【例文あり】ネットショップ運営に必要な4つのメール

ネットショップの運営に欠かせないのがお客様へのメール送信です。実店舗のようにその場でお客様に商品の確認と支払いをしてもらい、商品をお渡しする、という流れがない分、「注文が確認できた」「商品を発送した」などのタイミングで、お客様にメールで状況をお知らせします。

ところが毎回一からメールを書くとなると、手間も時間もかかります。効率的に業務を進めるためにも、繰り返し使えるテンプレートをあらかじめに作成しておきましょう。ここではネットショップの運営で必ず使用するメールの書き方を例文とあわせて紹介します。

目次



ネットショップ運営に必要なメールの基本フォーマット

ネットショップの運営に使うメールのおおまかな構成は以下の通りです。

  • 件名
  • 冒頭のあいさつにあたるヘッダー
  • メールの内容を記した本文
  • ショップの情報を記したフッター

それぞれがメールのどの部分にあたるかは、以下の画像からご確認ください。

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メールの共通項目

どのメールにも共通して使われるのは、ショップの情報を記したフッター(署名)部分です。

フッターだけ最初に作成しておきます。メールサービスによってはフッターを設定すると、すべてのメールに同じフッターが適用されます。事前にフッターを設定しておけば、統一感のあるメール文を効率よく作成できます。

フッターを作ろう

フッターには、ショップの情報を記します。フッターを作る際に意識したいことは以下です。

  • ショップ名を入れる
  • 問い合わせ情報を漏れなく入れる(住所、電話番号、メールアドレス、ショップのURL、ソーシャルメディアやブログへのリンク、など)
  • 定休日や休憩時間などを入れる
  • メール本文と区別するために、装飾ラインなどを活用する
  • (自動送信の場合)自動送信メールであることを明記する

上記に加えて、メールに心当たりがない人に向けた連絡先を用意しておくと、誤送信も発見しやすいかもしれません。

以下、参考例です。

※【】の括弧は、外してご活用ください。

※このメールは【ショップ名】をご利用いただいた方に自動配信しております。
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■ 【ショップ名】
URL

メールアドレス:
電話番号:

ご注文は24時間受け付けております。
当店の定休日は●曜日です。
お問い合せについては、通常2営業日以内にご連絡いたします。

■■ 最新情報はブログで配信しています。
URL

■■■ ショップ名 公式ソーシャルメディア
Facebook:
Instagram:
Twitter:

ご不明な点などございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。
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※本メールにお心当たりがない場合は、お手数ですが
下記に記載しておりますメールアドレスまでご連絡ください。
xxx@xxx.co.jp

ヘッダーで意識したいこと

ヘッダーは挨拶から要件までを含むメールの最初の数行にあたります。フッターのように同じ文面を使い回すことは難しいかもしれませんが、どのメールでも以下を心掛けて、一貫性を持たせるといいでしょう。

  • ショップ名を入れる
  • 要件を入れる
  • 3から4行ほどに抑える

お客様に好印象を与えるためには、以下の点も意識しましょう。

  • 担当者の名前を入れる
  • 要件を伝える前に、季節の挨拶やショップの個性が感じられる文章を挟む

ネットショップ運営に必要なメールの種類

フッターの作成を終えたら、今度はメール文を作成していきましょう。ここではネットショップを運営するうえで、最低限用意しておきたいメールを四つ紹介します。

(1) 注文確認メール
(2) 入金確認メール
(3) 発送完了メール
(4) フォローメール

注文確認メール

お客様からの注文が確認できた時点で送信するのが、注文確認メールです。注文確認メールは、以下を意識して作成するといいでしょう。

注文のキャンセルはいつまでできるのか、など今後の流れ
(配達日時をお客様が指定できない場合)商品の出荷・到着予定

以下、例文です。

※【】の括弧は、外してご活用ください。

▼件名
ご注文ありがとうございます(【ショップ名】)

▼本文
【お客様の氏名】様

このたびは、【ショップ名】をご利用いただきまして誠にありがとうございます。
【ショップ名】の【担当者名】です。
以下の内容で、ご注文を承りました。
ご注文内容にお間違いがないかご確認くださいませ。

【ご注文内容の変更について】
当店では、本メールの送信日を含む●日以内にご連絡をいただいた場合のみ
キャンセル・変更を承っております。

【商品の出荷について】
お届け日時をご指定いただいているお客様:
ご指定いただいた日時に商品が到着するよう準備を進めてまいります。

お届け日時をご指定いただいていないお客様:
営業日の●時までに入金確認ができた注文は、最短で当日中に出荷いたします。
ご注文が集中した場合は出荷が遅延することもございます。
あらかじめご了承ください。

