Información de fin de año para Nómina Square

Todos los años Nómina Square envía por correo electrónico a los empleadores una guía de fin de año y un calendario que explica en detalle qué información deben preparar al final del año (EOY, por sus siglas en inglés) para presentar las declaraciones anuales de impuestos federales y estatales, y cómo deben organizarse para el año siguiente. Esta guía también la puedes encontrar en Nómina en el Panel de Datos Square. Se recomienda consultar la guía de fin de año para asegurarte de que toda la información de tu negocio y del equipo está actualizada antes de declarar los impuestos anuales sobre la nómina.

Calendario de fin de año

Se recomienda llevar a cabo estas acciones en las siguientes fechas. Este calendario también lo puedes encontrar en la opción de Nómina del Panel de Datos Square.

Cada una de estas acciones deberá completarse en su fecha límite correspondiente:

Revisa los ajustes de envío por correo postal de los Formularios W-2 o 1099

Nómina Square envía de manera predeterminada formularios electrónicos de impuestos anuales W-2 y 1099-NEC a los miembros de tu equipo. Si prefieres que tu equipo reciba por correo postal versiones impresas de los formularios de impuestos, deberás optar por ello desde los Ajustes de nómina antes del 4 de enero de 2024.

Revisa la información de los miembros del equipo

En la sección Personal y nóminas > Equipo del Panel de Datos Square en línea, confirma el nombre completo, el número de la Seguridad Social (NSS) y el domicilio de tus empleados y contratistas. Esta información aparecerá impresa en cada uno de los formularios W-2 o 1099-NEC. El último día para realizar cambios en los borradores de los formularios W-2 y 1099-NEC es el 4 de enero de 2024. Las copias digitales de los formularios de impuestos estarán disponibles para tu equipo a través del Panel de Datos en línea para miembros del equipo o en la aplicación Mi Equipo Square antes del 31 de enero de 2024.

Obtén más información sobre cómo descargar, verificar y distribuir los formularios Formulario W-2 y Formulario 1099-NEC.

Agrega todos los miembros de equipo anteriores a Nómina Square

Comprueba que todos los empleados a los que hayas pagado este año, incluidos aquellos que ya no trabajan para ti, estén en Nómina Square. Debes proporcionar el formulario W-2 a todos los empleados a los que hayas pagado en 2024. Obtén más información sobre cómo agregar empleados a Nómina Square.

El historial de nóminas anteriores se debe enviar a Nómina Square nada más cambiar de proveedor. Si aún no transfieres el historial de nómina del año hasta la fecha, ponte en contacto con nosotros a la mayor brevedad para que podamos atender tu solicitud.

Para realizar Pagos para contratistas antes de cambiar a Nómina Square, inicie sesión en la sección Nómina del Panel de Datos Square. Elige el período de pago y establece la forma de pago que deseas en Pagar a todos por cheque para asegurarte de que el contratista no reciba un pago adicional. Agrega a los contratistas y los montos abonados y, a continuación, confirma la liquidación. Los pagos efectuados antes del 4 de enero de 2024 se informarán en los formularios 1099-NEC de 2022.

Envía tu nómina definitiva

Los impuestos sobre la nómina se deben abonar en función de la fecha de pago y no de los días trabajados por los empleados. Todos los cheques cuya fecha de pago sea enero de 2024, independientemente del período de pago real, se incluirán en el formulario W-2 anual y en las declaraciones de impuestos de 2024 Si quieres que los salarios se incluyan en el formulario W-2 de 2023, antes de enviarlo, asegúrate de que la fecha de pago registrada en Nómina Square sea de 2023.

Podrás enviar pagos extraordinarios y pagos para contratistas para 2023 hasta el 4 de enero de 2024. Nota: Los pagos extraordinarios de 2024 pueden dar lugar a sanciones fiscales. Se recomienda procesar las nóminas con la mayor antelación posible.

Paga bonos de fin de año

Paga bonos de fin de año con cómo realizar un pago extraordinario. Cuando realices el pago extraordinario, selecciona las opciones Bono o Paga suplementaria como forma de pago e ingresa el monto deseado en la columna Paga adicional. Los impuestos se calcularán con la tasa federal de retención suplementaria del 22%. Si quieres que los bonos se incluyan en los salarios de 2023, presenta un pago extraordinario antes del 4 de enero de 2024.

Nota: Los pagos extraordinarios de 2024 pueden dar lugar a sanciones fiscales. Se recomienda pagar los bonos con la mayor antelación posible.

Actualiza la tasa del seguro de desempleo del estado

Una vez que recibas la nueva tasa de seguro de desempleo del estado, puedes actualizarla desde Personal > Nómina > Ajustes > Información fiscal en el Panel de Datos Square. Se recomienda realizar esta acción antes de procesar la primera nómina de 2024. Si la tasa se actualiza durante el trimestre, Nómina Square volverá a calcular tus impuestos de seguro de desempleo y acreditará o debitará de tu cuenta el importe correspondiente según dicha tasa al final del trimestre.

Si estás en CA, NY, VA, PA, WA o WI, actualizaremos automáticamente la tasa. Para verificar la exactitud del número de cuenta y la tasa, consulta el Panel de Datos de nómina.

Si no tienes la opción de actualizar esta tasa desde el Panel de Datos, Comunícate con Atención al Cliente de Square para que te ayudemos.

Restablece los saldos de permiso con goce de sueldo y licencia por enfermedad

Los saldos de PTO y de licencia por enfermedad de los empleados se transfieren automáticamente al nuevo año calendario. Si necesitas restablecer los saldos de PTO o de licencia por enfermedad de un empleado, te recomendamos hacerlo antes de enviar la primera nómina de 2024. Para actualizar los saldos de PTO o de licencia por enfermedad en el perfil de un empleado, accede a Personal y nómina > Equipo en el Panel de Datos Square en línea.

