¿Qué es el libro mayor?

En contabilidad, un libro mayor es donde se registran las transacciones. Es posible que los negocios más pequeños sigan usando libros mayores en papel. Sin embargo, los negocios más grandes suelen necesitar un software de planificación de recursos para empresas (ERP, por sus siglas en inglés). Los registros que constan en los libros mayores sirven para preparar las declaraciones de impuestos y, en el caso de las sociedades anónimas, los estados financieros.

Ejemplos de libros mayores

El libro mayor general es el repositorio principal de todas las transacciones financieras. Sin embargo, para facilitar la administración, los libros mayores generales se suelen dividir en cuentas diferentes. Cada cuenta llevará el registro de un tipo de transacción particular.

Los negocios más pequeños con menos transacciones tal vez tengan cuentas que cubran categorías relativamente amplias, por ejemplo, activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos.

Los negocios más grandes con numerosas transacciones suelen tener cuentas que reflejan categorías clave en sus estados financieros, especialmente su estado de pérdidas y ganancias y su balance general.

La mecánica de los libros mayores

En los libros mayores tradicionales, las páginas se dividen en dos columnas. Las transacciones de débito se ingresan en la columna de la izquierda, y las transacciones de crédito, en la columna de la derecha. Si los registros son correctos, las transacciones de débito y las de crédito deben siempre ser iguales. Esto es lo que literalmente quiere decir que los “libros están equilibrados”.

Si las empresas usan libros mayores en papel, es necesario que un contador o un tenedor de libros los revise regularmente en busca de errores. Para hacerlo, se simula un balance; es decir, se analizan las cuentas de la empresa en un momento determinado (similar a cuando se realiza el balance general).

Las entradas de débito y crédito en este balance de prueba deben ser equivalentes. Si no lo son, hay un problema con las cuentas y, por lo tanto, con el libro mayor general. Sin embargo, es importante tener en cuenta que obtener resultados correctos del balance de prueba no garantiza que el libro mayor general también esté bien. Por este motivo, además de otros, es fundamental revisar dos veces las entradas contables en busca de errores.

Comparación entre libros mayores y libros diarios

Un libro diario contable contiene la misma información que un libro mayor, pero está organizado en orden cronológico y no por categoría. El libro diario general de una empresa es el repositorio diario de toda la información sobre sus transacciones.
Las empresas también pueden llevar libros diarios especiales que desglosen la información relacionada con tipos de transacciones específicas. Los libros diarios especiales suelen usarse para tipos de transacciones de alto volumen. Esto permite evitar la sobrecarga de los libros diarios generales.

Como los libros diarios cumplen la misma función que los libros mayores, los libros físicos suelen tener el mismo formato. Tienen dos columnas con el débito a la izquierda y el crédito a la derecha. En algunos casos, no obstante, las empresas usan un registro de partida única en los libros diarios. Esto quiere decir que todas las transacciones se registrarán solo como débito o como crédito, no de ambas maneras.

La contabilidad de partida única no es tan confiable como la contabilidad de partida doble. Sin embargo, es más simple y, por lo tanto, suele ser más rápida. Esto la presenta como una opción práctica en el caso de los libros diarios especiales, que suelen completarse muy rápido.

La importancia de los libros mayores

Hay dos motivos principales por los que los libros mayores son muy importantes para los negocios. El primero es la ley. Según el sector y la estructura de una empresa, esto puede implicar mucho más que solo impuestos. Por ejemplo, los registros en el libro mayor de una empresa pueden presentarse como prueba con información precisa ante los accionistas o los acreedores.

El segundo motivo es que los detalles pueden marcar la diferencia en la toma de decisiones, especialmente cuando se trata de asuntos financieros. Los indicadores de alto nivel, como los coeficientes, pueden ser una manera útil y práctica de tomar decisiones rápidas y no tan significativas. Sin embargo, cuando se trata de decisiones importantes, se suele preferir ver más detalles. Aquí es donde entra el libro mayor de la empresa.

Estos dos puntos están muy relacionados. Cuando se resume la información, se pueden cometer errores (o pueden aparecer los fraudes). Aunque no sea el caso, los resúmenes, por definición, dejan de lado muchos detalles, lo que puede hacer que sean engañosos. Por ese motivo, poder revisar los registros originales del libro mayor es una medida de seguridad importante.