正しく理解していますか?「経費で落とす」ということ

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仕事上のさまざまな場面で経費で落とすという言葉を耳にするかもしれません。取引先との食事代は経費で落とせるものだと何気なく口にしている方も、そもそも経費で落とすことの意味を理解している自信はありますか。起業を考えている方なら、必ず知っておかなければならないことでもあります。今回は個人事業主にとって経費で落とすことの意味を紹介します。

経費

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経費とは、企業が事業を営み、利益を生み出していくためにかかる費用のことを言います。それでは、経費で落とすことの意味を説明します。生み出された利益には、必ず税金がかかります。利益が大きくなればなるほど、かかる税金の額も大きくなります。反対に、利益が小さくなれば、かかる税金の額も小さくなります。経費で落とすとは、費用として計上することで利益を小さくし、かかる税金の額を減らすことです。

例:取引先との商談成立で、30,000円の利益。取引先へのタクシー代は2,000円の場合
タクシー代を経費とみなすため、30,000円 - 2,000円 = 28,000円を利益とします。

利益30,000円よりも、タクシー代を経費で落とした後の利益28,000円の方がかかる税金は少ないでしょう。経費で落とすことは、経費として計上するとも言います。

経費で落とせるもの

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経費で落とすことができるものは、どのようなものがあるでしょう。具体例を紹介します。

経費で落とすことができる

・仕入れ費:原材料費など仕入れにかかった費用
・水道光熱費や通信費:水道代、電気代、ガス代、通信費など事業運営に必要な費用
・消耗品費:文房具や電球など使いきりのものの費用
・旅費や交通費:営業のための交通費や宿泊代など
・接待交際費:取引先との飲食代など
・給料賃金や福利厚生費:従業員への給料や賞与、福利厚生にかかった費用など

どの費用も、支出を証明できる領収書などが必要となります。

例:取引先との新年会
→経費で落とすことができる

「接待交際費」になるため経費になります。ただし、認められるのは社会通念上理解される額である必要があります。

経費で落とすことができない

・個人事業主の給料
・事業とは関係のないことに使った費用

例:個人事業主の健康診断費
→経費で落とせない

福利厚生は従業員のためのものという考えから、個人事業主の健康診断費はプライベートの支出とみなされます。

家事按分(かじあんぶん)

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個人事業主やフリーランスで働いている方には、自宅を事務所としている方もいるでしょう。プライベート用と事業用の双方が混ざった支出のことを家事関連費と呼びます。家事関連費のうち事業で使用する比率分のみを経費に計上することを家事按分(かじあんぶん)と言います。

自宅兼事務所の家賃

どのくらいの面積を事務所として使用しているかを計算します。

例:100平方メートル(家賃月40万円)の家で25平方メートルを事務所として使用する場合
家の4分の1を業務に使用していることから、家賃の4分の1(月10万円)を経費とみなします。

インターネット通信費

インターネット通信費の家事按分の計算方法は、業務に使用した日数や時間で計算することができます。長時間インターネットを業務に使用している場合は、使用日数で計算することをおすすめします。

例:週5日自宅で仕事を行い、インターネット通信費は月額7,500円の場合
使用日数の5日を7日で割ることで業務で使用している割合を計算 (5日 ÷ 7日 = 約70%)。インターネット通信費の70%(月5,400円)を経費とみなします。

他に、自宅兼事務所の電気料金、水道光熱費、公私で使用している自動車関連費用(ガソリン代や自動車保険料、自動車税、タイヤ交換費用など)も家事按分で計上することができます。ただし、水道光熱費のうち、明らかに業務ではなく家事で使用すると見受けられるようなガス代などは、事業費と家事費の按分の対象になりません。

今回挙げた例の他にも、経費として落とすことができるもの、できないものはあります。判断のポイントは事業に対して必要な費用か、そしてそのことを説明できるかです。判断に迷う場合は、税務の専門家である税理士に相談するほうがトラブルを避けることができます。経費で落とせないものを経費で落とすと脱税となり、追加での支払いを求められたり、社会的信用を失ったりすることになるので注意しましょう。

計上するタイミング

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4月30日に経費が発生し6月15日に実際の支払いを行った場合、4月と6月のどちらで経費として計算すれば良いでしょうか。2つの考え方を紹介します。

現金主義

実際にお金が動いた日を基準に費用を計上する考え方です。今回の場合、6月15日となります。

発生主義

実際に商品やサービスを提供した日です。現金の支出と関係なく、収益や支出の事実が確定した時点で費用を計上する基準です。今回の場合は4月30日です。企業会計原則では、費用は発生主義で計上するとあり、この方法を基準としている場合が多いようです。

確定申告

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個人事業主が行う確定申告とは、毎年2月16日から3月15日の間に前年1月1日から12月31日までの確定した会計結果を国へ申告することです。売上や経費、所得などを確定申告書類に記入して税務署へ提出します。確定申告では、売上から経費を引いたものが所得となります。経費の金額により所得が変わってくるのでしっかりと帳簿管理を行いましょう。また、領収書やレシートは日頃からきちんと保管することが大切です。クレジットカードを利用した場合は、商品やサービスを購入した際に受け取る領収書を保管するようにしましょう。結果的に節税にもつながります。

手続きに不安を感じる場合、特別な知識がなくてもかんたんに確定申告の準備ができるfreee株式会社が提供するfreeeや株式会社マネーフォワードのMFクラウド会計などのクラウド会計ソフトを利用することもおすすめします。

経費で落とすことを正しく理解し、上手にビジネスを展開しましょう。

執筆は2017年10月13日時点の情報を参照しています。
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