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Gérer vos paramètres de compte Rendez-vous Square

Gérez votre compte Rendez-vous Square, y compris votre calendrier et vos paramètres de réservation, les paiements, la politique d’annulation, les relations avec la clientèle et l’historique à partir de l’onglet Paramètres de votre tableau de bord Rendez-vous Square.

Personnaliser son profil public de rendez-vous

Si vous êtes déjà un commerçant Square, les renseignements de base sur votre entreprise sont automatiquement transférées dans votre compte Rendez-vous. Pour personnaliser ou modifier votre profil Rendez-vous Square, suivez les étapes ci-dessous. Les renseignements qui se trouvent dans le profil du point de vente apparaîtront dans votre site de réservation, le gadget logiciel de votre site Web et vos communications par courriel.

  1. Dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Comptes et paramètres > Points de vente.

  2. Sélectionnez ou créez un point de vente, puis entrez les coordonnées de l’entreprise.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Initialement, les heures d’ouverture et le fuseau horaire définis dans le profil du point de vente sont également définis dans le disponibilité du personnel. Vous pouvez personnaliser la disponibilité du personnel à partir de Personnel dans votre compte Rendez-vous. Les modifications des heures de travail du personnel n’ont pas d’incidence sur vos heures d’ouverture globales.

Gérer les paramètres du calendrier et de la programmation de rendez-vous

Dans Paramètres, gérez comment les rendez-vous sont proposés à vos clients.

Préférences de rendez-vous

Déterminez si les clients doivent demander un rendez-vous ou si la possibilité de réserver leur garantit un rendez-vous. Pour autoriser les clients à gérer leurs rendez-vous, cochez la case Les clients peuvent déplacer ou annuler leurs rendez-vous. Si cette option est activée, le client qui ouvrira son courriel ou texto de confirmation de rendez-vous pourra le modifier.

Intégration de calendrier

Intégrez votre calendrier Rendez-vous Square à votre agenda Google personnel, pour consulter vos rendez-vous et événements sur les deux plateformes. Apprendre comment synchroniser vos calendriers.

Réservation en ligne

Voici les paramètres de gestion de la prise de rendez-vous :

  • Les rendez-vous sont programmés: Déterminez quand les rendez-vous peuvent être programmés.

    • Selon la durée du service : Divise la grille horaire disponible en créneaux horaires qui correspondent à la durée du service. Par exemple, un service d’une durée de 20 minutes entraînera la création de créneaux de 20 minutes.

    • Tous les quarts d’heure : Affiche des créneaux de quinze minutes, par exemple à 15 h, 15 h 15, 15 h 30, 15 h 45.

    • Toutes les demi-heures : Affiche des créneaux de trente minutes, par exemple à 15 h, 15 h 30, 16 h.

    • Toutes les heures : Affiche des créneaux d’une heure, par exemple à 15 h, 16 h, 17 h.

  • Les rendez-vous doivent être pris un certain temps à l’avance : Permet de déterminer le délai de prise du rendez-vous, d’une heure à une semaine.

  • Durée maximale allouée aux clients pour annuler ou reprogrammer : détermine jusqu’à quel moment les clients peuvent annuler ou déplacer un rendez-vous.

  • Les rendez-vous ne peuvent être pris au delà de : Détermine jusqu’à quand les clients peuvent prendre rendez-vous. Cette option est utile lorsque l’on ne connaît pas le temps dont on disposera dans quelques semaines ou quelques mois.

  • Afficher l’option pour réserver avec n’importe quel employé disponible : Permet aux clients de choisir parmi tous les créneaux libres et obtenir l’affectation automatique d’un membre du personnel.

  • Permettre la réservation en ligne de plusieurs services : Permet aux clients de réserver de multiples services pour un même rendez-vous lorsqu’ils font une réservation en ligne.

Faux filtre

Le faux filtre permet de gérer les créneaux offerts à la réservation dans le calendrier que consulte le client.

  • Désactivé : Cette option n’applique aucun filtre à votre calendrier.

  • Légèrement occupé : Retire environ 25 % de vos heures d’ouverture.

  • Occupé modérément : Retire environ 40 % de vos heures d’ouverture.

  • Très occupé : Retire environ 50 % de vos heures d’ouverture.

Gérer les communications relatives aux rendez-vous

Rappels par courriel et par message texte

Établissez les paramètres des rappels de rendez-vous par courriel et par message texte à partir de Communication dans votre tableau de bord.

Personnaliser les courriels aux clients

Toutes les notifications pouvant être envoyées aux clients qui prennent rendez-vous auprès de vous se trouvent dans la section Communication. Cliquez sur le modèle de courriel ou de texto de votre choix pour personnaliser une notification.

Ajouter et gérer des clients

À partir de la section Clients, enregistrez et mettez à jour les coordonnées des clients et consultez l’historique des réservations du client et des courriels échangés avec lui.

Pour ajouter des clients un à la fois :

  1. Cliquez sur Créer un client dans le coin supérieur droit de la page.

  2. Saisissez les informations sur le client et cliquez sur Enregistrer.

Il est aussi possible d’exporter en lot les coordonnées des clients se trouvant dans vos dossiers.

Historique des rendez-vous

À partir de l’Historique, consultez et exportez votre historique de rendez-vous. Cliquez sur Exporter dans le coin supérieur droit pour exporter le fichier CSV de l’historique dans vos dossiers. Le fichier CSV de l’historique indique l’historique des rendez-vous, dont le point de vente, la situation du rendez-vous, l’adresse, les services rendus, la durée, le nom du client, l’adresse courriel du client, le numéro de téléphone du client, ainsi que l’employé qui a rendu les services.

Gérer les services

Préparez une liste des services que vous offrez et choisissez les membres du personnel qui pourront être affectés à ces services. Pour en savoir plus sur le remplacement de ces paramètres, accédez à la rubrique gadgets logiciels de site Web intégrables.

Créer des services

Créez vos services à partir de l’onglet Catalogue de services dans le Catalogue d’articles de votre Tableau de bord Square en ligne :

  1. Cliquez sur Créer un service.

  2. Entrez le nom du service, la description, la durée et une option de tarification.

  3. Cliquez sur Ajouter une variante pour ajouter les détails de la variante, choisir des options de réservation en ligne et sélectionner les points de vente disponibles.

  4. Bloquez les périodes de transition nécessaires entre les rendez-vous, puis cliquez sur Enregistrer.

Options de tarification

Les prix de nombreux services varient en fonction du client et de la durée du service. Les options de tarification offrent la possibilité de déterminer comment le client potentiel verra le prix d’un service s’afficher au moment de la réservation en ligne. Voici ces options :

  • Prix fixes : Un prix fixe affichera le prix exact pour le client.

    • Exemple : « Coupe de cheveux : 50 $ ».

  • Prix variables : Un prix personnalisé sera entré au moment du passage en caisse.

    • Exemple : « Coupe de cheveux : Prix variable ».

  • Afficher le prix : Un texte personnalisé est affiché à côté du service.

    • Exemple : « Coupe de cheveux : Gratuite » ou « Coupe de cheveux : Appelez-nous »

Modifier l’ordre d’affichage des services

Modifiez l’ordre d’affichage des services dans votre site de réservation et vos widgets de réservation :

  1. Dans l’onglet Réservation en ligne du tableau de bord de Rendez-vous Square, cliquez sur Visibilité et affichage.

  2. Cliquez sur les services et faites-les glisser pour les réorganiser.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

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