領収書を紛失したら、再発行は可能?経費で落とせなくなる?

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領収書は、経費精算に必要な重要書類です。一方、領収書の紛失を経験したことがある人もいるのではないでしょうか。紛失時には再発行の依頼が頭をよぎりますが、依頼に応じない会社は多いです。

また、お客様から領収書の再発行を依頼される可能性もあります。しかし、安易に応じると思わぬリスクを抱えることになります。

そこで、領収書の再発行を依頼する側と発行する側、両方の対応について解説します。

領収書にまつわる法律の基礎知識

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「誰に・いつ・いくらを支払ったのか」を証明するための領収書。会社の経費で落とすために必要な書類であり、節税につながる重要書類です。

領収書はお金のやり取りを証明する重要書類である以上、さまざまなルールが存在します。

(1)発行義務がある
民法上、支払者からの領収書発行の求めに応じる義務があります。お金を受領したのと同時に、領収書を渡すのが原則です。

(2)再発行の義務はない
領収書発行義務はあっても、再発行の義務はありません。発行者の裁量に委ねられています。

(3)領収書の保存義務がある
税法上、相手から受領した領収書は原則7年の保存義務があります。「証憑書類」にあたる、支出を裏付ける書類だからです。

「保存義務有り!領収書の電子データ化のすすめ」の記事もぜひ参考にしてみてください。

領収書を紛失した場合

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領収書を紛失すると、支払いを証明することができなくなります。そのため、税務調査で経費と認められないリスクを抱えます。しかし、支払ったのは事実。領収書の紛失に対して何かしらの対処が必要です。そこで、具体的な方法を紹介します。

まずは領収書の再発行を依頼しよう

領収書の紛失が確認されたら、まずは再発行の依頼をしましょう。たとえば、新幹線代や飛行機代など高額の交通費は利用日の半年から1年以内ならインターネット上の手続きで領収書の再発行が可能です。また、医療機関によっては再発行の申請に応じてくれるところもあります。各支払先に問い合わせてみましょう。

しかし、すべての支払先が領収書の再発行に応じるわけではありません。再発行の依頼をする理由が「紛失によるものなの」か「経費の水増し計上が目的なのか」の区別ができないからです。そのため、「経費の水増し計上による脱税に加担したのでは」と税務署から誤解を受けることを恐れ、領収書の再発行に消極的な会社もあります。

出金伝票に記録しよう

領収書の再発行をしてもらえないときは、出金伝票の支払記録に次の4項目を記録しましょう。

(1)支払先
社名や屋号を記録します。
(2)日付
支払った日を記録します。
(3)領収書の但し書きに相当する内容
サービス内容や購入した商品名などを記録します。
(4)支払金額
税込金額を記録します。

しかし、出金伝票に記録しても経費として認められるとは限りません。税務署には、支払先に対して支払いの事実を確認する権限があるからです。この確認行為を「反面調査」といいます。

たとえば、お歳暮代5万円をデパートに支払ったとします。領収書がない場合、税務署はデパートに出向いたり、書面で問い合わせたりして、支払い事実を確認することができます。支払い事実が確認できれば、経費として認められます。

つまり、出金伝票を利用するときは、反面調査が行われた場合税務署が支払いの事実を確認できるように記録することがポイントです。

領収書の再発行を依頼された場合

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領収書が重要書類である以上、支払先から再発行を求められる可能性があります。しかし、依頼した意図が紛失によるものなのか、経費の水増し計上が目的なのかを確かめることはできません。最悪の場合、「脱税(=経費の水増し計上)に加担したのでは」と税務署から誤解されるリスクがあります。そこで、領収書の再発行を依頼されたときの対処方法について紹介します。

領収書の再発行拒否

そもそも、受領した側に保存義務がある以上、発行した側は再発行を拒否することができます。その場合、領収書の再発行はしない旨を相手に事前周知しましょう。

たとえば、領収書の空欄に「領収書は再発行いたしませんので、大切に保管してください」などと記載する方法が挙げられます。

領収書の再発行依頼を断りやすくすることがポイントです。

領収書とは別の書式の支払証明書を発行する

領収書を渡した相手はお金を支払ってくれたお客様です。当然、再発行を断れないケースも考えられます。そのため、「経費の水増し計上に加担するつもりはない」という意思表示をする意味で、領収書とは別の書式の支払証明書を発行する方法があります。支払先、日付、ただし書き、支払金額の4項目を記載すれば、領収書と同じ効力を持ちます。

領収書の再発行に応じざるを得ないときは?

領収書の再発行に応じない、支払証明書の発行が選択できないケースが考えられます。たとえば、得意先から領収書の再発行を依頼されたとき、今後の取引を円滑に進めるため、断ることは難しいのではないでしょうか。

再発行すると同じ領収書が2枚存在することになります。そのため、スタンプを押したりやメモ書きをしたりするなどして、再発行であることを明確にする必要があります。

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領収書で困らないようにするためのポイント

領収書には発行義務があり、受領した場合には保存義務があります。しかし、工夫次第で紛失のリスクを回避し、保存の負担を減らす方法があります。また、領収書を発行せずに済めば、再発行を依頼されることはありません。そこで、領収書の紛失、再発行の依頼を最小限に防ぐ方法について解説します。

領収書なしで支払いを証明する

領収書は保存義務がありますが、それは支払先から受領した場合に限ります。つまり、領収書が発行されなければ、そもそも保存義務は生じません。そのため、領収書なしでも支払いを証明する方法を採用すれば、紛失をする心配はなくなるでしょう。

たとえば、外注先への支払いは銀行振込で行えば、通帳に取引履歴が記録されます。領収書なしでも支払いの事実を証明することができます。

また、クレジットカードを利用する方法もあります。たとえば、移動に利用したタクシーの支払いをクレジットカードで行えば、カード会社に支払い履歴が残り、銀行口座にも反映されます。

このように、銀行口座やクレジットカードを最大限に活用し、受領する領収書を増やさない仕組み作りが紛失を防ぐことにつながります。

それでも領収書の保存、発行はやはり必要

領収書を紛失しても支払いの事実が証明できれば、経費として認められます。しかし、消費税はまた話が別です。そもそも消費税は「預かった消費税 ― 支払った消費税」の差額を税務署へ納付します。この支払った消費税のことを仕入税額控除といいます。控除の条件として、一回の税込支払金額が3万円以上の場合、領収書や請求書の保存が挙げられています。

参考:仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存(国税庁)

たとえば、取引先との会食で利用した4万円をクレジットカードで支払ったとします。この場合、請求書は存在せず、領収書が唯一の書類です。仮に紛失しても支払いの履歴によって経費で落とせます。しかし、4万円に対する消費税の仕入税額控除は難しくなります。したがって、領収書の保存、発行を完全になくすことはできないと考えられます。

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執筆は2018年3月13日時点の情報を参照しています。
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