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Licencia con goce de sueldo y licencia por enfermedad

Nómina Square te permite configurar una política de licencia con goce de sueldo (PTO, por sus siglas en inglés) para tus empleados. Es útil para calcular devengos y monitorear el saldo de PTO disponible según las políticas de vacaciones y licencia por enfermedad.

Puedes elegir entre dos tipos de monitoreo: en función de las horas trabajadas (devengo) o de una cantidad fija de horas. Con una política de devengo, tu empleado gana una cierta cantidad de horas según el número de horas que trabaje. En una política de cantidad fija de horas, tu empleado recibe una cantidad determinada de horas de PTO.

Estas políticas también se pueden configurar desde el Perfil de Equipo de nómina o desde los Ajustes de nómina, para todos los empleados que actualmente no cuenten con una política de PTO ni de licencia por enfermedad, y para todos los futuros empleados.

Configura la política de PTO

Si tienes una política de licencia con goce de sueldo, también puedes configurarla desde los perfiles de tus empleados. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en tu Panel de Datos Square y haz clic en Equipo.

  2. Selecciona al empleado para el cual deseas configurar una política de PTO.

  3. En Licencia con goce de sueldo (PTO), activa Monitorear la licencia con goce de sueldo de este empleado.

  4. En Método de monitoreo, selecciona Según las horas trabajadas o Cantidad fija.

  5. Para la opción Según las horas trabajadas, ingresa la cantidad de horas que tu empleado debería trabajar para ganar una hora de PTO, y para la opción Cantidad fija, ingresa las horas totales de PTO en el campo Saldo actual.

  6. Si quieres poner un límite a la cantidad de horas de PTO que tu empleado puede acumular, introduce la cantidad en Límite de devengo. Nota: El límite de devengo solo determina la cantidad máxima de horas que tu empleado puede tener en su saldo actual. No limitará la cantidad de horas de PTO que tu empleado puede usar.

  7. Haz clic en Guardar.

Tendrás que repetir este proceso para cada uno de tus empleados con política de PTO.

Configura la política de licencia por enfermedad

Si tienes una política de licencia por enfermedad, también puedes configurarla desde los perfiles de tus empleados. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en tu Panel de Datos Square y haz clic en Equipo.

  2. Selecciona al empleado para el cual deseas configurar una política de licencia por enfermedad.

  3. En Licencia por enfermedad, activa Monitorear la licencia por enfermedad de este empleado.

  4. En Método de monitoreo, selecciona Según las horas trabajadas o Cantidad fija.

  5. Para la opción Según las horas trabajadas, ingresa la cantidad de horas que tu empleado debería trabajar para ganar una hora de licencia por enfermedad, y para la opción Cantidad fija, ingresa las horas totales de licencia por enfermedad en el campo Saldo actual.

  6. Si quieres limitar la cantidad de horas de licencia por enfermedad que tu empleado puede acumular, introduce la cantidad en Límite de devengo. Nota: El límite de devengo solo determina la cantidad máxima de horas que tu empleado puede tener en su saldo actual. No limitará la cantidad de horas de PTO que tu empleado puede usar.

  7. Haz clic en Guardar.

Tendrás que repetir este proceso para cada uno de tus empleados con una política de licencia por enfermedad.

Paga las horas de PTO y licencia por enfermedad

Como empleador, es rápido y sencillo pagar las horas de PTO cuando tus empleados hacen uso de ellas. Para pagar estas horas, haz lo siguiente:

  1. Haz clic en Pagar a los empleados > Preparar la nómina en la sección Nómina de tu Panel de Datos Square en línea.

  2. Si configuraste una política de PTO o de licencia por enfermedad para uno de tus empleados, verás una columna con las Horas de PTO y las Horas de licencia por enfermedad.

  3. Ingresa las horas de PTO o de licencia por enfermedad que usó tu empleado. Nota: Tu empleado solo cobrará las horas de PTO y de licencia por enfermedad si se ha ingresado una tarifa por hora. Si no tiene una tarifa por hora, el saldo de PTO y de licencia por enfermedad disminuirá, pero no se agregará ningún pago a la nómina.

  4. Continúa con el envío de la nómina. Cuando envíes la nómina, las horas de PTO y de licencia por enfermedad que pagues se descontarán automáticamente del saldo disponible de tu empleado.

Si un empleado no tiene configurada una política de PTO o de licencia por enfermedad, no podrás ingresar ni las horas de PTO ni las de licencia por enfermedad para ese empleado.

Los empleados pueden acumular un saldo negativo de horas de PTO o de licencia por enfermedad si la cantidad de horas usadas para esas licencias supera el saldo existente.

