フリーランス・個人事業主にとって、取引先から「支払調書」が届くのはあたり前のことかもしれません。しかし、受け取った人の中には、「支払調書は結局何のための書類なのか？」「結局確定申告には必要なのか？」「支払調書を送ってくれる会社と、送ってくれない会社がいる。困ってしまった」など、疑問を持つこともあるでしょう。
個人事業主にとって、支払調書イコール確定申告というイメージが浮かぶかもしれませんが、実は添付が必須の書類ではありません。ここでは、少しでもスムーズに確定申告業務を終えられるよう、「支払調書」についての基礎知識をわかりやすく解説します。
目次
支払調書とは
支払調書とは、依頼に対する報酬や料金を「支払った側」、つまりクライアント側が作成する書類です。生命保険の一時金や不動産の使用料などさまざまな形式の支払調書がありますが、フリーランスが受け取る支払調書は、「報酬、料金、契約金、賞与の支払調書」と呼ばれます。
確定申告の際に届く書類というイメージしかないかもしれませんが、実際は源泉徴収額を税務署に伝えるという役割がある書類です。
支払調書が必要な理由
支払調書は「法定調書」の一つで、法律で提出することが義務付けられています。
支払調書の内容によって、
- 誰に対して報酬を支払ったか
- 報酬に対する源泉徴収はいくらか
ということを支払側が税務署に報告しています。
大きなポイントは、「源泉徴収額を報告していること」です。源泉徴収とは、支払報酬額からあらかじめ税金を差し引いて、支払側が納税する仕組みのことです。
あらかじめ源泉徴収し、クライアントが代わりに支払うことで、報酬を受け取ったフリーランスなどからの税金の徴収漏れを防ぐのが本来の目的です。ちなみに、源泉徴収が必要な報酬は、業務の内容などによって変わります。
源泉徴収の対象となる業務
国税庁のウェブサイトによれば、個人が報酬を受ける場合、源泉徴収の対象となるものには以下の例が挙げられます。
- 原稿料や講演料など
- 弁護士、公認会計士、司法書士などの特定の資格を持つ人に支払う報酬
- 映画・演劇・テレビなどへの出演料
参考：No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは（国税庁）
フリーランスの業務内容も多岐にわたるので、不安な場合は事前に国税庁の情報や取引先との間で確認しておくようにしましょう。
支払調書の発行タイミング
源泉徴収した税金は、翌月10日までに納付するというのが支払側のやるべきことです。その上で、1年分の支払状況を支払調書としてまとめて、翌年の1月31日までに税務署に提出することが決まっています。
つまり、支払側は翌年1月31日に間に合わせるように支払調書を作成し、同時にフリーランスに送付します。一般的には、12月から1月に手元に届くスケジュールで発送されることになります。
ただ、詳しくは後述しますが、報酬の受け取り側（フリーランス側）に支払調書を送付するのは義務ではありません。あくまで、義務とされているのは税務署への提出です。つまり、源泉徴収していたとしても、必ず支払調書をフリーランスに送付してくれるかといえば、そうではありません。送付時期も会社によって異なります。
支払調書とマイナンバー
マイナンバー制度の開始以降は、取引の際にマイナンバーのやり取りも行われます。支払調書の中にも、マイナンバーの記載欄が設けられている場合があります。しかし、マイナンバー欄を記入するのは税務署に出す支払調書のみで、フリーランスが受け取る支払調書には原則としてマイナンバーが記載されないことになっています。
手元に届いた支払調書のマイナンバーが空欄であっても、無効というわけではないので安心してください。
確定申告と支払調書
ここからは、確定申告と支払調書の考え方について
- 確定申告時の提出義務はない
- 支払調書は何に使う？
- 支払調書が手元に届かないときはどうすればいいのか？
という点について解説します。
確定申告時に支払調書の提出は不要
勘違いすることが多いのが、「支払調書は、確定申告の際に提出しなくてはならない必須書類ではない」という点です。ちなみに、給与所得者が手にする「源泉徴収票」という書類がありますが、こちらは確定申告時の必須書類です。源泉徴収票には、源泉徴収額だけでなく、社会保険料をはじめさまざまな控除についても記載されている書類です。支払調書にも源泉徴収額が書かれているのでこの源泉徴収票と同様の扱いをすると思われがちです。
しかし、支払調書はすでにクライアントが税務署に提出しているので、確定申告の際に個人が提出する必要はありません。
無くしたり見つからなかったりしたら焦るかもしれませんが、「届いたら必ず保管しておかなくてはいけない」という重要度の高い書類ではありません。
支払調書は何に使う？
フリーランスの手元に支払調書が届くのは、あくまで取引先の「サービス」です。
では、確定申告をする側が支払調書を手にする意味はないのかというと、そうではありません。大抵の取引先は、支払調書を送付してくれます。その内容を確認し、自分で付けている帳簿と照らし合わせることで、報酬額と源泉徴収額の正しい把握ができます。
できれば取引ごとに帳簿付けをしていくことが経理上も望ましい作業フローですが、「確定申告の時期にまとめて帳簿付けをする」という人は、支払調書をベースに帳簿を入力していくとスムーズです。支払調書の内容を確認しながら、忘れずに申告を行いましょう。
支払調書が手元に届かないときはどうすればいいのか？
どうしても支払調書が手元に欲しい場合は、取引先にお願いしてもらうこともできます。しかし、クライアントへの送付は義務ではないので、送ってもらえない場合もあるかもしれませんが、必須書類ではないので、無理に手元になくても問題ありません。
源泉徴収額がわからずに入力できないという場合は、その旨を問い合わせれば金額を教えてもらえるはずです。
支払調書の意味を理解して、確定申告の際も慌てずに
支払調書は、1年間の報酬と源泉徴収額をまとめて通知してくれる書類ですが、それ自体は確定申告のときに提出必須のものではありません。「届いたけど捨ててしまった」とか、「いつまでも取引先が送ってくれない」と焦る必要はありません。
支払調書があると確定申告の作業がスムーズに進むこともありますが、取引ごとに帳簿付けを正確に行っていれば、支払調書がなくても確定申告作業を終えることは問題なくできます。
確定申告は、フリーランスとしての収入と納税額を確定させるための重要な手続きです。税理士に依頼する事業主もいますが、自分自身で確定申告を行う人もいます。ただ、確定申告は普段の業務とは異なる作業ですし、1年に1度の作業なので「去年はできたのに、もう忘れた……」という事態になり、想像以上に時間もかかってしまうこともあります。支払調書に関しても、理解していたつもりでも1年経っていれば理解が曖昧になることもあります。
この記事を参考に、確定申告における支払調書の位置づけを再度確認し、スムーズな確定申告にお役立てください。
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執筆は2020年1月21日時点の情報を参照しています。2023年6月27日に記事の一部を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash