Introducción a la administración de empleados.
Estrategias para ahorrar tiempo y mejorar la experiencia de los empleados.
Como propietario o gerente de un negocio pequeño, hay mucho que resolver en lo que respecta a la administración de tus empleados. Con la capacitación y la incorporación, la programación y la ejecución de la nómina, es fácil dedicar horas cada semana a tareas operativas que consumen mucho tiempo y perder la noción de la experiencia general de los empleados.
En esta guía, analizamos el flujo de trabajo de la administración de tus empleados y compartiremos algunas estrategias para liberar tiempo y crear experiencias positivas para tus empleados que pueden ayudarte a aumentar la moral y mejorar la retención. Esta guía solo tiene fines educativos. Para obtener consejos específicos, no dudes en consultar a un profesional.
¿Qué es la administración de empleados?
Como su nombre sugiere, la administración de empleados es el proceso de implementar procedimientos, estrategias y procesos para administrar tu personal y su experiencia. Sin embargo, no se trata solo del trabajo que implica administrar personas; se trata de crear un entorno de positividad, motivación y aliento para aumentar la productividad y el rendimiento.
Ofrecer una mejor experiencia de empleado ayuda a que todos los miembros del equipo se sientan respaldados y apreciados y disfruten de ir a trabajar todos los días. Y no solo eso; aumentar el compromiso de los empleados puede tener un impacto real en tus resultados.
Definir el flujo de trabajo de administración de empleados
Administrar el día a día de un pequeño negocio puede parecer un flujo interminable de tareas, personas y responsabilidades que captan constantemente tu atención. Para poder crear una experiencia positiva para tu personal, resulta útil pensar en la administración de empleados como un flujo de trabajo que incluye cinco fases diferentes: capacitar e incorporar a nuevos miembros del equipo, crear un calendario para tu equipo y controlar el tiempo, comunicación constante, nómina y sueldos y, finalmente, análisis y rendimiento.
Echemos un vistazo a cada una de estas áreas con más detalle y las herramientas y estrategias que necesitas para optimizar tu flujo de trabajo de extremo a extremo.
Organiza la capacitación y la incorporación
Al completar documentos, aprender sobre nuevas herramientas y procesos y adaptarse a un nuevo lugar de trabajo, los primeros días y semanas de un miembro del equipo pueden ser abrumadores tanto para los empleados como para el gerente. Es por eso que tener un plan de incorporación documentado es un buen primer paso para mejorar la experiencia general de tus empleados. Esto no solo te ayudará a mantener la organización, sino que también hará que sea más fácil delegar esta responsabilidad a otro gerente en el futuro, si así lo deseas.
El proceso de incorporación será diferente en cada empresa, pero es una buena idea tener un plan para recopilar los detalles de las nuevas contrataciones, como la información de contacto y el número de seguro social, además de otros documentos importantes, como el formulario W2. Tu plan también debe incluir pasos para capacitar al personal y prepararlos con las herramientas y el software que necesitarán para hacer su trabajo.
Optimiza la programación y los registros de horas
Para muchos pequeños negocios, crear calendarios semanales y administrar registros de horas pueden ser de las tareas administrativas que más tiempo llevan. Hacer coincidir los turnos disponibles con los horarios del personal, todo mientras equilibras los horarios y costos de mano de obra, es un trabajo complicado. Y, una vez que publicas el calendario, los empleados necesitan una forma fácil de ver sus horas programadas y avisar si tienen inconvenientes, registrar sus horas y marcar la entrada y salida en los descansos.
Si usas una hoja de cálculo para administrar este proceso o lo haces en papel, podría tomarte tiempo buscar herramientas de programación y seguimiento de horas que te ayuden a optimizar el flujo de trabajo. Por ejemplo, los negocios que se administran en Square tienen acceso a un sistema de administración de empleados unificado en el que pueden crear calendarios de turnos en línea y publicarlos directamente en una aplicación que tienen los empleados en sus teléfonos. Los empleados pueden marcar la entrada y la salida desde la aplicación o el punto de venta y todo se sincroniza en la parte administrativa.
Mejora la comunicación con los empleados
Puede parecer obvio, pero la comunicación efectiva es un aspecto fundamental para mejorar la experiencia de los empleados. Es responsabilidad del gerente hacer que tu personal se sienta respaldado y tenga lo necesario para alcanzar el éxito, y eso comienza por contar con herramientas y estrategias que garanticen que te comuniques de manera efectiva y definas las expectativas con tu equipo.
Los empleados esperan cada vez más que los empleadores usen métodos digitales para enviar actualizaciones y compartir información importante. Y, si bien los mensajes de texto y el correo electrónico pueden ser herramientas de comunicación efectivas, es fácil que la información se pierda o se traspapele. Ahí es donde el software de administración de empleados entra en juego: te ayuda a comunicarte con el equipo en el contexto adecuado y ayuda al equipo a encontrar la información que buscan, ya sea que quieran ver su horario, encontrar su talón de pago o avisar que están enfermos.
Simplifica la administración de la nómina
Mantener la confianza entre el personal es muy importante para fomentar una experiencia positiva entre los empleados. Problemas, como encontrar errores o sufrir demoras en los cheques de pago, puede erosionar la confianza que te tienen como empleador. Dicho esto, ejecutar la nómina y administrar otras formas de compensación y beneficios puede ser uno de los aspectos más complejos de administrar un negocio pequeño.
La mayoría de los negocios subcontratarán la nómina a un contador o proveedor de nómina. Hay algunas habilidades básicas que deberías buscar al evaluar un proveedor o servicio, como calcular, retener y presentar declaraciones de impuestos. Intenta buscar otras formas en que tu proveedor de nómina incluya esto en tu flujo de trabajo de manera más sencilla y genere confianza, como sincronizar registros de horas automáticamente, calcular y pagar propinas y comisiones, y simplificar la tarea de controlar y administrar el flujo de caja.
Tomar decisiones mejor informadas
La última etapa del flujo de trabajo de administración de empleados se basa en usar datos y análisis de rendimiento de los empleados para tomar decisiones informadas sobre tu empresa. Tus calendarios y registros de horas, informes de ventas y nómina semanal generan mucha información sobre los empleados que puede ayudarte a supervisar el estado de tu negocio y mejorar el compromiso de los empleados. Pero los datos son útiles según la posibilidad de acceder a ellos.
Usar las herramientas apropiadas facilita ver información para entender las actividades del equipo, como la cantidad de horas trabajadas, las horas extra o quién genera más ventas o registros en el programa de fidelidad. También te ayuda a responder preguntas, como si necesitas contratar más personal o si deberías ajustar los horarios de tu negocio para tener en cuenta los aumentos o las bajas en la demanda.
En última instancia, las respuestas a estas preguntas deberían contribuir a la parte inicial del flujo de trabajo de administración de los empleados para ayudarte a hacer crecer tu negocio y crear una experiencia positiva para los empleados.
Guía de negocio
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