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Información de fin de año para Nómina Square

Cada año, Nómina Square envía por correo electrónico a los empleadores una guía de fin de año y un calendario que les indica qué deben tener preparado a fin de año para las declaraciones de impuestos estatales y federales y cómo prepararse para el próximo año. También encontrará esta información en Nómina en el Panel de Datos Square. Le recomendamos que lea la guía de fin de año para ayudar a garantizar que toda la información de su negocio y su equipo esté actualizada antes de declarar sus impuestos de nómina anuales.

Calendario de término del año

Le recomendamos que complete estas acciones para las fechas a continuación. También encontrará este calendario en Nómina en el Panel de Datos Square.

Estas acciones deben completarse en sus respectivas fechas límite:

Acción Fecha límite
Revise los borradores de los formularios W-2. Nota: Las versiones borrador de los formularios W-2 están disponibles todo el año en la pestaña Formularios de impuestos. 7 de enero de 2022
Revise los borradores de los formularios 1099-NEC. Nota: Las versiones borrador de los formularios 1099-NEC comienzan a generarse el 27 de diciembre de 2021. 7 de enero de 2022
Revise y actualice los ajustes de correo postal de los formularios W-2 y 1099-NEC. 7 de enero de 2022
Actualice la tasa de impuestos del seguro de desempleo del estado 31 de diciembre de 2021, o antes de su primera ejecución de nómina con fecha de pago en 2022
Actualice los beneficios, las licencias por enfermedad y los permisos con goce de sueldo 31 de diciembre de 2021, o antes de su primera ejecución de nómina con fecha de pago en 2022
Último día para procesar un pago extraordinario a un contratista para 2021 7 de enero de 2022
Último día para actualizar los nombres, el número de seguro social (SSN) y la dirección de los miembros del equipo en las versiones borrador de los formularios 7 de enero de 2022
Último día para eliminar una ejecución de nómina o el talón de pago de un miembro del equipo de su historial de nómina y excluir la información de pago e impuestos de sus declaraciones 7 de enero de 2022
Se completan las declaraciones de impuestos anuales de 2021 y del cuarto trimestre de 2021. Los formularios W-2 y/o los formularios 1099-NEC finalizados se presentan ante las agencias de impuestos y las copias digitales se publican en su Panel de Datos Square en línea. Si opta por recibir correo en papel antes del 7 de enero de 2022, se enviarán copias físicas a cada uno de los miembros de su equipo. Nota: Las declaraciones estatales adicionales para AR, IA, MN, NJ y OH se completarán antes de la fecha límite estatal del 28 de febrero de 2022. 31 de enero de 2022

Revise los ajustes de envío por correo postal de los formularios W-2 y 1099

Con el objetivo de ser más ecológicos, de forma predeterminada, Nómina Square envía los formularios de impuestos W-2 y 1099-NEC anuales a los miembros de su equipo de manera electrónica. Si prefiere que su equipo reciba versiones en papel de sus formularios de impuestos por correo postal, deberá elegir esta opción en los Ajustes de Nómina antes del 7 de enero de 2022.

¿Cómo puedo optar por enviar por correo los formularios W-2 o 1099-NEC a mi equipo?

Si prefiere que Nómina Square envíe los formularios W-2 o 1099-NEC por correo postal a su equipo, vaya a la pestaña Ajustes de Nómina y active Enviar los W-2 y 1099 por correo postal antes del 7 de enero de 2022. Nómina Square enviará por correo un formulario de impuestos a las direcciones registradas de todos los miembros del equipo a los que se les pagó en el año fiscal anterior.

¿Debo presentar yo mismo los formularios W-2 o 1099?

No, Nómina Square seguirá presentando electrónicamente los formularios W-2 a la SSA y los formularios 1099-NEC al IRS en su nombre. Nota: Es posible que también deba presentar el formulario 1099-NEC ante su estado.

¿Qué sucederá si no modifico los ajustes de mi correo postal antes del 7 de enero de 2022?

Nómina Square no enviará copias impresas de los formularios de impuestos W-2 o 1099-NEC anuales, según corresponda, a su equipo en enero. Aún deberá proporcionar a su equipo una copia física de sus formularios de impuestos, para lo cual deberá descargarlos e imprimirlos desde la pestaña Formularios de impuestos, a menos que sus empleados den su consentimiento para recibir una copia electrónica. Las copias electrónicas están disponibles para que los miembros de su equipo las vean, descarguen e impriman desde sus cuentas de Nómina Square.

Obtenga más información sobre cómo comprender, revisar y distribuir el formulario W-2 y el formulario 1099-NEC.

Como empleador, si elijo no recibir correo postal, ¿los miembros de mi equipo y yo aún tendremos acceso a copias electrónicas de nuestros formularios de impuestos?

Sí, independientemente de la opción de envío que elija, siempre tendrá acceso a sus formularios de impuestos desde la pestaña Formularios de impuestos de su Panel de Datos de Nómina. Los miembros del equipo con cuentas en línea pueden ver, descargar e imprimir una copia de su formulario en cualquier momento desde su cuenta de Nómina Square.

