Fixer et accepter des rendez-vous

Focalisez-vous sur la gestion de votre entreprise et passez moins de temps à organiser votre emploi du temps en gérant votre calendrier, vos rendez-vous clients et votre temps depuis votre compte Rendez-vous Square Plus ou Premium.

Heures d’ouverture et points de vente

Une fois votre compte activé, configurez vos points de vente, horaires et profils publics depuis l’onglet Renseignements sur l’entreprise de votre Tableau de bord Square en ligne. Les heures d’ouverture que vous aurez indiquées seront automatiquement ouvertes à la réservation.

Remarque : Les heures d’ouverture que vous configurez pour Rendez-vous Square déterminent par défaut la disponibilité du personnel. Vous pouvez personnaliser ces heures à tout moment depuis Personnel. Si vous modifiez les horaires du personnel, ces modifications n’affecteront pas vos heures d’ouverture.

Fixer des rendez-vous clients en ligne

Pour fixer des rendez-vous clients depuis votre tableau de bord de Rendez-vous Square :

1. Accédez à Rendez-vous > Calendrier.

2. Cliquez sur le curseur et faites-le glisser pour marquer la période de temps que vous souhaitez réserver ou cliquez sur Créer un rendez-vous. Une fenêtre contextuelle vous permettra de programmer vos rendez-vous. Rechercher des disponibilités ouvre une fenêtre sur le côté qui vous permet de sélectionner des dates et des heures disponibles.
   Remarque : Afin d’optimiser la fonctionnalité Trouver une disponibilité, assurez-vous que la durée du service et la disponibilité de votre personnel sont précises et à jour.

3. Programmez un rendez-vous et incluez des détails tels que les coordonnées du client, le lieu du rendez-vous et des notes. Toutes les informations sur les clients sont enregistrées dans votre Liste de clients. Note : Pour les rendez-vous récurrents, le prix affiché sera d’abord le même que celui du rendez-vous initial, mais vous pourrez le modifier à tout moment.

4. Pour ajouter un service supplémentaire, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un service.

Quand vous ajoutez un service, l’option Réservé récemment apparaît. Cette option facilite la recherche et la sélection des services récemment réservés à votre point de vente. Ainsi, vous pouvez créer rapidement de nouveaux rendez-vous en fonction des rendez-vous précédents. 

Dans l’exemple ci-dessus, le service inclut 15 minutes réservées au nettoyage. Si un service faisant partie d’un rendez-vous multiservices comprend une période réservée, elle apparaîtra comme dernière étape du rendez-vous. Vous pouvez modifier la période réservée ou choisir l’option Aucune pour la supprimer complètement. Si vous tentez d’effectuer une réservation sur un créneau déjà réservé, une notification d’avertissement s’affichera pour éviter les réservations superposées.

La durée totale et le coût du rendez-vous sont calculés automatiquement et affichés en bas de l’écran.

Planification en ligne

Les créneaux horaires disponibles s’afficheront en fonction de vos paramètres dans Rendez-vous > Paramètres > Calendrier et réservations > Réservation en ligne > Les rendez-vous sont programmés.

Configurez vos paramètres de réservation en ligne pour gérer les options suivantes :

• Selon la durée du service : divise votre disponibilité en créneaux horaires correspondant à la durée du service. Par exemple, des services de 20 minutes diviseront votre période de disponibilité en créneaux de 20 minutes.

• Par quart d’heure : affiche les créneaux disponibles par quart d’heure. Par exemple : 15 h, 15 h 15, 15 h 30, 15 h 45.

• Par demi-heure : affiche les créneaux disponibles par demi-heure. Par exemple : 15 h, 15 h 30, 16 h.

• Par heure : affiche les créneaux disponibles par heure. Par exemple : 15 h, 16 h, 17 h.

Remarque : Ces mêmes paramètres s’appliquent également à l’affichage des plages horaires sur votre site de réservation en ligne.

Programmer des rendez-vous clients dans l’application

Vous pouvez planifier des rendez-vous avec l’application gratuite Rendez-vous Square sur les appareils iOS ou Android compatibles ou sur le Square Register. Pour ce faire :

Appareil iOS ou Android

1. Appuyez sur Calendrier.
2. Appuyez sur + ou appuyez et maintenez enfoncé le créneau horaire souhaité > appuyez sur Créer un rendez-vous.
3. Ajoutez un client, un employé et des services.
4. Ajoutez un contrat facultatif ou des notes de rendez-vous.
5. Appuyez sur Enregistrer.
6. Appuyez sur Notifications client pour sélectionner si vous souhaitez informer votre client et comment le faire. Vous pouvez ajouter un message optionnel à votre client.
7. Appuyez sur Réserver un rendez-vous.

