Hacer la nómina
Para garantizar que sus destinatarios de depósito directo cobren el día de pago correspondiente, la nómina deberá procesarse antes de las 8 p. m., hora del Pacífico, de la fecha de pago. Para obtener más información sobre el calendario de pagos de Nómina Square y las excepciones para días festivos, visite Calendario de pagos de Nómina Square.
Estas instrucciones son para pagar a empleados W-2. Obtenga información sobre cómo Cómo pagar a los contratistas a través de Nómina Square.
Hacer la nómina
Para procesar la nómina para empleados con W-2:
Ingrese a la sección Nómina del Panel de Datos Square en línea o la aplicación Nómina Square > haga clic en Pagar a empleados > Hacer la nómina para ingresar o importar las horas de sus empleados. No se preocupe. Podrá revisar todo antes de confirmar el pago..
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Seleccione la forma de pago que quiere usar para pagar a sus empleados. Puede pagar a sus empleados en forma manual o usar su forma de pago predeterminada.
Tus empleados deberán haber ingresado la información para poder cobrar. Si no lo hicieron, tú puedes enviarla por ellos. Para hacerlo, ve a la pestaña Equipo de Nómina e ingresa su información personal, tributaria y de cuenta bancaria.
Si estás usando Registro de horas Square (o una aplicación de registro de horas de terceros compatible), si activaste Importación de propinas, Importación de comisiones con Nómina Square o si solicitas a tu equipo que declare las propinas en efectivo cuando marca salida o cambia de puesto, haz clic en Importar horas y salarios a fin de importar las horas, propinas y comisiones de tu equipo durante el período de pago.
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Si no estás usando el registro de horas, ingresa el número de horas trabajadas y cualquier cantidad adicional ganada (si aplica) en dólares para cada empleado en las columnas correspondientes:
Tarifa: el pago por hora del empleado.
Horas normales: número de horas trabajadas que se pagan conforme al salario normal por horas.
Tiempo extra: horas extra trabajadas (1.5 multiplicado por el salario por hora).
Adicional: los pagos adicionales asociados al periodo de pago, como las comisiones. Estos montos se gravarán como ingresos y se incluirán en el salario neto del empleado.
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Haga clic en el ícono + al lado de Salario bruto y marque las casillas de verificación correspondientes si debe pagar a sus empleados por lo siguiente:
Doble: doble del salario normal.
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Propinas ya pagadas: monto pagado de propinas en efectivo. El empleado ya debería haber recibido este monto, por lo que no se enviará con el proceso de pago. La declaración de propinas en efectivo asegura que las declaraciones y documentos fiscales sean correctos. Los impuestos del empleado se calcularán para estos montos y se retendrán del pago al empleado.
Como alternativa, desde la pestaña Turnos del Panel de datos, podrás solicitar a tu equipo que declare las propinas en efectivo al marcar entrada o cambiar de puesto. Nota: Esto requiere una suscripción a Administración de equipos.
Propinas en el cheque de pago: cantidad de propinas que quieres pagar a tus empleados en el período de pago. Esta cantidad se pagará a tus empleados a través de Nómina Square.
Permiso con goce de sueldo: horas del permiso con goce de sueldo utilizadas en el período de pago. Se activará de forma predeterminada si utiliza nuestras funciones de Permiso con goce de sueldo.
Licencia por enfermedad: horas de licencia por enfermedad utilizadas en el período de pago. Se activará de forma predeterminada si utiliza nuestras funciones de Licencia por enfermedad
Comisiones: comisiones ganadas por los empleados para el período de pago. Esta opción se activará de manera predeterminada si usa nuestra función Seguimiento de comisiones.
Compruebe que toda la información que ingresó sea correcta.
Haga clic en Continuar. Si configuró beneficios para empleados o deducciones después de impuestos, confirme los montos de deducción/contribución y realice las modificaciones necesarias. También puede agregar reembolsos de ser necesario.
Se le llevará a una página que contiene un desglose detallado del proceso de pago y del retiro bancario. Haga clic en Confirmar retiro para aprobar y procesar la nómina para el período de pago actual.
Si esta es la primera vez que usa Nómina Square, se le pedirá que confirme los precios para completar el proceso de pago. Para aceptar, haga clic en Siguiente.
Si está pagando a los empleados con un cheque impreso, haga clic en “Imprimir cheques” para descargar un archivo PDF de los cheques de su empleado.
Los empleados con un inicio de sesión de Nómina Square recibirán un correo electrónico con un enlace que les permitirá ver sus talones de pago.
Los débitos de la Nómina aparecen en su estado de cuenta bancaria separados de los créditos y débitos de los pagos con tarjeta procesados mediante la aplicación Square.
Obtenga información sobre cómo procesar la nómina para empleados con deducciones y embargos después de impuestos.
Pagos extraordinarios
Sabemos que a veces necesitas pagar a los empleados por fuera del calendario de nómina usual. Si deseas enviar una bonificación por separado, pagaste menos por accidente, olvidaste pagar a uno de los empleados o pagas a los empleados según un calendario irregular, puedes descubrir cómo hacer un pago extraordinario sin costo adicional después de enviar el primer proceso de pago del calendario.
Nómina de dos días
La nómina de dos días te permite enviar la nómina hasta dos días antes de la fecha de pago de tu equipo, gracias a lo cual tendrás más tiempo para procesar la nómina, los pagos extraordinarios y los pagos a contratistas. Obtén más información sobre cómo solicitar la nómina de dos días en nuestro Centro de Atención al Cliente.
Nota: Por el momento, la nómina de dos días no está disponible para las cuentas de nómina que solo pagan a contratistas. Los empleadores que pagan tanto a empleados W-2 como a contratistas 1099 cumplen con los requisitos para solicitar la nómina de dos días en sus cuentas.