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Guía de inicio de Citas Square

Citas Square es un sistema de planificación flexible para su negocio y una herramienta de reservas sencilla para sus clientes. Esta guía le servirá para configurar, operar y aprovechar al máximo la cuenta de Citas Square.

Regístrese

Cuando registrarse en Citas Square, tendrá acceso a las herramientas de planificación de Square. Los clientes, tanto nuevos como ya existentes, pueden encontrar información sobre sus servicios, ver su disponibilidad y reservar citas desde su sitio web o desde el sitio gratuito de reservas de Square fácilmente.

El precio de las Citas Square se basa en la cantidad de personal que tenga asociado con su cuenta. Si utiliza Citas Square para Individuos, no deberá pagar una comisión de suscripción mensual.

Al crear personal para administrar y reservar citas con su cuenta, se le cobrará un cargo mensual por el servicio según la cantidad de personal activo asociado a su cuenta. También verá una diferencia en su comisión por transacción para procesar tarjetas de sus clientes: 2.5% + 10¢, en lugar de la comisión estándar de 2.6% + 10¢.

  • Citas para Individuos:: gratis y comisión de procesamiento de 2.6% + 10¢ por tarjeta acercada, insertada o deslizada

  • 2 a 5 miembros del personal: $50 por mes y comisión de procesamiento de 2.5% + 10¢

  • 6 a 11 miembros del personal: $90 por mes y comisión de procesamiento de 2.5% + 10¢ por tarjeta acercada, insertada o deslizada

  • ¿Tiene más de 10 empleados?Contactar a ventas.

¿Cómo descargo la aplicación Citas Square?: si usa iPhone o iPad, puede descargar la aplicación Citas Square de forma gratuita para administrar las citas directamente desde su dispositivo móvil.

Lea más sobre cómo descargar Citas Square.

Configurar varias ubicaciones si su negocio tiene más de una ubicación, puede crear perfiles separados que le sirvan para organizar información del personal y de reservas según la ubicación. Configurar más de una ubicación para Citas Square no tiene costo adicional.

Nota: Por el momento, Citas Square no admite reservas de clases.

Personal

El primer paso para configurar las reservas en línea es crear los perfiles de Citas Square para usted y para el personal. Para cada perfil, puede configurar horarios de disponibilidad, servicios ofrecidos y permisos generales.

Nota: Si bien Citas para Individuos es gratis, una vez que cree un miembro del personal, se le cobrará una comisión de la suscripción mensual.

Crear personal: cuando crea miembros del personal, puede editar el acceso a su calendario, configurar su disponibilidad para reservas y administrar los ajustes de notificaciones. Permita diferentes niveles de acceso al crear un perfil de empleado y asigne personal a un grupo con permisos específico. Si tiene varias ubicaciones, puede asignar personal a una o a todas.

Configurar los horarios del personal: puede asignar horarios distintos para cada miembro del personal, sin importar los horarios comerciales de la ubicación. Los clientes pueden reservar una cita con un miembro del personal solo durante su horario de disponibilidad.

Registro de horas: cree un miembro del personal y asigne un código de acceso para realizar un seguimiento de las horas de su personal. Con los informes de los registros de horas de Square, ahorrará tiempo al calcular las horas de los empleados y realizar la nómina.

Ajustar visibilidad del personal: si quiere agregar o quitar a un miembro del personal del sitio de reservas en línea, puede hacerlo desde su perfil de personal. Los clientes no verán a los miembros del personal a menos que tengan activadas las reservas en línea.

Seguimiento de comisionesOfrezca a sus empleados más formas de ganar dinero. Puede asignar a su personal tasas de comisión únicas según la antigüedad y aplicar una tasa de comisión fija para todos los artículos minoristas que se vendan. Incentive a los empleados al configurar tasas de comisión escalonadas.

Puede leer más sobre cómo crear su personal en nuestro Centro de Atención al Cliente.

Servicios

El próximo paso para aceptar citas mediante la cuenta de Square es crear servicios con reservas. Puede activar los servicios para reservar en línea y elegir qué miembros del personal pueden ofrecer determinados servicios.

Crear servicios: puede crear servicios desde el Surtido de servicios en la sección Artículos de su Panel de Datos Square en línea o desde la aplicación Citas. Al crear servicios, además de configurar el precio y la duración, asegúrese de activar su reserva en línea.

