Agregar miembros del equipo a Nómina Square
Agregar empleados a Nómina Square es un proceso rápido y sencillo. Los empleados también pueden configurar sus propias cuentas, lo que te permite ahorrar tiempo.
Crear un nuevo perfil de miembro del equipo desde el Panel de Datos Square
Inicia sesión en tu Panel de Datos Square en línea y haz clic en Personal > Equipo > Miembros del equipo.
Haz clic en + Miembro del equipo. También puedes crear un miembro del equipo en la aplicación Punto de venta si pulsas Equipo.
Completa el Perfil del miembro del equipo. Ingresa el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del miembro del equipo. Los campos de la dirección de correo electrónico y del número de teléfono son opcionales. El Id. del miembro del equipo es opcional, pero recomendamos completarlo.
Haz clic en Siguiente.
Asignar puestos y salarios
En la pantalla Puestos, puedes asignar puestos y salarios para hacer un seguimiento del costo de la mano de obra y, si usas Turnos Square, visualizar el tiempo de los miembros del equipo destinado a realizar una o varias funciones en tu negocio.
En la pantalla Puestos, proporciona un puesto principal y tipo de pago (por hora o salario). Nota: Si el puesto ya existe, haz clic en Puesto principal para acceder a un menú desplegable de puestos existentes.
Según el tipo de pago seleccionado, ingresa una tarifa por hora o un salario anual y horas semanales.
Si el empleado tiene varios puestos, haz clic en Agregar otro puesto.
Haz clic en Siguiente.
Configurar permisos
En la pantalla Acceso, puedes asignar permisos al miembro del equipo. Con los permisos, puedes permitir que los miembros del equipo inicien sesión en la aplicación Square para aceptar pagos, marcar entrada y salida con la aplicación Square o accedan al Panel de Datos Square en línea.
En la pantalla Acceso, selecciona un conjunto de Permisos o haz clic en Agregar conjunto de permisos. Nota: Los permisos personalizados están disponibles para Suscriptores pagos a Equipos Plus. La creación de nuevos conjuntos de permisos solo está disponible mediante el Panel de Datos Square en línea y no está integrada en la aplicación.
Haz clic en Ubicaciones para seleccionar la ubicación donde trabajará el miembro del equipo. Nota: Si el miembro del equipo usa más de una ubicación y deseas proporcionarle permiso para cada una, activa Asignar a todas las ubicaciones actuales y futuras.
Crea un código de acceso personal que el miembro del equipo usará para iniciar sesión y registrar su horario. Puedes personalizar este código de acceso o crearlo de forma aleatoria al hacer clic en Generar.
Haz clic en Guardar y revisar.
Nota: Asegúrate de guardar el código de acceso para referencia personal y dárselo al miembro del equipo. Cada miembro tendrá un código de acceso exclusivo y, de esta manera, tendrá acceso a la aplicación Square desde cualquier dispositivo asociado con la ubicación del negocio.
Agregar un miembro del equipo a Nómina Square
Si ya tienes una suscripción a Nómina Square, algunos de los campos estarán prellenados.
En la pantalla Nómina, selecciona el tipo de empleo del miembro del equipo. Nota: Si el miembro del equipo está clasificado como empleado y como contratista independiente, selecciona ambas opciones.
Selecciona una Forma de pago.
Ingresa la fecha de contratación del empleado y activa Presentar un informe de empleado nuevo en mi nombre si lo deseas.
Selecciona la Dirección laboral del empleado para fines tributarios. Si la ubicación del empleado se encuentra fuera de la jurisdicción fiscal principal de tu negocio, debes proporcionar los números de cuenta de impuestos estatales para la ubicación de trabajo adicional para que Nómina Square pueda pagar y presentar tus impuestos en tu nombre. Obtén más información sobre las varias jurisdicciones fiscales.
Selecciona una opción Historial de pago del empleo.
Selecciona la información de Compensación del miembro del equipo: Por hora o Asalariado.
Activa la opción Permiso con goce de sueldo (PTO) y licencia por enfermedad para configurar una política de Permiso con goce de sueldo (PTO) o licencia por enfermedad para el empleado.
