Programa i accepta les cites

Gestiona el calendari, les cites dels clients i els teus horaris amb el pla Plus o Prèmium de Cites Square, per no haver de perdre temps programant la feina i poder-te dedicar de ple al negoci.

Tot just comences amb Cites Square? Activa el compte i enfila l’agulla amb una prova gratuïta de 30 dies.

Horari comercial i punts de venda del negoci

Un cop hagis activat el compte, configura els punts de venda, els horaris i els perfils públics del negoci a la pestanya Informació del negoci del Tauler de control en línia de Square. L’horari comercial que indiquis constituirà automàticament l’horari en què es podran fer les reserves.

Nota: l’horari comercial que estableixis per a Cites Square defineix, en principi, la disponibilitat dels empleats. Pots personalitzar aquests horaris en qualsevol moment a Personal. Si modifiques els horaris dels empleats, l’horari comercial que hagis establert no canviarà. També pots Personalitza la disponibilitat cada setmana per fer canvis d’horari puntuals.

Programa les cites dels clients en línia

Per programar les reserves dels clients des del tauler de control de Reserves Square:

1. Ves a Cites > Calendari.

2. Fes clic i arrossega el bloc de temps que vols reservar o fes clic a Crea una cita. Apareixerà una finestra emergent perquè puguis programar les cites. Si selecciones Cerca disponibilitat, s’obrirà una finestra lateral per seleccionar les franges horàries i dates on hi hagi disponibilitat. Nota: per optimitzar la funció Cerca disponibilitat, comprova que la disponibilitat dels empleats i la durada del servei siguin exactes i estiguin actualitzades.

3. Programa una cita i inclou-hi dades, com ara la informació de contacte del client, el punt de venda de la cita o una nota, o desa una targeta per al client. Tota la informació es desa a la llista de clients. Més informació sobre la gestió de clients.

   Nota: per a les cites recurrents, inicialment el preu reflectirà l’import en el moment de la primera cita reservada, però pots actualitzar-lo en qualsevol moment.

4. Pots afegir un servei addicional fent clic al menú desplegable Afegeix un servei.

Quan afegeixis un servei, veuràs l’opció Reservat fa poc, amb la qual podràs trobar i seleccionar més fàcilment els serveis que s’han reservat recentment al punt de venda. Aquesta opció permet crear noves cites en un moment a partir de reserves anteriors.

A l’exemple que es mostra a dalt, el servei té 15 minuts bloquejats per poder netejar. Si algun servei que forma part d’una cita amb diversos serveis té temps bloquejat configurat, es mostrarà com a darrer pas de la cita. Pots ajustar el temps bloquejat com consideris o establir-lo com a Cap per eliminar-lo. Si proves de fer una reserva que se superposa a una cita existent, veuràs una notificació que t’avisa abans de fer una reserva doble.

El temps i cost total de la cita es calcula automàticament i es mostra a la part inferior.

Programació en línia

Les franges horàries disponibles es mostraran a partir de la teva configuració al tauler de control de Cites. Fes clic a Cites > Configuració > Calendari i reserves > Calendari en línia > Les cites estan programades.

Estableix la configuració de la programació en línia per gestionar el que t’indiquem a continuació:

• Segons la durada del servei: divideix la disponibilitat en franges de temps que coincideixin amb la durada del servei. Per exemple, per als serveis de 20 minuts, el temps disponible es dividirà en franges de 20 minuts.

• En quarts d’hora: mostra les franges disponibles en quarts d’hora. Per exemple: 3:00, 3:15, 3:30, 3:45.

• En franges de mitja hora mostra les franges disponibles cada mitja hora. Per exemple: 3:00, 3:30, 4:00.

• Per hora: mostra les franges disponibles cada hora. Per exemple: 3:00, 4:00, 5:00.

Nota: aquests mateixos paràmetres s’apliquen a la manera amb què es mostren les franges horàries al lloc web de reserves en línia.

Programa les cites dels clients a l’aplicació

Pots programar cites amb l’aplicació gratuïta de Cites Square amb dispositius iOS o Android compatibles o a l’Square Register. Per fer-ho:

Dispositiu Android o iOS

1. Toca Calendari.
2. Toca + o prem i selecciona l’hora desitjada > toca Crea una cita.
3. Afegeix un client, un empleat i uns serveis.
4. Afegeix un contracte opcional o comentaris sobre la cita.
5. Toca Desa.
6. Toca Tipus de notificació per seleccionar si vols notificar el client i la manera de fer-ho. Pots afegir un missatge opcional per al client.
7. Toca Reserva una cita.

