desde su Panel de Datos de Empleado de Nómina.
• Fecha de contratación: si optó por que Nómina Square declare un Informe de nueva contratación en su nombre, puede encontrar estos formularios en Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.
• Información del negocio: para ver el EIN federal y los Id. fiscales estatales, vaya a Ajustes de nómina > Información de impuestos en el Panel de Datos Square. Puede encontrar el nombre del contribuyente de su negocio, el DBA (si corresponde) y la dirección fiscal principal en la pestaña Información del negocio.

Puede leer más información sobre cómo solicitar beneficios del seguro de desempleo en nuestro Centro de Atención al Cliente.

Este momento desafiante hace que sea difícil para los negocios mantenerse abiertos. Es por eso que queremos proporcionarle recursos que puedan ayudarle a continuar creciendo. Diríjase a nuestro Centro de Recursos para Negocios de Town Square para leer diferentes temas para pequeños negocios y navegar por diferentes publicaciones de blogs específicos del sector sobre tendencias actuales, estrategias de crecimiento, atención inmediata y más. En particular, los siguientes recursos pueden resultarle útiles:

• Qué deben saber los empleadores sobre la ley de Familias primero en respuesta al coronavirus
• Qué deben saber los pequeños negocios sobre la ley CARES
• Ayuda para empleadores
• Actualizaciones normativas

• Servicio de Rentas Internas (Internal Revenue Service, IRS): exención fiscal por coronavirus
• Asociación de Pequeños Negocios (SBA): Programa de protección de pago (PPP)
• USA.gov: departamentos de salud estatales
• Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades: Orientaciones provisionales para negocios y empleadores