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Información de fin de año para Nómina Square

Actualización: Nómina Square presentó y envió por correo todos los formularios W-2 del 2020.

Los empleados podrían recibir dos copias en papel del formulario W-2 por correo: una con marca de agua como borrador, seguida de otra sin marca de agua. Nómina Square presenta los formularios W-2 de manera electrónica, de modo que el borrador en papel con marca de agua no influye en la declaración de los formularios. Los empleados pueden usar la información de esta copia para realizar sus declaraciones personales de impuestos.

También se pueden encontrar las copias digitales del formulario W-2 en su cuenta de Nómina Square:

• Los empleadores pueden acceder a las copias de sus formularios W-2 en la pestaña > Formularios de impuestos de Nómina en su Panel de Datos Square. Los formularios W-2 no están disponibles en la aplicación móvil de Nómina Square para empleadores.
• Los empleados con cuentas en línea también pueden acceder a una copia de su formulario W-2 en la pestaña Formularios de impuestos del Panel de Datos de Mi Equipo o en la app Mi Equipo Square.

Cada año, Nómina Square les enviará por correo electrónico a los empleadores una guía de fin de año y un plazo que les indicará qué deben tener preparado al final del año para las declaraciones de impuestos estatales y federales y cómo prepararse para el próximo año. También encontrará esta información en Nómina en el Panel de Datos Square. Le recomendamos que lea la guía de fin de año para ayudar a garantizar que toda la información de su negocio y su equipo esté actualizada antes de presentar sus impuestos de nómina anuales.

Calendario de término del año

Le recomendamos que complete estas acciones para las fechas a continuación. También encontrará este calendario en Nómina en el Panel de Datos Square.

Estas acciones deben completarse en sus respectivas fechas límite:

Acción Fecha límite
Comenzar a revisar las versiones borrador de los formularios W-2 28 de diciembre de 2020
Comience a revisar las versiones borrador de los formularios 1099-NEC 28 de diciembre de 2020
Actualice la tasa impositiva del seguro de desempleo del estado Antes del primer proceso de 2021
Actualice los beneficios, las licencias por enfermedad y los permisos con goce de sueldo Antes del primer proceso de 2021
Último día para procesar un pago extraordinario a un contratista en el 2020 8 de enero de 2021
Último día para actualizar los nombres, el número de seguro social (SSN) y la dirección de los miembros del equipo en las versiones borrador de los formularios 8 de enero de 2021
Complete la declaración de impuestos para el cuarto trimestre de 2020 y anuales de 2020. Se envían los formularios W-2 y 1099-NEC por correo al equipo. Nota: La declaración de impuestos adicionales para AR, IA, MN, NJ y OH se completará según la fecha límite del estado del 28 de febrero de 2021. 31 de enero de 2021

Revise la información de los miembros del equipo

Confirme el nombre y el apellido, el número de seguro social (SSN) y la dirección de residencia de sus empleados y sus contratistas desde Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square. Esta información se imprimirá en sus formularios W-2 y 1099-NEC. El 8 de enero de 2021 es último día para hacer cambios en las versiones borrador de los formularios W-2 y 1099-MISC. Comenzaremos a presentar los formularios de impuestos el 13 de enero de 2021 y enviaremos cada formulario por correo a la dirección proporcionada antes del 31 de enero del 2021. Si este intento de entrega no es exitoso, usted tiene la responsabilidad de proporcionar los formularios W-2 y 1099-NEC a los miembros de su equipo afectados.

Obtenga más información sobre cómo descargar, verificar y distribuir el Formulario W-2 y Formulario 1099-NEC.

Agregue todos los miembros de equipo anteriores a Nómina Square

Verifique que todos los empleados que recibieron pago este año, incluidos los que ya no trabajan para usted, se hayan agregado a Nómina Square. Usted es responsable de proporcionar formularios W-2 a todos los empleados a los que les pagó en 2020. Obtenga más información sobre cómo agregar empleados a Nómina Square.

El historial de nómina anterior debe proporcionarse a Nómina Square inmediatamente después de cambiar de proveedor. Si aún no transfirió su historial de nómina del año hasta la fecha, contáctenos lo antes posible, e intentaremos satisfacer este pedido.

Puede realizar Pagos para contratistas antes de cambiar a Nómina Square, si inicia sesión en Nómina en el Panel de Datos Square. Seleccione el período de pago y configure la forma de pago como Pagar a todos con cheque para garantizar que no se pague tiempo adicional al contratista. Agregue el contratista y los montos pagos y, luego, confirme el proceso de pago. Los pagos realizados hasta el 8 de enero de 2020 (8/1/2020) se informarán en su Formulario 1099-MISC de 2019.

Enviar su nómina final

Los impuestos a la nómina vencen de acuerdo con la fecha de pago y no con los días trabajados por los empleados. Los cheques de pago con fecha de enero de 2021, independientemente del período de pago actual, se incluirán en las declaraciones impositivas y el formulario W-2 anual de 2021. Si desea incluir los salarios en los formularios W-2 de 2020, asegúrese de que la fecha de pago registrada en Nómina Square sea en 2020 antes de enviarlos.

Podrá enviar pagos extraordinarios y pagos para contratistas para 2020 hasta el 8 de enero de 2021. (8/1/2021). Nota: La nómina extraordinaria procesada en 2021 podría resultar en multas impositivas. Le recomendamos que procese la nómina lo antes posible.

