Agregar beneficios para empleados existentes

Con los servicios de nómina en línea de Square, puede configurar fácilmente las contribuciones y deducciones de beneficios gravables de los empleados.

Cómo funciona

Cuando cree un beneficio, elija la categoría de beneficio y especifique el nombre que aparecerá en los talones de pago de los empleados; configure un porcentaje de deducción o un monto fijo para retener del pago a los empleados. Cuando procese la nómina, calcularemos de forma automática las contribuciones y deducciones de beneficios y reservaremos los montos en su cuenta bancaria a fin de que pueda distribuirlos a los proveedores de beneficios correspondientes. En función de la categoría de beneficio que haya seleccionado, determinaremos los requisitos de informes e impuestos correspondientes a cada beneficio, para garantizar que los impuestos y los formularios de impuestos sean precisos.

Crear un beneficio

En principio, los beneficios se crean desde un perfil de empleado y luego pueden asignarse a otros empleados que recibirán el mismo beneficio.

Para crear el primer beneficio:

  1. Vaya a Equipo en la sección de Nómina del Panel de Datos Square en línea.
  2. Seleccione al empleado que recibirá un beneficio.
  3. Haga clic en la opción Agregar beneficio. Si es la primera vez que crea un beneficio, haga clic en la opción Crear nuevo.
  4. Ingrese el nombre de plan que desea que aparezca en los talones de pago del empleado. Por ejemplo, Seguro de salud o 401(k). Nota: El nombre del beneficio no puede editarse de forma retroactiva.
  5. Haga clic en la opción Seleccionar > y elija qué tipo de beneficio le gustaría activar para el empleado.

    Nota: Es esencial que el tipo de beneficio sea el correcto, ya que ello determina cómo se gravan e informan las deducciones del empleado y las contribuciones del empleador en los formularios impositivos, como el formulario W-2.

  6. Especifique los detalles de las deducciones del empleado. Esta información es proporcionada por el proveedor de beneficios; por lo tanto, debe comunicarse con él si tiene alguna pregunta.
    • Método de cálculo: ingrese el monto o porcentaje a deducir por mes o por período de pago.
      • Si elige deducir un porcentaje del pago del empleado, el monto se calculará a partir del pago bruto antes de los impuestos.
      • Si decide deducir un monto fijo por mes, determinaremos cuál será el monto a deducir de cada pago, en función del calendario de nómina. Si le paga a sus empleados semanalmente, dividiremos el monto por cuatro. Si lo hace cada quince días, lo dividiremos por dos. En aquellos meses con pagos extra (meses que tienen cinco fechas de pago para un calendario de nómina semanal o 3 fechas de pago para un calendario de pago bisemanal), no realizaremos ninguna deducción del último pago del mes.
    • Deducción hasta la fecha: si está cambiando de proveedor de nómina, es importante que proporcione el monto correcto deducido hasta la fecha para cada empleado.
    • Límite de deducción: ingrese el límite anual del monto total que puede deducirse de este empleado.
  7. Especifique los detalles de las contribuciones de su empresa en relación con este beneficio.
    • Método de cálculo: ingrese el monto o porcentaje a deducir por mes o por período de pago.
    • Contribuciones hasta la fecha: monto total que el empleador ha aportado al beneficio de este empleado hasta la fecha.
    • Límite de contribución: límite anual del monto total que el empleador puede aportar para este empleado.
  8. Haga clic en la opción Guardar.

Una vez que haya creado un beneficio para un empleado, podrá aplicar este beneficio para el resto de los empleados desde sus perfiles individuales.

Nota: Si agrega a un empleado a mitad de mes, asegúrese de ajustar los montos de deducción y contribución para garantizar que se retenga el monto correcto por el mes completo.

Desactivar un beneficio

  1. Vaya a Equipo en la sección de Nómina del Panel de Datos Square en línea.
  2. Seleccione un empleado con el beneficio que desea desactivar.
  3. Seleccione el beneficio > y haga clic en la opción Desactivar.
  4. Haga clic en la opción Confirmar desactivación.

Nota: Los beneficios se desactivarán automáticamente si se establece un límite de $0 o si las deducciones del año hasta la fecha superan el límite.

Procese la nómina usando beneficios

Para procesar la nómina con beneficios activos:

  1. Inicie sesión en la sección Nómina del Panel de Datos Square en línea > Procesar nómina como lo hace habitualmente.
  2. Después de ingresar las horas del empleado y cualquier pago adicional, haga clic en la opción Continuar. En la siguiente pantalla encontrará información sobre los ajustes correspondientes al pago de cada empleado, incluidas las contribuciones y deducciones de beneficios. Para editar la deducción o contribución, haga clic en el monto azul > editar los montos de contribución > y haga clic en la opción Actualizar.

Nota: Para los empleadores con beneficios que tienen una cantidad fija de deducciones o contribuciones y calendarios de nómina semanales o quincenales, no todos los meses tienen el mismo número de semanas o pagos. Por ejemplo, si les paga a sus empleados semanalmente, 8 meses tendrán 4 pagos y 4 meses tendrán 5 pagos. Nómina Square no incluirá ninguna deducción o contribución en el último cheque de pago durante los meses con cheques de pago extra.

Enviar un pago extraordinario con beneficios:

Para enviar un pago extraordinario a un empleado con beneficios:

  1. Inicie sesión en la sección Nómina del Panel de Datos Square en línea > Nuevo pago extraordinario.
  2. Después de ingresar las horas del empleado y cualquier pago adicional, haga clic en la opción Continuar. En la siguiente pantalla encontrará información sobre los ajustes correspondientes al pago de cada empleado, incluidas las contribuciones y deducciones de beneficios. Para editar la deducción o contribución, haga clic en el monto azul > editar los montos de contribución > y haga clic en la opción Actualizar.

Nota: Los montos de beneficios no se calcularán de forma automática si el método de cálculo de beneficios se establece en una cantidad fija por mes.

Tipos de beneficios admitidos

  • Cuenta de ahorro para gastos médicos (HSA)
  • Seguro de salud (Plan Sección 125)
  • Cuenta de Gastos Flexibles (FSA)
  • Cuenta de gastos flexibles (FSA) para el cuidado de dependientes
  • Simple IRA
  • Plan de jubilación 401K
  • Plan de jubilación Roth 401K
  • Plan de jubilación 403B
  • Plan de jubilación Roth 403B
  • Plan de compensación diferida 457(b)
  • Plan de compensación diferida Roth 457B

Tipos de beneficios no admitidos

  • Deducciones de beneficios para contratistas con Formulario 1099
  • Beneficios complementarios u otros tipos de beneficios personalizados

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