Introducción a la optimización de tus operaciones de servicio.
Cómo ahorrar tiempo y mejorar la experiencia de los clientes mediante la simplificación de las operaciones del negocio.
Facturas Square
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Terminal virtual de SquareMensajes Square
Ya sea que administres una firma contable, un gimnasio o cualquier otro tipo de negocio, es probable que debas ocuparte de una gran cantidad de tareas operativas todos los días. Entre la generación de nuevos negocios, la negociación de contratos y la facturación, la administración de las operaciones de servicio puede requerir mucho esfuerzo y dejarte poco tiempo para trabajar de verdad. La integración de tus operaciones comerciales puede alivianar tu carga de trabajo y ayudarte a mejorar la comunicación con los clientes, cerrar acuerdos más rápido y cobrar a tiempo.
En esta guía, te mostraremos cómo Facturas Square y otras herramientas omnicanal funcionan en conjunto para ayudar a agilizar las operaciones comerciales, mejorar la experiencia de los clientes y ahorrarte tiempo para que puedas enfocarte en hacer crecer tu negocio.
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Organiza tu flujo de trabajo administrativo.
Una estrategia inteligente para la administración de las operaciones es clave para optimizar tu flujo de trabajo. Para las organizaciones de servicios, la administración de las operaciones se puede resumir en cuatro áreas estratégicas: fijación de precios, cierre de nuevos negocios, facturación y cobro. Estas áreas clave pueden ayudarte a comprender el estado actual de tus operaciones comerciales y descubrir dónde puedes realizar mejoras, sin necesidad de contratar un gerente de operaciones. Profundizaremos en cada tema más adelante en esta guía.
Precios
¿Cómo cotizas tus servicios? Puede que tengas una tarifa estándar por tiempo, que ofrezcas paquetes escalonados o que personalices tu precio según cada proyecto.
Cierre de acuerdos
¿Qué tan formal es tu proceso de venta y cuánta planificación requiere? Algunos negocios de servicios negocian con contratos formales, mientras que otros hacen acuerdos con solo un apretón de manos.
Facturación
¿Cómo es tu ciclo de facturación? Según el proyecto, puedes cobrar un depósito por adelantado, configurar pagos periódicos o solicitar pagos en hitos clave durante un trabajo.
Cobros
¿Aceptas pagos desde detrás de un escritorio, al aire libre o ambos? Muchas organizaciones necesitan maneras flexibles de que los clientes paguen.
Personaliza tu cuenta de Square para que se adapte a tu negocio.
Una administración de operaciones sólida comienza con una estrategia para integrar todos tus procesos. La cuenta de Square es una herramienta eficaz que puede integrar todas tus operaciones comerciales en un solo lugar, por lo que vale la pena dedicar un tiempo a configurarla. Aquí encontrarás tres estrategias rápidas para personalizar tu cuenta y configurar tu organización para el éxito operativo a largo plazo.
Agrega servicios a tu Surtido de artículos
Si bien muchos negocios de servicios personalizan sus precios según la duración y la complejidad de un proyecto, otros utilizan un modelo de precios estandarizado. Si tienes una tarifa estándar por hora, ofreces paquetes básicos, vendes bienes físicos o agregas impuestos y descuentos con regularidad, agrégalos a tu Surtido de artículos. Puedes agregar tus artículos y servicios fácilmente al crear una factura o cobrar a un cliente, lo que ayudará a que el proceso de facturación sea más rápido para ti y más transparente para tus clientes.
Configura el Directorio de clientes
La administración de clientes es una parte muy importante de la administración de un negocio de servicios, pero puede complicarse rápidamente. Tener una única fuente de la verdad puede ayudarte a administrar clientes, desarrollar relaciones e impulsar las ventas frecuentes en el futuro. El Directorio de clientes de Square es un recurso que puedes usar para guardar toda la información de contacto y pago, el historial de servicios y las preferencias de tus clientes. También puedes buscar las facturas pendientes de un cliente directamente en el Directorio de clientes.
Si actualmente realizas un seguimiento de tus clientes con una hoja de cálculo u otro método manual, puedes importar datos de clientes a tu cuenta de Square. Esto te permitirá ver fácilmente los datos de ventas, realizar un seguimiento de la actividad de los clientes y mejorar la planificación en un solo lugar.
Crea plantillas para facturas
Puedes crear plantillas de facturas profesionales y con elementos de marca de forma anticipada para que, cuando sea el momento de facturar a un cliente, tengas todo listo. Personaliza las facturas con el logotipo, los colores de tu marca y la información comercial de la empresa. También puedes agregar campos personalizados para incluir información adicional, como condiciones del servicio, tu política de cancelación y más. Crear plantillas únicas para servicios que factures con frecuencia es una manera estratégica de maximizar tu productividad.
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Contacta a nuestro equipo de ventas y recibe asistencia personalizada para comenzar. Te llamaremos en el transcurso de un día hábil, entre las 9 a. m. y las 5 p. m.
Acelera el proceso de venta.
Independientemente de si tu proceso de venta es simple o involucra varios pasos, las idas y vueltas con un posible cliente sobre un nuevo trabajo pueden llevar mucho tiempo. La administración de nuevos negocios suele requerir una planificación estratégica, recursos y una organización sólida. Aquí encontrarás algunas estrategias que puedes usar para optimizar tus operaciones comerciales, mejorar la administración del tiempo y cerrar acuerdos con mayor rapidez.
