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Démarrer avec Rendez-vous Square

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Rendez-vous Square est un système de planification flexible pour votre entreprise et un outil de réservation simple pour vos clients. Ce guide vous aidera à configurer votre compte Rendez-vous Square, à l’utiliser et à en tirer le maximum.

Fonctionnalités et tarification

Après votre s’inscrire à Rendez-vous Square, vous pourrez accéder aux outils de programmation Square. Les clients, qu’ils soient nouveaux ou non, peuvent facilement trouver des renseignements sur vos services, afficher les disponibilités et prendre rendez-vous sur votre site Web ou votre site de réservation en ligne gratuit Square.

Vous pouvez accéder aux fonctionnalités de Rendez-vous Square Gratuit, Plus ou Premium pendant une période d’essai de 30 jours pour trouver la formule qui s’adaptera le mieux à votre entreprise.

Formule de Rendez-vous Frais mensuels Points de vente Personnel
Gratuit 0 € par mois pour un seul point de vente. 1 point de vente uniquement Illimité
Plus 19 € par mois et par point de vente. Illimité Illimité
Premium 49 € par mois et par point de vente. Illimité Illimité

En savoir plus sur les Frais de traitement des paiements Square et les Formules et fonctionnalités de Rendez-vous Square.

Personnel

La première étape pour configurer vos réservations en ligne consiste à créer des profils Rendez-vous pour vous et votre personnel. Sur chaque profil, vous pouvez indiquer les heures de disponibilité, les services proposés et les autorisations générales.

Créer des employés

Lorsque vous créez des employés, vous pouvez modifier l’accès à leur calendrier, définir leur disponibilité pour la réservation et gérer leurs paramètres de notification. Autorisez différents niveaux d’accès lorsque vous créez un profil d’employé et assignez un employé à un groupe d’autorisation spécifique. Si vous disposez de plusieurs points de vente, vous pouvez assigner des employés à un ou à tous les points de vente.

Découvrez comment créer des employés.

Définir les horaires des employés

Vous pouvez définir des heures distinctes pour chaque employé, indépendamment des heures d’ouverture de l’établissement. Les clients ne peuvent avoir un rendez-vous avec un employé que pendant les heures où il est disponible.

Découvrez comment définir les horaires des employés.

Fiches de présence

Créez un employé et attribuez-lui un code confidentiel pour suivre ses heures. Avec Rapports des fiches de présence Square, vous gagnerez du temps en calculant les heures des employés et en gérant les paies.

Découvrez comment utiliser les rapports des fiches de présence.

Ajuster la visibilité du personnel

Si vous souhaitez ajouter ou supprimer un employé sur votre site de réservation en ligne, vous pouvez le faire à partir de son profil. Les clients ne verront les employés que si ces derniers sont activés pour la réservation en ligne.

Découvrez comment ajuster la visibilité du personnel.

Suivi des commissions

Offrez à votre personnel davantage de moyens de gagner de l’argent. Vous pouvez attribuer à vos employés des taux de commission uniques en fonction de leur ancienneté et appliquer un taux de commission fixe pour tous les articles vendus au détail. Encouragez votre personnel en mettant en place des taux de commission à plusieurs niveaux.

En savoir plus sur le suivi des commissions.

Services

L’étape suivante pour fixer des rendez-vous via votre compte Square consiste à créer des services réservables. Vous pouvez activer des services pour la réservation en ligne et indiquer quels employés peuvent fournir des services spécifiques.

Créer des services

Vous pouvez créer des services à partir du Catalogue de services dans la section Articles de votre Tableau de bord Square en ligne ou à partir de votre application Rendez-vous. En créant des services, en plus de définir le prix et la durée, assurez-vous de les activer pour la réservation en ligne.

Découvrez comment créer des services.

Prix des services

Il existe plusieurs options pour la tarification de vos services. Vous pouvez choisir de faire d’un service un prix fixe ou un prix variable pour gérer la tarification au cas par cas. Vous pouvez également définir un prix d’affichage, qui apparaîtra à côté du service lors de la réservation en ligne.

Découvrez comment ajouter des prix aux services.

Activer les services de réservation en ligne

Une fois que vous avez créé des services, vous pouvez activer ou désactiver la visibilité pour la réservation en ligne. Si votre service est saisonnier, ou simplement indisponible pendant une période limitée, vous pouvez le masquer sans le supprimer en désactivant la visibilité de la réservation en ligne.

Découvrez comment activer les services de réservation en ligne.

Attribuer des services au personnel

Tous les employés ne proposent pas les mêmes services. Adaptez la liste des services pour chaque employé sur son profil individuel. Les services que vous activez pour un employé spécifique apparaîtront lorsque vos clients se rendront sur votre site de réservation en ligne gratuit.

Découvrez comment assigner des services aux employés.

