請求書の​書き方、​簡単な​作り方を​わかりやすく​解説！

※本記事の​内容は​一般的な​情報提供のみを​目的に​して​作成されています。​法務、​税務、​会計等に​関する​専門的な​助言が​必要な​場合には、​必ず​適切な​専門家に​ご相談ください。

事業を​始めたばかりの​段階で​悩む​ことの​一つが​請求書の​書き方。​とり​あえず​ネットで​見つけた​テンプレートを​使い始めた​ものの、​実は​必要事項を​正しく​理解していない​人も​多いのではないでしょうか。
請求書の​書き方に​不備が​ある​場合、​​内容の​確認や​書類の​訂正に​時間を​取られるだけでなく、​希望の​期日までに​支払いを​​​受けられない​おそれも​あります。​そうなると​資金繰りだけでなく、​取引先との​​信頼関係にも​影響しかねません。

そこで​今回は、​正しい​請求書の​書き方を​押さえたうえで、​抜け漏れのない​請求書を​簡単に​作れる​方法を​紹介します。

目次

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• 請求書の​書き方の​ルールは？
  ・特定の​フォーマットは​ない
• インボイス制度に​おける​変更点
• 請求書作成の​前に、​取引先と​確認するべき​6つの​こと
• 請求書の​記載事項
  ・必須項目
  ・任意項目
  ・適格請求書​（インボイス）に​必要な​追加項目
• 面倒な​請求書発行業務を、​Square 請求書で​無料で​自動化
  ・​無料なのに​高機能！​ミスを​防止できて​安心
  ・スマートフォンから​​請求書や​見積書を​簡単に​作成できる
  ・英語での​​請求書も​作成可能

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請求書の​書き方の​ルールは？

一般的な​請求書の​書き方に​ついて、​厳密な​決まりは​ありません。​ただ、​「取引相手に​請求内容を​明確に​伝える」と​いう​役割を​踏まえると、​誰に​宛てた請求書で、​誰が​発行し、​いつの​取引に​関する​請求で、​請求金額は​いくらなのか、と​いった​最低限含めなればいけない​情報は​あります。

• 宛名
• 発行者情報
• 取引年月日
• 取引内容
• 合計

特定の​フォーマットは​ない

請求書の​レイアウトや​形式にも​決まりは​ありません。​必要な​情報さえ​確実に​記載すれば​よく、​紙に​手書きしても、​専用の​ソフトを​使って​作成しても​問題は​ないです。
ただし、​大事なのは​わかりやすさ。​取引先が​必要な​情報を​一目で​正しく​把握できる​書き方や​レイアウトを​心がけましょう。

インボイス制度に​おける​変更点

2023年10月に​インボイス制度が​始まりました。​インボイス制度は​仕入税額控除の​新しい​仕組みで、​適格請求書発行事業者と​して​登録手続きした​事業者は、​仕入税額控除を​希望する​取引先に​対して、​インボイス​（適格請求書）を​発行しなければなりません。
インボイスの​場合は​記載事項が​定められており、​上で​紹介した​5点に​加えて​登録番号や​税率ごとに​​区分して​​合計した​​対価の​​額​などがが​必要です。​適格請求書の​記載項目に​ついて、​詳しくは​後半で​解説します。

請求書作成の​前に、​取引先と​確認するべき​6つの​こと

正しい​請求書を​作るには、​取引先との​事前の​合意が​肝心です。​特に​認識を​揃えたいのは​次の​6点です。

(1) 請求先の​​名称、​​氏名、​​送付先
取引内容に​​よっては、​​やりとり​している​​相手と​​請求先が​​異なる​​場合が​​あります。​​そのため、​請求書に​​記載すべき会社名や​屋号、​​部署名、​担当者名を​確認して​おきましょう。​​
また、​送付先も​確かめておくと​安心です。​郵送や​FAXでの​​送付の​際は​住所や​番号を、​​メールで​送る​​場合は​​宛先メールアドレスの​ほか​​CCに​​含めるべきアドレスも​​確認します。

(2) 商品の​​個数と​​単価、​​サービスの​​金額
請求内容の​内訳は​請求額に​​関わる​ため、​誤解のないようにしましょう。​また​​​合計金額に​ついては、​手数料や​​消費税などの​​内訳まで​認識を​そろえます。

