¿No está seguro de si tiene un empleado que debería recibir un formulario w-2 o un contratista independiente que debería recibir el formulario 1099-MISC? Lea nuestro blog Square sobre 1099 VS w-2 para obtener más información.

Cómo crear un nuevo contratista

  1. Visite la sección Nómina de su Panel de Datos Square en línea > Haga clic en Contratistas.
  2. Haga clic en Nuevo contratista.
  3. Escriba el nombre de su contratista y, si se le paga por hora, un salario por hora.
  4. Seleccione un método de pago.
  5. Si elige proporcionar a su contratista una cuenta en línea, su contratista podrá llenar su información de W-9 y, si le paga con depósito directo, agregar la información de su cuenta bancaria. Si prefiere completar esta información usted mismo, tendrá la opción de hacerlo después de guardar al contratista.
  6. Si no proporciona a su contratista una cuenta en línea, deberá ingresar usted la información personal del contratista del Formulario W-9. Esta información se usará para generar el Formulario 1099-MISC del contratista al final del año.
  7. Después de que haga clic en Guardar, su contratista aparecerá cuando usted vaya a enviar pagos a los contratistas.
  8. Los contratistas a los que se les otorga una cuenta en línea recibirán un correo electrónico pidiéndole que creen una cuenta. Después de crear una cuenta, se les pedirá que introduzcan su información personal y de cuenta bancaria.

    Nota: no podrá pagarle a su contratista hasta que se haya introducido su información personal. Para ingresar esta información usted mismo, haga clic en el nombre del contratista en la pestaña Contratistas y haga clic en Activar manualmente.

Actualmente Nómina Square no es compatible con la declaración del formulario 1099-MISC para contratistas que utilizan su número de identificación del empleador (EIN) (y no el Número de seguro social (SSN)) como número de identificación de contribuyente.

Agregar a un empleado creado previamente como contratista

También puede activar un contratista al que ya le haya pagado previamente como empleado a través de Nómina Square.

  1. Visite la sección Nómina del Panel de Datos Square en línea > haga clic en Empleados.
  2. Haga clic en el empleado que desea cambiar a contratista y haga clic en Eliminar de nómina.
  3. Consulte las instrucciones anteriores para activarlo como nuevo contratista e ingresar la información de contratista requerida.

Nota: una persona no puede ser contratista con formulario 1099 y empleado con formulario W-2 al mismo tiempo. Si usted cambia a un empleado con W-2 para que pase a ser contratista con 1099, o viceversa, esta persona recibirá al final del año tanto un formulario W-2 como un formulario 1099-MISC.

Cómo transferir información del historial de pago de un contratista

Para que el total de la compensación del contratista sea correcta en el Formulario 1099 a fin de año, usted es responsable de transferir cualquier pago histórico del año en curso a su Nómina Square.

  1. Para transferir los pagos para el año en curso, vaya a la sección Nómina de su Panel de Datos Square en línea y haga clic en Pagar a contratistas.
  2. Seleccione el método de pago Pagar a todos los contratistas con cheque.
  3. Seleccione el período de pago y al (a los) contratista(s) apropiados:
  4. Introduzca el importe total que ha pagado al contratista fuera de Nómina Square en la columna Monto, o introduzca el número total de horas y la tarifa por hora que le ha pagado.
  5. Haga clic en Continuar.
  6. Revise y haga clic en Confirmar.

Nota: el pago se declarará en el formulario 1099-MISC del año en curso. No se pueden agregar pagos para años anteriores.

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