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Programar y aceptar citas

Administra tu calendario, las citas de clientes y tu tiempo desde tu cuenta de Citas Square Plus o Premium para pasar más tiempo en tu negocio y menos tiempo organizando tu agenda.

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Horario comercial y ubicaciones del negocio

Una vez que hayas activado tu cuenta, configura las ubicaciones de tu negocio, los horarios de atención y los perfiles públicos desde la pestaña Negocio del Panel de Datos Square en línea. Las horas dentro de tu horario comercial designado serán automáticamente las horas que se podrán reservar.

Nota: El horario comercial que configures para Citas Square inicialmente determinará la disponibilidad del personal. Puedes personalizar este horario cuando lo desees desde Personal. Si actualizas el horario del personal, estos cambios no actualizarán el horario comercial que configures. También puedes Customize Availability semanalmente para hacer cambios aislados en el calendario.

Programa citas de clientes en línea

Para programar citas de clientes desde el Panel de Datos de Citas Square:

  1. Dirígete a Citas > Calendario.

  2. Haz clic y arrastra el bloque de tiempo que desees reservar o haz clic en Crear cita. La ventana emergente te permitirá programar tus citas. Selecciona Buscar disponibilidad para abrir una ventana separada y seleccionar la fecha y la franja horaria en las que tienes disponibilidad. Note: Para optimizar la función Buscar disponibilidad, verifica que la disponibilidad de tu personal y la duración del servicio sean precisas y estén actualizadas.

  3. Programa una cita e incluye detalles como información de contacto del cliente, ubicación de la cita, notas, o agrega una Card on File para tu cliente. Toda la información del cliente se guarda en la Client List. Más información sobre la administración de clientes.

    Nota: En el caso de las citas recurrentes, el precio que se muestre será el de la primera cita, pero puede actualizarse en cualquier momento.

  4. Para agregar un servicio adicional, haz clic en el menú desplegable Agregar un servicio.

The schedule appointment view in your dashboard contains information on the client, appointment notes and time, staff, and services offered.

Al agregar un servicio, verás la opción Reservado recientemente que simplificará la búsqueda y selección de reservas recientes de servicios en la ubicación de tu negocio. Esta opción te permite crear citas nuevas rápidamente según reservas anteriores.

En el ejemplo que se muestra arriba, el servicio tiene 15 minutos bloqueados para limpieza. Si algún servicio que forma parte de una cita de más de un servicio tiene una configuración de tiempo bloqueado, aparecerá como el último paso de la cita. Puedes ajustar el tiempo bloqueado según sea necesario o configurarlo en Ninguno para eliminarlo por completo. Si intentas reservar en un horario con una cita existente, verás una notificación que te advertirá antes de realizar una doble reserva.

El tiempo y el costo total de la cita se calculan automáticamente y se muestran en la parte inferior.

Programación en línea

Las franjas horarias disponibles se mostrarán según tus ajustes en el Citas > Ajustes > Calendario y reservas > Planificación en línea > Las citas están programadas.

Configura los ajustes de planificación en línea para administrar lo siguiente:

  • Según la duración del servicio: divide tu disponibilidad en franjas horarias que coincidan con la duración del servicio. Por ejemplo, los servicios de 20 minutos dividirán tu tiempo disponible en franjas de 20 minutos.

  • En los cuartos de hora: muestra las franjas disponibles en los cuartos de hora. Por ejemplo: 3:00, 3:15, 3:30, 3:45.

  • Cada media hora: muestra las franjas disponibles cada media hora. Por ejemplo: 3:00, 3:30, 4:00.

  • Cada hora: muestra las franjas disponibles cada hora. Por ejemplo: 3:00, 4:00, 5:00.

Nota: Estos son los mismos ajustes que se aplicarán a cómo se muestren las franjas horarias en tu sitio de reservas en línea.

Programa citas de clientes en la aplicación

Puedes programar citas en la aplicación Citas Square gratuita. Para hacerlo:

Dispositivo iOS o Android

  1. Pulsa Calendario.
  2. Pulsa + o mantén pulsada la franja de tiempo deseada > pulsa Crear cita.
  3. Agrega un cliente, un miembro del personal y los servicios correspondientes.
  4. Agrega un contrato opcional o notas de la cita.
  5. Pulsa Guardar.
  6. Pulsa Notificaciones de clientes para elegir si deseas notificar al cliente y cómo deseas hacerlo. Puedes agregar un mensaje opcional para el cliente.
  7. Pulsa Reservar cita.

Square Register

  1. Pulsa Calendario.
  2. Pulsa + o mantén pulsada la franja horaria deseada > pulsa Cita.
  3. Busca por nombre, correo electrónico o número de teléfono para agregar a un cliente existente o crea un nuevo Perfil de cliente.
  4. Agrega los servicios y los artículos opcionales.
  5. Pulsa el servicio o artículo correspondiente para elegir al personal que prestará el servicio.
  6. Agrega un contrato opcional o una nota interna para el personal.
  7. Pulsa Guardar.
  8. Pulsa Tipo de notificación para elegir si deseas notificar al cliente y cómo deseas hacerlo. Puedes agregar un mensaje opcional para el cliente.
  9. Pulsa Crear cita.

Permitirles a los clientes reservar citas en línea con más de un servicio

De forma predeterminada, los clientes no podrán reservar citas con más de un servicio en línea. Para permitir que tu sitio de reservas en línea admita la reserva de más de un servicio desde el Panel de Datos de Citas:

  1. Haz clic en Citas > Settings > Calendario y reservas.

  2. En "Planificación en línea", activa Permitir que se reserve más de un servicio en línea.

Una vez habilitada esta opción, los clientes podrán seleccionar más de un servicio para una cita en tu sitio de reservas en línea.

