エステサロンを含め、飲食店、美容院、宿泊施設、クリニックなど、利用者からの予約を受け付けているサービスは数多くあります。かつては電話予約が主流でしたが、この数年はネット予約も利用者が増えています。株式会社リザーブリンクが運営する「予約ラボ」の調査によると、ネット予約経験者は85.3％にも上っています。調査結果からも分かるように、ネット予約の可否はエステサロンの集客に大きな影響を与えるといえるでしょう。この記事では、予約システムの概要、エステサロンが予約システムを導入するメリット、必要な機能について解説します。
参考：予約は電話？ネット？年代別・サービス別の予約方法に関する調査レポート（予約ラボ）
目次
- 予約システムとは
- エステサロンが予約システムを導入するメリット
・24時間予約受付ができる
・他の予約サイトと連携できる
・自動メールを配信できる
・予約作業を効率化できる - エステサロンが予約システムを導入するデメリット
・予約システムを利用しないお客様もいる
・導入費用がかかる - エステサロンに必要な機能
・予約スケジュールの管理
・顧客情報やカルテの管理
・メールやメッセージの配信
・POSレジ機能 - 予約システム導入時の注意ポイント
・パソコンからも予約できるか
・ネット、電話、来店時の予約を一括で管理できるか
・スタッフの指名予約ができるか
・顧客情報やカルテを管理できる
・キャンペーン情報などを送れるか
・サロンのイメージに合わせたデザインにできるか
・キャンセル防止対策はできるか
予約システムとは
予約システムとは、予約の受付や管理を行うためのシステムです。ネット予約の普及に伴い、現在ではネット予約機能を備えた予約システムが主流になっています。ネット予約では、お客様がアプリやブラウザを経由して、予約ページに利用日時や氏名、連絡先といった必要情報を入力し、予約を行います。SNSと連携できる予約システムであれば、SNSに登録してあるメールアドレスや携帯電話の番号などの情報がそのまま利用できるため、お客様は個人情報を入力する必要がなく、気軽に予約をすることができます。
エステサロンが予約システムを導入するメリット
エステサロンが予約システムを導入することで得られるメリットは、主に四つです。
24時間予約受付ができる
電話で予約を受け付けている場合、営業時間内にしか予約対応ができません。しかし、予約システムを利用すれば、24時間365日いつでも予約を受け付けることができます。お客様にとっても、「営業時間内に連絡しないといけない」という制約がなくなるため、気軽に予約を取りやすくなることでしょう。
他の予約サイトと連携できる
InstagramやFacebookなどSNSでの予約を受け付けているエステサロンもあることでしょう。予約システムの中には、複数の予約チャネルを一元管理することができるサービスもあります。予約があった時点で自動的にシステム内に反映されるので、より確実な予約管理ができます。ダブルブッキングなどのミスも減ることが期待され、業務の効率化も見込めます。
自動メールを配信できる
お客様からの予約が入った時点で確認メールを送信したり、予約日前にリマインドメールを送ったりすることができる機能です。お客様は予約内容をメールで確認できるので、安心につながります。また、リマインドメール機能があれば、お客様の来店忘れの防止にもなります。
予約作業を効率化できる
予約受付業務そのものの効率化も大きなメリットの一つです。お客様自身で予約可能な日時を画面で確認できるため、電話予約で必要だった希望時間の予約可否のやり取りが省略できます。また、リマインドメールなどによる受付確認も行えるので、予約確認作業のために人員を割く必要がなく、スタッフの負担も減るでしょう。
エステサロンが予約システムを導入するデメリット
エステサロンが予約システムを導入する上で考えられるデメリットにはどのようなことが挙げられるでしょうか。
予約システムを利用しないお客様もいる
お客様の中には、ネット予約をうまく使いこなせない人もいます。また、個人情報をオンライン上で送信することに抵抗感を抱くお客様もいることでしょう。そうしたお客様には、従来通りの電話受付などで対応する必要があります。
導入費用がかかる
最近では、無料もしくは低価格で導入できる予約システムも増えています。しかし、無料版では利用できる機能に制限があることも多く、求める機能によっては導入費用や月額料金がかかる場合があります。
エステサロンに必要な機能
ネット予約システムを導入する上で、エステサロンに必要な機能について考えていきましょう。
予約スケジュールの管理
お客様からのネット予約が入ると、その情報がリアルタイムで予約システムに反映されます。電話で受け付けた予約については店舗側で入力し、情報の更新を行います。スタッフは、予約システムにアクセスするだけで「いつ」「誰が」「どのようなメニュー」で予約を入れているかを簡単に確認することができます。
顧客情報やカルテの管理
予約システムの中には、顧客管理機能を備えたサービスもあります。お客様がスマートフォンやパソコンから予約をすれば、予約時に入力した個人情報がそのまま保存されます。電話予約などのお客様には紙やタブレットで初回のカルテ記入をお願いし、後からスタッフがデータを入力しなくてはなりませんが、予約管理と顧客管理が同じシステムの中で行えるので、これからネット予約システムの導入を検討しているエステサロンは、顧客管理機能のついたサービスを検討するのがよいでしょう。
メールやメッセージの配信
