Agregar beneficios para empleados existentes
Con los servicios de nómina en línea de Square, puedes configurar fácilmente deducciones y contribuciones de beneficios gravables para tus empleados.
Cómo funciona
Cuando creas un beneficio, seleccionas su categoría, especificas un nombre que aparecerá en los talones de pago de los empleados y estableces un monto de deducción que se retendrá del salario de tu empleado. Cuando ejecutas la nómina, calculamos automáticamente las deducciones y contribuciones del beneficio y dejamos los montos en tu cuenta bancaria para que los distribuyas a los proveedores de beneficios correspondientes. Según la categoría de beneficio que seleccionaste, determinamos la imponibilidad y los requisitos de informe para cada beneficio para garantizar que tus impuestos y formularios fiscales sean precisos.
Nota: Por el momento, los beneficios solo están disponibles para los empleados W-2.
Crear un beneficio
En principio, los beneficios se crean desde un perfil de empleado y luego pueden asignarse a otros empleados que recibirán el mismo beneficio.
Para crear el primer beneficio, sigue estos pasos:
Ve a Equipo de nómina en la sección Nómina de tu Panel de Datos Square en línea.
Selecciona al empleado que recibirá un beneficio.
Haz clic en Agregar beneficio. Si es la primera vez que creas un beneficio, haz clic en Crear nuevo.
Ingresa un nombre del plan tal como deseas que aparezca en los talones de pago de tu empleado. Por ejemplo, Seguro de salud o 401(k). Nota: El nombre del beneficio no se puede editar retroactivamente.
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Haz clic en Seleccionar > elige qué tipo de beneficio te gustaría activar para el empleado.
Nota: Es muy importante que el tipo de beneficio sea el correcto, ya que ello determina cómo se gravan e informan las deducciones del empleado y las contribuciones del empleador en los formularios impositivos, como el formulario W-2.
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Especifica los detalles de las deducciones del empleado. El proveedor de beneficios proporciona esta información; por lo tanto, debes comunicarte con él si tienes alguna pregunta.
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Método de cálculo: Ingresa el monto o porcentaje a deducir por mes o por período de pago.
Si eliges deducir un porcentaje del cheque de pago del empleado, el monto se calculará a partir del pago bruto antes de impuestos.
Si eliges deducir una cantidad fija por mes, determinaremos el monto a deducir en cada cheque de pago según tu programa de nómina. Si pagas a tus empleados semanalmente, dividiremos el monto en cuatro. Si pagas a tus empleados cada dos semanas, dividiremos el monto en dos. En los meses con cheques de pago extra (meses que tienen cinco fechas de pago para un programa de nómina semanal o tres fechas de pago para un programa de nómina quincenal), no haremos ninguna deducción en el último cheque de pago del mes.
Deducción hasta la fecha: Si estás cambiando de proveedor de nómina, es importante que proporciones el monto deducido correcto de cada empleado hasta la fecha.
Límite de deducción: Ingresa el límite anual del monto total que se puede deducir de este empleado, si corresponde.
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Especifica los detalles de las contribuciones de tu empresa en relación con este beneficio.
Método de cálculo: Ingresa el monto o porcentaje a deducir por mes o por período de pago, si corresponde.
Contribuciones hasta la fecha: Monto total que el empleador ha aportado al beneficio de este empleado hasta la fecha, si corresponde.
Límite de contribución: El límite anual del monto total que el empleador puede aportar para este empleado.
Haz clic en Guardar.
Una vez que hayas creado un beneficio para un empleado, podrás aplicar este beneficio para el resto de los empleados desde sus perfiles individuales.
Nota: Si agregas a un empleado a mitad de mes, asegúrate de ajustar los montos de deducción y contribución para garantizar que se retenga el monto correcto por el mes completo.
Desactivar un beneficio
Ve a Equipo de nómina en la sección Nómina de tu Panel de Datos Square en línea.
Selecciona a un empleado con el beneficio que deseas desactivar.
Selecciona el beneficio > haz clic en Desactivar.
Haz clic en Confirmar desactivación.
Nota: Los beneficios se desactivarán automáticamente si se establece un límite de $0 o si las deducciones del año hasta la fecha superan el límite.
Procesar la nómina mediante beneficios
Para procesar la nómina con beneficios activos, sigue estos pasos:
Inicia sesión en la sección Nómina de tu Panel de Datos Square en línea o en la aplicación Mi equipo Square > Pagar a empleados > Hacer la nómina o Pago extraordinario según lo habitual.
Después de ingresar las horas de los empleados y los pagos adicionales, si los hubiera, haz clic en Continuar. La siguiente pantalla detalla los Ajustes a los salarios de cada empleado, incluidas las deducciones y contribuciones de beneficios. Para editar la deducción o contribución, haz clic en la cantidad en dólares en azul > edita los montos de contribución > haz clic en Actualizar.
Nota: Para empleadores con beneficios que se deducen en un monto fijo por mes y que tienen calendarios de nómina semanales o quincenales, no todos los meses tienen la misma cantidad de semanas/cheques de pago. Por ejemplo, si pagas a tus empleados semanalmente, 8 meses tendrán 4 cheques de pago y 4 meses tendrán 5 cheques de pago. Nómina Square no incluirá deducciones ni contribuciones en el último cheque de pago de los meses que tienen cheques de pago extra.
Enviar un pago extraordinario con beneficios
Para enviar un pago extraordinario a un empleado con beneficios, sigue estos pasos:
Inicia sesión en la sección Nómina de tu Panel de Datos Square en línea > Pagar a empleados > Nuevo pago extraordinario.
Después de ingresar las horas de los empleados y los pagos adicionales, si los hubiera, haz clic en Continuar. La siguiente pantalla detalla los ajustes a los salarios de cada empleado, incluidas las deducciones y contribuciones de beneficios. Para editar la deducción o contribución, haz clic en la cantidad en dólares en azul > edita los montos de contribución > haz clic en Actualizar.
Nota: Los montos de beneficios no se calcularán de forma automática si el método de cálculo de beneficios se establece en una cantidad fija por mes.
Tipos de beneficios admitidos patrocinados por el empleador
Cuenta de ahorro para gastos médicos (HSA)
Seguro de salud (Plan Sección 125)
Cuenta de Gastos Flexibles (FSA)
Cuenta de gastos flexibles (FSA) para el cuidado de dependientes
Simple IRA
Plan de jubilación 401K
Plan de jubilación Roth 401K
Plan de jubilación 403B
Plan de jubilación Roth 403B
Plan de compensación diferida 457(b)
Plan de compensación diferida Roth 457B
Roth IRA
Tipos de beneficios no admitidos
Beneficios complementarios u otros tipos de beneficios personalizados
Seguro de vida, discapacidad y accidentes
Acuerdo de Reembolso de Gastos Médicos para Pequeños Empleadores Calificados (QSEHRA)
SEP IRA
Deducciones de beneficios para contratistas con Formulario 1099