Nota: Los clientes únicamente podrán seleccionar una combinación de servicios que puedan ser proporcionados por un solo miembro del personal. Por lo tanto, no podrán reservar una cita que no puedas manejar.

Planifica eventos personales

Crear un evento personal para programar un bloque de tiempo en el calendario como ocupado o libre.

Así, te asegurarás de que tus clientes puedan ver un calendario actualizado y reservar citas directamente desde tu sitio web y tu sitio de reservas de Square cómo usar las herramientas de reserva del sitio web.

Crea y reserva citas con Mensajes Square 

Puedes crear y enviar citas a tus clientes con Mensajes Square en tu online Square Dashboard o la Square Appointments app para iOS y Android.

Para hacerlo, sigue estos pasos:

  1. Selecciona el ícono Mensajes.

  2. Selecciona junto a una conversación.

  3. Selecciona Citas para crear una.

  4. Una vez que crees la cita, selecciona Guardar.

  5. Selecciona Reservar cita.

  6. Desde ahí, puedes enviar a tu cliente una notificación por correo electrónico o mensaje de texto sobre su cita.

Nota: Si tu cliente no está en tu Directorio de clientes de Square, puedes agregarlo como nuevo cliente junto a su correo electrónico y número de teléfono para futuras citas y compras.

Administrar Citas Square

Desde Descripción general en el Panel de Datos de Citas, puedes ver tus citas pendientes y tus próximas citas, así como los mensajes de clientes a simple vista.

Para confirmar una cita pendiente, haz clic en Rechazar o Aceptar. Tu cliente recibirá una notificación con tu respuesta.

  • Si la rechazas, la cita pendiente desaparecerá de la Vista general y de tu calendario.

  • Si se acepta, la cita se traslada a tus próximas citas y se confirma y refleja en tu calendario.

Haz clic en cualquier cita próxima para ver los detalles de la cita, hacer cambios o cancelarla.

También puedes aceptar citas directamente desde Calendario. Las citas pendientes aparecerán en tu calendario. Haz clic en cualquier cita pendiente y luego en Aceptar o Rechazar.

Citas del personal

Desde Calendario, también puedes administrar el calendario de cada miembro del personal agregado. Agrega vacaciones o tiempo libre para que los clientes sepan cuándo tú y tu personal no estarán disponibles.

Elige la vista de calendario combinada para ver todo el tiempo reservado o la vista lado a lado para ver las próximas citas de cada miembro del personal en simultáneo.

Obtén más información sobre managing your staff with Square Appointments.

Consulta las citas canceladas

Puedes ver las citas canceladas en tu calendario desde el panel de datos de Citas Square.

Para hacerlo:

  1. Dirígete a Citas > Calendario en el Panel de Datos Square en línea.

  2. Haz clic en la vista de calendario.

  3. Haz clic en Día, Semana, Cinco días o Mes.

  4. Selecciona Mostrar citas canceladas.

View Canceled Appointments.

Administra tus notificaciones de Citas

Tú y tu personal pueden recibir notificaciones sobre citas por correo electrónico y mensajes de texto. En Personal, haz clic en cualquier miembro del personal para editar los ajustes de sus notificaciones. Haz clic en "El propietario envió una copia" para que cada miembro del personal reciba copias de todas las notificaciones de citas.

Las notificaciones basadas en acciones se envían a destinatarios específicos cuando se crea o cambia una cita. Las notificaciones se envían en función de quién realiza la acción.

  • El cliente reserva (o solicita reservar) una cita: el cliente, el personal asignado a la cita y el propietario recibirán notificaciones.

  • Un miembro del personal programa o edita su propia cita: el miembro del personal puede enviarle al cliente una notificación personalizada por correo electrónico o mensaje de texto. El personal que realiza la acción y el propietario no recibirán notificación de la cita.

  • Un miembro del personal programa o edita una cita para otro miembro del personal: el personal que realiza la acción puede enviar al cliente una notificación por correo electrónico o mensaje de texto. Tanto el miembro del personal asignado a la reserva (que no realiza acciones en la cita) como el propietario recibirán notificaciones.

Obtén más información sobre cómo manage your calendar from the Square Appointments App.

Administra las comunicaciones de Citas

En la pestaña Comunicaciones del Panel de Datos de Citas, puedes configurar confirmaciones, recordatorios, contratos digitales o notificaciones por correo electrónico.

Confirmaciones y recordatorios

Elige cuándo y cómo los clientes reciben las confirmaciones y los recordatorios de sus citas. Si el cliente aún no confirma su cita para el momento en que está programado el recordatorio, le reenviaremos la solicitud de confirmación en el mensaje de recordatorio.

Solicitud de confirmación

Si esta opción está activada, elige entre mensaje de texto, correo electrónico o ambos como método de confirmación.

Determina cuándo deseas que se envíe la solicitud de confirmación. Puedes elegir desde dos horas hasta una semana antes de la cita.

Recordatorio por mensaje de texto

Si esta opción está activada, determina cuándo deseas que se envíe un recordatorio por mensaje de texto. Puedes elegir entre desde una hora hasta tres días antes de la cita.

Recordatorio por correo electrónico

Si esta opción está activada, determina cuándo deseas que se envíe un recordatorio por correo electrónico. Puedes elegir desde una hora hasta tres días antes de la cita.

Sugerencia: Confirma el correo electrónico o número de teléfono de los clientes, en especial, de los nuevos, para asegurarte de que reciban la solicitud o el recordatorio de confirmación de la cita.

Más información sobre: Citas Square