Prévoir et accepter des rendez-vous

Consacrez plus de temps à votre entreprise et moins de temps à organiser votre emploi du temps en gérant votre calendrier, vos rendez-vous avec les clients et votre temps à partir de votre compte Rendez-vous Square Plus ou Premium.

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Heures d’ouverture et points de vente

Une fois votre compte activé, configurez vos points de vente, horaires et profils publics depuis l’onglet de votre Renseignements sur l’entrepriseTableau de bord Square en ligne. Les heures d’ouverture que vous aurez indiquées seront automatiquement ouvertes à la réservation.

Remarque : Les heures d’ouverture que vous configurez pour Rendez-vous Square déterminent par défaut la disponibilité du personnel. Vous pouvez personnaliser ces heures à tout moment depuis Personnel. Si vous modifiez les horaires du personnel, ces modifications n’affecteront pas vos heures d’ouverture. Il est aussi possible de Personnaliser les disponibilitésmodifier les horaires pour une seule semaine.

Programmer en ligne les rendez-vous des clients

Pour programmer les rendez-vous des clients à partir du tableau de bord Rendez-vous Square :

1. Accédez à Rendez-vous > Calendrier.

2. Cliquez sur le curseur et faites-le glisser pour marquer la période de temps que vous souhaitez réserver ou cliquez sur Créer un rendez-vous. Une fenêtre contextuelle vous permettra de programmer vos rendez-vous. Rechercher des disponibilités ouvre une fenêtre sur le côté qui vous permet de sélectionner des dates et des heures disponibles.
   Remarque : Afin d’optimiser la fonctionnalité Trouver une disponibilité, assurez-vous que la durée du service et la disponibilité de votre personnel sont précises et à jour.

3. Programmez un rendez-vous et incluez des détails tels que les coordonnées du client, le lieu du rendez-vous, des notes ou ajoutez un Carte enregistrée à l’attention de votre client. Toutes les informations sur les clients sont enregistrées dans votre Liste de clients. En savoir plus sur la gestion des clients.

   Remarque : En cas de rendez-vous récurrents, le prix affiché sera d’abord le même que celui du rendez-vous initial, mais vous pourrez en tout temps le modifier.

4. Pour ajouter un service supplémentaire, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un service.

Lors de l’ajout d’un service, l’option Réservé récemment apparaîtra. Cette option facilite la recherche et la sélection des services récemment réservés à votre point de vente. Ainsi, vous pouvez créer rapidement de nouveaux rendez-vous en fonction des rendez-vous précédents. 

Dans l’exemple ci-dessus, le service comprend un 15 minutes réservé pour au nettoyage. Si un service faisant partie d’un rendez-vous multiservices comprend une période réservée, elle apparaîtra comme dernière étape du rendez-vous. Vous pouvez modifier la période réservée ou choisir l’option Aucune pour la supprimer complètement. Si vous tentez d’effectuer une réservation sur un créneau déjà réservé, un avertissement s’affichera avant que la réservation ne soit effectuée.

La durée et le coût du rendez-vous seront calculés automatiquement et s’afficheront au bas de l’écran.

Prise de rendez-vous en ligne

Les créneaux horaires disponibles s’afficheront en fonction de vos paramètres définis dans Rendez-vous > Paramètres > Calendrier et réservations > Réservation en ligne > Les rendez-vous sont programmés.

Voici les paramètres de gestion de la prise de rendez-vous en ligne :

• Selon la durée du service : divise votre disponibilité en créneaux horaires correspondant à la durée du service. Par exemple, des services de 20 minutes diviseront votre période de disponibilité et créneaux de 20 minutes.

• Par quart d’heure : affiche les créneaux disponibles par quart d’heure. Par exemple : 15 h, 15 h 15, 15 h 30, 15 h 45.

• Par demi-heure : affiche les créneaux disponibles par demi-heure. Par exemple : 15 h, 15 h 30, 16 h.

• Par heure : affiche les créneaux disponibles par heure. Par exemple : 15 h, 16 h, 17 h.

Remarque : Ces mêmes paramètres s’appliquent également à la façon dont les plages horaires s’affichent sur votre site de réservation en ligne.

Fixer les rendez-vous des clients à partir de l’application

Vous pouvez planifier des rendez-vous par le biais de l’application gratuite Rendez-vous Square sur les appareils iOS ou Android compatibles ou de Square Register. Pour ce faire :

Appareil iOS ou Android

1. Touchez Calendrier.
2. Touchez + ou maintenez enfoncée la plage de temps souhaitée, puis touchez Créer un rendez-vous.
3. Ajoutez un client, un membre de l’équipe et des services.
4. Ajoutez un contrat facultatif ou une note concernant le rendez-vous.
5. Touchez Enregistrer.
6. Touchez Notifications aux clients pour sélectionner si et comment vous souhaitez aviser vos clients. Vous pouvez ajouter un message facultatif à l’intention de vos clients.
7. Touchez Fixer un rendez-vous.

Square Register

1. Touchez Calendrier.
2. Touchez + ou maintenez enfoncée la plage de temps souhaitée, puis touchez Rendez-vous.
3. Ajoutez un client existant en recherchant soit son nom, son courriel ou son numéro de téléphone, soit en créant un nouveau profil client.
4. Ajoutez les services et des articles facultatifs.
5. Touchez le service ou l’article pour sélectionner l’employé qui assurera le service.
6. Ajoutez un contrat facultatif ou une note interne à l’intention de votre personnel.
7. Touchez Enregistrer.
8. Touchez Type de notification pour sélectionner si et comment vous souhaitez aviser vos clients. Vous pouvez ajouter un message facultatif à l’intention de vos clients.
9. Touchez Créer un rendez-vous.