Square Register

1. Toca Calendari.
2. Toca + o prem i selecciona l’hora desitjada > toca Cita.
3. Afegeix un client que ja tinguis buscant el seu nom, adreça electrònica o número de telèfon, o bé crea un nou perfil de client.
4. Afegeix els serveis i articles opcionals.
5. Toca el servei o article per seleccionar quin és l’empleat que s’encarrega de dur-lo a terme.
6. Afegeix un contracte opcional o una nota interna per al personal.
7. Toca Desa.
8. Toca Tipus de notificació per seleccionar si vols notificar el client i la manera de fer-ho. Pots afegir un missatge opcional per al client.
9. Toca Crea una cita.

Permet que els clients reservin cites amb diversos serveis en línia

Per defecte, els clients no podran reservar cites amb diversos serveis en línia. Per habilitar el web de reserves perquè s’hi puguin reservar cites amb diversos serveis al Tauler de control de Cites:

1. Fes clic a Cites > Configuració > Calendari i reserves.

2. A Programació en línia, activa Permet reservar diversos serveis en línia.

Un cop activada aquesta opció, els clients podran seleccionar més d’un servei per a una sola cita al teu lloc web de reserves en línia.

Nota: els clients només podran seleccionar una combinació de serveis que pugui fer un mateix empleat, així que no has de patir per si els clients reserven una cita que no puguis gestionar.

Nota: les cites faran servir un número de telèfon dels EUA en lloc d’un número de telèfon local per enviar als clients els missatges de text de les cites (com ara recordatoris i confirmacions).

Programa esdeveniments personals

Crea un esdeveniment personal per programar un bloc de temps com a ocupat o disponible al calendari.

Amb això garantiràs que els clients puguin veure el calendari actualitzat i reservar cites directament al teu lloc web i el web de reserves de Square fer servir les eines de reserva del lloc web.

Gestiona les Cites Square

A la Vista general, al tauler de control de Cites, pots veure les cites pendents i properes, així com els missatges dels clients, amb un cop d’ull.

Per confirmar una cita pendent, fes clic a Denega o Accepta. El client rebrà una notificació amb la resposta.

• Si la denegues, la cita pendent desapareixerà de la Vista general i del calendari.

• Si l’acceptes, la cita es traslladarà a Properes cites i quedarà confirmada i reflectida al calendari.

Fes clic a qualsevol cita propera per veure’n els detalls, fer-hi canvis o cancel·lar-la.

També pots acceptar cites directament des del calendari, ja que les cites pendents s’hi mostraran. Fes clic a qualsevol cita pendent i selecciona Accepta o Denega.

Reserves amb empleats

Des de Calendari, també pots gestionar el calendari de cada empleat afegit. Afegeix dies de vacances o temps lliure perquè els clients sàpiguen quan sou fora, tant tu com els empleats.

Tria la vista de programació combinada per veure tots els horaris reservats o la vista un al costat de l’altre per veure les properes cites per a cada empleat simultàniament.

Pots consultar més informació sobre gestió del personal amb Cites Square.

Mostra les cites cancel·lades

Pots veure les cites cancel·lades al calendari des del Tauler de control de Cites Square.

Per fer-ho:

1. Ves a Cites > Calendari des del Tauler de control en línia de Square.

2. Fes clic a la vista del calendari.

3. Fes clic a Dia, Setmana, 5 dies o Mes.

4. Selecciona Mostra les cites cancel·lades.

Gestiona les notificacions de cites

Tant tu com els empleats podeu rebre notificacions de cites per correu electrònic i missatge de text. A Personal, fes clic a qualsevol empleat per modificar la seva configuració de notificacions. Fes clic a El propietari ha enviat una còpia per a cada empleat per rebre una còpia de totes les notificacions de cites.

Les notificacions que es generen a partir d’accions s’envien a destinataris concrets quan es crea o modifica una cita i s’envien en funció de la persona que duu a terme l’acció en qüestió.

• Un client reserva (o demana reservar) una cita: el client, l’empleat assignat a la cita i el propietari rebran notificacions.

• Un empleat programa o modifica la seva pròpia cita: l’empleat pot enviar al client una notificació personalitzada per correu electrònic o missatge de text. Ni l’empleat que dugui a terme aquesta acció ni el propietari rebran cap notificació de la cita.

• Un empleat programa o modifica una cita per a un altre empleat: l’empleat que ho duu a terme pot enviar la notificació al client per correu electrònic o missatge de text. L’empleat assignat a la reserva (que no gestiona la cita) i el propietari rebran notificacions.

Descobreix com gestiona el calendari des de l’aplicació de Cites Square.