Modifier l’ordre d’affichage des services

Vous avez un contrôle total sur l’ordre dans lequel vos services apparaissent. Par défaut, vos services apparaissent dans l’ordre dans lequel vous les avez créés. Essayez de placer vos services les plus populaires en haut de la liste des services spécialisés ou utilisez simplement l’ordre d’affichage par défaut.

Découvrez comment Modifier l’ordre d’affichage des services.

Réservation en ligne

Un site unique de réservations de rendez-vous en ligne permet à votre entreprise de passer au numérique. Utilisez les outils suivants pour gérer votre site de réservations sans problème.

Configurer votre site de prise de rendez-vous Square

Vous avez accès à un site de rendez-vous en ligne gratuit pour que vos clients puissent prendre rendez-vous avec vous et votre personnel. Si vous avez plusieurs sites, chaque site aura une URL unique.

Découvrez comment configurer la réservation en ligne avec Rendez-vous Square.

Configurer un code QR du site de réservation

Vous pouvez envoyer à vos clients un code QR numérique, ou imprimer votre code QR et l’afficher sur votre vitrine ou votre comptoir afin que les clients puissent le scanner et être dirigés directement vers votre site de réservation en ligne pour prendre leurs propres rendez-vous.

Découvrez comment configurer votre code QR unique à partir du tableau de bord Rendez-vous.

Prendre un rendez-vous d’essai

Une fois que vous avez créé vos services et les employés, il est utile de prendre un rendez-vous d’essai. Pour vous familiariser avec l’ajout d’événements à votre calendrier, rendez-vous sur votre tableau de bord des rendez-vous en ligne et prenez un rendez-vous d’essai. Les rendez-vous d’essai sont utiles car le processus sera le même si vous décidez de prendre un rendez-vous pour un client de votre côté, plutôt que de le diriger vers votre site de réservation.

Créer un événement personnel

En plus des rendez-vous avec les clients, vous pouvez ajouter des événements personnels afin que votre agenda demeure centralisé plus facilement. La réservation d’un événement personnel, comme un déjeuner, a pour effet de redéfinir votre statut sur indisponible pour la réservation en ligne pendant la durée de l’événement.

Accepter les rendez-vous manuellement ou automatiquement

Selon vos préférences, vous pouvez examiner chaque rendez-vous demandé par vos clients avant de l’accepter, ou accepter automatiquement tous les rendez-vous lorsqu’ils sont demandés. Configurez vos paramètres à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.

Définir les exigences de facturation pour la réservation

Choisissez parmi trois options de paiement pour la réservation en ligne : aucune obligation de fixer un rendez-vous, conserver la carte en cas d’absence et imposer le paiement anticipé.

En savoir plus sur les conditions de paiement pour les rendez-vous.

Conserver la carte en cas d’absence

L’activation de la protection contre les défections obligera les clients à saisir les informations de leur carte pour que le rendez-vous soit effectivement réservé. Lorsque vous activez la protection contre les défections, vous pouvez définir le délai minimum requis pour une annulation, ainsi que le dollar ou le pourcentage à facturer si votre client annule une fois l’heure limite passée.

Personnaliser votre profil

Modifiez les informations relatives à votre entreprise pour un seul ou plusieurs points de vente. Le nom, le point de vente et les coordonnées de votre profil de point de vente apparaîtront sur votre site de réservation, dans le widget de votre site Web et dans vos communications par e-mail.

Intégrer la prise de rendez-vous à votre site Web

Si vous avez déjà un site Web, intégrez un widget ou un bouton de réservation en insérant votre code HTML unique généré automatiquement pour chaque compte de Rendez-vous. Vous pouvez également personnaliser le texte et la couleur de votre bouton de réservation afin que celui-ci reflète l’apparence de votre site Web.

En savoir plus sur l’utilisation du widget intégré de réservation.

Définissez votre politique et vos frais d’annulation

Chaque entreprise étant différente, observer une politique d’annulation claire peut aider vos clients à comprendre les besoins liés à vos activités quotidiennes. Quand vous définissez votre politique d’annulation, choisissez le montant à facturer à votre client s’il annule son rendez-vous une fois l’heure limite passée.
Outre la politique d’annulation obligatoire, vous pouvez rédiger une note facultative comportant des instructions ou des exigences supplémentaires. La politique d’annulation est visible pour votre client au moment où il procède à la réservation.

En savoir plus sur la configuration de votre politique d’annulation.

Planifier des rendez-vous avec plusieurs employés

Vos clients peuvent prendre un seul rendez-vous avec votre entreprise, qui implique plusieurs services attribués à différents employés.

En savoir plus sur la planification de rendez-vous avec plusieurs employés.

Clients

Créer et fidéliser une base de clients est l’un des aspects clés de la gestion de votre entreprise. Rendez-vous Square propose des outils conçus pour vous aider à gérer les coordonnées et les rendez-vous passés de vos clients, mais aussi pour vendre vos services à des groupes ciblés.