Square Register

1. Appuyez sur Calendrier.
2. Appuyez sur + ou appuyez et maintenez enfoncé le créneau horaire souhaité > appuyez sur Rendez-vous.
3. Ajoutez un client existant en recherchant son nom, son adresse électronique ou son numéro de téléphone ou créez un nouveau profil client.
4. Ajoutez les services et les articles optionnels.
5. Touchez le service/l’article pour sélectionner l’employé qui effectue le service.
6. Ajoutez un contrat facultatif ou une note interne pour votre personnel.
7. Appuyez sur Enregistrer.
8. Appuyez sur Type de notification pour sélectionner si vous souhaitez informer votre client et comment le faire. Vous pouvez ajouter un message optionnel à votre client.
9. Appuyez sur Créer un rendez-vous.

Vous pouvez également maintenir le doigt sur un rendez-vous non récurrent pour le glisser-déposer dans une nouvelle heure ou un nouveau jour.

Permettre aux clients de prendre rendez-vous en ligne pour plusieurs services en même temps

Par défaut, les clients ne peuvent pas prendre de rendez-vous en ligne pour plusieurs services en même temps. Pour que votre site de réservation en ligne accepte les réservations de plusieurs services en même temps, accédez à votre tableau de bord Rendez-vous :

1. Cliquez sur Rendez-vous > Paramètres > Calendrier et Réservations.

2. Sous Réservation en ligne, activez Autoriser la réservation en ligne de plusieurs services en même temps.

Une fois la réservation en ligne de plusieurs services en même temps activée, les clients pourront sélectionner plusieurs services pour un même rendez-vous sur votre site de réservation en ligne.

Remarque : Les clients ne pourront sélectionner une combinaison de services qu’avec un même employé. Vous n’avez donc pas à craindre que les clients prennent des rendez-vous que vous ne pourriez pas gérer.

Programmer des événements personnels

Marquez une période de votre calendrier comme occupée ou libre. Vos clients pourront ainsi consulter un calendrier à jour et prendre des rendez-vous directement sur votre site Web ou votre site de réservation Square utiliser les outils de réservation du site Web.

Gérer les rendez-vous Square

Dans la section Aperçu de votre tableau de bord Rendez-vous, vous verrez le récapitulatif des rendez-vous en attente et à venir, ainsi que les messages des clients.

Pour confirmer un rendez-vous en attente, cliquez sur Refuser ou Accepter. Votre client sera informé de votre réponse.

• Si vous refusez, le rendez-vous en attente sera supprimé de la page Aperçu et de votre calendrier.

• Si vous acceptez le rendez-vous, il sera déplacé vers Rendez-vous à venir et affiché sur votre calendrier.

Cliquez sur un rendez-vous à venir pour consulter les détails, modifier le rendez-vous ou l’annuler.

Vous pouvez également accepter des rendez-vous directement depuis Calendrier. Les rendez-vous en attente apparaissent sur votre calendrier. Cliquez sur un rendez-vous en attente, puis cliquez sur Accepter ou Refuser.

Rendez-vous de vos employés

Dans Calendrier, vous pouvez également gérer le calendrier de chaque employé ajouté. Indiquez ses vacances et absences afin que les clients sachent quand vous et vos employés êtes disponibles.

Choisissez l’affichage combiné de l’emploi du temps pour afficher toutes les périodes réservées ou l’affichage côte à côte pour afficher simultanément les rendez-vous à venir pour chaque employé.

Afficher les rendez-vous annulés

Vous pouvez afficher les rendez-vous annulés sur votre calendrier depuis votre Tableau de bord Rendez-vous.

Pour ce faire :

1. Accédez à Rendez-vous > Calendrier depuis votre Tableau de bord Square en ligne.

2. Cliquez sur l’affichage de votre calendrier.

3. Cliquez sur Jour, Semaine, 5 joursou Mois.

4. Sélectionnez Afficher les rendez-vous annulés.

Gérer vos rappels de rendez-vous

Votre personnel et vous pouvez recevoir des notifications de rendez-vous par e-mail et par SMS. Dans la section Personnel, cliquez sur un employé pour modifier ses paramètres de notification. Cliquez sur Envoyer une copie au propriétaire pour chaque employé afin de recevoir une copie de toutes les notifications de rendez-vous.

Les notifications d’actions sont envoyées à des destinataires spécifiques lors de la prise ou de la modification de rendez-vous. Les notifications sont envoyées en fonction de la personne qui effectue l’action.

• Lorsqu’un client prend rendez-vous (ou demande un rendez-vous) : le client, le personnel assigné au rendez-vous et le titulaire reçoivent une notification.

• Lorsqu’un membre du personnel programme ou modifie son propre rendez-vous : il peut envoyer une notification personnalisée au client par e-mail ou par SMS. Le membre du personnel qui effectue l’action et le propriétaire ne recevront pas de notification concernant ce rendez-vous.

• Lorsqu’un membre du personnel programme ou modifie un rendez-vous pour un autre membre du personnel : le membre du personnel qui effectue l’action peut envoyer une notification au client par e-mail ou par SMS. Le membre du personnel assigné à la réservation (qui n’est pas à l’origine de l’action sur le rendez-vous) et le titulaire reçoivent tous deux une notification.