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Pago por licencia de emergencia mediante Nómina Square

La ley Ley Familias Primero en Respuesta al Coronavirus (FFCRA) exigía a los empleadores calificados que concedieran a los empleados hasta 80 horas (dos semanas) de licencia por enfermedad remunerada de emergencia y hasta 10 semanas de licencia familiar remunerada por motivos relacionados con la COVID-19. Esto se aplicaba a las licencias tomadas entre el 1.º de abril de 2020 y el 31 de marzo de 2021.

La ley Ley del Plan de Rescate de los Estados Unidos (ARPA) de 2021 modificó y amplió los créditos fiscales por licencia por enfermedad y familiar remunerada para los salarios percibidos durante el periodo comprendido entre el 1.° de abril y el 30 de septiembre de 2021. Los salarios devengados con posterioridad al 30 de septiembre de 2021 ya no podrán acogerse a los créditos fiscales por licencia por enfermedad y familiar remunerada de ARPA. Para que la declaración de impuestos del tercer trimestre de 2021 sea precisa, se deben procesar los pagos de licencias de emergencia a través de Nómina Square antes del 26 de septiembre de 2021 a las 8 p. m. PT. La opción de procesar este tipo de ejecuciones en Nómina Square ya no estará disponible después de esa fecha.

Los empleadores que reúnan los requisitos y paguen licencias que califiquen pueden obtener créditos fiscales sobre la nómina equivalentes al monto de los salarios de licencia que hayan desembolsado, sin necesidad de depositar esos impuestos en el Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés). Este artículo ofrece una descripción general de la FFCRA o ARPA, instrucciones sobre cómo pagar la licencia de emergencia a través de Nómina Square y también sobre cómo solicitar un adelanto del crédito fiscal mediante la presentación del formulario 7200.

Empleadores calificados

Las leyes FFCRA o ARPA se aplican a los negocios privados con menos de 500 empleados. En el caso de aquellos que tengan menos de 50 empleados, se los puede eximir de la obligación de conceder licencias por cierre de centros escolares o guarderías si los requisitos de la licencia pudieran poner en peligro la situación financiera del negocio. Los miembros del equipo que sean contratistas independientes no se consideran empleados a efectos del límite de 500 empleados.

Para comprobar si tu negocio puede acogerse a las disposiciones de la FFCRA o ARPA, consulta las Department of Labor FAQ y las Preguntas frecuentes sobre el IRS.

Tipos de licencia

Conforme a la ARPA, existen tres tipos de licencias de emergencia:

Licencia por enfermedad remunerada de emergencia
Los empleados disponen de dos tipos de licencia por enfermedad y solo pueden utilizar un total combinado de 80 horas de ambos. Al procesar un pago por licencia de emergencia posterior al 1.º de abril de 2021, asegúrate de que tus empleados no hayan superado el pago máximo permitido (en horas o en dólares).

Cuidados personales: esta prestación consiste en una licencia por enfermedad remunerada conforme al salario normal del empleado cuando este no pueda trabajar por tener que someterse a un régimen de cuarentena, haya recibido o esté buscando un diagnóstico médico por presentar síntomas compatibles con la COVID-19, haya recibido la vacuna contra esta enfermedad o se haya recuperado de ella. La prestación máxima asciende a $511 diarios (para una prestación máxima total de $5,110).
Cuidado de terceros: esta prestación consiste en una licencia por enfermedad remunerada equivalente a dos tercios (⅔) del salario normal del empleado en caso de que este no pueda trabajar por encontrarse al cuidado de una persona sometida a un régimen de cuarentena o al cuidado de un menor cuya escuela o guardería esté cerrada a causa de la COVID-19. La prestación máxima asciende a $200 diarios (para una prestación máxima total de $2,000).