Consulta los saldos de PTO y de licencia por enfermedad

Consulta los saldos de PTO y de licencia por enfermedad - Empleador

Puedes monitorear el saldo de PTO y de licencia por enfermedad en los perfiles de cada empleado desde la pestaña Equipo en tu Panel de Datos Square en línea.

Los saldos de PTO y de licencia por enfermedad disponibles también aparecerán automáticamente en la parte inferior de cada talón de pago de los empleados que tengan estas políticas. Debes entregar el talón de pago que incluye los saldos de PTO y de licencia por enfermedad a los empleados que reciben cheques manuales junto con su salario.

Consulta los saldos de PTO y de licencia por enfermedad - Empleado

Los empleados pueden monitorear sus saldos de PTO y de licencia por enfermedad en sus talones de pago. Los empleados que reciben depósitos directos pueden ver el saldo en sus talones de pago cómo acceder a la sección Talones de pago del Panel de Datos del empleado. Los empleadores se deben encargar de proporcionar el talón de pago que incluye los saldos de PTO y de licencia por enfermedad a los empleados que reciban cheques manuales junto con su salario si no tienen acceso a una cuenta en línea.

Edita las políticas y las horas de PTO y de licencia por enfermedad

Puedes editar las políticas y las horas de PTO y de licencia por enfermedad de un empleado en cualquier momento:

  1. Inicia sesión en el Panel de Datos Square en línea y haz clic en Personal y nómina >Equipo.

  2. Selecciona al empleado cuyas políticas o saldos de PTO y de licencia por enfermedad debes actualizar.

  3. Desplázate hacia abajo hasta Licencia con goce de sueldo o Licencia por enfermedad, y actualiza las políticas y las horas de tu empleado según sea necesario.

  4. Haz clic en Guardar.

La actualización de los saldos o las políticas de PTO y de licencias por enfermedad de un empleado solo se aplicará a las nóminas futuras y no afectará ni a los pagos ni a los talones de pago anteriores.

Preguntas frecuentes sobre la licencia con goce de sueldo

¿Puedo configurar las políticas de PTO y de licencia por enfermedad para todos mis empleados a la vez?

Sí, estas políticas se pueden configurar para todos los empleados que actualmente no cuenten con una PTO o una licencia por enfermedad, y para todos los futuros empleados, desde Ajustes de nómina.

¿Todos mis empleados deben tener la misma política de PTO y de licencia por enfermedad?

No, puedes configurar políticas individuales de PTO y de licencia por enfermedad para cada uno de tus empleados.

¿Puedo configurar más de una política de PTO y de licencia por enfermedad para un empleado?

No, actualmente solo puedes configurar una política de PTO y una política de licencia por enfermedad por empleado.

¿Qué sucede si un empleado utiliza más horas de PTO de las que acumuló o de las que le quedaban?

Es tu decisión permitir que un empleado utilice más horas de PTO o de licencia por enfermedad de las que tiene en su saldo actual. Si decides permitir que tu empleado haga esto, cuando proceses la nómina recibirás una notificación de que la cantidad que vas a pagar supera su saldo actual.

¿Las horas extras y las horas con tarifa doble cuentan para el devengo de PTO y de licencia por enfermedad?

Sí, las horas extra y las horas con tarifa doble cuentan para el devengo de PTO y de licencias por enfermedad en una proporción de 1:1 (no se contabilizan como se hace con los porcentajes de pago correspondientes: 1.5 y 2).

Le pago a un empleado asalariado a través del campo adicional y debo pagarle la PTO y la licencia por enfermedad. ¿Cómo hago esto?

Para ello, cómo calcular la tarifa por hora de un empleado e ingresa la cantidad en el campo de tarifa. Las horas de PTO y de licencia por enfermedad se pagarán de acuerdo con esa tarifa.

¿Los saldos de la PTO y de la licencia por enfermedad se restablecen cada año?

No, los saldos restantes de PTO y de licencia por enfermedad de los empleados se transfieren automáticamente al nuevo año calendario. Si necesitas restablecer los saldos de PTO o de licencia por enfermedad de un empleado, te recomendamos hacerlo antes de enviar la primera nómina del nuevo año.

¿Dónde puedo obtener más información sobre la Ley de Licencia por Enfermedad Remunerada de California?

Consulta el artículo de Nómina Square sobre la Ley de licencia por enfermedad remunerada de California.

Podrás encontrar más información sobre cómo configurar tu política de PTO para cumplir la Ley de baja por enfermedad remunerada de California en nuestro blog Town Square.

Herramientas para formalizar y hacer crecer su negocio. Consulte la Plataforma de ejecución para empleadores.