Pago por ausencia de emergencia mediante Nómina Square
La Ley Familias Primero en Respuesta al Coronavirus (FFCRA) solicita a los empleadores que califiquen que otorguen a sus empleados hasta 80 horas (dos semanas) de licencia por enfermedad remunerada de emergencia y hasta 10 semanas de licencia familiar remunerada por ciertos motivos relacionados con la COVID-19. Esto se aplica a las licencias tomadas entre el 1.° de abril de 2020 y el 31 de marzo de 2021.
La Ley del Plan de Rescate de los Estados Unidos (ARPA) de 2021 enmendó y extendió los créditos fiscales para las licencias familiar y por enfermedad por salarios pagados con respecto al período desde el 1 de abril y el 30 de septiembre de 2021. Los salarios ganados después del 30 de septiembre de 2021 ya no serán elegibles para los créditos fiscales por licencia familiar y por enfermedad pagada según ARPA. Para garantizar la presentación adecuada de los impuestos del tercer trimestre de 2021, debes procesar los pagos por licencia de emergencia mediante Nómina Square antes del 26 de septiembre de 2021 a las 8 p. m., hora estándar del Pacífico. La opción de procesar este tipo de ejecuciones en Nómina Square ya no estará disponible después de esta fecha.
Los empleadores elegibles que pagan una licencia calificada pueden obtener créditos fiscales sobre la nómina equivalentes a la cantidad de los salarios de licencia que pagaron, en lugar de depositar esos impuestos al IRS. Este artículo proporciona una descripción general de la FFCRA/ARPA, instrucciones sobre cómo pagar la licencia de emergencia a través de Nómina Square e instrucciones sobre cómo solicitar un adelanto del crédito fiscal mediante la presentación del Formulario 7200.
Empleadores calificados
La FFCRA/ARPA se aplica a negocios privados con menos de 500 empleados. Los negocios con menos de 50 empleados pueden calificar para la exención del requisito de proporcionar licencia debido al cierre de escuelas o guarderías si los requisitos de licencia ponen en peligro el negocio desde una perspectiva financiera. Los miembros del equipo que sean contratistas independientes no se consideran empleados a los efectos del umbral de 500 empleados.
Para determinar si tu negocio está cubierto por la FFCRA o la ARPA, consulta Department of Labor FAQ y Preguntas frecuentes sobre el IRS.
Tipos de licencias
Conforme a la ARPA, existen tres tipos de licencias de emergencia:
Licencia por enfermedad remunerada de emergencia
Hay dos tipos de licencia por enfermedad, y los empleados pueden usar solo una licencia de 80 horas combinadas entre los dos tipos. Al procesar el pago de licencia de emergencia después del 1.° de abril de 2021, confirma que tus empleados no superaron el pago máximo permitido (en horas o en dólares).
* Cuidado personal: proporciona una licencia por enfermedad remunerada a la tasa de pago regular del empleado cuando el empleado no puede trabajar debido a que debe permanecer en cuarentena, tiene un diagnóstico médico (o lo está esperando) por sufrir síntomas de COVID-19 o porque recibió la vacuna contra la COVID-19 (o se está recuperando de ella). El beneficio máximo es de $511 por día (por un beneficio total máximo de $5,110).
* Cuidado de terceros: proporciona licencia por enfermedad remunerada a dos tercios (⅔) de la tasa de pago regular del empleado si el empleado no puede trabajar porque cuidará a alguien que tiene que hacer cuarentena o si tiene que cuidar a un niño cuya escuela o guardería está cerrada debido a la COVID-19. El beneficio máximo es $200 por día (por un beneficio máximo total de $2,000).
Licencia familiar remunerada de emergencia
Si el empleado no puede trabajar porque está cuidando a un niño cuya escuela o guardería está cerrada debido a la COVID-19 o recibió la vacuna contra la COVID-19 (o se está recuperando de ella), esta política otorga hasta 12 semanas adicionales de licencia médica familiar (FMLA) remunerada ampliada a dos tercios (⅔) de la tasa de pago regular del empleado. Los empleados que hayan trabajado durante al menos 30 días son elegibles para este beneficio. El beneficio máximo es de $200 por día (con un beneficio máximo total de $12,000).
Puedes encontrar más información sobre estos tipos de licencias en el sitio web del IRS
Créditos fiscales
Los empleadores que pagan salarios por licencia de emergencia calificada tienen derecho a un crédito fiscal para ayudar a cubrir el costo de la licencia remunerada durante la cual los empleados no pueden trabajar por motivos relacionados con la COVID-19. Una parte de los créditos fiscales se aplicará inmediatamente cuando se procese el “Pago de la licencia de emergencia” mediante Nómina Square al permitir que los empleadores retengan el impuesto federal sobre la nómina que normalmente se debitaría y enviaría al IRS. Estos impuestos incluyen el impuesto sobre la renta federal de los empleados, Medicare de los empleados, el Seguro Social de los empleados y Medicare del empleador. Los créditos fiscales por la parte de Medicare del empleador en el Formulario 941 se te devolverán. Los impuestos sobre la renta estatales y locales, junto con los impuestos federales y estatales por desempleo, se calculan y debitan normalmente.
Nómina Square informará la licencia de emergencia en el Formulario 941 cuando declare tus impuestos trimestrales. Si el IRS aún no reembolsa al empleador el crédito restante de licencia de emergencia por salarios calificados al final del trimestre, le acreditará el monto restante al empleador después de que el Formulario 941 se presente y concilie. También tienes la opción de solicitar un crédito acelerado del IRS siguiendo las instrucciones para presentar el Formulario 7200 a continuación.