Quiero dejar de usar papel, pero algunos miembros de mi equipo no tienen cuentas en línea. ¿Cómo puedo configurarlas?

Para configurar cuentas en línea para que los miembros de su equipo vean sus recibos de pago, su información de nómina y sus formularios de impuestos, siga estos pasos:

  1. Vaya a la sección Equipo de nómina de su Panel de Datos de Nómina en línea o la aplicación Nómina Square y seleccione el nombre del miembro de su equipo de la lista.
  2. Proporcione la dirección de correo electrónico del miembro de su equipo en el campo Dirección de correo electrónico.
  3. Haga clic en Guardar. El miembro del equipo recibirá un correo electrónico indicándole que cree una cuenta.

Una vez que el miembro de su equipo tenga una cuenta en línea y los formularios W-2 o 1099-NEC definitivos estén disponibles en línea, los miembros del equipo pueden ver su formulario desde la pestaña Formularios de impuestos o la aplicación Mi Equipo Square.

¿Se me cobrará si opto por enviar correo postal?

Actualmente, el envío postal de los formularios W-2 y 1099-NEC no tiene costo adicional. Si desea optar por enviar correo postal, debe hacerlo antes del 7 de enero de 2022.

Revisa la información de los miembros del equipo

Para confirmar los nombres y apellidos de tus empleados y contratistas, Números de seguro social (SSN) y domicilios, dirígete a Personal > Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square. Esta información se imprimirá en cada uno de sus formularios W-2 y 1099-NEC. El último día disponible para realizar cambios a los formularios W-2 y 1099-NEC es el 7 de enero de 2022. Ese día, comenzaremos a presentar los formularios de impuestos y se pondrán a disposición copias digitales para tu equipo en el Panel de Datos del miembro del equipo o en la app Mi Equipo Square.

Obtén más información sobre cómo descargar, verificar y distribuir el Formulario W-2 y el Formulario 1099-NEC.

Agregue todos los miembros de equipo anteriores a Nómina Square

Verifique que todos los empleados a los que haya pagado este año, incluidos los que ya no trabajan para usted, se hayan agregado a Nómina Square. Usted es responsable de proporcionar el formulario W-2 a todos los empleados a los que les pagó en 2021. Obtenga más información sobre cómo agregar empleados a Nómina Square.

Debe proporcionarse el historial de nómina anterior a Nómina Square inmediatamente después de cambiar de proveedor. Si aún no transfirió su historial de nómina del año hasta la fecha, contáctenos lo antes posible, e intentaremos satisfacer este pedido.

Para realizar los Pagos para contratistas realizados antes de cambiar a Nómina Square, inicie sesión en Nómina en el Panel de Datos Square. Elija el período de pago y especifique la forma de pago Pagar a todos con cheque para asegurarse de que no se pague tiempo adicional al contratista. Agregue los contratistas y los importes pagados y, a continuación, confirme la ejecución del pago. Los pagos que se realicen antes del 7 de enero de 2022 se registrarán en su formulario 1099-NEC de 2021.

Envíe su nómina final

Los impuestos a la nómina vencen de acuerdo con la fecha de pago y no con los días trabajados por los empleados. Los cheques de pago con fecha de enero de 2022, independientemente del período de pago actual, se incluirán en las declaraciones de impuestos y los formularios W-2 anuales de 2022. Si quisiera incluir los salarios en los formularios W-2 de 2021, asegúrese de que la fecha de pago de Nómina Square sea en 2021 antes de enviarlos.

Podrá enviar pagos extraordinarios y pagos para contratistas del año 2021 hasta el 7 de enero de 2022. Nota: Los pagos extraordinarios de nómina en 2022 pueden recibir multas impositivas. Recomendamos procesar la nómina lo antes posible.

Pague bonos de fin de año

Puede usar cómo realizar un pago extraordinario para pagar bonos de fin de año. Cuando lo haga, seleccione Bono o Pago complementario como tipo de pago e ingrese el monto en la columna Pago adicional. Los impuestos se calcularán con la tasa federal de retención suplementaria del 22%. Si desea que los bonos se contabilicen como parte de los salarios de 2021, envíe este pago extraordinario antes del 7de enero de 2022.

Nota: Los pagos extraordinarios procesados en 2022 podrían resultar en multas impositivas. Le recomendamos que pague los bonos lo antes posible.

Actualiza la tasa del seguro de desempleo del estado

Una vez que recibas tu nueva tasa del seguro de desempleo del estado, puedes actualizarla en Personal > Nómina > Ajustes > Información de impuestos en el Panel de Datos Square. Te recomendamos que lo hagas antes de tu primera nómina de 2022. Si la tasa se actualiza durante el trimestre, Nómina Square recalculará tus tasas de seguro de desempleo y acreditará o debitará tu cuenta según corresponda al final del trimestre.

Si te encuentras en California, Nueva York, Pensilvania, Virginia, Washington o Wisconsin, actualizaremos esta tasa automáticamente y no será necesario que realices ninguna otra acción.

