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Cómo agregar contratistas independientes a Nómina Square

Agregar contratistas a Nómina Square es un proceso rápido y sencillo. Los contratistas también pueden configurar sus propias cuentas para ahorrarle tiempo a usted.

Vea más Square Payroll Contractor FAQs.

Cree un nuevo contratista

  1. Vaya a la pestaña Equipo de Nómina de su Panel de Datos de Nómina Square en línea o Aplicación Nómina Square.

  2. Haga clic en Agregar miembro del equipo.

  3. Haga clic en Crear nuevo o seleccione un miembro existente del equipo.

  4. Ingrese el nombre y apellido de su contratista.

  5. Proporcione la dirección de correo electrónico del contratista. Cuando lo haga, su contratista recibirá una cuenta en línea que le solicitará que proporcione el resto de su información personal y los detalles de cuenta bancaria si cobra mediante un depósito directo. Si no proporciona una cuenta en línea para el contratista, deberá ingresar su información personal antes de poder pagarle.

  6. Seleccione Contratista como tipo de empleo. Nota: Si el miembro del equipo también está clasificado como empleado con W-2, debe seleccionar el tipo Empleado. Haga clic aquí para obtener instrucciones sobre cómo Agregar empleados a Nómina Square.

  7. Seleccione el Tipo de pago y la Forma de pago. Para los contratistas que solo ganan comisiones, elija Por hora e ingrese una tarifa de $0. Puede activar el Seguimiento de comisiones para que Square las calcule automáticamente. Como alternativa, puede ingresar las comisiones de forma manual al realizar la nómina.

  8. Si corresponde, ingrese la información personal y de cuenta bancaria del contratista.

  9. Haga clic en Generar código de acceso a Punto de venta si le gustaría usar el Registro de horas mediante Nómina Square.

  10. Después de hacer clic en Guardar, su contratista aparecerá como una opción cuando envía un pago de contratista.

Nota: Antes de poder pagarle al contratista, primero debe ingresar su información personal. Puede proporcionar su dirección de correo electrónico para que el contratista pueda ingresar su información personal o puede proporcionar la información manualmente usted mismo. Para ingresar esta información usted mismo, haga clic en el nombre del contratista en la pestaña Equipo de su Panel de Datos de Nómina > Activar manualmente.

Actualmente, Nómina Square no es compatible con la declaración del formulario 1099-NEC para contratistas que utilizan su número de identificación del empleador (EIN) (y no el número de seguro social [SSN]) como número de identificación de contribuyente.

Cómo transferir información del historial de pago de un contratista

Usted tiene la responsabilidad de transferir pagos anteriores que haya realizado a contratistas este año antes de Nómina Square. Siga estos pasos para agregar el total de la compensación de los contratistas del año hasta la fecha a Nómina Square, de modo de asegurarse de que la compensación que se incluirá al finalizar el año en el formulario 1099-NEC sea la correcta:

  1. Para transferir pagos históricos para el año en curso, vaya a la sección Descripción general de su Panel de Datos de Nómina Square en línea o a la aplicación Nómina Square y haga clic en Pagar a contratistas.

  2. Seleccione la forma de pago Pagar a todos los contratistas con cheque. Nota: Si selecciona esta opción, se asegura de que no se pague al contratista un período adicional y el monto solo se registra en Nómina Square con fines de declaración de impuestos.

  3. Seleccione el período de pago y a los contratistas apropiados para los que desea capturar un pago.

  4. Ingrese el importe total que pagó al contratista fuera de Nómina Square en la columna Monto o el número total de horas y la tarifa por hora que le pagó.

  5. Haga clic en Continuar.

  6. Revise y haga clic en Confirmar.

Nota: Asegúrese de que el historial de pago anterior para sus contratistas se vea reflejado en Nómina Square antes de fin de año para que las declaraciones de impuestos sean precisas. El pago se informará en el Formulario 1099-NEC del año en curso. No puede agregar pagos para años anteriores.

Obtenga más información sobre transferir historial de nómina anterior de un proveedor de nómina anterior.

Agregue como contratista a un empleado creado previamente

Nómina Square le permite clasificar a los miembros de su equipo como empleados W-2 o contratistas con 1099. Si desea cambiar el tipo de empleo de un miembro del equipo, haga clic en la casilla relevante en su perfil de nómina en la pestaña Equipo de Nómina en su Panel de Datos de Nómina Square en línea o en la aplicación Nómina Square.

¿No sabe con certeza si tiene un empleado que debería recibir un formulario W-2 o un contratista independiente que debería recibir el formulario 1099-NEC? Lea nuestro blog de Square sobre 1099 vs. W-2 para obtener más información.

Vuelva a activar un contratista en Nómina Square

Para reactivar a un individuo que se eliminó de Nómina Square:

  1. Vaya a Equipo de nómina en la sección Nómina de su Panel de Datos Square en línea.

  2. Seleccione al individuo que desea volver a agregar a Nómina Square. Su estado debe aparecer como Inactivo.

  3. Marque el casillero de Tipo de empleo: empleado o contratista. Nota: La forma de pago del individuo volverá automáticamente a la forma de pago anterior. Los miembros del equipo que antes tenían una cuenta en línea activada tendrán su cuenta reactivada con la misma dirección de correo electrónico.

  4. Haga clic en Guardar.

Más información sobre: Nómina