Créditos del seguro de salud
Nómina Square no retiene deducciones voluntarias antes de impuestos, como el seguro médico o los beneficios 401K, en los pagos de licencias de emergencia. El crédito resultante de los beneficios del seguro médico calificado no se informará en la Parte 3 del Formulario 941. El crédito fiscal solicitado en el Formulario 941 presentado por Nómina Square solo reflejará los salarios de licencia de emergencia calificados.
Si deseas presentar el Formulario 941 o el Formulario 7200 y recibir un crédito por el costo de mantener planes de seguro médico calificados durante el período de cobertura de la licencia de emergencia, Nómina Square no podrá presentar el Formulario 941 en tu nombre. En este caso, el Formulario 941 deberá presentarse fuera de Nómina Square. Si esto se aplica a tu negocio, comunícate con nuestro equipo de Atención al Cliente para optar por realizar las presentaciones del Formulario 941.
Procesar el pago por licencia de emergencia
Para garantizar la correcta presentación de las declaraciones de impuestos del tercer trimestre de 2021, debes procesar los pagos de licencia de emergencia mediante Nómina Square antes del 26 de septiembre de 2021 a las 8 p. m., hora estándar del Pacífico. La opción de procesar este tipo de ejecuciones en Nómina Square ya no estará disponible después de esta fecha.
Para procesar una licencia familiar o por enfermedad de emergencia, sigue estos pasos:
1. Haz clic en Pagar empleados > Agregar licencia por enfermedad de emergencia en la sección Nómina del Panel de Datos de Nómina Square en línea o en la aplicación Nómina Square.
2. Selecciona el Período de pago que deseas pagar a tus empleados.
3. Selecciona la Forma de pago con la que deseas pagar a tus empleados. Puedes pagar a todos los empleados con su forma de pago predeterminada o con cheque.
4. Selecciona el empleado al que te gustaría pagar. Si necesitas pagar a más de un empleado, haz clic en "+ Agregar otro" y repite los pasos 4 a 8.
5. Selecciona el Tipo de licencia:
* Licencia por enfermedad de emergencia: selecciona “Cuidado personal” que paga al empleado a su tarifa de pago regular o “Cuidado de otras personas” que paga a dos tercios (⅔) de su tarifa de pago. Estas opciones proporcionan al empleado hasta 80 horas (dos semanas) de licencia por enfermedad combinada entre ambos tipos.
* Licencia familiar de emergencia: paga al empleado a dos tercios (⅔) de su tarifa de pago y les proporciona 12 semanas (no días) adicionales de licencia médica familiar paga ampliada.
6. Ingresa la cantidad de Horas de licencia por empleado. Las "Horas restantes" se autocompletarán según la cantidad de horas usadas y el tipo de licencia seleccionado arriba. Nota: Debes confirmar que el empleado no ha superado el pago máximo permitido (en horas o en dólares).
7. Ingresa la Cantidad de días que duró la licencia. Se usa como referencia para limitar el monto del beneficio que un empleado puede ganar por día.
8. La Tarifa efectiva se completará según la tarifa por hora del empleado y el tipo de licencia seleccionado. Asegúrate de que la tarifa de pago de los empleados no sea inferior al salario mínimo local y estatal. Si corresponde, puedes actualizar la tarifa si haces clic en "Editar" junto a la tarifa por hora. Para obtener más información sobre cómo calcular la tarifa de pago efectiva del empleado según ARPA, consulta sitio web del IRS.
9. El Pago bruto se calcula automáticamente al multiplicar las horas del empleado por su tarifa de pago efectiva. Asegúrate de que el empleado no gane más de $511 al día para "cuidado personal", más de $200 al día para "cuidado de otras personas", ni más de $200 al día por licencia familiar. Si la tarifa de pago diaria está por encima de esos umbrales, actualiza la tarifa efectiva en consecuencia.
10. Haz clic en Siguiente.
11. Se te dirigirá a la pantalla Revisión. El "Resumen contable" muestra los salarios brutos y los impuestos del empleador aplicables. Los impuestos federales elegibles (impuesto a los ingresos, seguridad social, Medicare) no se incluirán en el "Resumen de retiro", ya que se retienen como crédito y no se depositan en el IRS. Sí se informarán en el formulario 941.
12. Haz clic en Confirmar retiro para finalizar el proceso de la presentación.
El pago de la licencia de emergencia aparecerá en la pestaña Historial e informes después de procesar la ejecución.
Formulario 7200, Pago por adelantado de créditos del empleador
Nómina Square aplicará automáticamente una parte del crédito fiscal según FFCRA/ARPA una vez que se procese la ejecución del "Pago por licencia de emergencia". El monto restante se te devolverá después de que el IRS concilie el Formulario 941 (generalmente, entre 6 y 10 semanas después del final del trimestre). Si deseas recibir los créditos restantes antes, tienes la opción de presentar el Form 7200 por fuera de Nómina Square.
Si optas por presentar el Formulario 7200, debes informar la fecha en que recibiste el crédito del IRS, el monto del crédito recibido de la línea 8 en el Formulario 7200 y si el crédito incluye los costos del seguro médico a Nómina Square emailing or calling our Support team. Las instrucciones sobre cómo presentar este formulario pueden encontrarse en el Form 7200 for Advance Payment of Employer Credits. Cuando presentes el Formulario 7200, asegúrate de que las cantidades ingresadas coincidan con los salarios de Licencia de emergencia procesados mediante Nómina Square. Informar cantidades incorrectas de salario o no informar estos datos a Nómina Square puede resultar en declaraciones de impuestos incorrectas y la necesidad de presentar un Formulario 941-X enmendado por fuera de Nómina Square. Nota: Si solicitas crédito por los costos de seguro médico calificados en el Formulario 7200, Nómina Square no podrá presentar el Formulario 941 en tu nombre.