Agregar empleados a Nómina Square
Agregar empleados a Nómina Square es un proceso rápido y sencillo. Los empleados también pueden configurar sus propias cuentas para ahorrarte tiempo.
Agregar un nuevo empleado
Ve a Equipo de Nómina de tu Panel de Datos de Nómina Square en línea o Aplicación Nómina Square.
Haz clic en Agregar miembro del equipo.
Haz clic en Crear nuevo miembro del equipo o selecciona un miembro existente del equipo.
Ingresa el nombre y apellido de tu empleado.
Proporciona la dirección de correo electrónico de tu empleado. El empleado recibirá un correo electrónico con las instrucciones para crear una cuenta donde podrá completar su información del W-4 y, si recibe el pago por depósito directo, podrá agregar los datos de su cuenta bancaria. Los miembros del equipo pueden crear su cuenta desde un navegador web o desde App Mi Equipo Square en su teléfono inteligente. Si no proporcionas la dirección de correo electrónico del empleado, deberás ingresar su información personal a partir del formulario W-4. No podrás guardar el empleado en Nómina Square ni procesar su nómina hasta haber proporcionado su información personal. Nota: Nómina Square no se queda con una copia del Formulario W-4.
Selecciona Empleado como tipo de empleo. Nota: Si el miembro del equipo también está anotado como contratista independiente, también selecciona Contratista como tipo de empleo.
Si corresponde, marca las opciones Exención de horas extras y Elegibilidad de propina.
Proporciona la fecha de inicio del empleado. Si el empleado es nuevo, marca la casilla junto a Presentar un empleado nuevo en mi nombre para que lo podamos declarar pos ti.
Si el empleado no es nuevo, proporciona el salario bruto del año hasta la fecha (si ya recibió el pago de tu negocio con los impuestos de nómina aplicados).
Selecciona el Domicilio laboral de tu empleado para fines tributarios. Si el domicilio laboral de tu empleado está fuera de la jurisdicción fiscal principal de tu negocio, debes proporcionar los números de cuenta de impuestos estatales para la ubicación de trabajo adicional para que Nómina Square pague y presente los impuestos por ti. Obtén más información sobre cómo procesar la nómina en varias jurisdicciones fiscales.
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Selecciona la información de Compensación del empleado.
Si seleccionas Por horas, ingresa la tarifa por hora de tu empleado.
Si seleccionas Asalariado, ingresa el salario anual del empleado y la cantidad de horas de trabajo en su semana laboral habitual.
Para los empleados que solo ganan comisiones, elige “Por hora” e ingresa una tarifa de $0. Puedes comenzar con configurar el seguimiento de comisiones para que Square las calcule automáticamente. Como alternativa, puedes ingresar manualmente los importes de las comisiones al ejecutar la nómina.
Activa la opción Permiso con goce de sueldo (PTO) y licencia por enfermedad si deseas configurar una política de permiso con goce de sueldo o una licencia por enfermedad para el empleado.
Haz clic en Generar código de acceso a Punto de venta si te gustaría usar el Registro de horas mediante Nómina Square.
Agrega cualquier otro Beneficio o Embargos y otras deducciones después de los impuestos aplicables.
Si corresponde, ingresa la información personal de contribuyente y de la cuenta bancaria del empleado. Esto solo es necesario si no se proporciona una dirección de correo electrónico para que el empleado complete esta información él mismo.
Después de hacer clic en Guardar, tu empleado aparecerá en tu listado de nómina.
No podrás pagarle a un empleado hasta que ingrese su información personal. Puedes cambiar el método de pago de un empleado en cualquier momento.
Nota: Para los empleados exentos de horas extra con una semana de trabajo estándar de más de 40 horas, el salario por hora se calcula dividiendo el salario anual por las horas que el empleado trabaja al año (salario por hora = salario anual / (horas semanales * 52)). Para los empleados asalariados no exentos, si la semana de trabajo es superior a las 40 horas, todas las horas que superen las 40 horas se pagarán a 1.5x el salario por hora. Esto significa que la suma de los pagos de los empleados durante el año será mayor que su salario anual. Haz clic aquí para consultar una guía de referencia.
Cómo convertir un contratista 1099 en un empleado W-2
Nómina Square te permite clasificar a los miembros de tu equipo como empleado con W-2 y contratista con 1099. Si deseas cambiar el tipo de empleo de un individuo, haz clic en la casilla relevante en el perfil de nómina del miembro del equipo en la sección Equipo de Nómina en tu Panel de Datos de Nómina Square en línea o en la aplicación Nómina Square.
¿No sabes con certeza si tienes un empleado que debería recibir un formulario W-2 o un contratista independiente que debería recibir el formulario 1099-NEC? Lee nuestro blog de Square sobre 1099 vs. W-2 para obtener más información.
Haz clic aquí para obtener instrucciones sobre cómo Cómo agregar contratistas independientes a Nómina Square.
Reactivar un empleado en Nómina Square
Para reactivar un individuo que se eliminó de Nómina Square:
Ve a Equipo de nómina en la sección Nómina de tu Panel de Datos Square en línea.
Selecciona al individuo que deseas volver a agregar a Nómina Square. Su estado debe aparecer como Inactivo.
Marca el casillero de Tipo de empleo: empleado o contratista. Nota: La forma de pago del individuo volverá automáticamente a la forma de pago anterior. Los miembros del equipo que antes tenían una cuenta en línea activada tendrán su cuenta reactivada con la misma dirección de correo electrónico.
Haz clic en Guardar.