Información de fin de año para Nómina Square
Cada año, Nómina Square envía por correo electrónico a los empleadores una guía de fin de año y un calendario que les indica qué deben tener preparado a fin de año para las declaraciones de impuestos estatales y federales y cómo prepararse para el próximo año. También encontrarás esta información en Nómina en el Panel de Datos Square. Te recomendamos que leas la guía de fin de año para ayudar a garantizar que toda la información de tu negocio y tu equipo esté actualizada antes de declarar tus impuestos de nómina anuales.
Calendario de término del año
Te recomendamos que completes estas acciones para las fechas a continuación. También encontrarás este calendario en Nómina en el Panel de Datos Square.
Estas acciones deben completarse en sus respectivas fechas límite:
| Acción | Fecha límite |
|---|---|
| Revise los borradores de los formularios W-2. Nota: Las versiones borrador de los formularios W-2 están disponibles todo el año en la pestaña Formularios de impuestos. | |
| Revise y actualice los ajustes de correo postal de los formularios W-2 y 1099-NEC. | |
| Actualice la tasa de impuestos del seguro de desempleo del estado | |
| Último día para actualizar los nombres, el número de seguro social (SSN) y la dirección de los miembros del equipo en las versiones borrador de los formularios | |
| Último día para eliminar una ejecución de nómina o el talón de pago de un miembro del equipo de su historial de nómina y excluir la información de pago e impuestos de sus declaraciones | |
Revisa los ajustes de envío por correo postal de los formularios W-2 y 1099
De manera predeterminada, Nómina Square envía los formularios de impuestos W-2 y 1099-NEC anuales a los miembros de tu equipo de manera electrónica. Si prefieres que tu equipo reciba versiones en papel de sus formularios de impuestos por correo postal, deberás elegir esta opción en los ajustes de Nómina antes del 5 de enero de 2023.
Nómina Square no enviará copias impresas de los formularios de impuestos W-2 o 1099-NEC anuales, según corresponda, a su equipo en enero. Aún deberá proporcionar a su equipo una copia física de sus formularios de impuestos, para lo cual deberá descargarlos e imprimirlos desde la pestaña Formularios de impuestos, a menos que sus empleados den su consentimiento para recibir una copia electrónica. Las copias electrónicas están disponibles para que los miembros de su equipo las vean, descarguen e impriman desde sus cuentas de Nómina Square.
Obtenga más información sobre cómo comprender, revisar y distribuir el formulario W-2 y el formulario 1099-NEC.
Sí, independientemente de la opción de envío que elija, siempre tendrá acceso a sus formularios de impuestos desde la pestaña Formularios de impuestos de su Panel de Datos de Nómina. Los miembros del equipo con cuentas en línea pueden ver, descargar e imprimir una copia de su formulario en cualquier momento desde su cuenta de Nómina Square.
- Vaya a la sección Equipo de nómina de su Panel de Datos de Nómina en línea o la aplicación Nómina Square y seleccione el nombre del miembro de su equipo de la lista.
- Proporcione la dirección de correo electrónico del miembro de su equipo en el campo Dirección de correo electrónico.
- Haga clic en Guardar. El miembro del equipo recibirá un correo electrónico indicándole que cree una cuenta.
Una vez que el miembro de su equipo tenga una cuenta en línea y los formularios W-2 o 1099-NEC definitivos estén disponibles en línea, los miembros del equipo pueden ver su formulario desde la pestaña Formularios de impuestos o la aplicación Mi Equipo Square.
Revisa la información de los miembros del equipo
Para confirmar los nombres y apellidos de tus empleados y contratistas, Números de seguro social (SSN) y domicilios, dirígete a Personal > Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square. Esta información se imprimirá en cada uno de sus formularios W-2 y 1099-NEC. El último día disponible para realizar cambios a los formularios W-2 y 1099-NEC es el 5 de enero de 2023. El 31 de enero de 2023, se pondrán a disposición copias digitales de los formularios de impuestos para tu equipo en el Panel de Datos del miembro del equipo o en la app Mi Equipo Square.
