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Démarrer avec Rendez-vous Square

Rendez-vous Square est un système d’établissement de calendrier d’une grande souplesse pour votre entreprise et d’une grande simplicité pour les clients. Le présent guide vous aidera à mettre sur pied et à exploiter votre compte Rendez-vous Square, ainsi qu’à en tirer le maximum.

Fonctionnalités et tarification

Lorsque vous vous sign up for Square Appointments, vous obtenez l’accès aux outils d’établissement de calendrier de Square. Qu’ils vous connaissent ou soient sur le point de vous découvrir, les clients trouveront facilement les détails de vos services. Ils pourront aussi consulter votre disponibilité et prendre des rendez-vous à partir de votre site Web ou de votre site de réservation Square gratuit.

Essayez gratuitement durant 30 jours les fonctionnalités de Rendez-vous Gratuit, Plus ou Premium afin de savoir laquelle de ces formules convient à votre entreprise.

Abonnement à Rendez-vous Coût mensuel Points de vente Personnel
Gratuit 0 $ par mois pour un seul point de vente 1 point de vente seulement Illimité
Plus 35 $ par mois, par point de vente. Illimité Illimité
Premium 83 $ par mois, par point de vente. Illimité Illimité
Tarification personnalisée* Contacter l’équipe des ventes Illimité Illimité

Renseignez-vous au sujet des frais de traitement des paiements de Square et de Abonnements et fonctionnalités de Rendez-vous Square.

Utiliser Rendez-vous Square

L’application Rendez-vous Square peut être utilisée avec les compatible iOS devices et Square Register.

Télécharger Rendez-vous Square sur iOS

Si vous utilisez un iPhone ou un iPad compatible, vous pouvez télécharger l’application Rendez-vous Square gratuitement à partir de l’App Store sur votre appareil iOS mobile.

Renseignez-vous davantage au sujet de l’application Rendez-Vous Square pour iPhone et iPad.

Télécharger Rendez-vous Square sur Android

Si vous utilisez un appareil Android compatible fonctionnant avec la plus récente version d’Android, vous pouvez télécharger gratuitement l’application Rendez-vous Square à partir du Google Play Store.

Renseignez-vous davantage sur l’application Rendez-vous Square sur Android.

Utiliser Rendez-vous Square sur Square Register

  1. Se connecter à Square Register : la première fois que vous utilisez Rendez-vous Square sur Square Register, allumez le Register et connectez-vous en utilisant votre adresse électronique et votre mot de passe. Vous pouvez créer ou sélectionner un profil existant. Remarque :  La connexion à l’aide d’un code d’appareil n’est pas encore prise en charge par Rendez-vous Square.
  2. Si vous utilisez Square Register pour la première fois et avez déjà finalisé la configuration, assurez-vous de vérifier si des mises à jour sont disponibles en touchant Paramètres > Matériel > Général > À propos de Square Register > Mise à jour logicielle.
  3. Si vous avez déjà encaissé des paiements sur Square Register à l’aide de la Solution PDV Square, il suffit de vous déconnecter de votre appareil. Ensuite, connectez-vous à l’aide de votre adresse courriel et de votre mot de passe, puis sélectionnez Rendez-vous Square.

Apprenez comment démarrer avec Rendez-vous Square sur Square Register.

Configurer plusieurs points de vente

Si votre entreprise a plusieurs points de vente, vous pouvez créer des profils de points de vente différents pour vous aider à organiser votre personnel et vos informations de réservation par point de vente.

Apprenez comment gérer plusieurs points de vente avec Square.

Personnel

La première étape de la configuration d’un rendez-vous en ligne consiste à créer des profils de rendez-vous pour vous et pour vos employés. Dans chaque profil, vous êtes en mesure de configurer les heures de disponibilité, les services offerts et les autorisations générales.

Créer le personnel

Quand vous créez des membres du personnel, vous pouvez modifier l’accès à leur calendrier, configurer leurs disponibilités pour les rendez-vous et gérer leurs paramètres de notification. Accordez différents niveaux d’accès quand vous créez un profil d’employé et affectez le personnel à un groupe d’autorisation en particulier. Si vous comptez plusieurs points de vente, vous pouvez affecter un employé à un seul ou à tous les points de vente.

Apprenez-en davantage sur la façon de créer le personnel.

Régler les heures du personnel

Vous pouvez définir des heures distinctes pour chaque membre du personnel, sans égard aux heures d’ouverture du point de vente. Les clients peuvent uniquement prendre rendez-vous avec un membre du personnel durant les heures pendant lesquelles cette personne est disponible.