Licencia familiar remunerada de emergencia
Si el empleado no puede trabajar porque se encuentra al cuidado de un menor cuya escuela o guardería está cerrada a causa de la COVID-19 o recibió la vacuna contra esta enfermedad o se recuperó de ella, dicha política le otorga hasta 12 semanas adicionales de licencia médica familiar (FMLA) ampliada con goce de sueldo a dos tercios (⅔) del salario normal del empleado. Pueden acceder a ella los empleados que lleven contratados al menos 30 días. La prestación máxima asciende a $200 diarios (para una prestación máxima total de $12,000).

Para obtener más información sobre este tipo de licencias, consulta también el sitio web del IRS.

Créditos fiscales

Los empleadores que pagan salarios por licencia de emergencia calificados tienen derecho a percibir un crédito fiscal destinado a ayudar a cubrir el costo de la licencia remunerada durante la cual los empleados no pueden trabajar por motivos relacionados con la COVID-19. Una parte de los créditos fiscales se aplicará de inmediato cuando el “Pago de licencia de emergencia” se procese a través de Nómina Square. Ello permitirá a los empleadores retener el impuesto federal sobre la nómina que, por lo general, se debitaría y se enviaría al IRS. Entre estos impuestos se incluyen el Impuesto federal sobre la Renta del empleado, el Medicare del empleador y del empleado, y la Seguridad Social de este último.   En el formulario 941, se le devolverá el crédito fiscal correspondiente a la cuota patronal de Medicare. Los impuestos estatales y locales sobre la renta, junto con los impuestos federales y estatales sobre el desempleo, se calculan y debitan de manera normal.

Nómina Square informará la licencia de emergencia en el formulario 941 al declarar sus impuestos trimestrales. Si el IRS aún no hubiera reembolsado al empleador el crédito restante por licencia de emergencia para los salarios calificados al final del trimestre, lo hará una vez que se haya presentado y hecho efectivo el formulario mencionado. Asimismo, está la posibilidad de solicitar al IRS un crédito anticipado siguiendo las instrucciones de presentación del formulario 7200 que figuran a continuación.

Créditos del seguro de salud

Nómina Square no retiene ninguna deducción voluntaria antes de impuestos, tales como seguro de salud o prestaciones 401K, en los Pagos de licencia de emergencia. El crédito resultante de las prestaciones del seguro de salud que califiquen no se informará en la parte 3 del formulario 941. El crédito fiscal solicitado en dicho formulario presentado por Nómina Square solo reflejará los salarios de licencia de emergencia que califiquen.

Si deseas recibir un crédito para cubrir el costo de mantenimiento de los planes de seguro de salud calificados durante el período cubierto por la licencia de emergencia, ya sea mediante la presentación del formulario 941 o del 7200, Nómina Square no podrá presentar el primero en tu nombre. En este caso, el formulario 941 se deberá presentar fuera de Nómina Square. Si esta situación se aplica a tu negocio, comunícate con nuestro equipo de Atención al Cliente para optar por no enviar el Formulario 941.

Procesamiento del pago por licencia de emergencia

Para que la declaración de impuestos del tercer trimestre de 2021 sea precisa, se deben procesar los pagos de licencias de emergencia a través de Nómina Square antes del 26 de septiembre de 2021 a las 8 p. m. PST. La opción de procesar este tipo de ejecuciones en Nómina Square ya no estará disponible después de esa fecha.

