Ajustez vos paramètres de rendez-vous
À propos des paramètres de Rendez-vous Square
Définissez la manière dont vous souhaitez gérer les rendez-vous dans votre entreprise en sélectionnant vos préférences dans les paramètres de calendrier, de réservation et de communication. Vous pouvez également consulter votre historique pour accéder rapidement aux détails des rendez-vous passés. La configuration de vos préférences vous aide à gérer les rendez-vous et à informer automatiquement vos clients.
Avant de commencer
Avant de pouvoir ajuster vos paramètres de rendez-vous, vous devez configurer votre compte Rendez-vous Square et vos paramètres de réservation en ligne. Découvrez comment configurer votre entreprise de santé et de beauté avec Square et configurer la réservation en ligne.
Après la configuration de Rendez-vous Square, vous pourrez ajuster les paramètres de rendez-vous suivants à partir de votre Tableau de bord Square :
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Calendrier et réservation : configurez l’encaissement des paiements, les réservations et la planification en ligne, la disponibilité du personnel et des services, et plus encore.
Utilisez un filtre Faux rendez-vous pour supprimer certains de vos créneaux de réservation afin de donner l’image d’une entreprise très demandée ou de réserver simplement une partie de votre journée à d’autres tâches.
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Communications : Choisissez quand et comment vos clients recevront les confirmations et les rappels concernant leurs rendez-vous.
Personnalisez les notifications automatisées envoyées à vos clients pour les mises à jour de rendez-vous.
Historique : consultez, modifiez et exportez l’historique de vos rendez-vous.
Vous pouvez également définir vos préférences en matière de paiements et d’annulations. Découvrez comment gérer les annulations des réservations et les politiques de paiement anticipé.
Étape 1 : gérer les paramètres de calendrier et de réservation
Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Rendez-vous ou Paiements > Rendez-vous.
Cliquez sur Paramètres > Calendrier et réservations.
Sélectionnez les options ci-dessous pour définir vos préférences.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer avant de passer à l’étape 2.
Sélectionnez l’endroit où vous acceptez les rendez-vous :
- En personne dans votre établissement
- En personne chez votre client
- En personne aussi bien dans votre établissement que chez votre client
- Par visioconférence ou par téléphone uniquement
Sélectionnez la garantie de réservation que vous préférez :
- Votre entreprise accepte automatiquement toutes les demandes de rendez-vous.
- Votre entreprise doit accepter ou refuser manuellement toutes les demandes de rendez-vous.
Sélectionnez l’option de Fuseau horaire de réservation client de votre choix :
- Permettre aux clients de choisir le fuseau horaire lors de la réservation
- Bloquer le fuseau horaire de réservation sur celui de l’établissement
Prise de rendez-vous en ligne
Indiquez à quel intervalle les rendez-vous peuvent être programmés :
- En fonction de la durée du service : divise votre temps disponible en créneaux horaires correspondant à la durée du service. Par exemple, si vos services durent 20 minutes, votre période de disponibilité sera divisée en créneaux de 20 minutes.
- À 10 minutes d’intervalle
- À 15 minutes d’intervalle
- À 20 minutes d’intervalle
- À 30 minutes d’intervalle
Configurez combien de temps à l’avance vos clients doivent prendre rendez-vous, de une heure à quatre semaines.
Limitez l’avance avec laquelle vos clients peuvent prendre rendez-vous : de 7 à 365 jours. Cette option est utile si vous ne connaissez pas l’emploi du temps que vous aurez dans quelques semaines ou quelques mois.
Si cette option est activée, les clients pourront choisir n’importe quel créneau horaire libre. Un membre de l’équipe leur sera attribué automatiquement.
Si cette option est activée, les clients pourront réserver plusieurs services pour un même rendez-vous lorsqu’ils effectueront leur réservation en ligne.
Cette option n’est disponible qu’avec un abonnement à Rendez-vous Square Plus ou Premium.
Si elle est activée, vos clients pourront réserver différents services avec différents membres du personnel pour un seul et même rendez-vous. Découvrez comment prendre des rendez-vous avec plusieurs membres du personnel.
Remarque : Lors des rendez-vous impliquant plusieurs employés, les pourboires seront répartis de façon proportionnelle par rapport à la valeur du service.
Si cette option est activée, les clients qui réservent en ligne ne verront plus aucune mention du « Personnel ». Les services seront toujours attribués automatiquement à des employés, de sorte que vous les verrez toujours, mais pas le client.
Cette option est recommandée si vous ne souhaitez pas autoriser les clients à voir un membre du personnel lors d’un rendez-vous.
Filtre Faux rendez-vous
Le filtre Faux rendez-vous vous permet de retirer quelques créneaux de réservation pour renvoyer l’image d’une entreprise très demandée ou de laisser une partie de votre journée libre pour vous focaliser sur d’autres tâches.
Désactivé : n’applique aucun filtre à votre calendrier.
Supprimer 25 % de mes disponibilités : retire environ 25 % du nombre total de créneaux ouverts.
Supprimer 40 % de mes disponibilités : retire environ 40 % du nombre total de créneaux ouverts.
Supprimer 50 % de mes disponibilités : retire environ 50 % du nombre total de créneaux ouverts.
Étape 2 : gérer les paramètres de communication relatifs aux rendez-vous
Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Rendez-vous ou Paiements > Rendez-vous.
Cliquez sur Paramètres > Communications.
Sélectionnez les options ci-dessous pour définir vos préférences.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer avant de passer à l’étape 3.
Si cette option est activée, vous pouvez sélectionner les SMS, les e-mails ou les deux options comme méthode de confirmation.
Choisissez le moment de l’envoi de la demande de confirmation entre deux heures et une semaine avant le rendez-vous.
Notifications personnalisées
Personnalisez le message facultatif dans les notifications envoyées à vos clients. Certaines notifications peuvent ne pas s’appliquer en fonction des paramètres de cette page et de vos paramètres Calendrier et réservation. Les notifications sont envoyées dans la langue de votre choix.
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Dans la section Notifications personnalisées de vos paramètres de communication, sélectionnez les modèles de communication sous les types de notifications suivants :
Nouveaux rendez-vous
Confirmations et rappels
Modifications de rendez-vous
Annulations des rendez-vous
Utilisez des variables entre parenthèses pour inclure des informations générées dynamiquement.
Saisissez un objet et un message pour les notifications par e-mail.
Saisissez un message pour les notifications par SMS.
Cliquez sur Enregistrer.
Étape 3 : consulter, modifier et effectuer des actions pour les rendez-vous passés (facultatif)
Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Rendez-vous ou Paiements > Rendez-vous.
Cliquez sur Paramètres > Historique.
Sélectionnez un rendez-vous pour afficher plus de détails.
Sur la page Détails du rendez-vous, cliquez sur les détails que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur Enregistrer.
- Sur la page Détails du rendez-vous, cliquez sur Plus.
- Cliquez sur Annuler le rendez-vous ou Marquer comme absent.
- Indiquez de quelle manière vous souhaitez informer le client et confirmez l’action.
- Sur la page Détails du rendez-vous, cliquez sur Encaisser un paiement.
- Choisissez un mode de paiement et cliquez sur Facturer la carte.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square, puis accédez à Rendez-vous ou à Paiements > Rendez-vous.
- Cliquez sur Paramètres > Historique.
- Cliquez sur Exporter pour télécharger et enregistrer un fichier .CSV.
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