Tarifas por servicios: tiene varias opciones de tarifas para los servicios. Puede elegir entre las opciones Precio fijo o Precio variable para establecer el precio según el caso. También puede especificar un Precio para mostrar, que aparecerá junto al servicio durante la reserva en línea.

Activar servicios para las reservas en línea: cuando crea un servicio, puede activar o desactivar la visibilidad para las reservas en línea. Si tiene servicios por temporadas o que no estén disponibles por algún tiempo, puede ocultarlos sin tener que eliminarlos. Para hacerlo, desactive la opción Visibilidad de reservas en línea.

Asignar servicios al personal: no todos los miembros de personal ofrecen los mismos servicios. Adapte la lista de servicios según el miembro desde su perfil individual. Los servicios que active para un miembro determinado serán visibles para los clientes cuando ingresen al sitio gratuito de reservas en línea.

Editar el orden de visualización de los servicios: tiene total control sobre el orden de aparición de los servicios. De manera predeterminada, se muestran en el orden que se crearon. Puede poner el servicio más popular al comienzo de la lista de servicios especializados o puede usar el orden predeterminado.

Obtenga más información sobre cómo crear y editar sus servicios.

Reservas en línea

Hacer una cita de prueba: cuando cree los servicios y los miembros de personal, le resultará útil reservar una cita de prueba. Para acostumbrarse a agregar eventos a su calendario, vaya al Panel de Datos de Citas Square y cree una cita de prueba. Las citas de prueba son de gran ayuda ya que el proceso es el mismo para reservar una cita para el cliente usted mismo, en vez de redirigirlos al sitio de reservas.

Crear un evento personal: además de agregar citas de clientes, puede agregar eventos personales para mantener su calendario centralizado. Cuando reserva un evento personal, como un almuerzo, su estado se actualiza a no disponible para las reservas en línea durante el evento.

Aceptar Citas manual o automáticamente: según su preferencia, puede revisar todas las solicitudes de citas de clientes antes de aceptarlas o puede aceptar todas de manera automática cuando se soliciten.

Configurar requisitos de facturación para las reservas: seleccione entre tres opciones de pago para las reservas en línea: Sin requisitos para reservar una cita, Retener una tarjeta como protección contra ausencias y Requerir prepago.

Lea más sobre requisitos de pago para reservar.

Retener tarjeta como protección contra ausencias: ¿qué es la protección contra ausencias? Si activa la protección contra ausencias, se requerirá al cliente la información de la tarjeta para poder completar la reserva de una cita. Al activar la protección contra ausencias, puede configurar el tiempo de anticipación mínimo para cancelar una cita y el importe o el porcentaje en dólares que se cobrará si el cliente cancela después del plazo límite.

Personalizar su perfil: edite la información del negocio para una o más ubicaciones. La información en el perfil de la ubicación aparecerá en el sitio de reservas, el widget del sitio y las comunicaciones por correo electrónico.

Configurar su sitio de reservas: tiene acceso a un sitio gratuito de reservas en línea para que los clientes puedan programar citas con usted y con el personal. Si tiene más de una ubicación, cada ubicación tendrá su URL única.

Insertar la reserva de citas en su sitio web: si ya tiene un sitio web, integre un botón de reservas o un widget al insertar el código HTML único que se genera de manera automática para cada cuenta de Citas Square. También puede personalizar el texto y el color del botón de reservas para que combine con el diseño del sitio web.

Lea más sobre cómo usar widget integrado de reservas.

Configurar la política y la comisión por cancelación: todos los negocios son diferentes, por lo que debe ser claro respecto de su política de cancelación para ayudar a los clientes a comprender las necesidades de administrar su negocio día a día. Cuando configure la política de cancelación, elija el monto que quiera cobrar a los clientes por la cancelación de una cita después del tiempo límite.

Además de la política de cancelación requerida, puede escribir una nota para agregar más instrucciones o requisitos. El cliente puede ver la política al momento de realizar la reserva.

Lea más sobre cómo configurar su política de cancelación.

Programe citas para varios miembros del personal: sus clientes pueden reservar una sola cita con su negocio que contenga varios servicios asignados a diferentes miembros de personal.

Clientes

Crear y mantener una base de clientes es una parte central de operar un negocio. Citas Square ofrece herramientas diseñadas para administrar la información de contacto de los clientes, organizar citas y comercializar sus servicios a un grupo objetivo.

