Ejecutar la nómina
Para asegurarte de que los destinatarios de depósito directo reciban su pago el día de pago, la nómina debe procesarse antes de las 8 p. m. hora del Pacífico en la fecha de vencimiento. Para obtener más información sobre el calendario de pagos de Nómina Square y las excepciones en días festivos, visita Calendario de pagos de Nómina Square.
Estas instrucciones son para pagar a empleados W-2. Obtén más información sobre cómo Cómo pagar a los contratistas a través de Nómina Square.
Ejecutar la nómina
Para procesar la nómina para empleados con W-2, sigue estos pasos:
Inicia sesión en la sección de Nómina del Panel de Datos Square en línea > haz clic en Pagar a empleados > Ejecutar nómina para ingresar o importar las horas de los empleados. No te preocupes, podrás revisarlo todo antes de confirmar el pago.
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Dentro de la sección Programar pago, selecciona la velocidad preferida para el procesamiento de la nómina. Elige entre estas opciones:
Si estás ejecutando la nómina antes de la fecha de vencimiento para su presentación, puedes seleccionar la opción Lo más rápido disponible, que hará que los pagos de depósito directo lleguen a tu equipo dos días hábiles después de que envíes la nómina para su procesamiento. Nota: Debes solicitar nómina de dos días para usar esta opción.
Selecciona Día de pago regular para programar los pagos de depósito directo en tu cadencia regular.
Selecciona Pagos manuales para emitir cheques físicos al equipo. Nómina Square no emitirá cheques en tu nombre.
Selecciona la forma de pago que deseas usar para pagar a los empleados. Puedes pagar a sus empleados en forma manual o por su forma de pago predeterminada.
Los empleados deben tener su información ingresada para que puedan recibir el pago. Si no han ingresado esta información, puedes enviarla en su nombre al ir a la pestaña Equipo de nómina e ingresar su información personal, fiscal y bancaria.
Si utilizas Registro de horas Square (o una aplicación de registros de horas de terceros admitida), activa Importación de propinas, Importación de comisiones con Nómina Square o si requieres que tu equipo declare propinas en efectivo al marcar salida o al cambiar de trabajo, haz clic en Importar registros de horas y salarios para importar las horas, propinas o comisiones de los empleados para el período de pago.
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Si no estás usando el registro de horas, ingresa la cantidad de horas trabajadas y cualquier importe adicional (si corresponde) para cada empleado en las columnas correspondientes:
Tarifa: el pago por hora del empleado.
Horas regulares: cantidad de horas trabajadas que se pagan conforme al salario normal por horas.
Horas extra: horas extra trabajadas (1.5 multiplicado por el salario por hora).
Adicional: salarios adicionales asociados al período de pago, como comisiones. Estos importes se gravarán como ingresos y se incluirán en el pago neto del empleado.
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Haz clic en el ícono + al lado de Salario bruto y marca las casillas de verificación correspondientes si debes pagar a los empleados por lo siguiente:
Doble: doble del salario normal.
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Propinas ya pagadas: Importe de propinas pagadas en efectivo. Este importe ya debería haberse pagado al empleado y no se enviará en tu nómina. Declarar propinas en efectivo asegura una presentación precisa de impuestos y documentación. Los impuestos del empleado se calcularán y retendrán de su pago.
Alternativamente, desde la pestaña Turnos del Panel de Datos puedes requerir que el equipo declare propinas en efectivo al finalizar su turno o al cambiar de trabajo. Nota: Esto requiere una suscripción a Administración de equipos.
Propinas en sueldo: Importe de propinas que deseas pagar al empleado para el período de pago. Este importe se pagará al empleado a través de Nómina Square.
PTO: horas de PTO utilizadas en el período de pago. Se activará automáticamente si utilizas nuestra función Permiso con goce de sueldo.
Licencia por enfermedad: horas de licencia por enfermedad utilizadas en el período de pago. Se activará automáticamente si utilizas nuestra función Licencia por enfermedad.
