新型コロナウイルスの感染拡大を受け、広く利用されるようになったオンラインミーティング。このオンラインミーティングを利用して、英会話やヨガ教室、パーソナルトレーニングなど、対面で行っていたレッスンをオンラインに切り替えたという教室も多いことでしょう。ある民間の研究機関の調査では、オンラインレッスンの提供を開始したのが2020年4月以降であると回答した教室は70％にのぼり、コロナ禍をきっかけにオンラインレッスンが身近になったことがわかります。
オンラインレッスンの運営に欠かせないものの一つに事前予約が挙げられます。最近では、アプリやブラウザから簡単に予約が行える予約システムが普及しており、オンラインレッスンを提供している教室運営者はぜひ導入を検討したいものです。この記事では、オンラインレッスンの運営に必要な予約システムの機能などについて解説します。
参考：コロナ禍の学びは「オンラインレッスン」で！老若男女500人に聞きました！（株式会社デザインワン・ジャパン）
目次
- 予約システムとは
- オンラインレッスンの流れ
- オンラインレッスンに必要な予約システムの機能とは
- オンラインレッスンに予約システムを導入するメリット
- オンラインレッスンに予約システムを導入するデメリット
- オンラインレッスン向け予約システムに必要なポイント
- 予約システムの導入は、Squareで
予約システムとは
予約システムとは、予約の受付や管理を行うためのシステムです。現在では、インターネットが普及したことで、ネットからの予約を受け付ける予約システムが主流になっています。お客様は、スマートフォンやパソコンなどからアプリやブラウザを経由し、氏名や連絡先を入力して予約を行います。
オンラインレッスンの予約では、レッスン名や内容、講師名を予約枠に明記し、お客様が予約を行います。
オンラインレッスンの流れ
オンラインでレッスンを行うためには、どのような準備をすればいいのか解説します。
ビデオ配信ツールを用意する
オンラインレッスンに欠かせないのが、ビデオ通話ツールです。ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなどのアプリをダウンロードし、レッスンごとにURLを発行してお客様に送ります。オンラインレッスンの運営者とお客様は、同じビデオ配信ツールを利用する必要があり、お客様は発行されたURLをクリックして入室します。
集客をする
教室のホームページやSNSなどでオンラインレッスンの集客を行います。レッスン内容、スケジュール、時間、料金、決済方法、使用するツールなどを明記します。広く集客するために、エキテンやサーチレッスンなどの無料広告サイトなどを利用してもいいでしょう。
予約を受け付ける
ホームページに予約サイトのURLを埋め込んだり、SNSの予約機能を利用したりして、予約を受け付けます。電話やメールなどで受け付けた予約は、予約システムに教室側で入力します。複数の予約チャネルを持っている場合は、一元管理できるシステムを利用すると便利です。
支払いを受け付ける
オンラインレッスンを都度会計で行っている場合は、予約システムの事前決済機能を利用すると便利です。また、事前決済を行うことで、レッスン当日の集金作業を省略できるだけでなく、無断キャンセルの防止も期待できます。月謝制を採用している場合は、月額課金の機能がある予約システムを利用するとよいでしょう。また、オンラインでの決済に抵抗のあるお客様がいることも考えられるので、銀行振込など、いくつかの決済方法を用意するとよいでしょう。
レッスンを行う
パソコンやタブレットなどを用いて、オンラインレッスンを行います。パソコンにウェブカメラがついていない場合は、別途USBで接続できるカメラを購入することが必要です。また、ヨガ教室やパーソナルトレーニングなど、動きのあるレッスンの場合は、広い範囲を映すことができる広角レンズがあるとお客様に見やすい画角で配信できるでしょう。
オンラインレッスンに必要な予約システムの機能とは
オンラインレッスンの運営者が予約システムを導入する際に必要となる機能について解説します。
予約受付と予約管理
