フリーランスの​味方!​報酬未払いを​防ぐ請求書の​役割

さまざまな​働き方が​登場している​今、​特定の​企業や​組織に​属さず、​自らの​才能や​スキルを​武器に​独立して​働く​フリーランスの​道を​選ぶ人が​増えています。​フリーランスと​して​働く​人たちの​職業は、​エンジニア、​ライター、​デザイナーなど​多岐に​渡ります。

フリーランスは​自分で​仕事量を​コントロールできたり、​働く​場所や​時間を​柔軟に​変える​ことができると​いう​メリットが​ある​一方、​仕事を​「受ける」ことが​多い​場合、​仕事を​「発注」する​側との​やり​取りに​際して、​気を​つけなければならない​点も​多々​あります。​今回は、​フリーランスと​して​働くに​あたり、​報酬未払いの​トラブルを​防ぐ上で​重要な​役割を​担う​「請求書」に​ついて​紹介します。​個人事業主や​フリーランスが​請求書を​作成・発行する​際の​注意点、​よく​ある​間違いや​インボイス制度、​クラウド請求書を​利用する​メリットもまと​めてお伝えします。

目次


請求書の​役割

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どのような​ビジネスであっても、​金銭を​伴う​取引が​発生する​時に​必要となるのが​請求書です。​とりわけフリーランスで​働く​場合、​支払いが​滞りなく​行われるかは​自分の​生活に​直接関わってきます。​「期日に​なっても​報酬が​支払われない」​「支払いを​催促しても​先延ばしに​され、​いつまでも​支払ってくれない」などの​トラブルを​防ぐために​きちんと​請求書を​発行しましょう。

手数料の​負担や​支払い​期日の​明記など、​請求書を​作成する​時の​確認事項や、​記載する​項目などに​ついては、​「スムーズな​取引の​ために、​失敗しない​請求書の​書き方」で​ご紹介しています。

請求書の​作成手順

請求書は、​いわゆる​「掛け売り」で​取引を​行う​際に、​商品や​サービスの​提供を​行った​あとに​対価を​受け取る​ための​金額や​条件などを​記載した​書面です。​売り手​(個人事業主や​フリーランス)が​買い手​(取引先)に​向けて​発行する​もので、​約束ど​おりに​取引を​進める​ための​相互の​意思確認書と​して​欠かせません。

契約書の​作成から​入金までは、​次のような​プロセスを​踏むのが​一般的です。

1.契約内容を​確認する

特に​契約書などを​取り交わしていない​場合でも、​売り手と​買い手、​双方の​合意が​あれば​契約は​有効です。​電話や​メールなどで​依頼を​引き受け、​契約書や​発注書などで​事前に​取引の​詳細が​残されていない​場合には、​請求書を​発行する​前に​いくつか​確認しておくべきポイントが​あります。

基本的には、​単価や​消費税の​扱いを​どうするか、​締め日・支払日と​いった​支払い​サイト、​振り込みの​場合には​振込手数料を​どちらが​負担するかなどが​挙げられます。

2.テンプレートを​用意する

請求書には​特定の​フォーマットは​ありませんが、​記載漏れなどを​防ぐために​テンプレートを​利用するのが​おすすめです。​請求書の​作成は、​「市販の​用紙に​手書き」​「Excelなどの​ソフトを​使う」​「会計ソフトを​使う」​「クラウド請求書を​利用する」などの​方法が​あります。

Excelなどの​ソフトを​使って​請求書を​作成する​場合でも、​金額や​項目を​入力するだけで​利用できる​フォーマットを​インターネット経由で​提供している​業者も​あるので、​それらを​利用すれば​手間なく​作成する​ことができるでしょう。

3.請求書を​発行する

フォーマットの​項目に​合わせて、​内容や​金額を​記載し、​請求書を​作成します。

作成した​請求書は、​手書きの​紙面や​プリントアウトした​ものを​郵送する​ほか、​スキャンして​データ化した​ものや、​PDFファイルなどの​フォーマットで​保存した​ものを​メールに​添付して​送るなど、​電子データと​しても​発行が​可能です。​会計ソフトや​クラウド請求書サービスのなかには、​入力作業からの​一連の​流れで​請求先に​データが​送れる​ものも​みられます。