Haz clic en Guardar. Tu empleado aparecerá en tu listado de nómina.
Si corresponde, marca las opciones Exención de horas extra y Elegibilidad de propina.
Proporciona la fecha de inicio del empleado. Si el empleado es nuevo, marca la casilla Presentar un empleado nuevo en mi nombre para que lo podamos declarar por ti.
Si el empleado no es nuevo, proporciona el salario bruto del año hasta la fecha (si ya recibió el pago de tu negocio con los impuestos de nómina aplicados).
Selecciona la Dirección laboral del empleado para fines tributarios. Si la ubicación del empleado se encuentra fuera de la jurisdicción fiscal principal de tu negocio, debes proporcionar los números de cuenta de impuestos estatales para la ubicación de trabajo adicional para que Nómina Square pueda pagar y presentar tus impuestos en tu nombre. Obtén más información sobre cómo procesar la nómina en varias jurisdicciones fiscales.
Activa la opción Permiso con goce de sueldo (PTO) y licencia por enfermedad si quieres configurar una política de PTO o licencia por enfermedad para el empleado.
Haz clic en Generar código de acceso de PDV Square si deseas usar Registro de horas mediante Nómina Square.
Agrega cualquier otro Beneficio o Embargos y otras deducciones después de los impuestos aplicables.
Si corresponde, ingresa la información personal de contribuyente y de la cuenta bancaria del empleado. Esto solo es necesario si no se proporciona una dirección de correo electrónico para que el empleado complete esta información por sí mismo.
Después de hacer clic en Guardar, el miembro del equipo aparecerá en tu listado de nómina.
No puedes pagar al empleado hasta que se haya ingresado su información personal. Puedes cambiar la forma de pago de un empleados en cualquier momento.
Nota: Para empleados exentos de horas extras con una semana laboral estándar de más de 40 horas, se calcula una tarifa por hora para empleados asalariados en función del salario anual dividido por las horas que el empleado trabaja en un año (tarifa por hora = salario anual / (horas semanales * 52)). Para empleados asalariados no exentos, si la semana laboral es mayor que 40 horas, todas las horas que excedan las 40 horas se pagarán a una tasa de horas extras de 1.5 veces la tarifa por hora. Esto significa que la suma de los sueldos de los empleados durante el año será mayor que su salario anual. Haz clic aquí para consultar una guía de referencia.
Revisar la información de los miembros del equipo
Una vez que hayas completado el perfil de un nuevo miembro del equipo, confirma toda la información y haz clic en Listo.
Convertir un contratista 1099 en un empleado W-2
Nómina Square permite que los miembros de tu equipo sean clasificados como empleados W-2 y contratistas 1099 al mismo tiempo. Si deseas cambiar el tipo de empleo de una persona, haz clic en la casilla correspondiente en el perfil de nómina del miembro del equipo en la sección Equipo de nómina de tu Panel de Datos de Nómina Square en línea o en la aplicación Mi equipo Square.
¿No sabes si tienes un empleado que debe recibir un Formulario W-2 o un contratista independiente que debe recibir un Formulario 1099-NEC? Lee la publicación de The Bottom Line sobre 1099 vs. W-2 para obtener más información.
Haz clic aquí para obtener instrucciones sobre cómo Cómo agregar contratistas independientes a Nómina Square.
Reactivar un empleado en Nómina Square
Para activar de nuevo una persona que se eliminó de Nómina Square, sigue estos pasos:
Ve a Equipo de nómina en la sección Nómina del Panel de Datos Square en línea.
Selecciona a la persona que deseas volver a agregar a Nómina Square. Su estado debería aparecer como Inactivo.
Marca la casilla de tipo de empleo Empleado o Contratista. Nota: La forma de pago de la persona se restablecerá a la forma de pago anterior. Los miembros del equipo que anteriormente tenían una cuenta en línea habilitada tendrán su cuenta reactivada con la misma dirección de correo electrónico.
Haz clic en Guardar.