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Información de fin de año para Nómina Square

Cada año, Nómina Square le enviará por correo electrónico a los empleadores una guía de fin de año y un plazo que les indicará qué debe tener preparado al final del año para las declaraciones de impuestos estatales y federales y cómo prepararse para el próximo año. También encontrará esta información en Nómina en el Panel de Datos Square. Le recomendamos que lea la guía de fin de año para ayudar a garantizar que toda la información de su negocio y su equipo esté actualizada antes de presentar sus impuestos de nómina anuales.

Calendario de término del año

Le recomendamos que complete estas acciones para las fechas a continuación. También encontrará este calendario en Nómina en el Panel de Datos Square.

Estas acciones deben completarse en sus respectivas fechas límite:

| Acción | Fecha límite |
|———-
| Actualice la tasa del impuesto del seguro de desempleo (UI) | Antes del primer proceso de 2020 |
| Actualice los beneficios, las licencias por enfermedad y los permisos con goce de sueldo | Antes del primer proceso de 2020 |
| Último día para procesar un pago extraordinario a un contratista en el 2019 | 8 de enero de 2020 |
| Comience a revisar los borradores de los formularios W-2 y 1099-MISC | 9 de enero de 2020 |
| Actualice los nombres, el número de seguro social (SSN) y la dirección de los miembros del equipo | 17 de enero de 2020 |
| Complete la declaración de impuestos para el cuarto trimestre de 2019 y anuales de 2019
Se envían los formularios W-2 y 1099-MISC por correo al equipo

Nota: La declaración de impuestos adicionales para AR, IA, MN, NJ y OH se completará según la fecha límite del estado del 28 de febrero de 2020. 31 de enero de 2020

Revise la información de los miembros del equipo

Confirme el nombre y el apellido, el número de seguro social (SSN) y la dirección de residencia de sus empleados y sus contratistas desde Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square. Esta información se imprimirá en sus formularios W-2 y 1099-MISC. Intentaremos enviar cada formulario impositivo por carta a la dirección proporcionada antes del 31 de enero del 2020. Si este intento de entrega no es exitoso, usted tiene la responsabilidad de proporcionar los formularios W-2 y 1099-MISC y los miembros de su equipo afectados.

Obtenga más información sobre cómo descargar, verificar y distribuir el formulario W-2 y el formulario 1099-MISC.

Agregue a Nómina Square todos los miembros de equipo anteriores

Verifique que todos los empleados que recibieron pago este año, incluidos los que ya no trabajan para usted, hayan sido agregados a Nómina Square. Usted es responsable de proporcionar formularios W-2 a todos los empleados a los que les pagó en 2019. Obtenga más información sobre cómo agregar empleados a Nómina Square.

El historial de nómina anterior debe proporcionarse a Nómina Square inmediatamente después de cambiar de proveedor. Si aún no transfirió su historial de nómina del año hasta la fecha, comuníquese con nosotros lo antes posible, e intentaremos satisfacer este pedido.

Puede realizar pagos a contratistas antes del cambio a Nómina Square desde Nómina en el Panel de Datos Square. Seleccione el período de pago y configure el método de pago como Pagar a todos con cheque para garantizar que no se pague tiempo adicional al contratista. Agregue el contratista y los montos pagos y, luego, confirme el proceso de pago. Los pagos realizados hasta el 8 de enero de 2020 (8/1/2020) se informarán en su Formulario 1099-MISC de 2019.

Enviar su nómina final

Los impuestos a la nómina vencen de acuerdo con la fecha de pago y no con los días trabajados por los empleados. Los cheques de pago con fecha de enero de 2020, independientemente del período de pago actual, se incluirán en las declaraciones de impuestos y formularios W-2 anuales de 2020. Si quisiera incluir los salarios en los formularios W-2 de 2019, asegúrese de que la fecha de pago de Nómina Square sea en 2019 antes de enviarlos.

Podrá enviar pagos extraordinarios y pagos a contratistas para 2019 hasta el 8 de enero de 2020. (8/1/2020). Nota: La nómina extraordinaria procesada en 2020 podría resultar en multas impositivas. Le recomendamos que procese la nómina lo antes posible.