4.受領・入金を​待つ

請求書を​発行したら、​発行した​請求書に​不備などがなく、​正しく​受領された​ことを​確認します。​特に​受領通知などを​送らない​企業も​あるので、​初めて​取引する​場合などは、​担当者に​問い​合わせておくと​安心です。​先方での​承認が​得られたら、​指定の​期日まで​入金を​待ちます。

請求書に​記載すべき7項目と​注意事項

請求書には​特に​決まった​書式は​なく、​自由に​レイアウトする​ことができます。​ただし、​記載内容には​注意が​必要で、​支払いトラブルを​生まないために​記しておいた​ほうが​良い​項目が​いく​つか​あります。​最低限、​以下に​紹介する​7項目は​記載しておくようにしましょう。

1. 宛先

請求先の​法人名や​屋号、​氏名を​記載します。​あわせて​担当者名も​載せておくと、​受け取り側で​書類が​紛れてしまう​リスクも​少なくなるでしょう。​法人名や​屋号のみを​記載する​場合には​最後に​「御中」を、​氏名や​担当者名を​記載する​場合には​最後に​「様」を​付けましょう。

取引相手に​よっては、​「宛先を​別法人名に​して​ほしい」​「取引内容ごとに​分けて​請求して​ほしい」と​いう​ことも​あるので、​前もって​確認しておくと​安心です。

2. 金額

提供した​商品や​サービスの​具体的な​内容と​金額を​記載します。

取引内容が​明快に​なるよう、​個々の​商品や​サービス名ごとに​行を​分けて​数量と​単価を​載せ、​最後に​数量に​単価を​乗じた​金額を​記載します。

3. 消費税・源泉徴収税

各項目で​算出した​金額を​すべて​足した​小計と​消費税額を​記載し、​源泉徴収税が​ある​場合には​その額を​算出し、​記載しておくのが​通例です。

源泉徴収税とは、​請求元の​個人事業主や​フリーランスが​特定の​業種である​場合に、​請求先が​あらかじめ請求元の​所得税を​代わりに​納めておく​もので、​総合計から​源泉徴収税額を​差し引いた​ものを​請求金額と​して​記載します。

4. 発行日・発行者

発行日と​発行者名、​住所や​連絡先を​記載します。​発行日は​請求書を​作成した​当日ではなく、​月末など​請求先の​支払い​サイトに​合わせた日が​指定される​ことが​多いので​事前に​確認しておくようにしましょう。

また、​発行者の​住所や​連絡先の​スペースに​押印する​慣例が​ありますが、​請求書の​要件とは​なっておらず、​近年では​廃止している​事業者も​増えてきています。

5. 支払期限

請求先と​決めておいた​支払い​期限も​記載するようにしましょう。

支払い​期限が​平日の​場合は​特段問題は​ありませんが、​土日​祝日や​年末年始など​金融機関の​業務が​停止する​日になる​場合は、​休み前に​するか、​休み明けに​するかを​事前に​決めておく​必要が​あります。

6. 振込先の​口座情報

銀行名、​支店名、​口座の​種類、​口座番号を​記載します。​振込手数料が​発生する​場合、​どちらが​負担するかも​事前に​確認し、​記載しておくと​よいでしょう。

7. 請求書番号

不備などが​あった​場合に​素早く​照会できるよう、​通し番号や​作成日時などの​ルール化された​番号を​記載しておくと​便利です。

項目ごとに​気を​つけるべき​こと

各項目の​注意点を​以下の​表に​まと​めています。

項目 気をつけること
1.宛先 法人名や屋号のみを記載する場合には最後に「御中」を、氏名や担当者名を記載する場合には最後に「様」を付ける。
2.金額 個々の商品やサービス名ごとに行を分けて数量と単価を載せ、最後に数量に単価を乗じた金額を記載する。
3.消費税・源泉徴収税 小計と消費税を記載し、源泉徴収税がある場合にはその額を算出し、記載しておく。
4.発行日・発行者 請求書を作成した当日ではなく、請求先の指定日にする。
5.支払い期限 金融機関が休みになる日と重なる際にどうするかを確認する。
6.振込先の口座情報 口座情報とあわせて振込手数料をどちらが負担するかも記載する。
7.請求書番号 ほかの請求書と重複しないようにする。