Découvrez comment régler les heures du personnel.

Fiches de présence

Créez un membre du personnel et attribuez-lui un code confidentiel pour effectuer le suivi de ses heures travaillées. Avec la fonction Rapport sur les fiches de présence Square, vous épargnerez du temps pour le calcul des heures du personnel et la production de la paie.

Renseignez-vous davantage sur la façon de générer des rapports sur les fiches de présence.

Rajuster la visibilité du personnel

Si vous souhaitez ajouter ou enlever un membre du personnel de votre site de réservation en ligne, vous pouvez le faire à partir de son profil. Les clients ne verront pas les employés à moins que ces derniers ne soient activés pour les réservations en ligne.

Apprenez à rajuster la visibilité du personnel.

Suivi des commissions

Offrez à vos employés davantage de moyens de gagner de l’argent. Vous pouvez attribuer à vos employés des taux de commission uniques en fonction de leur ancienneté et appliquer un taux de commission fixe pour tous les articles vendus au détail. Stimulez vos employés en mettant en place des taux de commission à niveaux.

Obtenez de plus amples renseignements sur le suivi des commissions.

Découvrez comment gérer les Rendez-vous Square et créer des membres du personnel.

Services

La prochaine étape pour accepter les rendez-vous par le biais de votre compte Square consiste à créer les services pouvant être réservés. Vous pouvez activer les services de réservation en ligne et choisir le personnel qui peut offrir les services en question.

Créer des services

Vous pouvez créer des services à partir de votre Catalogue de services dans la section Articles de votre Tableau de bord Square en ligne, ou à partir de votre application Rendez-vous. Quand vous créez des services, en plus d’en établir le prix et la durée, assurez-vous de les activer pour la réservation en ligne.

Apprenez à créer des services.

Tarification des services

Il existe quelques options pour la tarification de vos services. Vous pouvez choisir entre les options Prix fixes ou Prix variables pour gérer la tarification au cas par cas. Vous pouvez également choisir l’option Afficher le prix, qui apparaîtra à côté du service durant la réservation en ligne.

Découvrez de quelle façon ajouter un prix aux services.

Activer les services pour réservation en ligne

Après avoir créé des services, vous pouvez activer ou désactiver leur visibilité pour réservation en ligne. Si vous offrez un service saisonnier, ou qui n’est tout simplement pas disponible pendant un certain temps, vous pouvez masquer vos services sans les supprimer en désactivant la Visibilité pour réservation en ligne.

Apprenez à activer les services pour réservation en ligne.

Affecter du personnel aux services

Tous les employés n’offrent pas les mêmes services. Personnalisez la liste des services offerts par chaque membre de votre personnel dans son profil individuel. Les services que vous activez pour un employé en particulier apparaîtront quand vos clients accéderont à votre site de réservation en ligne gratuit.

Apprenez à affecter du personnel aux services.

Modifier l’ordre d’affichage des services

Vous avez le plein contrôle sur l’ordre dans lequel vos services apparaissent. Par défaut, vos services apparaîtront selon leur ordre de création. Essayez de présenter vos services les plus populaires au début de la liste de vos services spécialisés, ou utilisez simplement l’ordre de présentation par défaut.

Découvrez de quelle façon modifier l’ordre d’affichage des services.

Renseignez-vous au sujet de la création et modification de vos services.

Réservation en ligne

L’utilisation d’un site de réservation en ligne Rendez-vous personnalisé permet de transformer votre entreprise en entreprise numérique. Utilisez les outils suivants pour gérer facilement votre site de réservation.

Configurer votre site de réservation Square

Vous avez accès à un site de réservation en ligne gratuit sur lequel vos clients peuvent prendre des rendez-vous avec vous et avec votre personnel. Si vous exploitez plusieurs points de vente, chaque point de vente aura une adresse URL unique.

Découvrez comment configurer des réservations en ligne avec Rendez-vous Square.

Configurer un code QR pour un site de réservation

Vous pouvez envoyer à vos clients un code QR numérique, ou imprimer un code QR et l’afficher dans votre vitrine ou sur votre comptoir afin que les clients puissent le lire et être dirigés directement vers votre site de réservation en ligne.

Découvrez comment configurer un code QR unique à partir du tableau de bord Rendez-vous.