Importar su lista de clientes en grupo: si ya tiene una lista de clientes, importe la información en grupo directamente a su cuenta de Square. Si no tiene una lista, podrá invitar a los clientes a su directorio o crear los perfiles de los clientes manualmente. Además, los clientes se agregarán de manera automática al directorio cuando completen la reserva de una cita. Lea más sobre cómo importar su lista de clientes.

Crear clientes: cree clientes de forma manual desde el Panel de Datos Square en línea. Al crear un cliente, puede ingresar su información de contacto y asignarlo a determinados grupos para organizarse mejor.

Agrupar clientes también es útil para enviar campañas de marketing en las que comunicar los próximos eventos y los descuentos a determinados grupos de clientes. Lea más sobre Marketing Square.

Send Contracts: puede crear acuerdos sin contacto desde su Panel de Datos Square en línea. Envíelos de forma automática a sus clientes cuando reserven una cita y reciba sus firmas por correo electrónico antes del próximo servicio.

Lea más sobre cómo enviar contratos.

Manage Appointment Communications: las comunicaciones de citas incluyen recordatorios personalizados por mensaje de texto o correo electrónico que se envían de manera automática. Elija la franja horaria para enviar un mensaje de aviso para la próxima cita.

Invitar a clientes: cuando agregue el nombre y la dirección de correo electrónico de un cliente, este recibirá un mensaje personalizado que le avisará que usted ofrece reservas en línea a través de Citas Square. Además, ingresar su información creará un perfil de cliente en la pestaña Clientes de su Panel de Datos de Citas en línea.

Administrar o eliminar clientes: asegúrese de que la lista de contactos esté actualizada al eliminar clientes que hace tiempo no ve. Si bien puede crearlos y eliminarlos desde la sección Clientes del Panel de datos de Citas Square, también puede realizar tareas múltiples como importar, exportar y agrupar desde la sección Clientes del Panel de Datos Square principal.

Calendario

Puede usar el calendario para administrar su día, su semana o su mes rápidamente. Filtre la vista según la franja horaria, el personal y la ubicación.

Navegar por su calendario: personalice el calendario con los filtros ubicados en la parte superior de la página. Vea solo sus citas, o las suyas junto con las de su personal. Las citas se muestran con un código de color según el personal. Para actualizar las preferencias de colores, selecciónelos en la grilla al final de cada perfil individual de personal.

Sincronizar su calendario personal: importe su calendario de Google personal o de negocios con el calendario de Citas Square y planifique su horario en un solo lugar. Tanto su personal como usted pueden sincronizar los calendarios de Google; además, pueden actualizar, eliminar o restablecer las preferencias en cualquier momento.

Lea más sobre sincronizar su calendario personal o comercial

Programar una cita con un cliente: agregue una cita de un cliente en cualquier momento; puede seleccionar una franja horaria directamente desde su calendario, o bien, puede hacer clic en Crear cita y, luego, agregar la información del cliente, reservar la cita con un miembro del personal y seleccionar los próximos servicios.

Obtenga más información sobre cómo usar el calendario de Citas.

Pagos e informes

Proceso de pago con la Aplicación Citas: la aplicación Citas Square le permite ver, crear, editar y aceptar citas. Además, puede ver la información de su cliente y cobrar citas directamente desde la aplicación. Cuando el cliente esté listo para pagar, solo seleccione Revisar y procesar pago. Los datos de los servicios y de los artículos se obtendrán automáticamente de los detalles de la cita. Obtenga más información sobre cómo hacer el proceso de pago con la aplicación Citas.

Ver transacciones e informes: Square le ofrece herramientas efectivas para la generación de informes para que tenga una perspectiva de cómo está creciendo su negocio. Vea las transacciones individuales o los informes desglosados por semana, por mes o por año. Obtenga más información sobre cómo usar las Funciones de informes de Square.

Rastrear las ventas del personal: con su suscripción a Citas, podrá realizar un seguimiento de las ventas del personal una vez que cree un perfil de empleado desde su Panel de Datos Square en línea. Cuando complete una transacción, la venta se asociará al miembro del personal con el que se reservó la cita.

Si procesa un pago sin cita reservada, la venta se atribuirá al miembro del personal que inició sesión.

Lea más sobre cómo realizar el proceso de pago con Citas Square y Administración de equipos.

Ver el historial de citas: vea el historial completo de citas en cualquier momento. El historial le permite realizar búsquedas por nombre de cliente, servicio o personal. También tiene la posibilidad de exportar esta información.

Más información sobre: Citas Square