(3) 手数料を​​誰が​負担する​​か
銀行振込の​場合、​振込伴う​​手数料を​どちらが​負担するのかも​明確に​​して​おきましょう。​​「取引先が​負担すると​思っていたら、​手数料が​引かれて​振り込まれていた」など​想定外の​事態を​避けられます。

(4) 支払い​​期限
期限は​取引先の​支払い​サイクルに​​合わせて​設定するのが​一般的です。​それ以外の​希望が​ある​場合は​事前に​すり合わせて​おきましょう。

(5) 端数の​​取り扱い
売上額や、​消費税の​計算に​​よって​​端数が​​出る​場合が​あります。​​​切り捨て、​​四捨五入、​​​切り上げの​いずれの​対応に​するのか、​​取引先と​​合意して​​おきましょう。

(6) 請求書の​​送付方法
請求書の​送付方法は、​郵送、​FAXでの​送信、​メールへの​添付、​専用システムへの​アップロードなどが​考えられます。​メール添付の​場合は、​指定の​件名や​​ファイルの​形式、​ファイル名の​ルールなども​​確認しておくと​スムーズです。

請求書の​記載事項

ここからは、​請求書に​記載すべき項目を、​必須項目、​任意項目、​適格請求書​（インボイス）に​必要な​項目に​分けて​解説します。

必須項目

まずは​基本の​5項目を​それぞれ押さえましょう。

• 1. 取引年月日
  取引が​発生した​年月日を​示すもので、​請求日では​ありません。​年は​西暦・和暦の​どちらでもかまいませんが、​請求書内で​統一するようにしましょう
• 2. 宛名
  事前に​確認した​請求先企業名や​部署名、​担当者名を​書きます
• 3. 発行者情報
  作成者​（たいていの​​場合は​​請求者）の​​正式な​​会社名や​屋号、​​担当者氏、​​住所、​​連絡先を​​記載します。​​押印や​ロゴマークは​​必須では​​ない​ものの、​​正式な​​書類であると​いう​​印象を​与えたい​場合は、​​それらを​含めた​​テンプレートを​​準備しても​​よいでしょう
• 4. 取引内容
  ​「どんな​​商品や​​サービスを​​いくつ取引したのか」を​表す項目です。​​単価、​​数量、​​合計を​​簡潔に​​記載し、​​必要に​応じて​​別紙で​​明細を​作成します
• 5. 合計の​​内訳
  小計、​​消費税、​​手数料などの​内訳も​記載しましょう。​​​取引内容に​​よっては​消費税が​対象外に​なったり、​​源泉徴収の​​対象に​なったりする​場合が​あります。​​詳しくは​国税庁の​​ウェブサイトで​​確認して​​ください

任意項目

以下の​項目は​必須ではない​ものの、​あると​便利あるいは​親切です。

• A. 請求書番号
  各請求書に​​固有の​​番号を​つけておけば、​管理が​しやすい​ほか、​請求書に​​関して​問い​​合わせが​来た​場合の​対応が​スムーズに​なります。​​特に、​毎月​​複数の​​請求書を​​発行する​​場合に​便利です
• B. タイトル
  納品書や​​見積書などの​似た​書類と​取り違えないよう、​​「この​​書類は、​​請求書である」と​​一目でわ​かるような​​タイトルを​​つけます
• C. 支払い​期限
  ​事前に​​取引先と​​合意した​​日付を​​記載します
• D. 振込先
  銀行振込を​​指定する​​場合は、​​金融機関名、​​銀行コード、​​支店コード、​​口座番号など、​​振込に​​必要な​​情報を​​すべて​​記載し、​​一切の​​混乱が​​ないようにします。​​また​​取引先が​都合の​よい​金融機関を​​選べるよう​、​複数の​​振込先情報を​​提示できると​親切です

適格請求書​（インボイス）に​必要な​追加項目

インボイスの​場合は、​内容に​抜け漏れが​あると​取引先側で​請求書が​受理されず、​再発行を​求められる​可能性が​あります。​取引先に​やり取りの​手間を​かけないためにも、​必要な​項目を​正しく​理解して​おきましょう。

