¿Qué es la conciliación?

En términos contables, la conciliación es la comparación de dos conjuntos de datos diferentes para detectar discrepancias. Una empresa debe conciliar sus cuentas para asegurarse de que los datos que figuran en el libro mayor sean precisos, estén completos y sean coherentes.

La conciliación se suele usar para reconocer los fraudes y los errores humanos. La duplicación o la modificación de los pagos pueden ser indicadores de actividad sospechosa. Además, la conciliación puede abarcar varios períodos y ocurrir cada año, cada trimestre, cada mes o, incluso, cada día.

En línea con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés), la conciliación se suele lograr con la contabilidad de partida doble. En este tipo de contabilidad, todas las transacciones deben tener una entrada en el crédito y en el débito del balance general.

Ejemplo de conciliación

Hay muchos ejemplos en los que se usa la conciliación en las finanzas comerciales. Este es uno de ellos:

Supongamos que un estudiante emprendedor abre una peluquería para ganar dinero en su tiempo libre. Usa los $1,000 que ahorró gracias a su trabajo de verano para comprar equipos, como tijeras, máquinas cortadoras de cabello, secadoras de cabello, tintes, champús y acondicionadores. Esta inversión de capital le permite completar su primer trabajo. El primer cliente paga $150 para que le corten y tiñan el cabello.

Si el estudiante usa el sistema de partida doble, coloca los $1,000 en efectivo como crédito y el mismo monto en sus activos (herramientas y productos) como débito. Por su primer trabajo, coloca los $150 en los ingresos como débito y la misma cifra en cuentas por cobrar como débito.

El débito y el crédito del estudiante son iguales en su estado financiero; por eso, sabemos que están conciliados.

Como alternativa, se puede usar un método de conversión de cuentas. Con este método, al igual que en la contabilidad personal, los registros como los recibos se comparan con las entradas del libro mayor general. Esto puede ser más simple para los negocios más pequeños con recursos contables y tiempo limitados.

Diferentes tipos de conciliación de cuentas

La conciliación se aplica a numerosas cuentas y relaciones dentro de una organización. A continuación, verás algunas formas comunes de conciliación:

• Conciliación bancaria/conciliación de estado bancario

• Conciliación del balance general

• Conciliación del flujo de caja libre

• Conciliación de proveedores

• Conciliación de clientes

• Incluso conciliación personal de tu cuenta bancaria individual

Sin embargo, estas formas de conciliación se clasifican como dos metodologías distintas: revisión de documentación y revisión analítica.

Revisión de documentación

En la revisión de documentación, se compara el valor de cada transacción con el monto registrado como entrada o salida en la cuenta correspondiente. Un ejemplo sería la comparación de los recibos conservados con un resumen de tarjeta de crédito personal o de la empresa. Si se hicieron compras con la tarjeta que no se pueden asociar al recibo correspondiente, tal vez se trate de un caso de fraude, y la empresa o la persona pueden actuar en consecuencia.

Revisión analítica

El proceso de revisión analítica implica estimar el monto que debería haber en las cuentas según la actividad histórica de la cuenta y las compras. Las cuentas se pueden controlar regularmente para detectar discrepancias de un período al siguiente.

Preguntas frecuentes sobre la conciliación

¿Por qué es importante la conciliación para los negocios?

La conciliación es muy útil para detectar amenazas a la salud financiera de tu empresa. Conciliar las diferentes cuentas de tu empresa mediante registros internos y externos puede ayudarte a reconocer errores. También puede resaltar fraudes que podrían afectar la precisión de tus estados financieros y perjudicar tu flujo de caja operativo.

¿Cómo funciona el proceso de conciliación?

No hay un único método para la conciliación de cuentas. Sin embargo, suele requerir la comparación de la documentación con los datos de las cuentas (revisión de documentación). Como alternativa, la actividad de la cuenta se puede comparar con los precedentes históricos para detectar fluctuaciones y discrepancias (revisión analítica).