Vous pouvez aussi maintenir le doigt sur un rendez-vous non récurrent pour le glisser-déposer dans une nouvelle heure ou un nouveau jour.

Permettre aux clients de prendre des rendez-vous multiservices en ligne

Par défaut, les clients ne pourront pas prendre de rendez-vous multiservices en ligne. Pour permettre à votre site de réservation en ligne de prendre en charge la réservation de services multiples à partir de votre tableau de bord Rendez-vous :

1. Cliquez sur Rendez-vous > Paramètres > Calendrier et Réservations.

2. Sous Réservation en ligne, activez Permettre la réservation en ligne de plusieurs services.

Une fois que cette option sera activée, les clients pourront sélectionner plus d’un service pour un seul rendez-vous dans votre site de réservation en ligne.

Remarque : Les clients ne pourront sélectionner une combinaison de services que pour un seul employé. Vous n’avez donc pas à craindre que les clients prennent des rendez-vous que vous ne pourriez pas gérer.

Programmer des événements personnels

Créer un événement personnel pour marquer une période de votre calendrier comme occupée ou libre.

Vos clients pourront ainsi consulter un calendrier à jour et prendre des rendez-vous directement à partir de votre site Web ou de votre site de réservation Square avec l’utilisation des outils de réservation du site Web.

Créer et planifier des rendez-vous avec Messages Square.

Vous pouvez créer et envoyer des rendez-vous à vos clients avec Square Messages dans votre Tableau de bord Square en ligne ou votre Application Rendez-vous Square pour iOS et Android.

Pour ce faire :

1. Sélectionnez l’icône Messages.

2. Sélectionnez « Suivant » à côté d’une conversation.

3. Sélectionnez Rendez-vous pour créer un rendez-vous.

4. Une fois le rendez-vous créé, sélectionnez Enregistrer.

5. Sélectionnez Prendre un rendez-vous.

6. À partir de là, vous pouvez envoyer à votre client une notification par courriel ou par message texte concernant son rendez-vous.

Remarque : Si votre client ne figure pas dans votre Répertoire de clients Square, vous pouvez l’ajouter en tant que nouveau client et ajouter son adresse courriel et son numéro de téléphone pour les futurs rendez-vous et achats.

Gérer Rendez-vous Square

À partir de l’Aperçu du tableau de bord Rendez-vous, vous verrez d’un coup d’œil les rendez-vous en attente et à venir, ainsi que les messages des clients.

Pour confirmer un rendez-vous en attente, cliquez sur Refuser ou Accepter. Votre client sera informé de votre réponse.

• Un rendez-vous refusé disparaîtra de la page Aperçu de votre calendrier.

• Un rendez-vous accepté passera dans la catégorie Rendez-vous à venir, sera confirmé et apparaîtra dans votre calendrier.

Cliquez sur un rendez-vous à venir pour en voir les détails, y apporter des changements ou l’annuler.

Vous pouvez également accepter des rendez-vous directement depuis Calendrier. Les rendez-vous en attente apparaissent dans votre calendrier. Cliquez sur un rendez-vous en attente, puis cliquez sur Accepter ou Refuser.

Les rendez-vous des employés

À partir de Calendrier, vous pouvez également gérer le calendrier de chaque employé ajouté. Indiquez les vacances et les congés, afin que les clients soient au courant des absences de vos employés et des vôtres.

Choisissez l’affichage des horaires combinés pour voir toutes les périodes réservées ou l’affichage côte à côte pour voir simultanément les rendez-vous à venir de chaque employé.

En savoir plus sur la gestion de votre personnel avec Rendez-vous Square.

Afficher les rendez-vous annulés

Vous pouvez afficher les rendez-vous annulés sur votre calendrier à partir de votre Tableau de bord Rendez-vous Square.

Pour ce faire :

1. Accédez à Rendez-vous > Calendrier depuis votre Tableau de bord Square en ligne.

2. Cliquez sur la vue de votre calendrier.

3. Cliquez sur Jour, Semaine, 5 joursou Mois.

4. Sélectionnez Afficher les rendez-vous annulés.

Remarque : Les clients ont la possibilité d’annuler un rendez-vous à tout moment lorsque celui-ci est encore en attente.

Gérer les notifications de rendez-vous

Votre personnel et vous pouvez recevoir des notifications de rendez-vous par courriel et par texto. Dans la section Personnel, cliquez sur un employé pour modifier ses paramètres de notification. Cliquez sur Envoi d’une copie au titulaire pour chaque employé afin de recevoir une copie de toutes les notifications de rendez-vous.

Les notifications d’actions sont envoyées à des destinataires spécifiques lors de la prise ou de la modification de rendez-vous. Les notifications sont envoyées en fonction de la personne qui effectue l’action.

• Si un client prend rendez-vous (ou effectue une demande de rendez-vous) : le client, le personnel assigné au rendez-vous et le titulaire recevront une notification.

• Si un membre du personnel programme ou modifie son propre rendez-vous : il peut envoyer une notification personnalisée par courriel ou texto au client. Le membre du personnel qui effectue l’action et le titulaire ne recevront pas de notification concernant ce rendez-vous.

• Si un membre du personnel programme ou modifie un rendez-vous pour un autre membre du personnel : le membre du personnel qui effectue l’action peut envoyer une notification par courriel ou par texto au client. Le membre du personnel assigné à la réservation (qui n’a pas modifié le rendez-vous) et le titulaire recevront tous deux une notification.

Découvrez comment gérer le calendrier à partir de l’application Rendez-vous Square.