予約の受付・管理は予約システムの根幹となる機能です。ネット経由の予約はシステム上に自動で反映されますが、電話や対面で受けた予約についてはスタッフが入力します。その入力画面が分かりやすいかどうか、「いつ」「誰が」「どのようなレッスン」で予約が入っているのかを確認する管理画面が見やすいかどうかは事前にチェックしておきたい点です。また、予約の受付件数に上限がある予約システムもあります。利用者が多い場合は、予約の受付可能件数もチェックしておきましょう。
メールやメッセージの配信
予約成立時のメールやメッセージの配信のほか、予約システムの中には、予約日が近いことを知らせるリマインドメールやリマインドメッセージを送ることができる機能もあります。予約後に、うっかり予約を忘れてしまうお客様の「うっかりキャンセル」を防止するためにも、予約システムのリマインド機能は活用したい機能の一つといえます。
顧客管理
多くの予約システムでは、顧客管理機能が付帯しています。お客様がスマートフォンやパソコンから予約を行えば、予約時に入力した情報がそのまま顧客情報として保存されます。継続的なレッスンを提供している場合、お客様の成長や変化がわかるような記録を残しておくことで、顧客満足度の向上につながるサービスを提供できるかもしれません。
事前決済
予約システムによっては、事前決済ができるサービスもあります。無断キャンセルの防止にもつながる事前決済の機能は、各社によって手数料が異なります。手数料の違いや、決済した金額の入金サイクルなども考慮して導入を検討するといいかもしれません。
定期課金
月会費制にしているオンラインレッスン運営者にとって便利なのが、定期課金機能です。お客様が登録しているクレジットカードに毎月自動で課金されるので、お客様にとっても利便性が高いといえるでしょう。また、運営者にとっても、ネット上で予約受付と会費の徴収が行えるので、管理業務が簡略化されます。
オンラインレッスンに予約システムを導入するメリット
オンラインレッスンの運営者にとって、予約システムを導入することのメリットには、どのようなことがあげられるでしょうか。
レッスンに集中できる
たとえば、オンラインレッスンの運営者が講師と運営を兼任しているような場合は、予約受付業務をシステムに任せて効率化することで、よりレッスンに集中することができるでしょう。予約システムであれば、お客様自身が予約可能な日時を画面で確認でき、メールや電話での希望時間のやり取りも省略されます。また、自動メール配信機能などを使えば、予約確認の自動化も行うことができます。
24時間受付できる
電話でのみ予約を受け付けている場合は、お客様は営業時間内に電話をしなくてはなりません。小規模な教室で講師が受付業務も行っている場合は、レッスン中は電話に出れないため、お客様に「電話がつながらない」というストレスを与えてしまうかもしれません。予約システムであれば、24時間365日いつでも予約を受け付けることができるので、教室にとっても機会損失の防止につながります。
オンラインレッスンに予約システムを導入するデメリット
予約システムを導入することによるデメリットには、どのようなことが挙げられるでしょうか。
予約システムに抵抗のあるお客様もいる
お客様の中には、オンライン上で個人情報を送信することに抵抗感を覚える人もいるかもしれません。また、予約を行うのに記入する項目が多かったり、使い勝手が悪かったりすると、予約を途中で諦めてしまうことも考えられます。
導入と維持に費用がかかることもある
予約システムが普及し、各社からさまざまなサービスが提供される中で、無料で導入できる予約システムも多数あります。しかしながら、無料の予約システムでは利用できる機能が限られていて、事前決済などの機能を利用するためには有料プランへの加入や、追加料金を求められることも少なくありません。
オンラインレッスン向け予約システムに必要なポイント
予約システムを導入する上で、考慮すべきポイントについて解説します。
ブラウザからも予約できるか？
