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Prévoir et accepter des rendez-vous

Consacrez plus de temps à votre entreprise et moins de temps à organiser votre emploi du temps en gérant votre calendrier, vos rendez-vous avec les clients et votre temps à partir de votre compte Rendez-vous Square Plus ou Premium.

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Heures d’ouverture et points de vente

Une fois votre compte activé, définissez les points de vente de votre entreprise, les horaires et les profils publics à partir de l’onglet Entreprise de votre Tableau de bord Square en ligne. Les heures d’ouverture que vous aurez indiquées seront automatiquement ouvertes à la réservation.

Remarque : Les heures d’ouverture définies pour Rendez-vous Square déterminent au départ la disponibilité des employés. Il est possible en tout temps de personnaliser ces heures à partir de la section Personnel. Si vous mettez à jour l’horaire des employés, ces changements n’auront aucun effet sur les heures d’ouverture définies. En cas de changement ponctuel, il est aussi possible de Personnaliser les disponibilités à chaque semaine pour un horaire unique.

Fixer des rendez-vous aux clients en ligne

Pour planifier les rendez-vous des clients à partir de votre tableau de bord Rendez-vous Square :

  1. Accédez à Rendez-vous et Calendrier.

  2. Faites glisser le créneau horaire que vous souhaitez remplir ou cliquez sur Créer un rendez-vous. La fenêtre contextuelle vous permet de programmer votre rendez-vous. Rechercher des disponibilités ouvre une fenêtre distincte qui vous permet de sélectionner des dates et des heures disponibles.
    Remarque : Pour optimiser la fonctionnalité Rechercher des disponibilités, vérifiez que la disponibilité et la durée du service de votre personnel sont exactes et à jour.

  3. Programmez le rendez-vous et incluez des détails tels que les coordonnées du client, le lieu du rendez-vous et d’éventuels commentaires. Vous pouvez aussi ajouter une Cartes enregistrées de votre client. Les renseignements sur le client s’enregistreront dans votre Liste de clients. En savoir plus sur la gestion des clients.

    Remarque : En cas de rendez-vous récurrents, le prix affiché sera d’abord le même que celui du rendez-vous initial, mais vous pourrez en tout temps le modifier.

  4. Pour ajouter un service supplémentaire, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un service.

The schedule appointment view in your dashboard contains information on the client, appointment notes and time, staff, and services offered.

Lors de l’ajout d’un service, vous verrez une option Réservé récemment qui facilite la recherche et la sélection des services récemment réservés à votre emplacement professionnel. Cette option vous permet de créer rapidement de nouveaux rendez-vous en fonction des réservations précédentes. 

Dans l’exemple ci-dessus, le service comprend un quart d’heure réservé au nettoyage. Si l’ajout de temps est configuré dans un service faisant partie d’un rendez-vous multiservice, cela sera indiqué à la dernière étape de la programmation du rendez-vous. Il est possible de régler la durée de cet ajout de temps selon les besoins ou de le régler à Aucun pour l’exclure. Si le rendez-vous que vous tentez de programmer empiète sur un autre rendez-vous, une notification vous en informera avant que vous fassiez une surréservation.

La durée et le coût du rendez-vous seront calculés automatiquement et s’afficheront au bas de l’écran.

Réservation en ligne

Les plages horaires disponibles s’afficheront en fonction de votre sélection du paramètre dans le Rendez-vous > Paramètres > Calendrier et réservation > Réservation en ligne > Les rendez-vous sont programmés.

Voici les paramètres de gestion de la prise de rendez-vous en ligne :

  • L’option Selon la durée du service : divise la grille horaire disponible en plages horaires qui correspondent à la durée du service. Par exemple, un service d’une durée de 20 minutes entraînera la création de créneaux de 20 minutes.

  • Le paramètre Tous les quarts d’heure : affiche des créneaux de quinze minutes, par exemple à 15 h, 15 h 15, 15 h 30, 15 h 45.

  • Le paramètre Toutes les demi-heures : affiche des créneaux de trente minutes, par exemple à 15 h, 15 h 30, 16 h.

  • L’option Toutes les heures : affiche des créneaux à l’heure, par exemple à 15 h, 16 h, 17 h.

Remarque : Ces mêmes paramètres s’appliquent également à la façon dont les plages horaires s’affichent sur votre site de réservation en ligne.

Fixer des rendez-vous aux clients à partir de l’application

Vous pouvez planifier des rendez-vous par le biais de l’application gratuite Rendez-vous Square sur les appareils iOS ou Android compatibles ou de Square Register. Pour ce faire :

Appareil iOS ou Android

  1. Touchez Calendrier.
  2. Touchez + ou maintenez enfoncée la plage de temps souhaitée, puis touchez Créer un rendez-vous.
  3. Ajoutez un client, un membre de l’équipe et des services.
  4. Ajoutez un contrat facultatif ou une note concernant le rendez-vous.
  5. Touchez Enregistrer.
  6. Touchez Notifications aux clients pour sélectionner si et comment vous souhaitez aviser vos clients. Vous pouvez ajouter un message facultatif à l’intention de vos clients.
  7. Touchez Fixer un rendez-vous.

Square Register

  1. Touchez Calendrier.
  2. Touchez + ou maintenez enfoncée la plage de temps souhaitée, puis touchez Rendez-vous.
  3. Ajoutez un client existant en recherchant soit son nom, son courriel ou son numéro de téléphone, soit en créant un nouveau profil client.
  4. Ajoutez les services et des articles facultatifs.
  5. Touchez le service ou l’article pour sélectionner l’employé qui assurera le service.
  6. Ajoutez un contrat facultatif ou une note interne à l’intention de votre personnel.
  7. Touchez Enregistrer.
  8. Touchez Type de notification pour sélectionner si et comment vous souhaitez aviser vos clients. Vous pouvez ajouter un message facultatif à l’intention de vos clients.
  9. Touchez Créer un rendez-vous.