Pagar bonos de fin de año

Puede pagar bonos de fin de año mediante el cómo realizar un pago extraordinario. Cuando lo haga, seleccione Bono o Pago complementario como tipo de pago e ingrese el monto deseado en la columna Pago adicional. Los impuestos se calcularán usando la tasa federal de retención suplementaria del 22%. Si desea que los bonos se contabilicen como parte de los salarios de 2020, envíe este pago extraordinario antes del 8 de enero de 2021 (8/1/2021).

Nota: Los pagos extraordinarios procesados en 2021 podrían resultar en multas impositivas. Le recomendamos que pague los bonos lo antes posible.

Actualice la tasa del seguro de desempleo del estado

Una vez que reciba su nueva tasa de seguro de desempleo, puede actualizarla en Nómina > Ajustes > Información de impuestos en el Panel de Datos Square. Le recomendamos hacerlo antes de su primera nómina de 2021. Si la tasa se actualiza en el medio del trimestre, Nómina Square recalculará sus tasas de seguro de desempleo y acreditará o debitará su cuenta según la tasa del seguro de desempleo al final del trimestre.

Si está en CA, NY, VA, PA, WA o WI, actualizaremos automáticamente esta tasa por usted, y no deberá hacer nada más. Si está en GA, NJ o SC, contáctenos para actualizar su tasa.

Restablecer los saldos del permiso con goce de sueldo y la licencia por enfermedad

Los saldos de PTO y de licencia por enfermedad se trasladarán automáticamente al nuevo año calendario. Si necesita restablecer los saldos del PTO y la licencia por enfermedad, le recomendamos que lo haga antes de enviar su primer proceso de pago en 2021. Puede actualizar el saldo del PTO y la licencia por enfermedad de sus empleados en el perfil del empleado desde Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square.

Nota: Según su estado, es posible que, por ley, deba trasladar los saldos de las licencias por enfermedad devengadas y no utilizadas al año nuevo.

Restablezca los límites de las contribuciones de beneficios y las deducciones después de impuestos

Los límites de los beneficios y las deducciones después de impuestos aplican a cada año calendario. Para los beneficios administrados por fuera de Nómina Square, puede configurar y modificar los límites de las contribuciones anuales para cada beneficio en el perfil del empleado en Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square.

Le recomendamos que configure sus límites de contribuciones para 2021 antes de enviar su primer proceso de pago en 2021. Si no se establece ningún límite de beneficios ni contribuciones después de impuestos, de manera predeterminada, su límite de 2021 será el mismo que en 2020.

No se requiere ninguna acción adicional de parte de los empleadores que utilizan nuestras Integraciones de beneficios de Guideline o SimplyInsured.

Declaración del seguro de salud para sociedades anónimas de tipo S

Si sociedades anónimas de tipo S pagaron primas de seguros de salud y accidentes, los accionistas que tengan, como mínimo, el 2% de participación, deben declarar las primas como salarios en sus W-2 (con sujeción a la retención de impuestos sobre la renta). Puede obtener más información sobre las declaraciones de primas del seguro de salud para sociedades anónimas tipo S en el Sitio web de IRS.

Si está configurado como sociedad anónima de tipo S en Nómina Square, le enviaremos un correo electrónico para solicitar una lista de nombres y montos de las primas. Responda el correo electrónico o contáctenos comuníquese con nosotros para el 18 de diciembre de 2020 con los montos de las primas.

Dirección del contribuyente

Asegúrese de que su dirección de contribuyente esté actualizada para garantizar que la declaración de impuestos de su negocio sea correcta. Si la dirección de contribuyente registrada en Nómina Square no coincide con la registrada en el IRS o en su agencia estatal, es posible que haya problemas con sus declaraciones impositivas o pagos de impuestos. En el caso de que los formularios de declaraciones se envíen por correo a su negocio, también deberá tener registrada la dirección correcta.

Puede actualizar su dirección de contribuyente directamente desde su Panel de Datos Square en línea. Para hacerlo:

1. Inicie sesión en su Panel de Datos de Nómina Square en línea> Ajustes > Información del negocio.
3. Seleccione Editar junto a la dirección de contribuyente e ingrese los detalles de su dirección.
4. Pulse Guardar.

Nota: La dirección de contribuyente actualizada no puede estar en una nueva jurisdicción fiscal. Si necesita pagar a los empleados con W-2 en todas las ubicaciones de trabajo o en varias jurisdicciones fiscales diferentes de la dirección de contribuyente principal de su negocio, agregue el domicilio laboral adicional a su perfil de nómina desde la pestaña Equipo de nómina. Aquí, vaya a la pestaña Información de impuestos para agregar la información de su cuenta de impuestos estatales para las ubicaciones de trabajo adicionales.

Declaración de impuestos federales y estatales

Nómina Square completa las declaraciones y pagos de impuestos federales y estatales por usted sin cargo adicional. Una vez que haya completado los formularios de las agencias correspondientes, puede descargar, guardar e imprimir cada documento desde Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square. Consulte Pagos y declaraciones de impuestos de Nómina Square para obtener una lista completa de los impuestos de los que nos ocupamos.

Nómina Square enviará por correo Formulario W-2 y Formulario 1099-NEC a cada miembro del equipo para el 31 de enero de 2021 (31/1/2020). Los miembros del equipo que tengan una cuenta en línea también pueden acceder a sus formularios impositivos desde la pestaña Formularios de impuestos o la Aplicación Mi Equipo Square.

Más información sobre: Nómina