【注文番号】xxxxxx

■お客様情報
──────────────
お名前:
ご住所:
電話番号:
メールアドレス:
お支払い方法:
お支払い期限:
ポイント利用:
※お支払い期限までにご入金が確認できなかった場合は、
ご注文をキャンセルさせていただきます。何卒ご了承ください。
──────────────

■配送先・商品情報
──────────────
お名前:
ご住所:
電話番号:
お届け希望日:
お届け希望時間帯:
配送会社:
──────────────

■商品詳細
──────────────
商品名:
商品番号:
商品価格(税込):
数量:
小計(税込):
──────────────

■総合計
──────────────
商品代金 計:
送料 計:
ポイントお値引き:
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総合計:
──────────────

今後の流れは、お支払い方法ごとに異なります。
以下を必ずご確認ください。

【クレジットカード決済・代金引換・後払いを選択いただいた方】
発送の準備をさせていただきます。
商品発送が完了しましたら、メールにてお知らせいたします。
もうしばらくお待ちください。

【銀行振込を選択いただいた方】
ご購入いただいた商品のお振込み先をご案内いたします。
お買い上げ総合計金額を、以下の口座にお振込いただくようお願いいたします。

ーーーーー
店番:XXXXX
預金種類:XXXXXX
口座番号:XXXXXX
口座名義:XXXXXX
ーーーーー

ご入金が確認でき次第、商品を発送いたします。
ご不明な点などがございましたら、お気軽にお知らせください。
今後とも【ショップ名】をどうぞよろしくお願いいたします。

入金確認メール

購入画面でそのまま決済をせず、銀行振込やコンビニ払いなどの方法を希望したお客様には、入金確認ができ次第、メールでその旨をお知らせしましょう。

入金確認のメールには以下の内容を必ず入れましょう。

  • 入金の御礼
  • 今後の流れ

以下、例文です。

※【】の括弧は、外してご活用ください。

▼件名
ご入金を確認いたしました(【ショップ名】)

▼本文
【お客様の氏名】様

このたびは、【ショップ名】をご利用いただきまして誠にありがとうございます。
【ショップ名】の【担当者名】です。
本日ご入金を確認させていただきました。
お忙しいなか、ありがとうございました。

これより商品発送の準備を進めてまいります。
商品の発送が完了しましたら、伝票番号と合わせて
あらためてメールでお知らせをいたします。

ご不明な点などがございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

発送完了メール

お客様に商品の発送が完了したことをお知らせするのが、発送完了メールです。発送完了メールでお客様に必ずお知らせしたい点は、大きく以下の二つです。

お客様が商品を追跡できる伝票番号と、配送状況を確認できるリンク
万が一商品に不具合などがあった場合の流れ

以下、例文です。

※【】の括弧は、外してご活用ください。

▼件名
商品を発送いたしました(【ショップ名】)

▼本文
【お客様の氏名】様

このたびは、【ショップ名】をご利用いただきまして誠にありがとうございます。
【ショップ名】の【担当者名】です。

商品の発送が完了いたしました。

商品が届きましたら、お早めに内容をご確認くださいませ。
お届けした内容に誤りはないか、商品に不備はないか、などをご確認のうえ
お気づきの点がございましたら、お手数をおかけいたしますが、
●日以内にxxx@xxx.jpまで、メールにてご連絡くださいませ。

■ お荷物の出荷情報
──────────────
お届け先お名前:
お届け先ご住所:
お届け先電話番号:
お届け日:
お届け時間帯:
配送会社:
お問い合わせ伝票番号:
──────────────

▼配送状況は下記よりご確認ください。
【配送会社のURLを貼り付ける】
※配送状況が登録されるまでに時間がかかる場合がございます。
内容が反映されていない場合は、少し時間を空けて再度ご確認ください。

お届け日時の変更をご希望の場合は、配送会社に直接ご連絡ください。

このたびは【ショップ名】にてご注文いただき誠にありがとうございました。
またのご利用を心よりお待ち申し上げております。

フォローメール

商品がお客様の手元に届いた後に、感想をお伺いするのがフォローメールです。リピーターを増やす方法として、商品のレビューを投稿してくれたお客様にはクーポンコードをプレゼントするなどの特典を用意しておくといいかもしれません。

以下、例文です。

※【】の括弧は、外してご活用ください。

▼件名
【クーポンプレゼント】お届けした商品の感想をお聞かせください(【ショップ名】)

▼本文
【お客様の氏名】様
先日は【ショップ名】をご利用いただきありがとうございました。
【ショップ名】の【担当者名】です。お届けした商品はいかがでしたでしょうか。

