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Agregar beneficios para empleados existentes

Con los servicios de nómina en línea de Square, puede configurar fácilmente las contribuciones y deducciones de beneficios gravables de los empleados.

Cómo funciona

Cuando cree un beneficio, elija la categoría de beneficio y especifique un nombre para que aparezca en los talones de pago de los empleados; configure un porcentaje de deducción o un monto fijo para retener del pago a los empleados. Cuando procese la nómina, calcularemos de forma automática las contribuciones y deducciones de beneficios y reservaremos los montos en su cuenta bancaria a fin de que pueda distribuirlos a los proveedores de beneficios correspondientes. Según la categoría de beneficio que haya seleccionado, determinaremos los requisitos de informes e impuestos correspondientes a cada beneficio, a fin de garantizar que los impuestos y los formularios de impuestos sean precisos.

Nota: Por el momento, los beneficios solo están disponibles para los empleados W-2.

Crear un beneficio

En principio, los beneficios se crean desde un perfil de empleado y luego pueden asignarse a otros empleados que recibirán el mismo beneficio.

Para crear el primer beneficio:

  1. Vaya a Equipo de nómina en la sección Nómina de su Panel de Datos Square en línea.

  2. Seleccione al empleado que recibirá un beneficio.

  3. Haga clic en Agregar beneficio. Si es la primera vez que crea un beneficio, haga clic en Crear nuevo.

  4. Ingrese el nombre de plan que desea que aparezca en los talones de pago del empleado. Por ejemplo, Seguro de salud o 401(k). Nota: El nombre del beneficio no puede editarse de forma retroactiva.

  5. Haga clic en Seleccionar > elija qué tipo de beneficio le gustaría activar para el empleado.

    Nota: Es muy importante que el tipo de beneficio sea el correcto, ya que ello determina cómo se gravan e informan las deducciones del empleado y las contribuciones del empleador en los formularios impositivos, como el formulario W-2.

  6. Especifique los detalles de las deducciones del empleado. Esta información es proporcionada por el proveedor de beneficios; por lo tanto, debe comunicarse con él si tiene alguna pregunta.

    • Método de cálculo: ingrese el monto o porcentaje a deducir por mes o por período de pago.

      • Si elige deducir un porcentaje del pago del empleado, el monto se calculará a partir del pago bruto antes de los impuestos.

      • Si decide deducir un monto fijo por mes, determinaremos cuál será el monto a deducir de cada pago, en función del calendario de nómina. Si le paga a sus empleados semanalmente, dividiremos el monto por cuatro. Si lo hace cada quince días, lo dividiremos por dos. En aquellos meses con pagos extra (meses que tienen cinco fechas de pago para un calendario de nómina semanal o 3 fechas de pago para un calendario de pago bisemanal), no realizaremos ninguna deducción del último pago del mes.

    • Deducción hasta la fecha: si está cambiando de proveedor de nómina, es importante que proporcione el monto deducido correcto de cada empleado hasta la fecha.

    • Límite de deducción: ingrese el límite anual del monto total que puede deducirse de este empleado, si corresponde.

  7. Especifique los detalles de las contribuciones de su empresa en relación con este beneficio.

    • Método de cálculo: ingrese el monto o porcentaje que se debe deducir por mes o por período de pago, si corresponde.

    • Contribuciones hasta la fecha: monto total que el empleador ha aportado al beneficio de este empleado hasta la fecha, si corresponde.

    • Límite de contribución: el límite anual del monto total que el empleador puede aportar para este empleado.

  8. Haga clic en Guardar.

Una vez que haya creado un beneficio para un empleado, podrá aplicar este beneficio para el resto de los empleados desde sus perfiles individuales.

Nota: Si agrega a un empleado a mitad de mes, asegúrese de ajustar los montos de deducción y contribución para garantizar que se retenga el monto correcto por el mes completo.

Desactivar un beneficio

  1. Vaya a Equipo de nómina en la sección Nómina de su Panel de Datos Square en línea.

  2. Seleccione un empleado con el beneficio que desea desactivar.

  3. Seleccione el beneficio y haga clic en Desactivar.

  4. Haga clic en Confirmar desactivación.

Nota: Los beneficios se desactivarán automáticamente si se establece un límite de $0 o si las deducciones del año hasta la fecha superan el límite.

