Este artículo se incluye con fines educativos y no constituye asesoría financiera, legal ni impositiva. Para obtener asesoramiento específico aplicable a tu negocio, comunícate con un profesional.
Un gasto acumulado es un gasto que se incluye en los registros contables de una empresa cuando se usa el activo en lugar de cuando se hace el pago relacionado. Los gastos acumulados también se conocen como costos acumulados y pasivos acumulados.
Ejemplos de gastos acumulados
Estos son algunos ejemplos comunes de gastos acumulados:
- Costos de mano de obra (empleados y autónomos)
- Costos de servicios públicos
- Compras hechas que el proveedor todavía no ha facturado
Digamos que una empresa de viajes sabe que diciembre representa el período con más actividad.
Por lo tanto, ofrece a sus empleados permanentes horas extras. También contrata empleados de temporada y autónomos para que ayuden con ciertas tareas clave.
Incluso con esta ayuda extra, la empresa tiene que trabajar muchas horas para satisfacer la demanda. Por ello, invierte en equipos nuevos que alivian la carga de trabajo. El equipo se envía inmediatamente con la factura que se debe pagar en el siguiente ciclo de facturación del proveedor.
Todos estos costos extras vencen recién en enero. Sin embargo, la empresa elige registrarlos como gastos acumulados. Por eso, ingresa el gasto en el software contable en diciembre. En algunos casos, esto significa que la empresa tiene que calcular cuál será el costo.
¿Por qué conviene implementar los gastos acumulados?
El principal beneficio de la contabilidad basada en valores acumulados es que crea un registro en tiempo real de las actividades financieras de la empresa. Esto significa que los registros contables brindan a las partes interesadas una imagen mucho más clara y precisa del estado financiero de la empresa.
Por el contrario, con la contabilidad basada en efectivo, puede haber una demora significativa entre el gasto incurrido y el pago asociado. Esto puede hacer que los ingresos parezcan más altos de lo que son y los pasivos, más bajos.
Por todo esto, crear pronósticos precisos puede resultar difícil para los propietarios de negocios y los gerentes. En particular, puede generar dificultades con el flujo de caja y la responsabilidad fiscal futura.
Desventajas de implementar los gastos acumulados
La principal desventaja de usar una contabilidad basada en los valores acumulados es que es más compleja que la contabilidad basada en efectivo. Esto significa que genera más trabajo y hay más probabilidades de cometer errores.
Como resultado, solo las empresas más grandes suelen usar la contabilidad de los gastos acumulados. Los negocios más pequeños, en general, usan la contabilidad basada en efectivo.
Registro de los gastos acumulados
Los gastos acumulados se registran en el balance de una empresa, en la categoría pasivos corrientes.
Diferencia entre gastos acumulados y gastos prepagados
Los gastos acumulados son lo opuesto de los gastos prepagados. Con los gastos acumulados, los activos se usan antes de pagarlos. Con los gastos prepagados, los activos se pagan antes de usarlos.
Diferencia entre gastos acumulados y cuentas por pagar
Tanto los gastos acumulados como las cuentas por pagar se registran en el balance de la empresa como pasivos corrientes.
La diferencia entre ellos es que los gastos acumulados son pasivos acumulados. En otras palabras, son costos que se acumulan con el paso del tiempo. Por el contrario, las cuentas por pagar son costos fijos y específicos que se tienen que pagar en un futuro cercano.
A veces, los gastos acumulados se pueden convertir en cuentas por pagar. Por ejemplo, si la empresa renta equipos, puede registrar el costo de la renta como un gasto acumulado hasta que recibe la factura del proveedor. Después de recibir la factura, ese elemento se puede mover a cuentas por pagar.
Uso de la contabilidad basada en los valores acumulados para los ingresos
La contabilidad basada en los valores acumulados también se puede usar para registrar ingresos. Se aplican los mismos principios, solo que al revés.
Por ejemplo, si brindas productos o servicios en diciembre, pero tu cliente los pagará recién en enero, puedes registrar ese ingreso en diciembre.
En este caso, no obstante, lo registrarías como un activo corriente en vez de anotarlo como un pasivo corriente.
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