よく​ある​請求書の​間違い

請求書を​作成する​過程で​起きが​ちな​ミスを​見ていきましょう。

▼誤りの​ある​請求書

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1:発行日は​請求書を​作成日付ではなく、​締め日や​月末など​請求先が​指定した​日付を​記載します。
2:宛名は​正式名称を​記載します。​社名のみで​あれば​「御中」を、​担当者名まで​記載するのであれば​「様」を​最後に​付けましょう。
3:金額には​3桁ごとに​カンマを​打つようにしましょう。

▼正しい​記述の​請求書

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フリーランスだから​こそ気を​つける​こと

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源泉徴収の​対象か​どうかを​確認する

源泉徴収は​会社勤めの​人たちだけでなく、​フリーランスと​して​働く​人たちにも​関係が​あります。​国税庁では、​報酬・料金などの​支払いを​受ける​人が​個人の​場合の​源泉徴収の​対象範囲を​以下の​通りに​定めています。

1 原稿料や​講演料など
2 弁護士、​公認会計士、​司法書士等の​特定の​資格を​持つ人などに​支払う​報酬・料金
3 社会保険診療報酬支払基金が​支払う​診療報酬
4 プロ野球選手、​プロサッカーの​選手、​プロテニスの​選手、​モデルや​外交員などに​支払う​報酬・料金
5 映画、​演劇​その他芸能​(音楽、​舞踊、​漫才等)、​テレビジョン放送等の​出演等の​報酬・​料金や​芸能プロダクションを​営む個人に​支払う​報酬・料金
6 ホテル、​旅館などで​行われる​宴会等に​おいて、​客に​対して​接待等を​行う​ことを​業務と​する​いわゆる​バンケットホステス・コンパニ​オンや​バー、​キャバレーなどに​勤める​ホステスなどに​支払う​報酬・料金
7 プロ野球選手の​契約金など、​役務の​提供を​約する​ことに​より​一時に​支払う​契約金
8 広告宣伝の​ための​賞金や​馬主に​支払う​競馬の​賞金

ライターや​セミナー講師、​モデルなどフリーランスと​して​働く​多くの​人に​当ては​まりそうな​内容が​見受けられます。​上記の​範囲に​該当する​場合、​報酬を​支払う側は​源泉徴収義務者と​見なされます。​自身の​業務が​源泉徴収の​対象となるかどうか、​国税庁の​情報を​チェックして、​当ては​まる​場合は​計算して​請求書に​記載します。​その際の​消費税の​記載の​方法や​確定申告の​仕方などにも​目を​通して​おきましょう。

参考:No.2792 源泉徴収が​必要な​報酬・料金等とは​(国税庁)

控えを​保管する

請求書を​作成した後は、​必ず​控えを​保管するようにしましょう。​請求書は、​お金の​やりとりを​証明する​書類と​して​証憑書類に​該当し、​一定期間保管する​ことが​法律に​よって​義務付けられています。​また、​期日を​過ぎても​クライアントが​支払いに​応じてくれない​場合、​内容証明を​送付したり、​少額訴訟の​手続き時に​発行済の​請求書を​証明と​して​利用したりする​ことも​あります。​請求書は​作成・送付したら​終わりではなく、​きちんと​控えを​保管するようにしましょう。

インボイス制度に​対応した​請求書を​作成する

2023年10月​1日から​インボイス制度が​開始し、​買い手が​消費税の​仕入税額控除の​適用を​受ける​ためには​適格請求書発行事業者が​発行した​適格請求書​(インボイス)を​保存しなくてはならなくなりました。

適格請求書​(インボイス)とは、​売り手が​買い手に​対して、​正確な​適用税率や​消費税額を​伝える​ものです。

適格請求書には​以下の​項目を​記載します。

  • 適格請求書発行事業者の​氏名または​名称および登録番号​(Tからは​じまる​13桁)
  • 取引年月日
  • 取引内容​(軽減税率の​対象品目である​場合は​その旨も​記載)
  • 税率ごとに​区分して​合計した​対価の​額​(税抜きまたは​税込み)​および適用税率
  • 税率ごとに​区分した​消費税額など
  • 書類の​交付を​受ける​事業者の​氏名または​名称