Obtén más información sobre cómo descargar, verificar y distribuir el Formulario W-2 y el Formulario 1099-NEC.
Agrega todos los miembros de equipo anteriores a Nómina Square
Verifica que todos los empleados a los que hayas pagado este año, incluidos los que ya no trabajan para ti, se hayan agregado a Nómina Square. Tú eres responsable de proporcionar el formulario W-2 a todos los empleados a los que les pagaste en 2022. Obtén más información sobre cómo agregar empleados a Nómina Square.
Debe proporcionarse el historial de nómina anterior a Nómina Square inmediatamente después de cambiar de proveedor. Si aún no transferiste tu historial de nómina del año hasta la fecha, contáctanos lo antes posible, e intentaremos satisfacer este pedido.
Para realizar los Pagos para contratistas realizados antes de cambiar a Nómina Square, inicia sesión en Nómina en el Panel de Datos Square. Elige el período de pago y especifica la forma de pago Pagar a todos con cheque para asegurarte de que no se pague tiempo adicional al contratista. Agrega los contratistas y los importes pagados y, a continuación, confirma la ejecución del pago. Los pagos que se realicen antes del 5 de enero de 2023 se registrarán en su formulario 1099-NEC de 2022.
Enviar tu nómina final
Los impuestos a la nómina vencen de acuerdo con la fecha de pago y no con los días trabajados por los empleados. Los cheques de pago con fecha de enero de 2023, independientemente del período de pago real, se incluirán en las declaraciones de impuestos y formularios W-2 anuales de 2023. Si quisieras incluir los salarios en los formularios W-2 de 2022, asegúrate de que la fecha de pago de Nómina Square sea en 2022 antes de enviarlos.
Podrás enviar pagos extraordinarios y pagos para contratistas para el 2022 hasta el 5 de enero de 2023. Nota: Los pagos extraordinarios procesados en 2023 podrían resultar en multas impositivas. Te recomendamos que proceses la nómina lo antes posible.
Paga bonos de fin de año
Puedes pagar bonos de fin de año mediante el cómo realizar un pago extraordinario. Cuando lo hagas, selecciona Bono o Pago complementario como tipo de pago e ingresa el monto en la columna Pago adicional. Los impuestos se calcularán usando la tasa federal de retención suplementaria de 22%. Si deseas que los bonos se contabilicen como parte de los salarios de 2022, envía este pago extraordinario antes del 5 de enero de 2023.
Nota: Los pagos extraordinarios procesados en 2023 podrían resultar en multas impositivas. Te recomendamos que pagues los bonos lo antes posible.
Actualiza la tasa del seguro de desempleo del estado
Una vez que recibas tu nueva tasa del seguro de desempleo del estado, puedes actualizarla en Personal > Nómina > Ajustes > Información de impuestos en el Panel de Datos Square. Te recomendamos que lo hagas antes de tu primera nómina de 2023. Si la tasa se actualiza durante el trimestre, Nómina Square recalculará tus tasas de seguro de desempleo y acreditará o debitará tu cuenta al final del trimestre según corresponda.
Si no tienes la opción de actualizar la tasa de impuesto del seguro de desempleo, Comunícate con Atención al Cliente de Square para obtener ayuda.
Restablece los saldos de permiso con goce de sueldo y licencia por enfermedad
Los saldos del permiso con goce de sueldo o la licencia por enfermedad de los empleados se transfieren automáticamente al nuevo año calendario. Si necesitas restablecer estos saldos de los empleados, te recomendamos hacerlo antes de enviar la primera ejecución de nómina del 2023. Puedes actualizar estos saldos para cada empleado en el perfil del empleado en Personal > Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square.
Nota: Según el estado en el que te encuentres, es posible que, por ley, debas trasladar los saldos de las licencias por enfermedad devengadas y no utilizadas al nuevo año.
Restablece los límites de las contribuciones de beneficios y las deducciones después de impuestos
Los límites de los beneficios y las deducciones después de impuestos aplican a cada año calendario. Para los beneficios administrados por fuera de Nómina Square, puedes configurar y modificar los límites de las contribuciones anuales para cada beneficio en el perfil del empleado en Personal> Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square.