Restablece los saldos de permiso con goce de sueldo y licencia por enfermedad

Los saldos del permiso con goce de sueldo o la licencia por enfermedad de los empleados se transfieren automáticamente al nuevo año calendario. Si necesitas restablecer estos saldos de los empleados, te recomendamos hacerlo antes de enviar la primera ejecución de nómina del 2022. Puedes actualizar estos saldos para cada empleado en el perfil del empleado en Personal > Nómina > Equipo de nómina en el Panel de Datos Square.

Nota: Según el estado en el que te encuentres, es posible que, por ley, debas trasladar los saldos de las licencias por enfermedad devengadas y no utilizadas al nuevo año.

Restablece los límites de las contribuciones de beneficios y las deducciones después de impuestos

Los límites de los beneficios y las deducciones después de impuestos aplican a cada año calendario. Para los beneficios administrados por fuera de Nómina Square, puedes configurar y modificar los límites de las contribuciones anuales para cada beneficio en el perfil del empleado en Personal> Nómina &gt Equipo de nómina en el Panel de Datos Square.

Te recomendamos que configures tus límites de contribuciones para 2022 antes de enviar el primer proceso de pago en 2022. Si no estableces ningún límite de beneficios ni contribuciones después de impuestos, el límite de 2022 será el mismo que en 2021.

No se requiere ninguna acción adicional de parte de los empleadores que utilizan nuestras Integraciones de beneficios de Guideline o SimplyInsured.

Declaración del seguro de salud para sociedades anónimas de tipo S

Si sociedades anónimas de tipo S pagaron primas de seguros de salud y accidentes, los accionistas que tengan, como mínimo, el 2% de participación deben declarar las primas como salarios en sus formularios W-2 (con sujeción a la retención de impuestos sobre la renta). Puede obtener más información sobre las declaraciones de primas del seguro de salud para sociedades anónimas tipo S en el Sitio web de IRS.

Si su negocio está configurado como una sociedad anónima de tipo S en Nómina Square, le enviaremos un correo electrónico solicitando una lista de nombres e importes de primas. Responda al correo electrónico o contáctenos antes del 22 de diciembre de 2021, con los importes de las prima.

Dirección del contribuyente

Asegúrese de que su dirección de contribuyente esté actualizada para garantizar que la declaración de impuestos de su negocio sea correcta. Si la dirección de contribuyente registrada en Nómina Square no coincide con la registrada en el IRS o en su agencia estatal, es posible que haya problemas con sus declaraciones impositivas o pagos de impuestos. En el caso de que los formularios de declaraciones se envíen por correo a su negocio, también deberá tener registrada la dirección correcta.

Puede actualizar su dirección de contribuyente directamente desde su Panel de Datos Square en línea. Para hacerlo:

1. Inicie sesión en su Panel de Datos de Nómina Square en línea> Ajustes > Información del negocio.
3. Seleccione Editar junto a la dirección de contribuyente e ingrese los detalles de su dirección.
4. Pulse Guardar.

Nota: La dirección de contribuyente actualizada no puede estar en una nueva jurisdicción fiscal. Si necesita pagar a los empleados con W-2 en todas las ubicaciones de trabajo o en varias jurisdicciones fiscales diferentes de la dirección de contribuyente principal de su negocio, agregue el domicilio laboral adicional a su perfil de nómina desde la pestaña Equipo de nómina. Aquí, vaya a la pestaña Información de impuestos para agregar la información de su cuenta de impuestos estatales para las ubicaciones de trabajo adicionales.

Declaraciones de impuestos federales y estatales

Nómina Square completa tus declaraciones y pagos de impuestos federales y estatales sin cargo adicional. Una vez que se hayan presentado los formularios a las agencias correspondientes, puedes descargar, guardar e imprimir cada documento desde Personal> Nómina > Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square en línea. Consulta el artículo Pagos y declaraciones de impuestos de Nómina Square para obtener una lista completa de los impuestos de los que nos ocupamos.

Nómina Square proporcionará una copia digital del Formulario W-2 y Formulario 1099-NEC el 31 de enero de 2022 por cada miembro del equipo al que se le haya pagado en 2021. Debes imprimir estos formularios y proporcionar copias físicas a cada miembro del equipo, a menos que tengas su consentimiento para entregar solo la versión electrónica. En ese caso, puedes enviar por correo electrónico formularios de impuestos únicamente a aquellos miembros del equipo, o a los miembros del equipo con cuentas en línea que también puedan acceder a sus formularios de impuestos a través de la cuenta de nómina en línea o la Aplicación Mi Equipo Square.

Si prefiere que Nómina Square envíe los formularios W-2 o 1099-NEC por correo postal a su equipo, diríjase a la pestaña Ajustes de nómina y active Enviar los W-2 y 1099 por correo postal antes del 7 de enero de 2022. Nómina Square enviará por correo un formulario de impuestos a las direcciones registradas de todos los miembros del equipo a los que se les haya pagado en el año fiscal anterior.

Obtenga más información sobre cómo entender y revisar Formulario W-2 y Formulario 1099-NEC.

Más información sobre: Nómina