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Fixer et accepter des rendez-vous

Focalisez-vous sur la gestion de votre entreprise et passez moins de temps à organiser votre emploi du temps en gérant votre calendrier, vos rendez-vous clients et votre temps depuis votre compte Rendez-vous Square Plus ou Premium.

Heures d’ouverture et points de vente

Une fois votre compte activé, configurez vos points de vente, horaires et profils publics depuis l’onglet Entreprise de votre Tableau de bord Square en ligne. Vos heures d’ouverture pourront automatiquement être réservées.

Remarque : les heures d’ouverture que vous configurez pour Rendez-vous Square déterminent par défaut la disponibilité du personnel. Vous pouvez personnaliser ces horaires à tout moment depuis l’onglet Personnel. Si vous modifiez les horaires du personnel, ces modifications n’affecteront pas vos heures d’ouverture.

Fixer des rendez-vous clients en ligne

Pour fixer des rendez-vous clients depuis votre tableau de bord de Rendez-vous Square :

  1. Accédez à Rendez-vous > Calendrier.

  2. Glissez et déposez la plage horaire que vous souhaitez réserver ou cliquez sur Créer un rendez-vous. La fenêtre contextuelle vous permet de programmer des rendez-vous. En sélectionnant Trouver une disponibilité, vous ouvrirez une fenêtre annexe vous permettant de sélectionner une date et des créneaux horaires disponibles.
    Remarque : pour optimiser la fonctionnalité Trouver une disponibilité, assurez-vous que la disponibilité de votre personnel et la durée du service sont correctes et à jour.

  3. Programmez un rendez-vous et ajoutez des informations telles que les coordonnées du client, l’emplacement du rendez-vous et des remarques. Toutes les informations relatives aux clients sont enregistrées dans votre Liste de clients. Remarque : pour les rendez-vous récurrents, le prix reflètera initialement le prix au moment de la réservation du premier rendez-vous, mais il peut être actualisé à tout moment.

  4. Vous pouvez ajouter un service supplémentaire en cliquant sur le menu déroulant Ajouter un service.

Lors de l’ajout d’un service, une option Récemment réservé apparaîtra. Cette option vous permet de trouver et de sélectionner facilement des services récemment réservés dans votre établissement. Ainsi, vous pouvez créer de nouveaux rendez-vous en fonction des rendez-vous précédents.

Dans l’exemple affiché ci-dessus, le service comprend une période de 15 minutes réservée au nettoyage. Si un service faisant partie d’un rendez-vous multiservices comprend une période réservée, elle apparaîtra comme dernière étape du rendez-vous. Vous pouvez modifier la période réservée ou choisir l’option Aucune pour la supprimer complètement. Si vous tentez d’effectuer une réservation sur un créneau déjà réservé, une notification d’avertissement s’affichera avant que la réservation ne soit effectuée.

La durée totale et le coût du rendez-vous sont calculés automatiquement et affichés au bas de l’écran.

Prise de rendez-vous en ligne

Les créneaux horaires apparaîtront selon vos paramètres dans Rendez-vous > Paramètres > Calendrier et réservations > Réservation en ligne > Les rendez-vous sont programmés.

Configurez vos paramètres de réservation en ligne pour gérer les options suivantes :

  • Selon la durée du service : divise votre disponibilité en créneaux horaires correspondant à la durée du service. Par exemple, des services de 20 minutes diviseront votre période de disponibilité et créneaux de 20 minutes.

  • Par quart d’heure : affiche les créneaux disponibles par quart d’heure. Par exemple : 15h00, 15h15, 15h30, 15h45.

  • Par demi-heure : affiche les créneaux disponibles par demi-heure. Par exemple : 15h00, 15h30, 16h00.

  • Par heure : affiche les créneaux disponibles par heure. Par exemple : 15h00, 16h00, 17h00.

Remarque : ces mêmes paramètres s’appliquent également à l’affichage des créneaux horaires sur votre site de réservation en ligne.

Programmer des rendez-vous clients dans l’application

Vous pouvez programmer des rendez-vous avec l’application gratuite Rendez-vous Square sur les appareils iOS ou Android compatibles ou avec Square Register. Pour ce faire :

Appareil iOS ou Android

  1. Appuyez sur Calendrier.
  2. Touchez + ou appuyez et maintenez enfoncé le créneau horaire souhaité > touchez Créer un rendez-vous.
  3. Ajoutez un client, un employé et des services.
  4. Ajoutez un contrat facultatif ou des notes de rendez-vous.
  5. Touchez Enregistrer.
  6. Appuyez sur Notifications client pour sélectionner si vous souhaitez informer votre client et comment le faire. Vous pouvez ajouter un message optionnel à votre client.
  7. Appuyez sur Réserver un rendez-vous.