Permettre aux clients de prendre des rendez-vous multiservices en ligne

Selon le réglage par défaut, les clients ne pourront pas prendre de rendez-vous multiservices en ligne. Pour activer la réservation de services multiples pour votre site de réservation en ligne à partir du tableau de bord Rendez-vous :

  1. Cliquez sur Rendez-vous > Paramètres > Calendrier et réservation.

  2. Sous « Réservation en ligne », activez Permettre la réservation en ligne de plusieurs services.

Une fois que cette option sera activée, les clients pourront sélectionner plus d’un service pour un seul rendez-vous dans votre site de réservation en ligne.

Remarque : Les clients ne pourront sélectionner une combinaison de services que pour un seul employé. Vous n’avez donc pas à craindre que les clients prennent des rendez-vous que vous ne pourriez pas gérer.

Programmer des événements personnels

Créer un événement personnel pour marquer une période de votre calendrier comme occupée ou libre.

Vos clients pourront ainsi consulter un calendrier à jour et prendre des rendez-vous directement à partir de votre site Web ou de votre site de réservation Square avec l’utilisation des outils de réservation du site Web.

Créer et planifier des rendez-vous avec Messages Square.

Vous pouvez créer et envoyer des rendez-vous à vos clients avec Square Messages dans votre Tableau de bord Square en ligne ou votre Application Rendez-vous Square pour iOS et Android.

Pour ce faire :

  1. Sélectionnez l’icône Messages.

  2. Sélectionnez « Suivant » à côté d’une conversation.

  3. Sélectionnez Rendez-vous pour créer un rendez-vous.

  4. Une fois que vous avez créé le rendez-vous, sélectionnez Enregistrer.

  5. Sélectionnez Fixer un rendez-vous.

  6. À partir de là, vous pouvez envoyer à votre client une notification par courriel ou par message texte concernant son rendez-vous.

Remarque : Si votre client ne figure pas dans votre Répertoire de clients Square, vous pouvez l’ajouter en tant que nouveau client et ajouter son adresse courriel et son numéro de téléphone pour les futurs rendez-vous et achats.

Gérer Rendez-vous Square

À partir de l’Aperçu du tableau de bord Rendez-vous, vous verrez d’un coup d’œil les rendez-vous en attente et à venir, ainsi que les messages des clients.

Pour répondre à une demande de rendez-vous en attente, cliquez sur Refuser ou Accepter. Le client recevra votre réponse.

  • Un rendez-vous refusé disparaîtra de la page Aperçu de votre calendrier.

  • Un rendez-vous accepté passera dans la catégorie Rendez-vous à venir, sera confirmé et apparaîtra dans votre calendrier.

Cliquez sur un rendez-vous à venir pour en voir les détails, y apporter des changements ou l’annuler.

Vous pouvez aussi accepter des rendez-vous à partir du Calendrier. En effet, les rendez-vous en attente y figurent. Cliquez sur un rendez-vous en attente, puis cliquez sur Accepter ou Refuser.

Les rendez-vous des employés

À partir du Calendrier, vous pouvez aussi gérer le calendrier de tout employé ajouté. Indiquez les vacances et les congés, afin que les clients soient au courant des absences de vos employés et des vôtres.

Choisissez l’affichage des horaires combinés pour voir toutes les périodes réservées ou l’affichage côte à côte pour voir simultanément les rendez-vous à venir de chaque employé.

Renseignez-vous davantage au sujet de la gestion de votre personnel avec Rendez-vous Square.

Afficher les rendez-vous annulés

Vous pouvez annuler des rendez-vous sur votre calendrier à partir de votre Tableau de bord Rendez-vous Square.

Voici comment faire :

  1. Accédez à Rendez-vous > Calendrier dans votre Tableau de bord Square en ligne .

  2. Cliquez sur la vue de votre calendrier.

  3. Cliquez sur Jour, Semaine, 5 jours ou Mois.

  4. Sélectionnez Afficher les rendez-vous annulés.

View Canceled Appointments.

Gérer les notifications de rendez-vous

Votre personnel et vous pouvez recevoir des notifications de rendez-vous par courriel et message texte. Dans la section Personnel, cliquez sur un employé pour modifier ses paramètres de notification. Cliquez sur « Envoi d’une copie au titulaire » pour chaque employé afin de recevoir une copie de toutes les notifications de rendez-vous.

Les notifications d’action sont envoyées à des destinataires précis quand il y a création et modification de rendez-vous. L’envoi de notifications dépend de la personne qui effectue l’action.

  • Un client prend un rendez-vous (ou en demande un) : Le client, l’employé affecté au rendez-vous et le titulaire reçoivent une notification.

  • Un employé programme un rendez-vous ou le modifie : L’employé peut envoyer au client une notification personnalisée par courriel ou texto. Ni l’employé qui effectue l’action ni le titulaire ne reçoivent de notification de rendez-vous.

  • Un employé programme un rendez-vous pour un autre employé ou modifie un rendez-vous : L’employé qui fait l’action peut envoyer au client une notification par courriel ou texto. L’employé affecté au rendez-vous (mais pas celui qui le programme) et le titulaire reçoivent une notification.

Découvrez comment gérer le calendrier à partir de l’application Rendez-vous Square.

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