予約成立時のメールやメッセージの配信だけでなく、予約日が近づいて来たときにリマインドメールやリマインドメッセージを送ることができるサービスもあります。お客様によっては、数週間や数カ月前にした予約を忘れてしまうこともあるでしょう。予約システムのリマインド機能を使うことで、予約忘れや日時の勘違いの防止が期待できます。前日配信のほかに、1週間前、数日前など複数回送ることができるサービスもあります。
POSレジ機能
予約システムの中には、POSレジの機能を兼ね備えているものもあります。POS（販売時点情報管理）レジとは、お客様とお金のやりとりをしたときの情報を管理できるレジです。POSレジに蓄積されるデータを活用することで、どのようなサービスが人気でお客様の需要が高いのかを把握し、適切な売上分析に生かすことができます。シーズンだけでなく、商品が売れた曜日や時間帯など詳細なデータを分析できるPOSレジであれば、データを基に細かな売上・集客戦略も立てることができます。
在庫管理の機能がついているものもあるので、物販を行っているエステサロンであれば、同じシステム上で商品の管理も可能です。
予約システム導入時の注意ポイント
エステサロンが予約システムを導入する際に注意すべき7項目について解説します。
パソコンからも予約できるか
予約システムの中には、アプリにしか対応していないサービスもあります。その場合は、スマートフォンかタブレットからしかアクセスできません。パソコンで検索してエステサロンを見つけても、ブラウザから予約できないとなると、お客様はスマートフォンかタブレットを使用しなければならず、その時点で「面倒くさい」と思われてしまうかもしれません。予約システムを導入する際には、パソコンからも予約できるかどうかを検討するとよいでしょう。
ネット、電話、来店時の予約を一括で管理できるか
予約の受付方法は一つだけではありません。電話やお客様の来店時に受け付けた予約や、SNS経由で受け付けた予約を一括で管理できる予約システムであれば、予約管理に割く時間も労力も削減できます。
スタッフの指名予約ができるか
エステサロンを利用するお客様の中には、いつも同じスタッフを指名したいと思う人もいるでしょう。そうしたお客様の要望に応えるためにも、スタッフの出勤シフトや施術メニューに応じた指名予約が可能な予約システムを検討するとよいでしょう。
顧客情報やカルテを管理できるか
予約システムの中には、顧客管理機能のついているものもあります。リピーター獲得の鍵ともいえる顧客管理では、お客様の氏名や年齢、生年月日、住所などの基本的な情報から、施術履歴、肌質、体質、施術の好みなどの情報までをカルテに記録し、管理します。適切なタイミングで再来店を促すダイレクトメールを送ったり、施術時などの会話に生かすことができたりします。また、お客様のビフォーアフターの写真を撮影して保存しておくことができるサービスもあるので、肌や体型の変化などを記録しておいて、お客様と情報共有を行うのもいいでしょう。
キャンペーン情報などを送れるか
常連のお客様向けにはもちろんのこと、来店頻度の少ないお客様や離脱してしまったお客様には、キャンペーン情報などを送って再来店を促すのも有効です。予約システムの中には、メールやメッセージでクーポンやキャンペーン情報を送ることができるサービスもあるので、そうした機能を利用するのもいいでしょう。
サロンのイメージに合わせたデザインにできるか
エステサロンにとって、ウェブサイトのデザインは店舗のブランディングに関わる大きな問題です。店舗のウェブサイトに埋め込んでも違和感のない予約フローが実現できるかどうかも、予約システムを導入する際には確認しましょう。
キャンセル防止対策はできるか
お客様の直前キャンセルや無断キャンセルは、どのような業種にとっても頭の痛い問題です。このようなキャンセルの防止対策としては、以下のような機能が挙げられます。
- リマインドメール機能：予約日の直前に、お客様に来店を促すメールやメッセージを送る機能です。お客様の「うっかり忘れ」を防ぐ効果が期待できます。
- 事前決済機能：あらかじめ利用代金を徴収しておくことで、キャンセル防止と同時に会計作業も簡略化にもなります。
- キャンセル料の請求機能：キャンセルポリシーに明示されたキャンセル料を請求する機能です。
予約システムを上手に活用すれば、エステサロンの売上アップも期待できます。まずは、無料のサービスから導入を検討してみてもいいでしょう。
キャッシュレス決済サービスを提供しているSquareの「Square 予約」は、無料で導入することができ、InstagramやFacebook、「Google で予約」との連携も可能です。シンプルな操作性が特徴で、自店舗のウェブサイトに組み込むことができます。月額利用料がかからない無料プランでは顧客管理、事前決済、在庫管理やスタッフ管理などの機能が利用できます。有料プランでは、キャンセル料金を請求する機能が利用できるので、無断キャンセルに頭を悩ませているエステサロンは導入を検討してみてはいかがでしょうか。
Square 予約と他社サービスを比較した、「飲食店や美容サロンで予約システムを導入する際に比較すべき項目とおすすめサービス」の記事も参考にしてください。
予約管理はSquare 予約で
Squareの予約管理は無料から導入でき、事前決済はもちろん、有料プランの場合はキャンセル料も取れるので、ノーショウ対策もできます。専用アプリでも、お使いのブラウザでも、場所を問わず、どこでも予約の状況を確認、調整できます。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2022年5月31日時点の情報を参照しています。
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