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Guía de inicio de Citas Square

Citas Square es un sistema de planificación flexible para su negocio y una herramienta de reservas sencilla para sus clientes. Esta guía le servirá para configurar, operar y aprovechar al máximo la cuenta de Citas Square.

Regístrese

Cuando se registre en Citas Square, tendrá acceso a las herramientas de planificación de Square. Los clientes nuevos y existentes pueden encontrar información sobre sus servicios con facilidad, ver disponibilidad y reservar citas desde su sitio web o desde el sitio gratuito de reservas de Square.

Nota: En este momento, Square Register no es compatible con la aplicación Citas Square.

El precio de Citas Square se basa en la cantidad de personal que haya asociado a su cuenta. Si utiliza Citas Square para Individuos, no hay tarifa de suscripción mensual.

Al crear personal para administrar y reservar citas con su cuenta, se le cobrará un cargo mensual por el servicio, dependiendo de la cantidad de personal activo asociado a su cuenta. También verá una diferencia en su comisión por transacción para procesar la tarjeta de su cliente: 2.5 % + 10¢, en lugar de la comisión estándar de 2.6 % + 10¢.

  • Citas para Individuos: gratis y comisión de procesamiento de 2.6 % + 10¢ por tarjeta acercada, insertada o deslizada
  • De 2 a 5 miembros del personal: $50 por mes y comisión de procesamiento del 2.5 % + 10¢ por pago con tarjeta acercada, insertada o deslizada
  • De 6 a 11 miembros del personal: $90 por mes y comisión de procesamiento del 2.5 % + 10¢ por tarjeta acercada, insertada o deslizada
  • ¿Tiene más de 10 empleados? Comuníquese con Ventas.

Descargue la aplicación de Citas Square: si usa iPhone o iPad, puede descargar la aplicación de Citas Square de forma gratuita para administrar directamente las citas desde el dispositivo móvil.

Obtenga más información sobre cómo descargar Citas Square.

Configure más de una ubicación: si su negocio tiene más de una ubicación, puede crear perfiles separados que le sirvan para organizar información del personal y de reservas según la ubicación. Configurar más de una ubicación para Citas Square no tiene costo adicional.

Nota: Por el momento, Citas Square no admite reservas de clases.

Personal

El primer paso para configurar las reservas en línea es crear los perfiles de Citas Square para usted y para el personal. Para cada perfil, puede configurar horarios de disponibilidad, servicios ofrecidos y permisos generales.

Nota: Aunque Citas para Individuos es gratis, una vez que cree un miembro del personal, se le cobrará una comisión de suscripción mensual.

Cree personal: cuando crea miembros del personal, puede editar el acceso a su calendario, establecer su disponibilidad para reservas y administrar sus ajustes de notificación. Permita diferentes niveles de acceso cuando cree un perfil de empleado y asigne personal a un grupo con permiso específico. Si tiene más de una ubicación, puede asignar personal a una o a todas.

Asigne horarios del personal: puede asignar horarios distintos para cada miembro del personal, sin importar los horarios comerciales de la ubicación. Los clientes pueden reservar una cita con un miembro del personal solo durante su horario de disponibilidad.

Tarjetas de registro de horas: cree un miembro del personal y asigne un código de acceso para llevar un registro de las horas del personal. Con los informes de tarjetas de registro de horas de Square, ahorrará tiempo al calcular las horas de los empleados y procesar la nómina.

Ajuste la visibilidad del personal: si quiere agregar o quitar a un miembro del personal del sitio de reservas en línea, puede hacerlo desde su perfil de personal. Los clientes no verán a los miembros del personal a menos que estén habilitados para las reservas en línea.

También puede leer más sobre cómo crear personal en nuestro Centro de Atención al Cliente.

Servicios

El próximo paso para aceptar citas a través de la cuenta Square es crear servicios disponibles para reservar. Puede activar los servicios para reservar en línea y elegir qué miembros del personal pueden ofrecer determinados servicios.

Cree servicios: puede crear servicios desde el Surtido de servicios en la sección Artículos de su Panel de Datos Square en línea o desde la aplicación de Citas Square. Cuando cree los servicios, además de configurar el precio y la duración, asegúrese de activarlos para las reservas en línea.

