Agregar contratistas independientes a Nómina Square
Agregar contratistas a Nómina Square es un proceso rápido y sencillo. Los contratistas también pueden configurar sus propias cuentas, lo que te permite ahorrar tiempo.
Lee las Square Payroll Contractor FAQs adicionales.
Crear un nuevo contratista
Visita la pestaña Equipo de nómina de tu Panel de Datos de Nómina Square en línea o la aplicación Mi equipo Square.
Selecciona Agregar miembro del equipo.
Selecciona Crear nuevo o un miembro existente del equipo.
Ingresa el nombre y apellido de tu contratista.
Proporciona la dirección de correo electrónico del contratista. Al proporcionar una dirección de correo electrónico, se le dará al contratista una cuenta en línea con instrucciones para que proporcione el resto de su información personal y detalles de la cuenta bancaria si se le paga por depósito directo. El contratista puede configurar su cuenta en línea a través de un navegador web o a través de la aplicación App Mi Equipo Square en su teléfono inteligente. Si no proporcionas al contratista una cuenta en línea, deberás ingresar su información personal antes de poder pagarle.
Selecciona el tipo de empleo Contratista. Nota: Si el miembro del equipo también está clasificado como empleado W-2, selecciona adicionalmente el tipo Empleado. Obtén más información sobre cómo Agregar empleados a Nómina Square.
Selecciona el tipo y la forma de pago: Para contratistas que solo ganan comisiones, elige Por hora e ingresa una tarifa de $0. Puedes activar Seguimiento de comisiones para que Square haga estos cálculos automáticamente. Alternativamente, puedes ingresar manualmente los montos de comisión al procesar la nómina.
Si corresponde, ingresa la información personal y de cuenta bancaria del contratista.
Selecciona Generar código de acceso de PDV Square si quieres usar Registro de horas mediante Nómina Square.
Después de hacer clic en Guardar, tu contratista aparecerá como una opción cuando envíes un pago de contratista.
Nota: No puedes pagar al contratista hasta que se haya ingresado su información personal. Puedes proporcionar su dirección de correo electrónico para que el contratista ingrese su información personal o puedes proporcionar esta información manualmente tú mismo. Para ingresar la información tú mismo, haz clic en el nombre del contratista en la pestaña Equipo de nómina de tu Panel de Datos de Nómina > Activar manualmente.
Actualmente, Nómina Square no es compatible con la declaración del formulario 1099-NEC para contratistas que utilizan su número de identificación del empleador (EIN) (y no el número de seguro social [SSN]) como número de identificación de contribuyente.
Cómo transferir información del historial de pago de un contratista
Eres responsable de transferir cualquier pago histórico que hayas realizado a contratistas en este año antes de usar Nómina Square. Sigue estos pasos para agregar la compensación acumulada total del contratista hasta la fecha en Nómina Square y asegurarte de que la compensación sea correcta al final del año en el Formulario 1099-NEC:
Para transferir los pagos históricos del año actual, ve a la sección Vista general de tu Panel de Datos de Nómina Square en línea o la pantalla Ejecutar nómina de la aplicación Mi equipo Square y selecciona Pagar a contratistas.
Selecciona la forma de pago Pagar a todos los contratistas con cheque. Nota: Si seleccionas esta opción, te aseguras de que no se pague al contratista un período adicional y el monto solo se registra en Nómina Square con fines de declaración de impuestos.
Selecciona el período de pago y a los contratistas apropiados para los que deseas capturar un pago.
Introduce el monto total que has pagado al contratista fuera de Nómina Square en la columna Monto, o introduce la cantidad total de horas y la tarifa por hora que le has pagado.
Selecciona Continuar.
Revisa la información y selecciona Confirmar.
Nota: Asegúrate de que el historial de pagos anteriores de tus contratistas quede registrado en Nómina Square antes de que termine el año para que las declaraciones de impuestos sean precisas. El pago se informará en el Formulario 1099-NEC del año actual. No puedes agregar pagos de años anteriores.
Obtén más información sobre transferir historial de nómina anterior de tu proveedor anterior de nómina.
Agregar como contratista a un empleado creado previamente
Nómina Square permite que los miembros de tu equipo sean clasificados como empleados W-2 y contratistas 1099 al mismo tiempo. Si deseas cambiar el tipo de empleo de un miembro del equipo, haz clic en la casilla correspondiente en el perfil de nómina del miembro del equipo en la pestaña Equipo de nómina en tu Panel de Datos de Nómina Square en línea o en la aplicación Mi equipo Square.
¿No sabes si tienes un empleado que debe recibir un Formulario W-2 o un contratista independiente que debe recibir un Formulario 1099-NEC? Lee la publicación de The Bottom Line sobre 1099 vs. W-2 para obtener más información.
Activar de nuevo a un contratista en Nómina Square
Para activar de nuevo una persona que se eliminó de Nómina Square, sigue estos pasos:
Ve a Equipo de nómina en la sección Nómina de tu Panel de Datos Square en línea.
Selecciona a la persona que deseas volver a agregar a Nómina Square. Su estado debería aparecer como Inactivo.
Marca la casilla de tipo de empleo Empleado y/o Contratista. Nota: La forma de pago de la persona se restablecerá a la forma de pago anterior. Los miembros del equipo que anteriormente tenían una cuenta en línea habilitada tendrán su cuenta reactivada con la misma dirección de correo electrónico.
Haz clic en Guardar.