Glosario de negocios

¿Qué son los gastos generales?

Los gastos operativos generales, también llamados costos fijos o simplemente gastos generales, son los gastos que una empresa debe pagar independientemente de su nivel de producción. Se muestran en la sección de gastos operativos (OPEX, por sus siglas en inglés) del estado de pérdidas y ganancias de una empresa.

Ejemplos de gastos generales

La mayoría de los gastos generales se relacionan con el mantenimiento del espacio de trabajo, como la renta o la hipoteca, los servicios públicos y los seguros obligatorios. Los costos de mano de obra principales también se consideran gastos generales porque a los empleados permanentes se les debe pagar un salario o un sueldo independientemente de la producción.

En los negocios modernos, los contratos de servicios administrados y de licencias de software también se pueden considerar gastos generales. Por ejemplo, si una empresa empieza a usar un paquete de licencias anuales, debe pagar esas licencias sin importar cuánto haya usado el software.

Que un costo se considere gasto general o no dependerá de la naturaleza del costo en relación con el contexto del negocio. Por ejemplo, la renta de las oficinas permanentes de una empresa es un costo fijo y se considera gasto general. Sin embargo, la renta del espacio adicional que se utilice en las épocas de más actividad es un costo variable vinculado directamente con la producción. Es decir, es más probable que dicha renta se considere parte de los costos de los productos vendidos (COGS, por sus siglas en inglés) o de los costos de ingresos (COR, por sus siglas en inglés).

Variabilidad de los gastos generales

Si bien suelen llamarse costos fijos, muchos de los gastos generales son variables, al menos hasta cierto punto. Por ejemplo, en la contabilidad, los costos de servicios públicos básicos se consideran costos fijos. Sin embargo, en realidad suelen variar porque se facturan en función del uso, que generalmente varía según la estación.

Comparación entre los gastos generales y los gastos de capital

Los gastos de capital (CapEx, por sus siglas en inglés) son aquellos relacionados con la compra (o el desarrollo) de un activo que se espera que genere valor durante más de un año. Al igual que los generales, los gastos de capital son costos que un negocio debe pagar sin importar cuánto utilice ese activo realmente. De hecho, es normal que los negocios deban pagar gastos de capital para poder siquiera usar el activo.

La diferencia principal entre los gastos de capital y los generales es que se espera que los gastos de capital sean finitos. Por ejemplo, si un negocio encarga un nuevo sistema informático, solo tendrá que pagar los costos de desarrollo una vez. Sin embargo, puede elegir pagar un paquete de mantenimiento permanente. De hacerlo, este se convertiría en un gasto general.

La importancia de reducir los gastos generales al mínimo

La minimización de los gastos generales ha sido una prioridad para las empresas de todos los sectores comerciales desde hace mucho tiempo. Las empresas modernas son cada vez más creativas en su forma de abordar este asunto. Incluso los sectores que tradicionalmente tienen gastos generales altos (como el sector de fabricación) están utilizando estrategias nuevas para reducirlos.

Es probable que el ejemplo más obvio sea que muchas empresas abandonan el uso de oficinas permanentes en favor del trabajo remoto y los espacios de reunión temporales.

Otro ejemplo de cómo los negocios modernos minimizan sus gastos generales es la forma en la que las empresas utilizan cada vez más tecnología para simplificar la administración. Las soluciones de facturación y control de inventario automáticas pueden reducir los requisitos de recursos. Normalmente, los costos administrativos, generales y de venta representan un porcentaje significativo de los gastos generales. Hasta cierto punto, esto se sigue observando en la actualidad, pero el nivel de los gastos administrativos está bajando rápidamente.

Los posibles peligros de la minimización de los gastos generales

Por un lado, es indiscutible cuán importante es mantener los gastos generales tan bajos como sea posible. Por otro lado, enfocarse demasiado en reducir estos gastos puede dar lugar a la pérdida de oportunidades y la reducción de ganancias.

El punto clave es recordar que todas las empresas quieren contar con un ingreso confiable. Por lo tanto, generalmente reservan las mejores ofertas para los clientes preparados para aceptarlas. Cuanto más dispuesto a comprometerse esté un cliente, mejor será la oferta que reciba (o que pueda negociar).

En resumen, si una empresa tiene en claro que necesitará suministros de un producto o servicio, lo mejor que puede hacer es aceptar que los gastos generales serán más altos porque el valor general que ofrece merece ese aumento.

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