一般的な​請求書と​同様に​適格請求書に​指定の​書式は​ありませんが、​必ず​記載しなければいけない​項目に​漏れや​抜けが​あると​適格請求書と​して​認められないので、​気を​つける​必要が​あります。​そういった​不備の​発生や​1つ​1つ項目を​確認する​手間などを​考えると、​フォーマットを​自作して​運用する​よりも、​インターネット上で​配布されている​フォーマットや​市販の​会計ソフト、​クラウド請求書サービスなどを​利用する​ほうが​効率的で​あり、​安心だと​いえるでしょう。

また、​2023年4月には​消費税法の​一部が​改正され、​インボイスを​発行する​売り手の​納税負担を​軽減する​「2割特例」や、​1万円未満の​取引に​関しては​インボイスの​保存が​不要になる​「少額特例」が​設けられるなど、​インボイス制度に​関しては​一部見直して​行われました。​詳しくは、​国税庁の​ウェブサイトを​ご確認ください。

業務効率化に​クラウド請求書を​活用する

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請求書作成、​印刷、​内容確認、​封入、​郵送と​いう​一連の​流れは、​フリーランスと​して​働く​人に​とって​大きな​負担と​なります。​内容を​間違えば、​支払いが​スムーズに​行かない​ことも​起きる​ため作成には​神経を​使います。​そのような​負担を​軽減してくれる​ものが​クラウド請求書です。​クラウド請求書は、​インターネットに​接続できる​環境で​あれば​どこに​いても​作成、​送信する​ことができます。​また、​クラウド請求書の​多くは、​請求書作成・送付機能にとどまらず、​見積書・納品書の​作成機能、​会計ソフトとの​連携機能など、​経営を​サポートする​さまざまな​機能を​提供しています。

Square 請求書で​めんどうな​請求業務を​効率化しよう!

キャッシュレス決済サービスの​Squareが​提供する​Square 請求書は、​請求書を​簡単に​作成・送付できる​サービスです。​取引先の​メールアドレスさえ分かれば、​パソコンや​スマートフォン、​タブレットから、​インボイス制度に​対応した​請求書を​送る​ことができます。​請求書を​受け取った​取引先は、​メールに​あるリンクから​ワンクリックで​決済画面に​飛び、​クレジットカード決済で​請求額を​支払う​ことが​可能です。​また、​支払い​状況の​管理も​併せて​行う​ことができ、​フリーランスで​働く​人に​とって​業務効率化の​強い​味方です。

これらの​機能は​すべて​無料で​利用でき、​取引先が​クレジットカード決済を​行った​場合の​み決済手数料が​発生します。

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複数の​プロジェクトを​同時進行する​ことが​多く、​なるべく​請求書業務を​効率化したいと​いう​人には、​便利な​機能が​詰まった​有料プラン​(Square 請求書プラス)も​用意しています。​料金プランごとの​特徴に​ついて​詳しくは​こちらから​ご確認ください。

報酬の​スムーズな​支払いや、​業務効率化にも​役立つクラウド請求書は、​フリーランスと​して​働く​人たちに​とってなくてはならない​ツールと​いえるのではないでしょうか。​この​機会に​ぜひ検討してみてください。


Squareの​ブログでは、​起業したい、​自分の​ビジネスを​さらに​発展させたい、と​考える​人に​向けて​情報を​発信しています。​お届けするのは​集客に​使える​アイデア、​資金運用や​税金の​知識、​最新の​キャッシュレス事情など。​また、​Square加盟店の​取材記事では、​日々​経営に​向き合う​人たちの​試行錯誤の​様子や、​乗り越えてきた壁を​垣間見る​ことができます。​Squareブログ編集チームでは、​記事を​通して​ビジネスの​立ち上げから​日々の​運営、​成長を​サポートします。

執筆は​2017年9月5日​時点の​情報を​参照しています。​2024年1月23日に​記事の​一部情報を​更新しました。​当ウェブサイトから​リンクした​外部の​ウェブサイトの​内容に​ついては、​Squareは​責任を​負いません。​Photography provided by, Unsplash