Square Register

  1. Appuyez sur Calendrier.
  2. Touchez + ou appuyez et maintenez enfoncé le créneau horaire souhaité > touchez Rendez-vous.
  3. Ajoutez un client existant en recherchant son nom, son adresse électronique ou son numéro de téléphone ou créez un nouveau profil client.
  4. Ajoutez les services et les articles optionnels.
  5. Touchez le service/l’article pour sélectionner l’employé qui effectue le service.
  6. Ajoutez un contrat facultatif ou une note interne pour votre personnel.
  7. Appuyez sur Enregistrer.
  8. Appuyez sur Type de notification pour sélectionner si vous souhaitez informer votre client et comment le faire. Vous pouvez ajouter un message optionnel à votre client.
  9. Appuyez sur Créer un rendez-vous.

Permettre aux clients de réserver des rendez-vous multiservices en ligne

Par défaut, vos clients ne pourront pas réserver des rendez-vous multiservices en ligne. Suivez les indications pour permettre à votre site de réservation en ligne de prendre en charge la réservation multiservices depuis votre Tableau de bord Rendez-vous :

  1. Cliquez sur Rendez-vous > Paramètres > Calendrier et réservations.

  2. Sous "Réservation en ligne," activez l’option Autoriser la réservation multiservices en ligne.

Une fois la réservation multiservices en ligne activée, les clients pourront sélectionner plusieurs services pour un même rendez-vous depuis votre site de réservation en ligne.

Remarque : les clients pourront uniquement sélectionner une combinaison de services qu’un employé est apte à fournir seul. Vous n’avez donc pas à craindre que des clients réservent des rendez-vous que vous ne pourriez pas honorer.

Programmer des événements personnels

Programmez la disponibilité ou l’indisponibilité d’un créneau horaire sur le calendrier. Ainsi, vos clients pourront consulter un calendrier à jour et prendre rendez-vous directement depuis votre site Web et votre site de réservation en ligne grâce à l’utiliser les outils de réservation du site Web.

Gérer les rendez-vous Square

Depuis Overview sur votre tableau de bord Rendez-vous, vous pouvez consulter en un coup d’œil vos rendez-vous en attente et à venir ainsi que les messages des clients.

Pour confirmer un rendez-vous en attente, cliquez sur Décliner ou Accepter. Votre client sera informé de votre réponse.

  • Si vous déclinez, le rendez-vous en attente sera supprimé de la page Aperçu et de votre calendrier.

  • Si vous acceptez le rendez-vous, il sera déplacé vers Rendez-vous à venir et sera affiché sur votre calendrier.

Cliquez sur un rendez-vous à venir pour consulter les détails, modifier le rendez-vous ou l’annuler.

Vous pouvez également accepter des rendez-vous directement depuis Calendrier. Les rendez-vous en attente apparaissent sur votre calendrier. Cliquez sur un rendez-vous en attente et cliquez sur Accepter ou Décliner.

Rendez-vous de vos employés

Depuis Calendrier, vous pouvez également gérer le calendrier de chaque employé. Ajoutez des congés ou des périodes de pause afin d’informer vos clients de vos absences ou de celles de vos employés.

Choisissez l’affichage combiné de l’emploi du temps pour afficher toutes les périodes réservées ou l’affichage côte à côte pour afficher simultanément les rendez-vous à venir pour chaque employé.

Afficher les rendez-vous annulés

Vous pouvez afficher les rendez-vous annulés sur votre calendrier depuis votre Tableau de bord Rendez-vous.

Pour ce faire :

  1. Accédez à Rendez-vous > Calendrier depuis votre Tableau de bord Square en ligne.

  2. Cliquez sur l’affichage de votre calendrier.

  3. Cliquez sur Jour, Semaine, 5 jours ou Mois.

  4. Sélectionnez Afficher les rendez-vous annulés.

Gérer vos rappels de rendez-vous

Votre personnel et vous-même pouvez recevoir des rappels de rendez-vous par e-mail ou par SMS. Depuis Personnel, cliquez sur un employé pour modifier ses paramètres de notification. Cliquez sur « Envoyer une copie au gérant » pour chaque employé afin de recevoir des copies de tous les rappels de rendez-vous.

Les notifications d’actions sont envoyées à des destinataires spécifiques lors de la prise ou de la modification de rendez-vous. Les notifications sont envoyées en fonction de la personne qui effectue l’action.

  • Si un client prend rendez-vous (ou effectue une demande de rendez-vous) : le client, le personnel assigné au rendez-vous et le propriétaire recevront une notification.

  • Si un membre du personnel fixe ou modifie son propre rendez-vous : il peut envoyer une notification personnalisée par e-mail ou SMS au client. Le membre du personnel qui effectue l’action et le propriétaire ne recevront pas de notification concernant ce rendez-vous.

  • Si un membre du personnel fixe ou modifie le rendez-vous d’un autre membre du personnel : le membre du personnel qui effectue l’action peut envoyer une notification par e-mail ou par SMS au client. Le membre du personnel assigné à la réservation (qui n’a pas modifié le rendez-vous) et le propriétaire recevront tous deux une notification.