Precios de servicios: cuenta con algunas opciones para establecer el precio de sus servicios. Puede elegir que los servicios tengan Precio fijo o Precio variable para administrar los precios caso por caso. También puede especificar un Precio para mostrar, que aparecerá junto al servicio durante la reserva en línea.

Active servicios con reservas en línea: cuando crea un servicio, puede activar o desactivar la visibilidad para las reservas en línea. Si tiene servicios por temporadas o que no estén disponibles por algún tiempo, puede ocultarlos sin tener que eliminarlos, desactivando la Visibilidad de reservas en línea.

Asigne servicios al personal: no todos los miembros del personal ofrecen los mismos servicios. Adapte la lista de servicios según el miembro del personal desde su perfil individual. Los clientes podrán ver los servicios que habilite para un miembro determinado cuando ingresen al sitio gratuito de reservas en línea.

Edite el orden de aparición de los servicios: tiene total control sobre el orden de aparición de los servicios. De manera predeterminada, se muestran en el orden que se crearon. Puede poner el servicio más popular al comienzo de la lista de servicios especializados o puede usar el orden predeterminado.

Obtenga más información sobre cómo crear y editar servicios.

Reservas en línea

Haga una cita de prueba: cuando cree los servicios y los miembros de personal, le resultará útil reservar una cita de prueba. Para acostumbrarse a agregar eventos a su calendario, vaya al Panel de datos de Citas Square y cree una cita de prueba. Las citas de prueba son de gran ayuda, ya que el proceso es igual si usted decide reservar una cita para el cliente usted mismo, en vez de redirigirlos al sitio de reservas.

Cree eventos personales: además de agregar citas de clientes, puede agregar eventos personales para centralizar su horario. Cuando reserva un evento personal, como un almuerzo, se actualiza su estado a no disponible para reservas en línea durante el evento.

Acepte citas de manera manual o automática: según su preferencia, puede revisar cada solicitud de cita de sus clientes antes de aceptarlas o puede aceptarlas todas de manera automática.

Configure los requisitos de facturación para las reservas: seleccione entre tres opciones de pago para las reservas en línea: Sin requisitos para reservar cita, Ser titular de una tarjeta para protección contra ausencias y Requerir pago previo.

Obtenga más información sobre los requisitos de pago para las reservas.

Ser titular de una tarjeta para protección contra ausencias: ¿Qué es la protección contra ausencias? Si habilita la protección contra ausencias, el cliente deberá proporcionar la información de la tarjeta para poder completar la reserva de una cita de manera exitosa. Al habilitar la protección contra ausencias, puede configurar el tiempo mínimo para cancelar una cita y el importe o el porcentaje a cobrar si el cliente cancela después de la hora límite.

Personalice el perfil: edite la información de su negocio para una o más de una ubicación. La información en el perfil de la ubicación aparecerá en el sitio de reservas, en el widget del sitio y en las comunicaciones por correo electrónico.

Configure el sitio de reservas: tiene acceso a un sitio gratuito de reservas en línea para que los clientes puedan programar citas con usted y con el personal. Si tiene más de una ubicación, cada ubicación tendrá su URL única.

Integre las reservas de citas en su sitio web: si ya tiene un sitio web, integre un botón de reservas o un widget con el código HTML único que se genera de manera automática para cada cuenta de Citas Square. También puede personalizar el texto y el color del botón de reservas para que combine con el diseño del sitio web.

Obtenga más información sobre cómo usar el widget integrable de reservas.

Configure la comisión y la política de cancelación: todos los negocios son diferentes, así que debe ser claro con la política de cancelación para que los clientes sepan lo que necesita para administrar su negocio día a día. Cuando configure la política de cancelación, elija el monto que quiera cobrarle al cliente si cancela la cita luego del tiempo límite.

Además de la política requerida de cancelación, puede escribir una nota para agregar instrucciones o requisitos. El cliente puede ver la política al momento de realizar la reserva.

Obtenga más información sobre cómo configurar la política de cancelación.

Clientes

Crear y mantener una base de clientes es una parte central de operar un negocio. Citas Square ofrece herramientas diseñadas para administrar la información de contacto de los clientes, organizar citas y apuntar sus servicios hacia un grupo objetivo.