Pague bonos de fin de año

Puede pagar bonos de fin de año mediante el procesamiento de un pago extraordinario. Cuando lo haga, seleccione Bono o Pago complementario como tipo de pago e ingrese el monto en la columna Pago adicional. Los impuestos se calcularán usando la tasa de retención complementaria. Si desea que los bonos se contabilicen como parte de los salarios de 2019, envíe este pago extraordinario antes del 8 de enero de 2020 (8/1/2020).

Nota: Los pagos extraordinarios procesados en 2020 podrían resultar en multas impositivas. Le recomendamos que pague los bonos lo antes posible.

Actualice la tasa del seguro de desempleo (UI)

Una vez que recibe su nueva tasa de UI, puede actualizarla en Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square. Le recomendamos hacerlo antes de su primera nómina de 2010. Si la tasa se actualiza en el medio del trimestre, Nómina Square recalculará sus tasas de seguro de desempleo y acreditará o debitará su cuenta según la tasa del seguro de desempleo al final del trimestre.

Si está en CA, NY, VA, PA, WA o WI actualizaremos automáticamente esta tasa por usted, y no deberá hacer nada más. Si está en GA, NJ o SC comuníquese con nosotros para actualizar su tasa.

Restablezca los saldos de permiso con goce de sueldo y licencia por enfermedad

Los saldos de permiso con goce de sueldo o licencia por enfermedad de los empleados pasan automáticamente al nuevo año calendario. Si necesita restablecer los saldos de PTO o de licencia por enfermedad de sus empleados, le recomendamos hacerlo después de enviar su primera ejecución de nómina del 2020. Puede actualizar el saldo de PTO o de la licencia por enfermedad de cada empleado en el perfil del empleado en Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos de Square.

Nota: Según su estado, es posible que, por ley, deba trasladar los saldos de las licencias por enfermedad devengadas y no utilizadas al año nuevo.

Restablezca los límites de las contribuciones de beneficios y las deducciones después de impuestos

Los límites de los beneficios y las deducciones después de impuestos aplican a cada año calendario. Para los beneficios administrados por fuera de Nómina Square, puede configurar y modificar los límites de las contribuciones anuales para cada beneficio en el perfil del empleado en Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square.

Le recomendamos que configure sus límites de contribuciones para 2020 antes de enviar su primer proceso de pago en 2020. Si no se establece ningún límite de beneficios ni contribuciones después de impuestos, de manera predeterminada, su límite de 2020 será el mismo que en 2019.

No se requiere ninguna acción de parte de los empleadores que utilizan nuestras integraciones de beneficios SimplyInsured o Guideline of Alice.

Declaración del seguro de salud para sociedades anónimas de tipo S

Si sociedades anónimas de tipo S pagaron primas de seguros de salud y accidentes, los accionistas que tengan, como mínimo, el 2% de participación, deben declarar las primas como salarios en sus W-2 (con sujeción a la retención de impuestos sobre la renta). Puede obtener más información sobre las declaraciones de primas del seguro de salud para sociedades anónimas tipo S en el sitio web del IRS.

Si está configurado como sociedad anónima de tipo S en Nómina Square, le enviaremos un correo electrónico para solicitar una lista de nombres y montos de las primas. Responda el correo electrónico o comuníquese con nosotros para el 20 de diciembre de 2019 con los montos de las primas.

Declaración de impuestos federales y estatales

Nómina Square se ocupa de la declaración y el pago de los impuestos estatales y federales por usted sin costo adicional. Una vez que haya completado los formularios de las agencias correspondientes, puede descargar, guardar e imprimir cada documento desde Nómina > Formularios impositivos en Panel de Datos Square. Consulte Pagos y declaración de impuestos de Nómina Square para obtener una lista completa de los impuestos de los que nos ocupamos.

Nómina Square le enviará por correo el Formulario W-2 y el Formulario 1099-MISC a cada miembro del equipo para el 31 de enero de 2020 (31/1/2020). Los miembros del equipo que tengan una cuenta en línea también pueden acceder a sus formularios impositivos desde la pestaña Formularios de impuestos o la aplicación Equipo de Square.

Más información sobre: Nómina

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