Nota: Según el estado en el que te encuentres, es posible que, por ley, debas trasladar los saldos de las licencias por enfermedad devengadas y no utilizadas al nuevo año.

Restablece los límites de las contribuciones de beneficios y las deducciones después de impuestos

Los límites de los beneficios y las deducciones después de impuestos se aplican todos los años calendario. Si administras algún beneficio ajeno a Nómina Square, puedes configurar y ajustar los límites de contribución anual para cada uno en el perfil de un empleado desde Personal y nómina > Equipo en el Panel de Datos Square en línea.

Antes de enviar la primera nómina de 2024, te recomendamos establecer los límites de contribución correspondientes a ese año. Si no estableces ningún beneficio o contribución después de impuestos, el límite que tengas para 2024 será el mismo que el de 2023.

Los empleadores que utilicen nuestras Integraciones de beneficios de Guideline o SimplyInsured no tienen que hacer nada más.

Declaración del seguro de salud para sociedades anónimas de tipo S

Si una sociedad anónima de tipo S paga las primas del seguro para enfermedad y accidentes, los accionistas con al menos un 2% de participación deben declarar las primas como salario en sus formularios W-2 (sujetos a retención del impuesto sobre la renta). Para obtener más información sobre la declaración de primas de salud de las sociedades anónimas de tipo S, consulta el Sitio web de IRS.

Si tu negocio está registrado como una sociedad anónima de tipo S en Nómina Square, puedes informar de los importes de las primas desde el Panel de Datos Square a través de la opción Nómina > Vista general. Luego, selecciona la tarea Declarar las primas del seguro de salud de tu lista de verificación de fin de año.

Nota: Las primas del seguro de enfermedad deben presentarse antes del 4 de enero de 2024. Para obtener más información, consulta a tu asesor fiscal o el sitio web del IRS.

Reducción de crédito FUTA en CA, CT, IL, NY

Los empleadores en California, Connecticut, Illinois y Nueva York deben pagar un 0.3% más por el impuesto federal de desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) sobre los salarios de 2023 debido a un ajuste retroactivo a la tasa del impuesto FUTA.

Nómina Square calculará, debitará y pagará este ajuste de impuestos en tu nombre. Los empleadores afectados recibirán un correo electrónico en enero de 2024 con el monto de débito del ajuste al crédito FUTA. Puedes obtener más información sobre Reducción del crédito FUTA 2023 en nuestro Centro de Atención al Cliente.

Dirección del contribuyente

Asegúrate de que la dirección del contribuyente esté actualizada para que la declaración de impuestos del negocio sea precisa. Si la dirección guardada en Nómina Square no coincide con la que el IRS o su agencia estatal tiene en sus archivos, es posible que surjan problemas con sus declaraciones de impuestos o pagos. En el caso de que los formularios de impuestos se envíen por correo a tu negocio, también deberás tener la dirección correcta en el archivo.

Puedes actualizar la dirección del contribuyente desde el Panel de Datos Square en línea directamente. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en tu Panel de Datos de Nómina Square en línea y haz clic en Ajustes > Información del negocio.
3. Selecciona la opción Editar situada junto a la Dirección del contribuyente e indica la dirección correcta.
4. Pulsa Guardar.

Nota: Tu dirección de contribuyente actualizada no puede ser de otra jurisdicción.  Si necesitas pagar a empleados W-2 en diferentes ubicaciones o en varias jurisdicciones fiscales que sean distintas a la dirección principal del negocio, agrega las direcciones laborales adicionales a los perfiles de miembro del equipo en la pestaña Equipo. Desde aquí, ve a la pestaña Información fiscal para agregar los detalles de la cuenta de impuestos de tu estado para las ubicaciones laborales adicionales.

Declaración de impuestos federales y estatales

Nómina Square realiza los pagos y las declaraciones de impuestos federales y estatales en tu nombre sin cargo adicional. Una vez que se hayan presentado estos formularios en las agencias correspondientes, puedes descargar, guardar e imprimir cada documento desde la sección Personal y nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square en línea. En el artículo Pagos y declaraciones de impuestos de Nómina Square, encontrarás una lista completa de los formularios de impuestos que gestionamos.

Nómina Square te proporcionará una copia digital del Formulario W-2 y el Formulario 1099-NEC antes del 31 de enero de 2024 por cada miembro del equipo al que se haya pagado en 2023. A menos que cuentes con el consentimiento de un miembro del equipo para que el envío se realice únicamente de forma electrónica, debes imprimir estos formularios y entregar copias físicas a cada miembro.  En ese caso, puedes enviarles los formularios de impuestos por correo electrónico, o bien, los miembros del equipo con cuentas en línea también pueden acceder a sus formularios de impuestos a través de la cuenta de nómina en línea o mediante la Aplicación Mi Equipo Square.

Si prefieres que Nómina Square envíe una copia física del formulario W-2 o del 1099-NEC a tu equipo, ve a la pestaña Ajustes de nómina y activa Enviar W-2 y 1099 por correo en papel antes del 4 de enero de 2024. Nómina Square enviará un formulario de impuestos a las direcciones registradas de todos los miembros del equipo que recibieron pagos el año fiscal anterior. La recepción de copias en papel de los formularios W-2 y 1099-NEC por correo implica una tarifa de $3 por empleado o contratista.

Obtén más información sobre cómo comprender y revisar Formulario W-2 y Formulario 1099-NEC.