もしよろしければ、気に入っていただけた点や
そうでなかった点など、【お客様の氏名】様のご意見をお聞かせください。

▼レビューの投稿はこちらから行えます。
【URLを貼り付ける】

商品レビューをご投稿いただいた方には、
次回のお買い物にご利用いただける20%オフのクーポンを差しあげます。

ぜひこの機会にレビューを投稿いただけますと幸いです。

ご不明な点、お気づきの点がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
それでは【お客様の氏名】様のまたのご利用を心よりお待ち申し上げております。

そのほかに用意しておきたいテンプレート

ここまでは、ネットショップ運営者が使用する頻度が高いメールを四種類紹介してきました。以下は使用頻度が低いものの、テンプレートを用意しておくと便利なメール二種です。

入金催促メール

期限までに入金が確認できなかったお客様に送ります。

お詫びメール

在庫切れにより注文をキャンセルしなければいけない場合、メールが誤配信されたとき、などに送るメールです。

ネットショップ作成サービスを検討する際には

メールにまつわる業務を効率化するためには、ネットショップ作成サービスが「メール自動送信機能」を提供しているかどうかを確認しておくといいでしょう。

たとえばお客様の注文内容を逐一確認しながら、メールを手動で送るとなると、

  • 注文の確認やお客様への連絡が遅れてしまう可能性がある
  • メールの送信漏れが発生する

などのリスクが予想されます。

注文確認はもちろんのこと、入金確認や発送完了のお知らせがなかなか届かないと「ちゃんと購入手続き、できているのかな……」とお客様を不安にさせてしまう可能性があります。ネットショップにおいて迅速なコミュニケーションは、「安心してショッピングできる」という信頼につながる大事な要素です。結果として、「また買い物しよう」と再来訪・再利用にもつながるでしょう。

信頼できるネットショップとして常連客を増やすためにも、注文から発送までにかかる業務量を減らすためにも、メール自動送信機能の有無は押さえておきたいところです。

Squareのネットショップでは、メールのテンプレート作りもかんたん

Squareには、誰でも簡単にネットショップが作れる「Square オンラインビジネス」という機能があります。初期費用・月額利用料金(無料プランの場合)は無料。ネットショップの売上額は、最短翌営業日に振り込まれます。

Squareのネットショップには、お客様へのメール送信にかかる負担をぐっと減らせるメール自動送信機能があります。メールは、以下のタイミングで自動送信されます。

お客様が購入を完了したタイミング

お客様が購入手続きを完了すると、注文確認メールが自動で送信されます。お届け先の住所や注文した商品など、注文内容の詳細は自動でメールに反映されるので、ネットショップ運営者が注文内容をもとに自らメールを書く必要はありません。

商品を発送したタイミング

商品発送後、注文内容のステータスを「発送済み」に更新すると、発送完了メールが自動で送信されます。

商品の払い戻し、商品の購入をキャンセルしたタイミング

ネットショップ運営者が管理画面から、(1)商品の払い戻し処理を行なった場合、(2)商品の購入をキャンセルを行なった場合に、メールが自動で送られます。

お客様が商品を購入し、一定の時間が経過したタイミング(※)

商品レビュー機能を有効にすると、商品購入から一定期間が経過してから、お客様に商品レビューをリクエストするフォローメールが送信されます。

カゴ落ちをしたタイミング(※)

お客様がカートに商品を追加したものの、購入を完了しないまま買い物を中断した(カゴ落ち)場合にメールが自動で送信されます。

※有料の「プロフェッショナルプラン」から利用することができます。Square オンラインビジネスの料金プランはこちらからご確認ください。

送信されるメールの文面は、いつでも編集することができます。Squareのネットショップで自動送信できるメールについて詳しくはこちらからご確認ください。

無料であなたのビジネスに合ったネットショップを

Squareなら店舗もネットショップも一括で管理。無料で簡単に始められます。

この記事では、ネットショップの運営に必要なメールを紹介してきました。ネットショップでは、実店舗のように商品の支払いやお渡しがその場で行われない分、「注文が確認できているのか」「入金の確認はできているのか」「商品はいつ発送されるのか」などを迅速にお知らせすることが、お客様に安心してショッピングを楽しんでもらうための鍵となります。

メールにまつわる業務を減らすには、あらかじめにテンプレートを作っておく、ネットショップ作成サービスのメール自動送信機能を活用する、などが有効な方法です。ぜひ本記事で紹介したテンプレートをネットショップの業務効率化に生かしてみてください。


Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。

執筆は2020年1月6日時点の情報を参照しています。
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