Para procesar la ejecución de una licencia familiar o por enfermedad de emergencia:
1. Haz clic en Pagar a los empleados > Agregar licencia por enfermedad de emergencia en la sección Nómina del Panel de Datos de Nómina Square en línea.
2. Selecciona el Período de pago que deseas usar para pagar a los empleados.
3. Selecciona la Forma de pago que deseas usar para pagar a los empleados. Puedes pagar a todos los empleados mediante su forma de pago predeterminada o con cheque.
4. Selecciona el empleado al que deseas realizar el pago. Si necesitas pagar a varios empleados, haz clic en “+ Agregar otro” y repite los pasos del 4 al 8.
5. Selecciona el Tipo de licencia:
Licencia por enfermedad de emergencia: selecciona “Cuidados personales”, que retribuye al trabajador con su salario normal, o “Cuidados de terceros”, que retribuye al trabajador con dos tercios (⅔) de su salario. Estas opciones ofrecen al empleado hasta 80 horas (dos semanas) de licencia por enfermedad combinadas en ambos tipos de licencia.
Licencia familiar de emergencia: esta opción paga a los empleados dos tercios (⅔) de su salario y ofrece hasta 12 semanas adicionales (no días) de licencia médica familiar remunerada ampliada.  
6. Ingresa la cantidad de Horas de licencia por empleado. Las “Horas restantes” se completarán de forma automática en función de la cantidad de horas utilizadas y del tipo de licencia seleccionado anteriormente.  Nota: Debes confirmar que tus empleados no superaron el pago máximo permitido (en horas o montos en dólares).
7. Ingresa la Cantidad de días durante los cuales se tomó la licencia. Se utiliza como referencia para limitar el monto de la prestación que un empleado puede percibir por día.
8. La Tasa efectiva se completará en función del salario por hora del empleado y del tipo de licencia seleccionada. Comprueba que el salario del empleado no sea inferior al salario mínimo local o estatal. Si procede, se puede actualizar la tasa haciendo clic en el botón “Editar” situado junto a la tasa horaria. Para obtener más información sobre cómo calcular la tasa efectiva del empleado a efectos de ARPA, consulta el sitio web del IRS.
9. El Salario bruto se calcula de forma automática a partir de la multiplicación de las horas del empleado por su salario efectivo. Comprueba que el empleado no percibe una remuneración superior a $511/día por “cuidados personales”, a $200/día por “cuidado de terceros” o a $200/día por licencia familiar. Si el salario diario supera esos valores, deberá actualizar el salario efectivo según corresponda.
10. Haz clic en Siguiente.
11. Accederás a la pantalla Revisión. En el “Resumen contable”, se muestran los salarios brutos y los impuestos patronales aplicables. Los impuestos federales aplicables (impuesto sobre la renta, Seguridad Social, Medicare) no se incluirán en dicho resumen, ya que se retienen como crédito y no se ingresan en el IRS. No obstante, se incluirán en el formulario 941.
12. Haz clic en Confirmar retiro para completar el procesamiento de la operación.

El pago de la licencia de emergencia aparecerá en la pestaña Historial e informes una vez procesada la operación.

Formulario 7200 para el pago por adelantado de créditos del empleador

Nómina Square aplicará de forma automática una parte del crédito fiscal FFCRA/ARPA cuando se procese el “Pago de licencia de emergencia”. El monto restante se acreditará de nuevo en su cuenta una vez que el formulario 941 quede registrado en el IRS (por lo general de 6 a 10 semanas después del final del trimestre). Si deseas recibir los créditos restantes antes, puedes presentar el Form 7200 fuera de Nómina Square.

Si optas por presentar el Formulario 7200, debes informar la fecha en que recibiste el crédito del IRS, el monto del crédito recibido de la línea 8 en el Formulario 7200, y si el crédito incluye costos de seguro de salud a Nómina Square emailing or calling our Support team. Encontrarás instrucciones sobre cómo presentar este formulario en Form 7200 for Advance Payment of Employer Credits. Cuando presentes el formulario 7200, comprueba que los montos ingresados coincidan con los salarios de Licencia de emergencia procesados a través de Nómina Square. Si se declaran montos salariales incorrectos o no se declara esta información a Nómina Square, es posible que se presenten declaraciones de impuestos incorrectas y que sea necesario presentar un Formulario 941-X modificado fuera de Nómina Square. Nota: Si solicitas crédito por costos de seguro de salud calificado en el formulario 7200, Nómina Square no podrá presentar el formulario 941 en tu nombre.