Importe en grupo la lista de clientes: si ya tiene una lista de clientes, importe en grupo la información directamente a su cuenta de Square. Si no tiene una lista de clientes, podrá invitar a los clientes a su directorio o crear de forma manual los perfiles de los clientes. Además, los clientes se agregarán automáticamente al directorio cuando completen la reserva de una cita. Obtenga más información sobre cómo importar la lista de clientes.

Cree clientes: cree clientes de forma manual desde el Panel de Datos Square en línea. Al crear un cliente, puede ingresar su información de contacto y asignarlos a determinados grupos para organizarse mejor.

Agrupar clientes también sirve para enviar las campañas de marketing: para comunicar los próximos eventos y los descuentos a determinados grupos de clientes. Obtenga más información sobre Marketing Square.

Administre las comunicaciones de citas: las comunicaciones de citas incluyen recordatorios personalizados por mensaje de texto o correo electrónico que se envían de manera automática. Elija la franja horaria para enviar un mensaje de aviso para la próxima cita.

Invite a clientes: cuando agregue el nombre y la dirección de correo electrónico de un cliente, este recibirá un mensaje personalizado que le avisará que usted ofrece reservas en línea a través de Citas Square. Además, ingresar su información creará un perfil de cliente en la pestaña Clientes de su Panel de Datos de Citas en línea.

Administre o elimine clientes: Asegúrese de que la lista de contactos esté actualizada al eliminar clientes que hace tiempo no ve. Si bien puede crearlos y eliminarlos desde la sección Clientes del Panel de datos de Citas Square, también puede realizar tareas múltiples como importar, exportar y agrupar desde la sección Clientes del Panel de Datos Square principal.

Calendario

Puede usar el calendario para administrar su día, su semana o su mes rápidamente. Filtre la vista según la franja horaria, el personal y la ubicación.

Navegue por el calendario: personalice el calendario con los filtros ubicados en la parte superior de la página. Vea solo sus citas, o las suyas junto con las de su personal. Las citas se muestran con un código de color según el personal. Para actualizar las preferencias de colores, selecciónelos en la grilla al final de cada perfil individual de personal.

Sincronice su calendario personal: importe su calendario de Google personal o de negocios con el calendario de Citas Square y planifique su horario en un solo lugar. Usted y su personal pueden sincronizar los calendarios de Google; además, pueden actualizar, eliminar o restablecer las preferencias en cualquier momento.

Obtenga más información sobre cómo sincronizar el calendario personal o de negocios.

Planifique la cita de un cliente: agregue una cita de un cliente en cualquier momento; puede seleccionar una franja horaria directamente desde su calendario o bien puede hacer clic en Crear cita y luego agregar la información del cliente, reservar la cita con un miembro del personal y seleccionar los próximos servicios.

Obtenga más información sobre cómo usar el calendario de Citas Square.

Pagos e informes

Procese pagos con la aplicación Citas Square: la aplicación Citas Square le permite ver, crear, editar y aceptar citas. También puede ver la información de su cliente y cobrarles las citas a los clientes directamente desde la aplicación. Cuando el cliente esté listo para pagar, solo seleccione Revisar y procesar pago. Los datos de los servicios y de los artículos se obtendrán automáticamente de los detalles de la cita. Obtenga más información sobre cómo procesar pagos con la aplicación Citas Square.

Ver transacciones e informes: Square le ofrece herramientas efectivas de generación de informes para darle una idea de cómo está creciendo su negocio. Vea las transacciones individuales o los informes desglosados por semana, por mes o por año. Obtenga más información sobre cómo usar las funciones de informes de Square.

Realice un seguimiento de las ventas del personal: con su suscripción a Citas, podrá seguir las ventas del personal una vez que cree un perfil de empleado desde su Panel de Datos Square en línea. Cuando complete una transacción, la venta se asociará al miembro del personal con el que se reservó la cita.

Si procesa un pago sin cita reservada, la venta se atribuirá al miembro del personal que inició sesión.

Obtenga más información sobre procesar pagos con Citas Square y Gestión de empleados.

Vea el historial de citas: vea el historial completo de citas en cualquier momento. El historial le permite realizar búsquedas por nombre de cliente, servicio o personal. También tiene la posibilidad de exportar esa información.

Más información sobre: Citas Square

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