Comisiones: comisiones ganadas por el empleado para el período de pago. Se activará automáticamente si utilizas nuestra función Seguimiento de comisiones.
Comprueba que toda la información que ingresaste sea precisa.
Haz clic en Continuar Si configuraste beneficios para empleados o deducciones después de impuestos, confirma los montos de deducción/contribución y realiza las ediciones necesarias. También puedes agregar reembolsos si es necesario.
Serás dirigido a una pantalla que muestra un desglose detallado de la ejecución nómina y el retiro bancario. Haz clic en Confirmar retiro para aprobar y procesar la nómina para el período de pago actual.
Si esta es la primera vez que usas Nómina Square, se te pedirá que confirmes los precios para completar la ejecución de nómina. Para aceptar, haz clic en Siguiente.
Si pagas a los empleados con un cheque impreso, haz clic en "Imprimir cheques" para descargar un archivo PDF de los cheques del empleado.
Para procesar la nómina para los empleados W-2 a través de la aplicación Mi equipo Square, sigue estos pasos:
Selecciona Nómina regular o Pago extraordinario si necesitas pagar a los empleados fuera del calendario de nómina típico. Pulsa Ejecutar nómina.
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En la pantalla Programar pago, selecciona la velocidad preferida para el procesamiento de la nómina. Elige entre estas opciones:
Si estás ejecutando la nómina antes de la fecha de vencimiento para su presentación, puedes seleccionar la opción Lo más rápido disponible, que hará que los pagos de depósito directo lleguen al equipo dos días hábiles después de que envíes la nómina para su procesamiento. Nota: Debes solicitar el procesamiento de nómina en dos días para usar esta opción.
Selecciona Día de pago regular para programar los pagos de depósito directo según la cadencia normal.
Selecciona Pagos manuales para emitir cheques físicos al equipo. Nómina Square no emitirá cheques en tu nombre.
Si usas registros de horas, haz clic en Agregar turno para un día específico. Verifica la información del miembro del equipo, la ubicación, la tarifa por hora y la hora de entrada y, luego, pulsa Guardar.
Pulsa Continuar a horas y ganancias.
Pulsa Importar horas y salarios para importar las horas, propinas o comisiones del empleado para el período de pago.
Pulsa Continuar a Ajustes. Desde esta pantalla, puedes ver y editar las deducciones según sea necesario.
En la pantalla Revisar, verás un desglose detallado de la ejecución nómina y el retiro bancario. Pulsa Confirmar retiro para aprobar y procesar la nómina para el período de pago actual.
Los empleados con un inicio de sesión de Nómina Square recibirán un correo electrónico con un enlace que les permitirá ver sus talones de pago.
Los débitos de la Nómina aparecen en el estado de la cuenta bancaria separados de los créditos y débitos de los pagos con tarjeta procesados mediante la aplicación Square.
Aprende cómo ejecutar la nómina para los empleados con deducciones y embargos después de impuestos.
Pagos extraordinarios
Sabemos que en ocasiones necesitas pagarles a los empleados por fuera del calendario de nómina típico. Si deseas enviar una bonificación por separado, si pagas menos por equivocación, si olvidas pagarle a uno de los empleados o si les pagas según un calendario irregular, puedes hacerlo al cómo hacer un pago extraordinario sin costo extra después de enviar la primera ejecución programada.
Nómina de dos días
La nómina en dos días te permite presentar la nómina hasta dos días hábiles antes de la fecha de pago del equipo, lo que te brinda más tiempo para ejecutar la nómina, pagos extraordinarios y pagos a contratistas. Aprende más sobre cómo solicitar nómina de dos días en nuestro Centro de Atención al Cliente.
Nota: La nómina en dos días no está disponible actualmente para cuentas de nómina exclusivamente de contratistas 1099. Los empleadores que pagan tanto a empleados W-2 como a contratistas 1099 son elegibles para solicitar la nómina en dos días en su cuenta.