登記簿謄本の基礎知識。登記事項証明書との違いから取得方法まで

ビジネスを行う中で「登記簿謄本(とうきぼとうほん)」が求められる場面があります。しかし、登記簿謄本という言葉は知っていても、詳しい内容まではよくわからない、という人も少なくありません。

今回は、登記簿謄本について、わかりやすく解説します。なお、この記事では、会社に関する商業登記簿謄本を取り扱います。

目次


登記簿謄本とは登記簿の内容を写したもの

登記簿は、会社の基本情報を記載した資料です。この資料からは、商号(会社名)や本店(会社の所在地)、資本金の額、役員の名前、発行した株式の数などがわかります。登記簿を書き写したものが、登記簿謄本です。「謄」という漢字には、「すべてを書き写す」という意味があります。

すなわち、謄本とは登記簿に書かれている内容をすべて書き写したものとなります。謄本と似た言葉に「抄本」がありますが、「抄」には「一部を抜き出す」という意味があります。つまり、抄本は一部の情報だけが記されたもの、と覚えておくとよいでしょう。

登記簿謄本が必要になるケース

相手から資料を求められる場面としては、以下が挙げられます。

  • 会社が銀行口座を開設する
  • 銀行などからお金を借りる
  • 補助金や助成金を申請する
  • 建設業や宅地建物取引業の許可申請をする
  • 他会社についての情報を知る

このように、会社としての信用性を求められるタイミングが多いです。また、競合他社の情報を知りたいときにも使えます。

登記簿謄本と登記事項証明書はほぼ同じ

登記簿謄本を取得しようとしたとき、「登記事項証明書」しか取れなくて戸惑ったことがある人もいるかもしれません。結論からいえば、この二つは同じ効力を持つため、登記事項証明書を取得すれば問題ありません。

かつて、登記簿はすべて紙で作られ、管理されていました。これを写したものが登記簿謄本です。しかし時代が変わり、コンピュータによって登記簿の情報は電子化されました。つまり、登記簿は磁気ディスクの形となり、直接見ることはできなくなりました。そのため、公的機関がこの磁気ディスクの登記データを出力・証明する、すなわち、登記事項証明書を交付するようになりました。

登記事項証明書と登記事項要約書の違い

登記事項証明書と間違えやすいものに、「登記事項要約書」というものがあります。

要約書は限られた会社の情報しか掲載されないほか、証明書としては使えません。また、その会社を管轄している法務局でしか取得できません。名前が似ているため、取得するときは間違えないように気をつけましょう。

覚えておきたい登記事項証明書の種類

現在、登記簿謄本の役割を果たすのは登記事項証明書です。証明書には、以下の4種類があります。

記載内容や使用用途が異なるため、それぞれの違いを知っておきましょう。

履歴事項証明書

登記簿がコンピュータ化される前の登記簿謄本にあたるものです。現在の情報のほか、過去3年間(交付請求日の3年前の年の1月1日から、請求日まで)の情報もわかります。

会社が続いていれば、途中で役員交代や目的変更などが起こり、事項が抹消されることがあります。履歴事項証明書には、それらの抹消事項もすべて掲載されています。どの証明書を取得するか迷ったら、こちらを選ぶのが無難です。

現在事項証明書

請求日時点で有効な情報が掲載された書類です。現在の会社に関する情報はわかるものの、履歴事項証明書とは異なり、過去に抹消された事項は載っていません。

閉鎖事項証明書

閉鎖された登記情報について知りたいときに取得するものです。現在事項や履歴事項に表示されない情報が掲載されています。

本店が移転したり、清算結了(会社が消滅)したりすると登記が閉鎖されますが、閉鎖事項証明書を取得することで、当時の会社情報がわかります。なお、コンピュータ化以前に閉鎖された登記の情報が知りたい場合は、閉鎖当時の本店管轄法務局にて「閉鎖登記簿謄本」を取得する必要があります。

代表者事項証明書

会社の代表権を持っている人について証明する資料です。資格証明書として使えます。代表者に関する情報だけわかればいいのであれば、こちらを取得しましょう。

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各証明書の取得方法

登記簿謄本(登記事項証明書)の取得方法は、以下の3種類です。

  • 法務局の窓口で申請する
  • 法務局から郵送してもらう
  • インターネットで請求する

登記簿謄本(登記事項証明書)は、会社を管轄している法務局でなくても交付してもらえます。法務局に近ければ、直接出向いて窓口請求するのが簡単です。その場で取得できるほか、申請書の記入方法などでわからない点を職員に尋ねることもできます。

郵送で請求することもできます。申請書や収入印紙のほか、返信用封筒、切手などを同封することで、送ってもらえます。会社のほか、自宅で受け取りたい場合にもおすすめです。ただ、取得までに一定の時間がかかる点に注意が必要です。

パソコンを使って、「登記・供託オンライン申請システム」からインターネット経由で取得することもできます。法務局に出向く手間がないほか、手数料も少なくて済むのがメリットです。

取得にかかる手数料

どの登記簿謄本(登記事項証明書)でも、取得にかかる手数料は同じです。手続きのやり方によって、以下の通り値段が変わります。

  • 書面請求 600円
  • オンライン請求(送付あり) 500円
  • オンライン請求(窓口交付) 480円

一番お得なのは、インターネットを使ったオンライン請求です。支払い方法は、窓口や収入印紙で払うほか、インターネットバンキングやモバイルバンキング、ATMを使って電子納付する方法もあります。

閲覧なら「登記情報提供サービス」を活用する方法もある

閲覧したいが、法務局が遠方にあって不便だという場合は、「登記情報提供サービス」を利用する方法もあります。

インターネット上で、登記に関する情報を閲覧できる有料サービスです。なお、現在事項証明書および登記事項要約書に相当する情報はサービスの対象外となっています。

オンラインで送信・管理が簡単にできる請求書

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登記申請を行うときの流れ

最後に、登記を行なうときの流れを簡単に説明します。登記申請のタイミングとしては、会社を設立時や、本店の移転時、役員の交代時などがあります。いずれの場合も、該当する登記申請書を記載して、期限内に登記所に申請しましょう。様式は、法務局のサイトからダウンロードできます。

なお「登記所」とは、法務局や地方法務局、それらの支局や出張所を指します。会社の本店の場所によって管轄登記所が決まります。また、登記に関しては、「原則2週間以内」(支店の所在地は3週間以内)という期限が設けられています。登記すべき事由が発生した場合は、速やかに登記申請を行ないましょう。著しく遅れた場合は、金銭的なペナルティーが発生する可能性があります。

登記簿謄本とは登記簿の内容を写したものであり、会社の基本情報が記載されています。登記事項証明書とはほぼ同じものです。許認可申請や銀行融資など、必要になる場面は意外と多いため、どんなものかを理解しておきましょう。


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執筆は2019年10月17日時点の情報を参照しています。
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