処理漏れゼロで請求書を安全に管理するコツ

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目次

以前ご紹介したスムーズ取引のために、失敗しない請求書の書き方では、請求書の意味から作成・送付に至るまでの注意点をお伝えしました。請求書のような重要書類は、送付・受領をした後も大切に取り扱わなければいけません。今回は、請求書の管理方法についてご紹介します。

請求書管理が必要な理由

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請求書とは、取引上発生したお金のやりとりを正式な書面に残すという意味で、作成する側にとっても、受領する側にとっても重要な役割を果たしています。

未払いなど取引先とのトラブルを避けるためにも、請求書を正確に発行することはもちろん、収支管理などの勘定を行う上でも書類の保存が必要です。

請求書の保存期間は、法律で定められています。適用される税によってその期間は異なりますが、法人における請求書の保存期間は、税の申告期限日より7年間です。取引上で発行されたいかなる請求書も、紙による保存を原則とし、保存期間中に勝手に破棄することは禁止されています。

帳簿書類等の保存期間及び保存方法(国税庁)
個人事業主の場合はこちら

しかし、取引の度に発行される全ての請求書を7年間保存するとなると、蓄積される書類の量は莫大になり、保存と管理のためのコストがかかってくることは必然です。少しでも負担を減らすために、ミスや混乱の無い管理方法が求められます。

請求書の管理

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受領した請求書を紙で保存する場合、支払い済みの請求書と未払いの請求書が混在しないよう注意しましょう。

原則は紙による請求書保存

請求書が届いても、すぐに支払いをするとは限りません。お金のやりとりに関する書類ですから、支払う前に内容をしっかりと確認をする必要があります。

そこで、まず手元に請求書が届いたら、「未確認の請求書」に分類をします。中には、支払い期限が近いものもあるかもしれませんので、忘れてしまわないように、目の届く場所に一時的に保管しておくといいでしょう。

未払いの請求書に分類

届いた請求書の内容(金額や内訳、日付など)が確認できたら、「未払いの請求書」という分類をします。ファイルや箱などに入れて、他の書類に紛れてしまわないように、ラベルなどを貼ります。この際、支払い期限の順番で並び替えておくと、処理の優先度が分かりやすくなります。

必ず支払い済みの印を

支払いが完了した請求書には、必ず「支払い済みであること」が分かる印をつけましょう。スタンプやサインを残すことで、後からの混乱を防ぎます。また、支払時に、金融機関から受け取った証明書などがあれば、ホッチキスなどで該当する請求書に添付しておきます。

支払い済みの請求書に分類

支払い済みの印が押されていることを再度確認し、「支払い済みの請求書」に分類をします。この際、支払い日ではなく、請求書の発行日順に並べることがおすすめです。いつ発生した取引であるかがすぐに分かるようにするためです。

用途に合った保存方法

一連の処理が終わった請求書は、7年間の保存期間に向けて、安全な場所に保管されなければなりません。

しかし、この際に意識したいことは、「後からでも、該当書類がすぐに見つけられる状態」でファイリングをすることです。

月別にファイリングする:月単位で取引の数字が見やすいというメリットがあります。ファイリングをするときも、請求書の発行日のみに注目すれば良いので、比較的かんたんに分類できます。しかし、特定の取引先との書類を探したい時に、時間がかかるというデメリットもあります。

取引先別にファイリングする:固定の取引先が多い場合に有効です。請求書のフォーマットも統一されているので見やすいというメリットもあります。しかし、月単位で取引の数字が見えにくく、取引先ごとに分類する手間がかかってしまうのがデメリットです。

いずれにせよ、後になって書類の検索が必要になったとき、何に基づいてファイリングされていると都合が良いかを考えてから、ファイリングするようにしましょう。

また、年期ごとにまとめる際、「○○年以降廃棄可」のように、請求書を廃棄できる年を書いておくと、効率的な処分ができます。

請求書は、個人名や銀行口座などを含んだ重要書類です。処分するときは必ずシュレッダーなどを用いて第三者による情報読み取りが不可能な状態にして破棄しなければなりません。

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請求書の控えも管理

請求書を作成する側も、取引先に送付した請求書の控えを管理しなければなりません。

入金済みと未入金に分類

取引先からの入金が確認できた請求書には、入金済みであることがわかる印をつけ、「入金済みの請求書控え」に分類をし、入金が確認できていない請求書については「未入金の請求書控え」に分類をします。

支払い期限順に確認

未入金の請求書控えは、支払い期限順に並べ、支払い期限が近いものから請求書に記載されている取引先へ入金確認を行います。

入金済みの請求書控えに分類

取引先による入金が確認できたら、該当する請求書控えを「入金済みの請求書控え」に分類します。この際、入金日などの情報を付けておくと、後から見返したときに役立ちます。しかし、並べる順番は、取引が発生した順であることが好ましいので、請求書に記載されている請求書発行日に合わせるようにしましょう。

請求書控えの場合も、受領した請求書と同様に、用途に合わせてファイリングをして保管をします。

請求書の保存方法の移り変わり

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1998年7月に制定された電子帳簿保存法と、2005年4月に施行されたe-文書法という二つの法律により、請求書の保存に関する規制が大きく緩和されました。

文章の電子化はこれらの法律の制定と改定を経て、国税関係帳簿書類のほぼ全てをスキャナで読み取った電子データ形式で保管することができるようになりました。(スキャナ保存を行うためには事前に税務署への申請が必要です)

また、電子的に作成した文章は特定の要件を満たすことで、電子データによる文書の保管も認められています。

さらには、民間事業者等に対して課せられていた紙による文書の保存について、電子データによる保存を認めるe-文書法により、請求書を含む重要書類の管理・保管にかかるコストで頭を悩ませていた企業の負担が劇的に軽減されました。

電子帳簿保存法の概要(国税庁)
e-文書法について(経済産業省)
電子化が可能な文書(経済産業省)

電子請求書に切り替えて負担軽減を!

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証憑書類の電子データでの保存が認められるのであれば、増える一方の紙の請求書の管理と保管場所の問題が解消され、請求書管理のコストを抑えることが可能になります。

前述した二つの法律で認められている電子データの形式は、紙の文書をスキャンしたデータ、インターネットやメールなどの電子取引で扱われるデータを含みます。いずれにしても、保存における条件は細かく制定されているので、法律の中身をしっかり理解しておくことが大切です。

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執筆は2017年2月2日時点の情報を参照しています。
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