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Agregar empleados a Nómina Square

Agregar empleados a Nómina Square es un proceso rápido y sencillo. Los empleados también pueden configurar sus propias cuentas para ahorrarle tiempo a usted.

Agregar un nuevo empleado

  1. Vaya a Equipo de Nómina de su Panel de Datos de Nómina Square en línea o Aplicación Nómina Square.

  2. Haga clic en Agregar miembro del equipo.

  3. Haga clic en Crear nuevo miembro del equipo o seleccione un miembro existente del equipo.

  4. Ingrese el nombre y apellido de su empleado.

  5. Proporcione la dirección de correo electrónico de su empleado. El empleado recibirá un correo electrónico con las instrucciones para crear una cuenta donde podrá completar su información del W-4 y, si recibe el pago por depósito directo, podrá agregar los datos de su cuenta bancaria. Los miembros del equipo pueden crear su cuenta desde un navegador web o desde App Mi Equipo Square en su teléfono inteligente. Si no proporciona la dirección de correo electrónico del empleado, deberá ingresar su información personal a partir del formulario W-4. No podrá guardar el empleado en Nómina Square ni procesar su nómina hasta haber proporcionado su información personal. Nota: Nómina Square no se queda con una copia del Formulario W-4.

  6. Seleccione Empleado como tipo de empleo. Nota: Si el miembro del equipo también está anotado como contratista independiente, también seleccione Contratista como tipo de empleo.

  7. Si corresponde, marque las opciones Exención de horas extras y Elegibilidad de propina.

  8. Proporcione la fecha de inicio del empleado. Si el empleado es nuevo, marque la casilla junto a Presentar un empleado nuevo en mi nombre para que lo podamos declarar pos usted.

  9. Si el empleado no es nuevo, proporcione el salario bruto del año hasta la fecha (si ya recibió el pago de su negocio con los impuestos de nómina aplicados).

  10. Seleccione el Domicilio laboral de su empleado para fines tributarios. Si el domicilio laboral de su empleado está fuera de la jurisdicción fiscal principal de su negocio, debe proporcionar los números de cuenta de impuestos estatales para la ubicación de trabajo adicional para que Nómina Square pague y presente sus impuestos por usted. Obtenga más información sobre cómo procesar la nómina en varias jurisdicciones fiscales.

  11. Seleccione la información de Compensación del empleado.

    • Si selecciona Por horas, ingrese la tarifa por hora de su empleado.

    • Si selecciona Asalariado, ingrese el salario anual del empleado y la cantidad de horas de trabajo en su semana laboral habitual.

    • Para los empleados que solo ganan comisiones, elija “Por hora” e ingrese una tarifa de $0. Puede comenzar con configurar el seguimiento de comisiones para que Square las calcule automáticamente. Como alternativa, puede ingresar manualmente los importes de las comisiones al ejecutar la nómina.

  12. Active la opción Permiso con goce de sueldo (PTO) y licencia por enfermedad si desea configurar una política de permiso con goce de sueldo o una licencia por enfermedad para el empleado.

  13. Haga clic en Generar código de acceso a Punto de venta si le gustaría usar el Registro de horas mediante Nómina Square.

  14. Agregue cualquier otro Beneficio o Embargos y otras deducciones después de los impuestos aplicables.

  15. Si corresponde, ingrese la información personal de contribuyente y de la cuenta bancaria del empleado. Esto solo es necesario si no se proporciona una dirección de correo electrónico para que el empleado complete esta información él mismo.

  16. Después de hacer clic en Guardar, su empleado aparecerá en su listado de nómina.

No podrá pagar a un empleado hasta que ingrese su información personal. Puede cambiar el método de pago de un empleado en cualquier momento.

Nota: Para los empleados exentos de horas extra con una semana de trabajo estándar de más de 40 horas, el salario por hora se calcula dividiendo el salario anual por las horas que el empleado trabaja al año (salario por hora = salario anual / (horas semanales * 52)). Para los empleados asalariados no exentos, si la semana de trabajo es superior a las 40 horas, todas las horas que superen las 40 horas se pagarán a 1.5x el salario por hora. Esto significa que la suma de los pagos de los empleados durante el año será mayor que su salario anual. Haga clic aquí para consultar una guía de referencia.

Cómo convertir un contratista 1099 en un empleado W-2

Nómina Square le permite clasificar a los miembros de su equipo como empleado con W-2 y contratista con 1099. Si desea cambiar el tipo de empleo de un individuo, haga clic en la casilla relevante en el perfil de nómina del miembro del equipo en la sección Equipo de Nómina en su Panel de Datos de Nómina Square en línea o en la aplicación Nómina Square.

¿No sabe con certeza si tiene un empleado que debería recibir un formulario W-2 o un contratista independiente que debería recibir el formulario 1099-NEC? Lea nuestro blog de Square sobre 1099 vs. W-2 para obtener más información.

Haga clic aquí para obtener instrucciones sobre cómo Cómo agregar contratistas independientes a Nómina Square.

Reactivar un empleado en Nómina Square

Para reactivar un individuo que se eliminó de Nómina Square:

  1. Vaya a Equipo de nómina en la sección Nómina de su Panel de Datos Square en línea.

  2. Seleccione al individuo que desea volver a agregar a Nómina Square. Su estado debe aparecer como Inactivo.

  3. Marque el casillero de Tipo de empleo: empleado o contratista. Nota: La forma de pago del individuo volverá automáticamente a la forma de pago anterior. Los miembros del equipo que antes tenían una cuenta en línea habilitada tendrán su cuenta reactivada con la misma dirección de correo electrónico.

  4. Haga clic en Guardar.

Más información sobre: Nómina