Créer un rendez-vous d’essai

Après avoir créé vos services et les membres de votre personnel, il est utile de suivre le processus et de créer un rendez-vous d’essai. Pour vous familiariser avec l’ajout d’événements à votre calendrier, accédez à votre tableau de bord Rendez-vous en ligne et créez un rendez-vous d’essai. Les rendez-vous d’essai sont utiles, puisque le processus sera le même si vous décidez de prendre vous-même un rendez-vous pour un client plutôt que de le diriger vers votre site de réservation.

Créer un événement personnel

En plus des rendez-vous avec les clients, vous pouvez ajouter des événements personnels pour vous aider à garder votre horaire organisé. L’ajout d’un événement personnel, comme un repas au restaurant, fera passer votre état à « non disponible » pour une réservation en ligne pendant toute la durée de l’événement.

Accepter des rendez-vous manuellement ou automatiquement

Selon votre préférence, vous pouvez examiner chaque rendez-vous demandé par vos clients avant de les accepter, ou accepter automatiquement tous les rendez-vous quand ils sont demandés. Configurez vos paramètres à cet effet à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

Définir les exigences de facturation pour la réservation

Choisissez entre trois options de paiement pour la réservation en ligne : Aucune exigence pour prendre un rendez-vous, Conserver la carte pour la protection en cas d’absence et Exiger un paiement anticipé.

Apprenez-en davantage sur les exigences de paiement pour la réservation.

Conserver la carte pour la protection en cas d’absence

L’activation de la protection en cas d’absence fera en sorte que les clients devront entrer les renseignements de leur carte avant que le rendez-vous ne soit officiellement confirmé. Quand vous activez la protection en cas d’absence, vous pouvez établir le délai minimum pour une annulation et également le montant ou le pourcentage facturé si le client annule après le délai établi.

Personnaliser votre profil

Modifiez les renseignements concernant un ou plusieurs points de vente. Les renseignements dans le profil tels que le nom, l’adresse et le détail des coordonnées du point de vente apparaîtront sur votre site de réservation, dans le gadget logiciel du site Web et dans vos communications par courriel.

Intégrer la prise de rendez-vous sur votre site Web

Si vous possédez déjà un site Web, intégrez un bouton de réservation ou un gadget logiciel en insérant votre code HTML unique qui est généré automatiquement pour chaque compte Rendez-vous. Vous pouvez également personnaliser le texte et la couleur de votre bouton de réservation afin qu’ils s’agencent au concept de votre site Web.

Apprenez-en davantage sur l’utilisation du gadget logiciel de réservation intégré.

Configurer votre politique et vos frais d’annulation

Chaque entreprise est différente. Par conséquent, en précisant clairement votre politique d’annulation, vous pouvez aider vos clients à comprendre vos besoins relatifs à l’exploitation de votre entreprise au quotidien. Au moment de définir votre politique d’annulation, choisissez le montant que vous voulez facturer si votre client annule son rendez-vous après votre délai établi.
En plus de la politique d’annulation exigée, rédigez une note facultative pour préciser toute autre directive ou exigence. Votre client peut voir la politique d’annulation au moment de faire sa réservation.

Lisez cet article pour en apprendre davantage sur la définition de votre politique d’annulation.

Programmer des rendez-vous auprès de plusieurs membres du personnel

Vos clients pourront prendre un rendez-vous unique avec votre entreprise, et chaque service réservé sera attribué à différents membres du personnel.

Apprenez à programmer des rendez-vous auprès de plusieurs membres du personnel.

Clients

La création et le maintien d’une base de clients sont des composantes essentielles de l’exploitation de votre entreprise. L’application Rendez-vous Square comprend des outils conçus pour vous aider à gérer les coordonnées de vos clients et les rendez-vous précédents, et à commercialiser vos services pour des groupes ciblés.

Importer une liste de clients en lot

Si vous possédez déjà une liste de clients, importez en lot leurs renseignements directement dans votre compte Square. Si vous n’avez pas de liste de clients, vous serez en mesure d’inviter les clients dans votre répertoire ou de créer manuellement les profils des clients. Les clients seront également automatiquement ajoutés à votre répertoire après avoir effectué une réservation.

Apprenez-en davantage sur l’importation de votre liste de clients.

Créer des profils de clients

Créez des profils de clients manuellement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Quand vous créez un client, vous pouvez saisir ses coordonnées et les attribuer à des groupes spécifiques afin de vous aider à demeurer organisé.

Les groupes de clients sont également utiles pour envoyer des campagnes de marketing au sujet d’événements à venir et de réductions propres à certains groupes de clients. Renseignez-vous davantage au sujet de Marketing Square.

