¿Qué es una transacción?

Tu negocio es la suma total de cada transacción que hace y recibe. Pero ¿qué queremos decir exactamente cuando hablamos de transacciones?

En esencia, una transacción es un acuerdo entre dos partes: un comprador y un vendedor. El vendedor provee un producto o un servicio a cambio de fondos en efectivo por parte del comprador. Mientras más transacciones realice una empresa, más posibilidades tiene de generar un flujo de caja operativo, pagar sus deudas y generar ganancias. Algunas transacciones se realizan entre una empresa y un consumidor privado (transacciones B2C). Sin embargo, la mayoría de las transacciones se realizan entre negocios (B2B), en las que la empresa funciona como comprador en lugar de como vendedor. Las transacciones B2B suelen ofrecer un valor mucho mayor que su equivalente B2C, por ese motivo, el mercado es mucho mayor. De hecho, el mercado B2B en los Estados Unidos tiene un valor 5 veces mayor que el mercado B2C.

Como parte del flujo de caja operativo de tu empresa, habrá varias transacciones con proveedores externos, desde mayoristas hasta empresas SaaS. Las transacciones B2B incluyen los costos operativos generales, así como las inversiones de capital, por ejemplo, para maquinaria, software o equipamiento nuevos que podrían mejorar la eficiencia de las operaciones.

En la contabilidad, se registrarán las transacciones de manera diferente según el método contable que use la empresa, y los fondos se asignarán a la cuenta correspondiente ya sea durante la transacción o después de que se realice.

Ejemplos de transacciones

Estos son algunos ejemplos comunes de transacciones comerciales:

• vender tus productos o servicios a clientes
• tomar un préstamo comercial de un banco
• pagar a tus empleados o trabajadores subcontratados
• pagar el alquiler de una propiedad comercial
• pagar intereses sobre los pasivos de la empresa
• mover activos corrientes entre departamentos

Estas transacciones suelen categorizarse de las siguientes maneras:

Transacciones de crédito y en efectivo

Comúnmente, el pago de una transacción se realiza de inmediato en efectivo. Esto ayuda a la empresa a mantener la liquidez. Sin embargo, a veces una empresa puede extenderle un crédito a un cliente para mejorar el valor de la marca y aprovechar una venta que, de otra forma, el cliente se perdería.

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Transacciones internas y externas

La mayoría de las transacciones son externas, lo que significa que se realizan entre la empresa y terceros, como clientes y proveedores. Sin embargo, algunas son internas, como el intercambio de activos entre departamentos o ubicaciones, o el pago a los empleados.

Transacciones comerciales y de inversiones

Además de transacciones relacionadas con operaciones comerciales, una empresa también puede realizar inversiones en títulos valores negociables y otros activos para generar ingresos.

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Contabilidad para transacciones comerciales

Existen dos sistemas de contabilidad que se usan para registrar transacciones comerciales: contabilidad de caja y contabilidad de los gastos acumulados.

Contabilidad de caja

El método de contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando la empresa recibe o paga el efectivo. Los fondos entrantes se registran como ingreso y los fondos salientes como pasivos. La simplicidad de la contabilidad de caja hace que sea popular entre pequeños negocios.

Contabilidad de gastos acumulados

El método de contabilidad de gastos acumulados es un poco más complicado y lo suelen usar los negocios con mayor rotación de activos. En él, los ingresos se registran cuando se ganan, incluso si aún no se ha recibido el pago. Los pasivos también se registran cuando se reciben las facturas y no necesariamente cuando se transfieren los fondos al acreedor.

El IRS establece que si se necesita un inventario para registrar los ingresos de la empresa, debes usar un método de contabilidad de gastos acumulados para registrar las compras y ventas.

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Preguntas frecuentes sobre transacciones

¿Qué es el sistema de doble entrada?

Un sistema de doble entrada es un método contable en el que cada transacción resulta en un crédito a una cuenta y un débito a otra. Se usa para ayudar a evitar errores contables y asegurar que los estados contables de la empresa estén correctamente balanceados.

¿Qué es una transacción interna?

Una transacción interna involucra el intercambio de activos y fondos dentro del negocio. Por ejemplo, el pago a empleados es una transacción interna debido a que los fondos se pagan a individuos dentro de la empresa a cambio de su trabajo.

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