Procesar la nómina usando beneficios

Para procesar la nómina con beneficios activos:

  1. Inicie sesión en la sección Nómina de su Panel de Datos Square en línea o la aplicación Nómina Square > > Pagar a empleados > Hacer la nómina o Pago extraordinario como de costumbre.

  2. Después de ingresar las horas del empleado y cualquier pago adicional, haga clic en Continuar. La siguiente pantalla brinda información sobre los ajustes correspondientes al pago de cada empleado, incluidas las contribuciones y deducciones de beneficios. Para editar la deducción o contribución, haga clic en el monto azul > editar los montos de contribución en dólares > haga clic en Actualizar.

Nota: Para los empleadores con una cantidad fija de deducciones o contribuciones, y calendarios de nómina semanales o quincenales, no todos los meses tienen el mismo número de semanas o pagos. Por ejemplo, si les paga a sus empleados semanalmente, 8 meses tendrán 4 pagos y 4 meses tendrán 5 pagos. Nómina Square no incluirá ninguna deducción o contribución en el último cheque de pago durante los meses con cheques de pago extra.

Enviar un pago extraordinario con beneficios:

Para enviar un pago extraordinario a un empleado con beneficios:

  1. Ingrese a la sección Nómina del Panel de Datos Square en línea > Pagar a empleados > Pago extraordinario.

  2. Después de ingresar las horas del empleado y cualquier pago adicional, haga clic en Continuar. La siguiente pantalla brinda información sobre los ajustes correspondientes al pago de cada empleado, incluidas las contribuciones y deducciones de beneficios. Para editar la deducción o contribución, haga clic en el monto azul > editar los montos de contribución en dólares > haga clic en Actualizar.

Nota: Los montos de beneficios no se calcularán de forma automática si el método de cálculo de beneficios se establece en una cantidad fija por mes.

Beneficios directos para empleados

Con App Mi Equipo Square, los empleados de nómina tienen la opción de elegir un plan de beneficios para la atención remota de la salud, seguro de salud, asistencia para la retención de impuestos y ahorros jubilatorios. Los beneficios directos para empleados no tienen costo para el empleador, no requieren que este realice ninguna acción ni están patrocinados por él. Los empleados tienen la opción de elegir el plan de beneficios directamente con el proveedor que mejor satisfaga sus necesidades con una tasa de descuento de Nómina Square.

Para comenzar y para que los empleados obtengan más información:

1. Inicie sesión en la app Mi Equipo Square desde un dispositivo móvil. Si no tiene la app, puede descargarla desde App Store para dispositivos iOS o desde Google Play para dispositivos Android.
2. Después de iniciar sesión, presione Más > Beneficios.
3. En la pestaña Beneficios, verá una lista de los beneficios directos para empleados. Presione el tipo de beneficio para obtener más información sobre cada beneficio.

Nota: Los beneficios directos para empleados están disponibles tanto para los empleados con W-2 como para los contratistas con 1099. Por el momento, solo es posible acceder a la app Mi Equipo Square desde un dispositivo móvil.

Tipos de beneficios patrocinados por el empleador admitidos

  • Cuenta de ahorro para gastos médicos (HSA)

  • Seguro de salud (Plan Sección 125)

  • Cuenta de Gastos Flexibles (FSA)

  • Cuenta de gastos flexibles (FSA) para el cuidado de dependientes

  • Simple IRA

  • Plan de jubilación 401K

  • Plan de jubilación Roth 401K

  • Plan de jubilación 403B

  • Plan de jubilación Roth 403B

  • Plan de compensación diferida 457(b)

  • Plan de compensación diferida Roth 457B

Tipos de beneficios no admitidos

  • Beneficios complementarios u otros tipos de beneficios personalizados

  • Seguro de vida, discapacidad y accidentes

  • Acuerdo de Reembolso de Gastos Médicos para Pequeños Empleadores Calificados (QSEHRA)

  • SEP IRA

  • Deducciones de beneficios para contratistas con Formulario 1099

Más información sobre: Nómina