Programación de empleados: siete opciones para tus negocios

Este artículo se incluye con fines educativos y no constituye ninguna asesoría legal, financiera ni fiscal. Para obtener asesoramiento específico aplicable a tu negocio, comunícate con un profesional.

A menos que seas un emprendedor independiente, tu negocio necesita empleados que se ocupen de atender a los clientes y realizar tareas operativas. Como gerente, tu trabajo es crear el calendario; sin embargo, no hay uno que se adapte a todos los negocios. Desde fijo a flexible, y todas las opciones que se te puedan ocurrir, la forma en que organices a tus empleados dependerá del tipo de negocio que tengas.

Te dejamos siete opciones para que tengas en cuenta y los tipos de negocio que más las aprovecharían.

1. Calendarios fijos

Esta forma tradicional de crear calendarios usa turnos confiables para los empleados con días, horarios y cantidad de horas fijas. Por ejemplo, un empleado podría tener un calendario de horario de trabajo completo de 8 a. m. a 5 p. m. Los empleados de tiempo parcial también pueden tener un calendario fijo, por ejemplo, lunes, miércoles y viernes desde el medio día hasta las 8 p. m.

Los calendarios fijos son más sencillos para los gerentes porque se pueden planificar con anticipación y no cambian de un día a otro o de una semana a la otra. Y cuando los calendarios fijos siguen patrones, se pueden modificar un poco para acomodar las vacaciones o las bajas por enfermedad de los empleados.

Tipos de negocios que suelen usar calendarios fijos:

• Tiendas minoristas
• Oficinas

2. Calendarios flexibles

Un calendario flexible le da el control al empleado al permitirle que elija sus propias horas de trabajo. Por ejemplo, en vez de trabajar de 9 a. m. a 5 p. m., el empleado puede elegir trabajar de 7 a. m. a 3 p. m. una semana y de 10 a. m. a 6 p. m. otra. La única expectativa es que complete el trabajo o alcance un objetivo.

Los empleados prefieren los calendarios flexibles. Un estudio realizado por Robert Half, una agencia de personal y consultoría en RR. HH., descubrió que el 41% de los gerentes estadounidenses permiten que los miembros del personal establezcan sus propios horarios de trabajo. Al brindar flexibilidad, las empresas pueden mejorar el compromiso de los empleados. Sin embargo, los calendarios flexibles pueden no ser una opción viable para aquellas industrias o negocios que atienden a clientes en horarios fijos.

Tipos de negocios que pueden usar calendarios fijos:

• Oficinas
• Proveedores de servicios que trabajan con cita, por ejemplo, peluqueros, que pueden determinar su propio horario de trabajo

3. Calendarios rotativos

Los calendarios de trabajo rotativos permiten que los empleados trabajen turnos de día y de noche, según lo especifique el empleador. Por ejemplo, un empleado puede trabajar un turno de día dos veces por semana y un turno de noche tres veces a la semana. Los calendarios rotativos también incluyen alternar fines de semana, por ejemplo, tener viernes y sábado libres dos veces al mes.

La idea de implementar un calendario rotativo es ser justos con los empleados. Por ejemplo, los meseros de un restaurante podrían recibir mejores propinas en los turnos con mayor volumen de trabajo. Si todos los empleados tienen la misma oportunidad de trabajar durante estos turnos de mayor demanda, se puede mejorar el compromiso y la fidelidad de los empleados.

Tipos de negocio que usan calendarios rotativos:

• Restaurantes que tienen un horario de trabajo muy amplio
• Negocios que están abiertos todo el día, por ejemplo, los gimnasios que no cierran

4. Calendarios con horario partido

Un calendario con horario partido separa el día de trabajo del empleado en dos. Un empleado trabaja parte de su turno, marca la salida y, luego, vuelve a marcar la entrada para la segunda parte del turno. Por ejemplo, puede trabajar de 7 a 11 a. m. y, luego, de 5 a 9 p. m.

Los turnos partidos los suelen usar los negocios que tienen un período de menos trabajo durante el día en el que se necesitan menos trabajadores. Si bien este tipo de calendarios ayuda a las empresas a reducir los costos del personal, también supone beneficios para los empleados. Partir el turno les permite trabajar el horario completo y poder equilibrar las responsabilidades personales, como retirar a los hijos de la escuela.

Tipos de negocios que usan los calendarios con turno partido:

• Restaurantes
• Tiendas minoristas

5. Calendarios basados en el consentimiento

Un calendario basado en el consentimiento da a los empleados la libertad de elegir cuándo y si quieren trabajar. El empleador no fija un calendario. Simplemente, publica horas disponibles y los trabajadores, que pueden ser empleados o contratistas independientes, pueden tomarlas.

Este tipo de calendario es popular en los trabajos cortos y esporádicos, como el trasporte compartido o los conductores que hacen entregas. Los calendarios basados en el consentimiento también pueden incluir un mercado de aplicaciones de turnos autoprogramados, en el que los empleados toman turnos o los intercambian con otros empleados sin necesidad de que el gerente lo apruebe.

Tipos de negocios que usan calendarios basados en el consentimiento:

• Proveedores de servicios
• Grandes tiendas minoristas con muchos empleados

6. Calendarios con turnos de guardia

Con un calendario con turnos de guardia, se espera que los empleados estén disponibles para empezar a trabajar si el empleador los necesita, generalmente sin mucha anticipación. En algunos casos, un empleado puede trabajar un turno regular más corto y estar de guardia un período más largo.

Los calendarios con turnos de guardia no tienen la previsibilidad que otros calendarios. Este tipo suele ser popular en sectores en los que la demanda es difícil de predecir o cuando surgen situaciones inesperadas o emergencias.

Los tipos de negocios que usan los calendarios con turnos de guardia son:

• Centros de atención médica
• Restaurantes
• Proveedores de servicios de emergencia

7. Calendarios a demanda

Los calendarios a demanda difieren de los calendarios con turnos de guardia porque los trabajadores que se llaman para cubrir turnos no son empleados de la empresa. Este tipo de calendario es cada vez más popular en el mercado de hoy. Por ejemplo, el informe El futuro del comercio de Square explica que el 73% de los restaurantes están sufriendo una escasez de mano de obra y, en promedio, el 21% de los puestos están sin cubrir. Para palear esta escasez, los propietarios de negocios están empezando a contratar servicios de personal a demanda para cubrir turnos y contratan trabajadores temporales según los van necesitando.

Las plataformas a demanda son ideales para industrias específicas, ya que comunican a los empleados que tienen las habilidades que los empleadores están buscando. Por ejemplo, los negocios pueden contratar a un trabajador si un empleado regular está enfermo o pueden sumar personal durante períodos de mucho trabajo, por ejemplo, la temporada de compras de las fiestas.

Tipos de negocios que usan los calendarios a demanda:

• Restaurantes
• Negocios por temporada, como corte de césped o tiendas minoristas durante las fiestas
• Educación

El tipo de calendario ideal para ti depende de tu negocio y tu cultura. Un informe del Workforce Institute indica que el 30% de las personas se sienten más escuchadas por sus compañías en lo que respecta a calendarios de trabajo. Para potenciar el compromiso del empleado, pregunta a tus empleados actuales qué calendario funcionaría mejor para ellos. El mejor sistema de calendario es el que hace que tu equipo se quede contigo.

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