Programar y aceptar citas

Crea una cuenta de Citas Square Plus o Prémium para poder gestionar tu calendario, las citas de los clientes y tus horas, y así poder dedicar más tiempo a tu negocio y menos a la gestión de los horarios.

¿Es la primera vez que utilizas Citas Square? Activa tu cuenta para empezar con una prueba gratuita de 30 días.

Horario comercial y puntos de venta

Cuando hayas activado tu cuenta, configura los puntos de venta, el horario y los perfiles públicos en la pestaña Información de la empresa del Panel de control en línea de Square. Los clientes podrán hacer reservas durante el horario comercial que hayas elegido.

Nota: El horario comercial de Citas Square configura determina inicialmente la disponibilidad del personal, pero puedes personalizarlo en Personal. Si lo haces, los cambios no influirán en tu horario comercial. También puedes Personalizar disponibilidad cada semana para aplicar cambios puntuales.

Programar citas de clientes en línea

Para programar citas de los clientes desde el Panel de control de Citas Square, haz lo siguiente:

1. Ve a Citas > Calendario.

2. Haz clic en la franja horaria quieras reservar y arrástrala o selecciona Crear cita. Podrás programarla en la ventana emergente. Si pulsas en Ver disponibilidad, se abrirá una ventana lateral para que selecciones la fecha y las franjas horarias con disponibilidad.
   Nota: Para sacar el máximo partido posible a la función Ver disponibilidad, indica bien la disponibilidad del personal y la duración del servicio.

3. Programa una cita e incluye información como los datos de contacto del cliente, el punto de venta de la cita o notas. También puedes guardar la tarjeta del cliente. Toda la información estará disponible en tu lista de clientes. Más información sobre cómo gestionar los clientes.

   Nota: En las citas recurrentes, se mostrará el precio fijado inicialmente con la primera cita, pero podrás actualizarlo cuando quieras.

4. Para añadir más servicios, haz clic en el menú desplegable Añadir un servicio.

Cuando añadas un servicio, verás la opción Reservado recientemente para ver los servicios reservados recientemente en tu punto de venta y así crear más citas a partir de reservas anteriores.

En el ejemplo anterior, el servicio tiene bloqueados 15 minutos para poder limpiar. Si una cita incluye varios servicios y tiene un tiempo de bloqueo, se mostrará en el último paso. Puedes modificar ese tiempo según sea necesario o no asignarle ninguno. Si intentas reservar una franja que ya tiene una cita programada, verás una notificación.

El tiempo y el coste total de la cita se calculan de forma automática y se muestran en la parte inferior de la pantalla.

Programar citas en línea

Las franjas horarias disponibles se mostrarán en función de la configuración que elijas en el Panel de control de Citas. Haz clic en Citas > Ajustes > Calendario y reservas > Calendario en línea> Frecuencia de las citas.

Podrás elegir las siguientes opciones:

• Según la duración del servicio: divide tu disponibilidad en franjas horarias que se ajusten a la duración del servicio. Por ejemplo, si tardas 20 minutos en ofrecer un servicio, puedes crear franjas de 20 minutos.

• Cada cuarto de hora: muestra las franjas horarias disponibles cada cuarto de hora. Por ejemplo: 15:00, 15:15, 15:30 y 15:45.

• Cada media hora: muestra las franjas horarias disponibles cada media hora. Por ejemplo: 15:00, 15:30 y 16:00.

• Cada hora: muestra las franjas horarias disponibles cada hora. Por ejemplo: 15:00, 16:00 y 17:00.

Nota: Esta configuración también determina las franjas horarias que aparecen en tu página web de reservas.

Programar citas de clientes en la aplicación

Puedes programar las citas a través de la aplicación gratuita Citas Square en dispositivos iOS o Android compatibles o en Square Register. Para ello, sigue estos pasos:

Dispositivo iOS o Android

1. Pulsa Calendario.
2. Pulsa + o bien mantén presionada la franja horaria que quieras y selecciona Crear cita.
3. Añade un cliente, un empleado y los servicios correspondientes.
4. También puedes añadir un contrato o notas sobre la cita.
5. Pulsa Guardar.
6. Pulsa Notificaciones de clientes para elegir si quieres avisar al cliente y cómo hacerlo. Si quieres, puedes añadir un mensaje para el cliente.
7. Pulsa Reservar cita.