Te recomendamos que configures tus límites de contribuciones para 2023 antes de enviar el primer proceso de pago en 2023. Si no estableces ningún límite de beneficios ni contribuciones después de impuestos, el límite de 2023 será el mismo que en 2022.
No se requiere ninguna acción adicional de parte de los empleadores que utilizan nuestras Integraciones de beneficios de Guideline o SimplyInsured.
Declaración del seguro de salud para sociedades anónimas de tipo S
Si sociedades anónimas de tipo S pagaron primas de seguros de salud y accidentes, los accionistas que tengan, como mínimo, el 2% de participación deben declarar las primas como salarios en sus formularios W-2 (con sujeción a la retención de impuestos sobre la renta). Puedes obtener más información sobre las declaraciones de primas del seguro de salud para sociedades anónimas tipo S en el Sitio web de IRS.
Si tu negocio está configurado como una sociedad anónima de tipo S en Nómina Square, te enviaremos un correo electrónico solicitando una lista de los nombres de los empleados y los importes de las primas anuales. Responde al correo electrónico o contáctanos antes del 5 de enero de 2023 con los importes de las primas anuales.
Dirección del contribuyente
Asegúrate de que tu dirección de contribuyente esté actualizada para garantizar que la declaración de impuestos de tu negocio sea correcta. Si la dirección de contribuyente registrada en Nómina Square no coincide con la registrada en el IRS o en tu agencia estatal, es posible que haya problemas con tus declaraciones impositivas o pagos de impuestos. En el caso de que los formularios de declaraciones se envíen por correo a tu negocio, también deberás tener registrada la dirección correcta. Puedes actualizar tu dirección de contribuyente directamente desde tu Panel de Datos Square en línea. Para hacerlo:
1. Inicia sesión en tu Panel de Datos de Nómina Square en línea> Ajustes > Información del negocio. 3. Selecciona Editar junto a la dirección de contribuyente e ingresa los detalles de tu dirección. 4. Pulsa Guardar.
Nota: La dirección de contribuyente actualizada no puede estar en una nueva jurisdicción fiscal. Si necesitas pagar a los empleados con W-2 en todas las ubicaciones de trabajo o en varias jurisdicciones fiscales diferentes de la dirección de contribuyente principal de tu negocio, agrega el domicilio laboral adicional a tu perfil de nómina desde la pestaña Equipo de nómina. Aquí, ve a la pestaña Información de impuestos para agregar la información de tu cuenta de impuestos estatales para las ubicaciones de trabajo adicionales.
Declaración de impuestos federales y estatales
Nómina Square completa tus declaraciones y pagos de impuestos federales y estatales sin cargo adicional. Una vez que se hayan presentado los formularios a las agencias correspondientes, puedes descargar, guardar e imprimir cada documento desde Personal> Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square en línea. Consulta el artículo Pagos y declaraciones de impuestos de Nómina Square para obtener una lista completa de los impuestos de los que nos ocupamos.
Nómina Square te proporcionará una copia digital del Formulario W-2 y el Formulario 1099-NEC antes del 31 de enero de 2023 para cada miembro del equipo que haya recibido pagos en 2022. Debes imprimir estos formularios y proporcionar copias físicas a cada miembro del equipo, a menos que tengas consentimiento para enviar solo copias electrónicas, en cuyo caso puedes enviar los formularios de impuestos por correo electrónico a esos miembros del equipo. Los miembros con cuentas en línea pueden acceder a sus formularios de impuestos en línea o desde la Aplicación Mi Equipo Square.
Si prefieres que Nómina Square envíe los formularios W-2 o 1099-NEC por correo postal a tu equipo, ve a la pestaña Ajustes de nómina y activa Enviar los W-2 y 1099 por correo postal antes del 5 de enero de 2023. Nómina Square enviará por correo un formulario de impuestos a las direcciones registradas de todos los miembros del equipo a los que se les haya pagado en el año fiscal anterior.
Obtén más información sobre cómo entender y revisar Formulario W-2 y Formulario 1099-NEC.