Mantén organizada la comunicación con los clientes
Mantén organizada la comunicación con los clientes
Administrar la comunicación con los clientes es más fácil cuando todo está en un solo lugar. Cuando comienzas a hablar con un posible cliente sobre un trabajo, puedes agregar su información de contacto a tu Directorio de clientes y usar Mensajes Square para mantener la comunicación y la planificación organizadas. Mensajes Square guarda todos los correos electrónicos y mensajes de texto de tus clientes en un solo lugar para permitirte ver el hilo completo de la conversación en cualquier momento.
Más información sobre Mensajes Square >
Puedes mejorar la administración de clientes al agregar notas, archivos adjuntos o recordatorios por fecha a los perfiles de clientes en el Directorio de clientes. Crear grupos de clientes es otra estrategia que puede ayudarlos a ti y a tus empleados a realizar un seguimiento de todos los trabajos y mejorar el servicio al cliente en todos los ámbitos. Por ejemplo, puedes crear grupos para clientes nuevos y frecuentes para adaptar mejor tu marketing a cada grupo. Además, puedes crear grupos según el estado del proyecto, como "clientes potenciales" o "acuerdos ganados" para filtrar tu Directorio de clientes más fácilmente.
Optimiza los procesos
Si tu negocio sigue un proceso de ventas más formal, puedes crear presupuestos de multipaquete para ofrecer a los clientes varias opciones a la vez con diferentes precios por paquete. Los clientes pueden revisar y aprobar fácilmente el que mejor se adapte a sus necesidades, y tú puedes convertir ese presupuesto aprobado en una factura con solo un clic.
Antes de comenzar a trabajar, es posible que desees obtener un compromiso firmado por el cliente para evitar posibles reclamos más adelante. Contratos Square ofrece una biblioteca de cláusulas escritas previamente para ayudarte a definir expectativas claras por adelantado y procurar la firma digital.
Factura a clientes con el calendario que desees.
Agilizar la facturación es una parte importante de la administración de las operaciones. La forma de facturar a un cliente puede depender del alcance y la complejidad de un proyecto. El software de facturación inteligente puede ayudarte a ahorrar tiempo y mantener el control de tus fondos. Facturas Square facilita la creación de un calendario de pagos personalizado para cada proyecto, el seguimiento del estado y el envío de recordatorios automáticos para garantizar que te paguen a tiempo.
Cobra depósitos por adelantado
Con Facturas Square, puedes solicitar un depósito por adelantado y crear una fecha de vencimiento separada para el saldo restante. De esta manera, puedes realizar un seguimiento de todos los pagos de un proyecto desde una sola factura.
Configura pagos periódicos
Si brindas un servicio de manera regular, puedes facturar automáticamente a los clientes frecuentes con una factura periódica para aumentar la eficiencia. Guardar la tarjeta del cliente es una forma estratégica de cobrar más rápido y mejorar la calidad del servicio para los clientes.
Programa pagos en cuotas
Para proyectos más largos o complicados que requieren más planificación, puedes usar facturas progresivas para programar varios pagos según etapas o fases específicas del trabajo. Esto te ayuda a realizar un seguimiento de los pagos de una factura y mantener el control de tu flujo de caja.
Cobra en cualquier lugar.
Cuando terminas un trabajo, el objetivo principal es cobrar lo antes posible. Ya sea que estés en una oficina o al aire libre, Square ofrece hardware y software flexibles para aceptar pagos de clientes en el lugar. Todas las transacciones se sincronizan con tu cuenta de Square, independientemente de la forma de pago que uses.
Solicita un pago desde cualquier lugar
Puedes enviar facturas desde cualquier lugar por correo electrónico o mensaje de texto, o manualmente al compartir un enlace de pago con el cliente. También puedes usar la Terminal virtual de Square para registrar los pagos con tarjeta de crédito por teléfono en la computadora.
Cobra en el lugar o en movimiento
Con el Punto de venta Square, puedes cobrar fácilmente a un cliente cuando terminas un trabajo. Square ofrece varias soluciones de hardware portátiles para que tú o tus empleados puedan aceptar pagos con tarjeta de crédito en cualquier lugar.
Acepta pagos en la oficina
Square Terminal se conecta de manera inalámbrica a tu computadora para ofrecer pagos en persona sin inconvenientes. Los clientes pueden acercar, insertar o deslizar su tarjeta e imprimir un recibo con la impresora integrada de Square Terminal.
Integra aplicaciones y API de terceros
Square se sincroniza con aplicaciones de terceros que ya usas para administrar las operaciones de tu negocio. Conectar apps que ya usas con herramientas de Square es una forma simple de mejorar la productividad de tu organización. Las API de Square te permiten crear soluciones avanzadas y estratégicas para optimizar aún más las operaciones de tu empresa.
Recursos adicionales
Mercado de Aplicaciones de Square: millones de vendedores usan el Mercado de Aplicaciones para descubrir y detectar aplicaciones en las que pueden confiar para administrar su negocio.
Más información sobre cómo hacer crecer tu negocio.
Soluciones de Square
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