Square Register

1. Pulsa Calendario.
2. Pulsa + o bien mantén presionada la franja horaria que quieras y selecciona Cita.
3. Busca por nombre, correo electrónico o número de teléfono para añadir un cliente o crea un perfil de cliente nuevo.
4. Añade los servicios y los artículos que quieras.
5. Pulsa el servicio o artículo correspondiente para elegir al personal que prestará el servicio.
6. También puedes añadir un contrato o una nota interna para el personal.
7. Pulsa Guardar.
8. Pulsa Tipo de notificación para elegir si quieres avisar al cliente y cómo hacerlo. Si quieres, puedes añadir un mensaje para el cliente.
9. Pulsa Crear cita.

Permitir que los clientes reserven citas en línea con varios servicios

De forma predeterminada, los clientes no podrán reservar citas con múltiples servicios en línea. Si quieres que puedan hacerlo desde el Panel de control de Citas, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Citas > Ajustes> Calendario y reservas.

2. En Programación en línea, activa Permitir que los clientes reserven varios servicios en línea.

Cuando actives esa opción, los clientes podrán reservar más de un servicio en línea para una misma cita desde tu página de reservas.

Nota: Los clientes solo podrán seleccionar las combinaciones de servicios que ofrezca cada empleado. Así no habrá ningún problema.

Nota: Se usará un número de teléfono de Estados Unidos en lugar de un número de teléfono local para enviar SMS de citas a los clientes (por ejemplo, recordatorios y confirmaciones).

Programar eventos personales

Debes Crear un evento personal para que una franja del calendario aparezca como ocupada o no disponible.

Así, tus clientes podrán ver el calendario actualizado y reservar citas directamente desde tu página web y tu página de reservas de Square usar las herramientas de la página web de reservas.

Gestionar Citas Square

Desde la Vista general del Panel de control de Citas, podrás consultar con facilidad las próximas citas, las citas pendientes y los mensajes de los clientes.

Para confirmar una cita pendiente, haz clic en Rechazar o Aceptar y se le enviará una notificación al cliente con la respuesta.

• Si la rechazas, la cita pendiente desaparecerá de la vista general y del calendario.

• Si la aceptas, pasará a Próximas citas, se confirmará y aparecerá en tu calendario.

Puedes hacer clic en cualquiera de tus próximas citas para ver su información, hacer cambios o cancelarla.

Además, puedes aceptar citas directamente desde el calendario, ya que también aparecen las citas pendientes. Selecciona la que quieras y haz clic en Aceptar o Rechazar.

Citas asignadas a empleados

En Calendario, también puedes añadir las vacaciones y los días libres
de cada empleado para que los clientes sepan que no están disponibles.

Elige la vista combinada del calendario para ver todas las horas reservadas o la vista lateral para consultar las próximas citas de todos los empleados.

Consulta más información sobre cómo gestionar empleados con Citas Square.

Ver las citas canceladas

Puedes ver las citas canceladas en tu calendario desde el Panel de control de Citas Square.

Para ello:

1. Ve a Citas > Calendario en el Panel de control en línea de Square.

2. Haz clic en la vista de calendario.

3. Haz clic en Día, Semana, 5 días, o Mes.

4. Selecciona Mostrar citas canceladas.

Gestionar las notificaciones de citas

El personal y tú podéis recibir notificaciones de citas por correo electrónico o SMS. En Personal, elige un empleado para modificar la configuración de notificaciones. Haz clic en Copia enviada por el propietario para que cada empleado reciba una copia de las notificaciones de citas.

Hay notificaciones que se envían a destinatarios específicos cuando alguien realiza una acción.

• Un cliente reserva o pide reservar una cita: el cliente, el empleado asignado a la cita y el propietario recibirán notificaciones.

• Un empleado programa o modifica su propia cita: el empleado puede enviar una notificación personalizada por correo electrónico o SMS al cliente. Ni el empleado ni el propietario recibirán una notificación de la cita.

• Un empleado programa o modifica una cita de otro empleado: el empleado que hace el cambio puede enviar una notificación por correo electrónico o SMS al cliente. El empleado asignado a la reserva y el propietario recibirán notificaciones.

Consulta cómo gestionar tu calendario desde la aplicación Citas Square.