Importer en masse votre liste de clients

Si vous avez déjà une liste de clients, importez en masse leurs informations directement dans votre compte Square. Si vous n’avez pas de liste de clients, vous pourrez inviter des clients à votre répertoire ou créer des profils de clients manuellement. Les clients seront également ajoutés automatiquement à votre répertoire lorsqu’ils auront pris un rendez-vous.

En savoir plus sur l’importation de votre liste de clients.

Créer des clients

Créez des clients manuellement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Lorsque vous créez un client, vous pouvez saisir ses coordonnées et l’attribuer à des groupes spécifiques pour vous aider à rester organisé.

Le regroupement des clients est également utile pour envoyer des campagnes de marketing afin de communiquer les événements à venir et les réductions à des groupes spécifiques de clients. En savoir plus sur Marketing Square.

Envoyer des contrats

Vous pouvez créer et envoyer des contrats sans contact depuis votre Tableau de bord Square en ligne, les envoyer automatiquement à vos clients lorsqu’un rendez-vous est pris et obtenir leur signature par e-mail avant leur service.

Gérer les communications relatives aux rendez-vous

Communications de rendez-vous comprend des rappels par e-mail personnalisables qui sont envoyés de manière automatique. Choisissez le délai d’envoi d’un message avant un rendez-vous planifié.

Inviter des clients

Lorsque vous ajoutez le nom et l’adresse e-mail de votre client, il recevra votre message personnalisé l’informant que vous proposez la réservation en ligne sur Rendez-vous Square. En saisissant leurs informations, vous créerez également un profil client dans l’onglet Clients de votre Tableau de bord Square en ligne.

Gérer ou supprimer des clients

Veillez à ce que votre liste de contacts soit à jour en supprimant les clients que vous n’avez pas vus depuis un certain temps. Bien que vous puissiez créer et supprimer des clients à partir de l’onglet Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, vous pouvez également effectuer des actions en masse telles que l’importation, l’exportation et le regroupement.

Calendrier

Avec le calendrier, vous pouvez gérer votre journée, votre semaine ou votre mois en un coup d’œil. Vous pouvez filtrer l’affichage par période, personnel et point de vente.

Parcourir votre calendrier

Personnalisez votre calendrier en utilisant les filtres situés en haut de la page de votre Tableau de bord Square en ligne. Consultez uniquement vos rendez-vous, ou vos rendez-vous et ceux de votre personnel côte à côte. Les rendez-vous sont codés par couleur par employé et vous pouvez mettre à jour vos préférences de couleur en effectuant un choix dans la grille de couleurs en bas du profil de chaque employé.

Synchroniser votre calendrier personnel

Importez votre calendrier Google personnel ou professionnel avec votre calendrier Rendez-vous Square pour gérer votre emploi du temps en un seul endroit. Vos employés et vous-même pouvez synchroniser vos calendriers Google – et vous pouvez actualiser, supprimer ou réinitialiser vos préférences à tout moment.

En savoir plus sur la synchronisation de votre calendrier personnel ou professionnel.

Planifier le rendez-vous d’un client

Ajoutez le rendez-vous d’un client à tout moment en sélectionnant un créneau horaire directement sur votre calendrier ou en cliquant sur Créer un rendez-vous. Vous pouvez ajouter les informations de votre client, réserver avec un employé et sélectionner les services à venir.

Paiements et rapports

Paiement avec l’application Rendez-vous

L’application Rendez-vous Square vous permet de consulter, de créer, de modifier et d’accepter des rendez-vous. Vous pouvez également consulter les informations sur vos clients et facturer les rendez-vous aux clients directement à partir de l’application. Lorsque votre client est prêt à payer, il suffit de sélectionner Passer en revue et encaisser. Les services et les articles s’afficheront automatiquement à partir des détails du rendez-vous.

En savoir plus sur le règlement avec l’application Rendez-vous.

Voir les transactions et les rapports

Square offre des outils de rapports puissants pour vous donner des analyses de la croissance de votre entreprise. Consultez les transactions individuelles ou les rapports selon une ventilation hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. En savoir plus sur l’utilisation des fonctionnalités de rapports de Square.

Suivre les ventes du personnel

Avec votre abonnement à Rendez-vous, vous aurez la possibilité de suivre les ventes du personnel une fois que vous aurez créé un profil du personnel à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Lorsque vous effectuez une transaction, la vente sera associée à l’employé avec lequel le rendez-vous a été pris.

Si vous traitez un paiement sans rendez-vous réservé, la vente sera attribuée à l’employé connecté.
En savoir plus sur le règlement avec Rendez-vous Square et la Gestion des employés.

Consulter l’historique des rendez-vous

Consultez l’ensemble de votre historique des rendez-vous à tout moment. L’historique des rendez-vous vous permet de faire des recherches par nom de client, par service ou par employé. Vous pouvez également exporter ces informations dans un fichier CSV.