予約システムの中には、アプリのみ対応のサービスもあります。お客様がパソコンのブラウザでオンラインレッスンの情報を見つけても、アプリにしか対応していない予約システムの場合、お客様はスマートフォンもしくはタブレットを使用する必要があります。そうした煩雑さは、お客様を遠ざけてしまう要因にもなりかねません。機会損失を防ぐ上でも、パソコンのブラウザを利用しているお客様も気軽に予約できるシステムの導入を検討した方がいいかもしれません。
キャンセル防止対策はあるか？
1対1のオンラインレッスンの場合、無断キャンセルが起こるとその時間分すべてが損失となってしまいます。さらに、個人セッションで、かつ継続的にレッスンを受講しているお客様に対しては、キャンセル料金の請求もしづらいのではないでしょうか。そうしたことも考慮して、キャンセル防止やキャンセル料請求に役立つ機能がある予約システムを選びましょう。具体的には、主に以下のものが挙げられます。
- リマインドメールの送信機能：予約日の直前にメールやメッセージを送信し、お客様の「うっかりキャンセル」を防ぎます。
- 事前決済機能：予約と同時にレッスン代金の決済を行います。キャンセルが発生したら、キャンセルポリシーに基づいてキャンセル料を回収できます。
- キャンセル料の請求機能：お客様のクレジットカード情報を登録しておきます。キャンセルが発生したら、キャンセルポリシーに基づいて登録されたクレジットカードにキャンセル料金を請求します。
講師の指名はできるか？
英会話教室やヨガ教室など、レッスンの内容によっては、お客様が自分と相性のよい講師を選択したいと考えるかもしれません。何人かの講師を抱えているオンラインレッスンの運営者は、講師を指名できる予約システムの導入を検討するとよいでしょう。
SNSとの連携はできるか？
最近では、InstagramやFacebookなどのSNSが無料の予約機能を提供しています。SNSからの予約を自動で取り込み、一元管理できる予約システムを利用すれば、予約管理業務をさらに効率化できます。
アンケート機能はあるか？
オンラインレッスンを受講してくれたお客様にアンケートを送信できる機能が付帯している予約システムであれば、お客様からのフィードバックを受けることができます。お客様からの声は、新たなサービスやサポートにつながるかもしれません。
外国語に対応しているか？
予約システムの中には、多言語に対応しているサービスもあります。たとえば、複数の言語でレッスンを提供している場合などは、多言語での案内があるとより親切でしょう。
ビデオ配信ツールと連携できるか？
予約システムの中には、Zoomなどのビデオ通話ツールと連携しているサービスもあります。予約成立時に自動でURLを生成してお客様にメールで送ることができます。
予約システムの導入は、Squareで
この記事では、オンラインレッスンには欠かせない予約システムについて、必要な機能、メリット・デメリット、導入時に考慮すべきポイントについて解説しました。
リーズナブルな価格で導入できる予約システムは多数ありますが、Square 予約ならオンラインレッスンの予約管理に必要な以下の機能を無料で利用できます。
※ 事前決済には3.6%、定期課金には3.75%の決済手数料がかかります。
このほかにも、
- POSレジ
- スタッフ機能
- 在庫管理
などの便利な機能も無料で利用できます。もし、キャンセルの発生に悩んでいるのなら、キャンセル料の請求に役立つ機能が使える有料プラン（月額3,000円から）を検討してみても良いかも知れません。
予約システムを導入して、予約管理業務を効率化させ、空いた時間でオンラインレッスンのサービスの向上と売り上げアップを目指しましょう。
予約管理はSquare 予約で
Squareの予約管理は無料から導入でき、事前決済はもちろん、有料プランの場合はキャンセル料も取れるので、ノーショウ対策もできます。専用アプリでも、お使いのブラウザでも、場所を問わず、どこでも予約の状況を確認、調整できます。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2022年８月１日時点の情報を参照しています。2023年4月28日に記事の一部情報を更新しました。当ウェブサイトからリンクした外部のウェブサイトの内容については、Squareは責任を負いません。Photography provided by, Unsplash