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Información de fin de año para Nómina Square

Cada año, Nómina Square le enviará por correo electrónico a los empleadores una guía de fin de año y un plazo que les indicará qué debe tener preparado al final del año para las declaraciones de impuestos estatales y federales y cómo prepararse para el próximo año. También encontrará esta información en Nómina en el Panel de Datos Square. Le recomendamos que lea la guía de fin de año para ayudar a garantizar que toda la información de su negocio y su equipo esté actualizada antes de presentar sus impuestos de nómina anuales.

Calendario de término del año

Le recomendamos que complete estas acciones para las fechas a continuación. También encontrará este calendario en Nómina en el Panel de Datos Square.

Estas acciones deben completarse en sus respectivas fechas límite:

Action Deadline
Begin reviewing draft Form W-2s December 28, 2020
Begin reviewing draft Form 1099-NECs December 28, 2020
Update State Unemployment Insurance (SUI) tax rate Before first run of 2021
Update benefits, sick and/or and paid time off Before first run of 2021
Last day to run an off-cycle or contractor payment for 2020 January 8, 2021
Last day to update team member's name, SSN, and address on draft forms January 8, 2021
Annual 2020 and Q4 2020 tax filings complete. Form W-2s and/or Form 1099-NECs mailed to team. Note: Additional state filings for AR, IA, MN, NJ, and OH will be completed by the state deadline of February 28, 2021. January 31, 2021

Revise la información de los miembros del equipo

Confirme el nombre y el apellido, el número de seguro social (SSN) y la dirección de residencia de sus empleados y sus contratistas desde Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square. Esta información se imprimirá en sus formularios W-2 y 1099-NEC. El 8 de enero de 2021 es último día para hacer cambios en las versiones preliminares de los formularios W-2 y 1099-MISC. Comenzaremos a presentar los formularios de impuestos el 13 de enero de 2021 y enviaremos cada formulario por correo a la dirección proporcionada antes del 31 de enero del 2020. Si este intento de entrega no es exitoso, usted tiene la responsabilidad de proporcionar los formularios W-2 y 1099-NEC a los miembros de su equipo afectados.

Obtenga más información sobre cómo descargar, verificar y distribuir el Formulario W-2 y Formulario 1099-NEC.

Agregue todos los miembros de equipo anteriores a Nómina Square

Verifique que todos los empleados que recibieron pago este año, incluidos los que ya no trabajan para usted, se hayan agregado a Nómina Square. Usted es responsable de proporcionar formularios W-2 a todos los empleados a los que les pagó en 2020. Obtenga más información sobre cómo agregar empleados a Nómina Square.

El historial de nómina anterior debe proporcionarse a Nómina Square inmediatamente después de cambiar de proveedor. Si aún no transfirió su historial de nómina del año hasta la fecha, contáctenos lo antes posible, e intentaremos satisfacer este pedido.

Puede realizar Pagos para contratistas antes de cambiar a Nómina Square, si inicia sesión en Nómina en el Panel de Datos Square. Seleccione el período de pago y configure la forma de pago como Pagar a todos con cheque para garantizar que no se pague tiempo adicional al contratista. Agregue el contratista y los montos pagos y, luego, confirme el proceso de pago. Los pagos realizados hasta el 8 de enero de 2020 (8/1/2020) se informarán en su Formulario 1099-MISC de 2019.

Enviar su nómina final

Los impuestos a la nómina vencen de acuerdo con la fecha de pago y no con los días trabajados por los empleados. Los cheques de pago con fecha de enero de 2021, independientemente del período de pago actual, se incluirán en las declaraciones impositivas y el formulario W-2 anual de 2021. Si desea incluir los salarios en los formularios W-2 de 2020, asegúrese de que la fecha de pago registrada en Nómina Square sea en 2020 antes de enviarlos.

Podrá enviar pagos extraordinarios y pagos para contratistas para 2020 hasta el 8 de enero de 2021. (8/1/2021). Nota: La nómina extraordinaria procesada en 2021 podría resultar en multas impositivas. Le recomendamos que procese la nómina lo antes posible.

Pagar bonos de fin de año

Puede pagar bonos de fin de año mediante el cómo realizar un pago extraordinario. Cuando lo haga, seleccione Bono o Pago complementario como tipo de pago e ingrese el monto deseado en la columna Pago adicional. Los impuestos se calcularán usando la tasa federal de retención suplementaria del 22%. Si desea que los bonos se contabilicen como parte de los salarios de 2020, envíe este pago extraordinario antes del 8 de enero de 2021 (8/1/2021).

Nota: Los pagos extraordinarios procesados en 2021 podrían resultar en multas impositivas. Le recomendamos que pague los bonos lo antes posible.

Actualizar la tasa del seguro de desempleo del estado

Una vez que reciba su nueva tasa de seguro de desempleo estatal, puede actualizarla en Nómina > Ajustes > Información comercial en el Panel de Datos Square. Le recomendamos hacerlo antes de procesar su primera nómina de 2021. Si la tasa se actualiza durante el trimestre, Nómina Square recalculará sus impuestos de seguro de desempleo y acreditará o debitará su cuenta según dicha tasa al final del trimestre.

Si está en CA, NY, VA, PA, WA o WI, actualizaremos automáticamente esta tasa por usted, y no deberá hacer nada más. Si está en GA, NJ o SC, contáctenos para actualizar su tasa.

Restablecer los saldos del permiso con goce de sueldo y la licencia por enfermedad

Los saldos de PTO y de licencia por enfermedad se trasladarán automáticamente al nuevo año calendario. Si necesita restablecer los saldos del PTO y la licencia por enfermedad, le recomendamos que lo haga antes de enviar su primer proceso de pago en 2021. Puede actualizar el saldo del PTO y la licencia por enfermedad de sus empleados en el perfil del empleado desde Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square.

Nota: Según su estado, es posible que, por ley, deba trasladar los saldos de las licencias por enfermedad devengadas y no utilizadas al año nuevo.

Restablezca los límites de las contribuciones de beneficios y las deducciones después de impuestos

Los límites de los beneficios y las deducciones después de impuestos aplican a cada año calendario. Para los beneficios administrados por fuera de Nómina Square, puede configurar y modificar los límites de las contribuciones anuales para cada beneficio en el perfil del empleado en Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square.

Le recomendamos que configure sus límites de contribuciones para 2021 antes de enviar su primer proceso de pago en 2021. Si no se establece ningún límite de beneficios ni contribuciones después de impuestos, de manera predeterminada, su límite de 2021 será el mismo que en 2020.

No se requiere ninguna acción adicional de parte de los empleadores que utilizan nuestras SimplyInsured or Guideline benefit integrations.

Declaración de impuestos federales y estatales

Nómina Square completa las declaraciones y pagos de impuestos federales y estatales por usted sin cargo adicional. Una vez que haya completado los formularios de las agencias correspondientes, puede descargar, guardar e imprimir cada documento desde Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square. Consulte Pagos y declaraciones de impuestos de Nómina Square para obtener una lista completa de los impuestos de los que nos ocupamos.

Nómina Square enviará por correo Formulario W-2 y Formulario 1099-NEC a cada miembro del equipo para el 31 de enero de 2021 (31/1/2020). Los miembros del equipo que tengan una cuenta en línea también pueden acceder a sus formularios impositivos desde la pestaña Formularios de impuestos o la Aplicación Mi Equipo Square.

Más información sobre: Nómina