Agrega miembros del equipo a Nómina Square
Información sobre Nómina Square para miembros del equipo
Puedes agregar dos tipos de miembros del equipo a tu cuenta de Nómina Square: contratistas con formulario 1099 y empleados con formulario W-2.
Un contratista independiente trabaja por cuenta propia. Celebras un contrato con un contratista independiente para realizar una función específica o completar una tarea específica. Dado que trabajan por cuenta propia, no retienes impuestos de sus cheques de pago; ellos pagan sus propios impuestos y proporcionan sus propios beneficios. Los contratistas reciben un 1099-NEC durante la temporada de impuestos, a diferencia de un empleado W-2.
Con Nómina Square, los contratistas pueden marcar entrada y salida desde la aplicación Mi Equipo Square, importar sus horas y consultar su historial de pagos en sus cuentas de Nómina Square en línea.
Un empleado W-2 es contratado por tu negocio en virtud de un acuerdo de empleo. Retienes impuestos de sus salarios, pagas impuestos laborales por ellos y puedes proporcionar beneficios.
Los empleados reciben un formulario de impuestos W-2. Un Formulario W-2 es un formulario de impuestos donde las empresas informan la compensación anual pagada a sus empleados y los impuestos sobre la nómina retenidos de esa compensación. A los empleados que reciben un W-2 se les paga a través de la nómina de su empleador y se les retienen sus impuestos sobre la nómina durante el año.
Antes de comenzar
Puedes agregar un empleado asalariado a tu equipo a través del Panel de Datos Square.
Para ahorrar tiempo, puedes invitar a tus empleados a configurar sus propias cuentas. Esto les enviará automáticamente una notificación por correo electrónico o mensaje de texto que contiene un enlace para crear una cuenta de Nómina Square.
Una vez que crees miembros del equipo, puedes realizar verificaciones de antecedentes con nuestro socio Checkr. Debes registrarte para obtener una cuenta de Checkr para poder realizar verificaciones de antecedentes a través de Square. Obtén más información sobre cómo crear una cuenta de Checkr y accede a los servicios de Checkr con los precios de Nómina Square.
Si desactivas empleados o contratistas, es posible que debas emitir un cheque de pago final a tu empleado. Dependiendo de las circunstancias, puedes ser responsable por proporcionar a los empleados un cheque con sus salarios finales el último día de trabajo. Conoce más sobre los salarios finales de tu oficina estatal de trabajo. Obtén más información sobre cómo Agregar y administrar miembros del equipo.
Agregar un contratista independiente
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal > Equipo > Miembros del equipo.
Selecciona el miembro del equipo que quieres agregar a la nómina.
Cuando se abra el panel de miembros del equipo, selecciona Nómina > Agregar a la nómina.
Selecciona Contratista como tipo de empleo.
Selecciona una forma de pago en el menú desplegable y selecciona Siguiente.
Para terminar de agregar un contratista, agrega su información de pago e impuestos. Selecciona Pedirle al miembro del equipo que proporcione esta información para enviarle a tu contratista un correo electrónico o un mensaje de texto y pedirle que proporcione esta información, o selecciona Rellenar esto en nombre de este miembro del equipo e ingresar la información de pago e impuestos.
Selecciona Siguiente.
Selecciona si quieres presentar automáticamente el Formulario 1099-NEC para este contratista y selecciona Siguiente.
Revisa tu información y selecciona Listo.
Transferir información del historial de pago de un contratista
Una vez que agregues un contratista, puedes agregar cualquier pago anterior que hayas realizado fuera de Nómina Square a tu cuenta de Nómina Square. Si le pagaste a tu contratista en este año fuera de Nómina Square, agrega la compensación total del contratista en lo que va del año a la fecha a Nómina Square para asegurarte de que la compensación sea correcta en su Formulario 1099-NEC. No puedes agregar pagos de años anteriores.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal > Nómina.
Selecciona Ejecutar nómina > Pagar a contratistas.
Establece el Período de Pago para los pagos anteriores y establecer la Forma de Pago como Pagar a todos con Cheque. Si seleccionas esta opción, te aseguras de que no se pague al contratista un período adicional y el monto solo se registra en Nómina Square con fines de declaración de impuestos.
En el menú desplegable Nombre, selecciona el contratista para el que quieres capturar un pago.
Ingresa el monto total que le pagaste al contratista fuera de Nómina Square en la columna Monto o ingresa el número total de horas y la tarifa por hora que le pagaste.
Selecciona Continuar.
Revisa la información y selecciona Confirmar.
Agregar un empleado W-2
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal > Equipo > Miembros del equipo.
Selecciona el miembro del equipo que quieres agregar a la nómina.
Cuando se abra el panel de miembros del equipo, selecciona Nómina > Agregar a la nómina.
Selecciona Empleado como tipo de empleo.
Selecciona una forma de pago en el menú desplegable.
En Datos laborales, selecciona una Dirección laboral en el menú desplegable.
Para hacer un seguimiento del tiempo libre con goce de sueldo, activa Seguimiento de permiso con goce de sueldo.
Para dar seguimiento a la licencia por enfermedad, activa Seguimiento de licencia por enfermedad.
Selecciona Siguiente.
Para terminar de agregar un empleado, agrega su información de pago y fiscal. Selecciona Pedirle al miembro del equipo que proporcione esta información para enviarle a tu contratista un correo electrónico o un mensaje de texto y pedirle que proporcione esta información, o selecciona Rellenar esto en nombre de este miembro del equipo e ingresar la información de pago e impuestos.
Selecciona Siguiente.
En Historial de nómina, selecciona si ya le pagaste a este empleado por el año calendario en el menú desplegable. De ser así, ingresa el Total de ingresos brutos pagados.
Selecciona una Fecha de contratación en el calendario y selecciona Siguiente.
Para aplicar beneficios al empleado, selecciona Agregar beneficio. Obtén más información sobre cómo agregar beneficios para el personal con Nómina Square.
Para agregar embargos u otras deducciones después de impuestos, selecciona Agregar embargo.
Selecciona Siguiente para revisar tu información y, luego, Listo.
Si seleccionas Pedir a los miembros del equipo que proporcionen su información de pago y fiscal, es posible que, como empleador, aún debas proporcionar cierta información fiscal. En algunos estados, es posible que el empleador deba completar siempre información fiscal específica para los miembros del equipo, como el código ocupacional.
Si seleccionas Pedir a los miembros del equipo que proporcionen su información de pago y fiscal, es posible que, como empleador, aún debas proporcionar cierta información fiscal. En algunos estados, es posible que el empleador siempre deba completar información fiscal específica para los miembros del equipo, como el código ocupacional o exenciones fiscales.
Los titulares de visas J-1, F-1 y M-1, así como los empleados que son cónyuges, progenitores o hijos del propietario de un negocio, pueden calificar para ciertas exenciones de impuestos federales y estatales debido al estado de su relación. Por lo general, estas exenciones incluyen impuestos de Seguro Social, Medicare, Desempleo Federal y Desempleo Estatal. Si tienes saber si un empleado cumple los requisitos para estas exenciones, consulta a tu contador público o asesor fiscal.
Obtén más información sobre impuestos según el estado migratorio y tratamiento fiscal para los miembros de la familia que trabajan en un negocio familiar.
Puedes cambiar el tipo de empleo de un miembro del equipo editando su perfil de miembro del equipo. Obtén más información sobre cómo Agregar y administrar miembros del equipo.