• 登録番号：適格請求書発行事業者と​して​登録した​番号です。​登録時に​交付された​通知書で​確認できます
• 軽減税率の​​対象品目である​​旨の​​記載：インボイスでは、​どの​取引内容が​軽減税率の​対象となるかを​明示しなければなりません
• 税率ごとに​​区分して​​合計した​​対価の​​額​（税込または​​税抜）​および対象税率：合計の​内訳の​部分では、​10％の​消費税率の​対象となる​対価の​合計と、​8％対象の​対価の​合計を​それぞれ明示します
  税率ごとに​​区分した​​消費税額：税率ごとの​消費税額の​合計も​分けて​記載します

面倒な​請求書発行業務を、​Square 請求書で​無料で​自動化

請求書の​作成には​理解しておくべきことが​多く、​正しく​作れるのかどうか​不安を​抱くかもしれません。​そんな​人は​ぜひ、​請求書発行システムの​利用を​検討してみましょう。​なかでも​特に​おすすめなのが、​請求書や​​見積書の​​発行・送付・管理を​​オンラインで​​行える​​Square 請求書です。

無料なのに​高機能！​ミスを​防止できて​安心

Square 請求書の​よさの​一つは、​無料プランが​充実している点。​見積書や​請求書を​無制限で​作成・送信できる​ほか、​自動機能が​多く​手入力の​場面が​減る​ため、​エクセルや​ワードで​起こりがちな​抜け漏れの​リスクも​抑えられます。

具体的には​以下のような​機能が​あります。

• 請求書の​送信：作成後に​PDFを​ダウンロードし、​メールに​添付する​必要は​ありません。​請求先の​メールアドレスを​入力すれば、​その場で​送信できます
• 請求先の​定期送信：定額サービスを​提供しているなど、​毎月、​同じ​取引先や​お客さまに​同じ​金額の​請求書を​送っておる​場合、​事前に​設定しておけば​自動的に​請求書が​発行・​送信されます
• 支払いリマインダーの​自動送信：支払期限の​前日や​当日などに​リマインダーを​送る​ことができます
• 支払い​状況の​確認：Square 請求書には​クレジットカード決済機能が​ついています。​クレジットカードで​取引先が​支払った​場合、​支払い​状況を​メールや​管理画面で​確認できます
• カード情報の​保存：取引先や​お客さまの​クレジットカード情報を​保存し、​次回以降の​請求に​使う​ことができます

また​作成した​請求書は​その場で​送付が​可能。​定期的に​請求書を​送る​取引先には​自動で​発行・送信できる​定期送信機能を​使えば、​毎回の​請求内容に​間違いが​起こりません。

請求書の​ステータスは​システム上で​一覧・管理できる​ため、​発行および送付漏れを​防げるだけでなく、​発行済みの​請求書を​紛失する​心配も​ありません。​さらに、​郵送や​FAX、​専用システムへの​アップロードを​希望する​取引先に​合わせて​印刷や​ダウンロードも​簡単です。​それだけでなく、​freeeや​​マネーフォワードと​連携させれば、​請求書の​数字が​帳簿に​自動で​反映される​ため、​転記ミスの​可能性がなくなります。

スマートフォンから​​請求書や​見積書を​簡単に​作成できる

Square 請求書は、​インターネットブラウザを​開いて​アカウントを​作成するだけで​使えます。​特別な​ソフトウェアを​インストールする​必要は​なく、​スマートフォンや​タブレットなどからも​​利用が​可能。​データは​すべて​インターネット上に​保管される​ため、​「特定の​パソコンでないと​請求書を​作れない」と​いう​ことは​ありません。

英語での​​請求書も​作成可能

Square 請求書では、​英語での​請求書作成も​可能です。​その方法は、​言語設定を​「English」に​変えるだけ。​海外の​取引先や、​国内でも​英語の​請求書を​送る​必要が​ある​場合に​頼もしい​機能です。

正しい​請求書の​書き方を​早い​段階で​押さえて​おけば、​請求書業務に​手間や​時間を​取られずスマートな​事業運営が​可能に​なります。​それだけでなく、​最初の​取引から​正しい​請求書を​発行・送付する​ことで、​取引先に​好印象を​与え、​盤石な​信頼関係​構築へと​よい​スタートが​切れるでしょう。

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執筆は​2017年1月18日​時点の​情報を​参照しています。​2024年9月24日に​記事の​一部情報を​更新しました。​当ウェブサイトから​リンクした​外部の​ウェブサイトの​内容に​ついては、​Squareは​責任を​負いません。