Envoyer des contrats

Vous pouvez créer des ententes grâce à ces outils sans contact à partir de votre Tableau de bord Square en ligne, les envoyer automatiquement à vos clients lorsqu’un rendez-vous est fixé et obtenir leur signature par courriel avant leur prochain service.

Gérer les communications relatives aux rendez-vous

Les communications relatives aux rendez-vous comprennent des courriels de rappel personnalisables qui sont envoyés automatiquement. Choisissez la fréquence à laquelle envoyer un message menant à la prise du prochain rendez-vous.

Inviter des clients

Quand vous ajoutez le nom et l’adresse courriel d’un client, il recevra votre message personnalisé lui indiquant que vous offrez un service de réservation en ligne avec l’application Rendez-vous Square. La saisie des renseignements du client créera également un profil du client sous l’onglet Clients de votre Tableau de bord Square en ligne.

Gérer ou supprimer des clients

Assurez-vous que votre liste de contacts est à jour en supprimant les clients que vous n’avez pas vus depuis un certain temps. Bien que vous puissiez créer et supprimer des clients à partir de l’onglet Clients dans votre Tableau de bord Rendez-vous, vous pouvez également effectuer des actions en lot, comme l’importation, l’exportation et le regroupement.

Calendrier

Votre calendrier vous aide à gérer votre journée, votre semaine ou votre mois, en un coup d’œil. Filtrez les renseignements affichés par période, employé et point de vente.

Découvrez votre calendrier

Personnalisez votre calendrier en utilisant les filtres en haut de page de votre Tableau de bord Square en ligne. Affichez uniquement vos rendez-vous ou vos rendez-vous et ceux de votre personnel côte à côte. Les rendez-vous sont chromocodés par employé et vous pouvez mettre à jour vos préférences de couleur en sélectionnant un nouveau choix dans la grille de couleurs au bas de chaque profil d’employé individuel.

Synchronisez votre calendrier personnel

Importez votre calendrier Google personnel ou professionnel dans votre calendrier Rendez-vous Square pour gérer votre horaire au même endroit. Vous et votre personnel êtes en mesure de synchroniser vos calendriers Google — vous pouvez actualiser, supprimer ou réinitialiser vos préférences en tout temps.

Apprenez-en davantage sur la façon de synchroniser vos calendriers personnel et professionnel.

Fixer des rendez-vous aux clients

Ajoutez le rendez-vous d’un client en tout temps, en sélectionnant un créneau horaire directement dans votre calendrier ou en cliquant sur Créer un rendez-vous, vous pouvez ajouter les renseignements concernant votre client, lui prendre un rendez-vous avec un membre de votre personnel et sélectionnez les services à venir.

Apprenez-en davantage sur l’utilisation de votre calendrier Rendez-vous.

Paiements et rapports

Encaisser les paiements avec l’application Rendez-vous

L’application Rendez-vous vous permet d’afficher, de créer, de modifier et d’accepter les rendez-vous. Vous pouvez également afficher les renseignements concernant vos clients et facturer directement les clients pour les rendez-vous à partir de l’application. Quand le client est prêt à payer, sélectionnez simplement Passer en revue et passer à la caisse. Les services et les articles seront automatiquement entrés à partir des détails du rendez-vous.

Apprenez-en davantage sur les paiements avec l’application Rendez-vous Square.

Afficher les transactions et les rapports

Square offre des outils puissants de production de rapports pour vous fournir des données sur la croissance de votre entreprise. Affichez les transactions ou les rapports individuels selon une ventilation hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Renseignez-vous davantage sur l’utilisation des fonctions de rapports de Square.

Effectuer le suivi des ventes du personnel

Avec votre abonnement à l’application Rendez-vous, vous aurez la possibilité d’effectuer le suivi des ventes du personnel après avoir créé un profil d’employé à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Lorsque vous effectuez une transaction, la vente est associée à l’employé avec lequel le rendez-vous a été pris.

Si vous traitez un paiement sans qu’un rendez-vous ne soit pris, la vente sera attribuée au membre du personnel connecté.
Apprenez-en davantage sur le passage en caisse avec Rendez-vous Square et Gestion d’équipe.

Consulter l’historique des rendez-vous

Affichez l’historique complet des rendez-vous en tout temps. L’historique des rendez-vous vous permet d’effectuer une recherche par nom du client, nom du service ou membre du personnel. Vous pouvez également exporter cette information dans un fichier au format CSV.

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